Kaktus-projektin tavoitteeksi asetettiin verkossa olevan opinnäytetyöt sisältävän tietokantasovelluksen suunnittelu. Tietokantasovelluksen päätarkoituksena on, että sen kautta Kajaanin ammattikorkeakoulun opinnäytetöitä pystytään lukemaan ja tulostamaan Internetin kautta. Tietokannan avulla pyritään ratkaisemaan mm. opinnäytetöiden lainaukseen ja säilyttämiseen liittyviä ongelmia.
Tavoitteena on, että opiskelijat siirtävät suoraan koko opinnäytetyönsä yhtenä tiedostona Kajaanin ammattikorkeakoulun Intranet -sivujen kautta ammattikorkeakoulun kirjaston palvelimelle. Palvelimelta opinnäytetyöt käännetään sitten PDF-muotoon ja siirretään Lotus Notesissa olevien lomakkeiden kautta tietokantoihin, jossa ne ovat selattavissa www-ympäristössä. Kääntämisen ja siirron suorittaa joku kirjaston työntekijöistä. Tällöin pystymme kontrolloimaan mitä opinnäytetöitä on tietokantoihin jo viety ja mitä ei.
Ennen teoksen julkaisemista verkossa täytyy julkaisijalla eli kirjastolla olla lupa jakaa opinnäytetyötä julkisesti. Nämä oikeudet pyydetään opinnäytteen tekijältä samalla, kun tehdään sopimus opinnäytetyön julkisesta käytöstä. Sopimuksessa on erillinen kohta, jossa annetaan lupa työn digitaaliseen julkaisemiseen. Tämä käytäntö koskee Kajaanin Ammattikorkeakoulussa opiskelevien oppilaiden opinnäytetöitä.
Kaktus-opinnäytetietokanta
Tietokantasovellus toteutettiin Lotus Notes -ympäristössä. Kajaanin ammattikorkeakoulun kirjaston digitaalisessa julkaisemisessa päädyttiinkin PDF -muotoon. Tämä sen vuoksi että vaihtoehdoista Adoben PDF -formaatti tarjoaa helpoimman tavan muuttaa paperitulostusta varten luodut dokumentit digitaalisen jakelun mahdollistamaan muotoon. Lisäksi PDF -dokumenttien lukemiseen ja tulostamiseen tarkoitettu Acrobat Reader -ohjelma on saatavilla kaikkiin yleisimpiin käyttöjärjestelmiin ilmaiseksi.
Kaktus-käyttöliittymä Internetissä
Kaktus-opinnäytetyötietokantojen käyttöliittymä sijaitsee Kajaanin ammattikorkeakoulun kirjaston www-sivuilla, jossa on linkki Kaktuksen pääsivulle. WWW-sivu on tehty Microsoft FrontPage 98 -ohjelmistolla (Kaktus -opinnäytetyötietokanta: http://www.kajak.fi/ -> kirjasto -> Kaktus-opinnäytetyötietokanta. Tietokanta on suojattu salasanalla. Tekstissä on myös kaksi linkkiä sivuille, joissa on lisätietoja ja ohjeita tietokannan käyttöä varten.
Opinnäytetyön lukeminen ja tulostaminen edellyttää, että tietokoneelle on asennettu Acrobat Reader -ohjelma. Se on vapaasti saatavilla Internetistä.
Tietokannan testaus
Opinnäytetyötietokannan intranet-osiota testattiin satunnaisesti valituilla ammattikorkeakoulun opiskelijoilla. Opiskelijoiden tuli itsenäisesti tallentaa intranetistä löytyvien ohjeiden mukaan työ kirjaston palvelimelle. Tämän jälkeen he täyttivät testauslomakkeen, jossa pyydettiin kommentoimaan, onnistuiko tallennus ongelmitta ja lisäksi pyydettiin kommentoimaan sovelluksen käytettävyyttä ja ulkoasua. Parannusehdotuksina he esittivät mm. grafiikan käyttöä sivustoilla korostamaan tärkeitä kohtia sekä muita käyttäjää ohjaavia toimintoja.
Lisäksi Kaktuksen käyttöliittymää testattiin myös ulkopuolisilla käyttäjillä eli henkilöillä, jotka eivät olleet kytkeytyneenä koulun omaan verkkoon. Tämän avulla testattiin hakukäyttöliittymää. Käyttäjille annettiin www-osoite, jonka linkkejä ja ohjeita seuraten heidän tuli katsella ja kokeilla opinnäytetyötietokantaa. Testaajia pyydettiin kokeilemaan linkkejä ja toimintoja, sekä kommentoimaan käyttöliittymän ulkoasua ja käytettävyyttä. Lisäksi varsinaiset haut toimivat myös julkisessa verkossa.
Kummassakin tapauksessa kokonaisuuteen oltiin mieltyneitä ja varsinkin ulkoasu ja selkeys saivat positiivisia kommentteja. Toiminnot toimivat hyvin eikä minkäänlaisia ongelmia ollut ilmennyt. Opiskelijat antoivat myös parannusehdotuksia, jotka pyrittiin toteuttamaan sovellukseen
Kaktus-tietokanta on nyt käytössä ja ensimmäisiä opinnäytetöitä on tallennettu tietokantaan. Nyt on päästy testaamaan tiedon järjestämiseen liittyviä ominaisuuksia eli sitä, kuinka hyvin opinnäytetyöt löytyvät tietojärjestelmästä. Kaiken kaikkiaan digitaalinen julkaiseminen ja siihen liittyvät käytännöt ovat voimakkaassa kehitysvaiheessa, joten samalla tulee seurata myös teknisessä ympäristössä tapahtuvaa kehitystä ja soveltaa tarpeen mukaan uusia standardeja ja sovelluksia.
Tuula Kemppainen, mikrotukihenkilö, Kajaanin ammattikorkeakoulun kirjasto, tuula.kemppainen@mail.kajak.fi