|
Lähes kaikki, mikä on paperilla, on ensin ollut sähköisessä muodossa jonkun tietokoneella eikä tietoa tarvitse enää välttämättä tulostaa paperille. Omalla koneella laadittu asiakirja voidaan lähettää eteenpäin sähköpostin välityksellä tai tallentaa verkossa olevalle tiedostopalvelimelle, jossa se on kaikkien saatavilla.
Tietokoneiden sanotaan säästävän paperia. Voi olla, mutta edelleen monet tietokonetta päivittäinkin käyttävät haluavat operoida paperilla olevan tiedon kanssa. Sähköpostiviestit tulostetaan ja erilaiset kaavakkeet halutaan täyttää käsin (kun ne ensin on haettu toimiston tietystä lokerosta). Mikä ikävä yllätys onkaan, kun lokero, jossa säilytetään esimerkiksi matkalaskukaavakkeita, onkin tyhjä, koska joku on vienyt lokerossa olevan viimeisen kaavakkeen, eikä ole ottanut siitä kopiota! Hämmentynyt matkalaskukaavakkeen tarvitsija ei tietenkään muista tai tiedä, kuka kaavakkeen on alunperin tehnyt eli kuka voisi tulostaa hänelle uuden kappaleen (josta tietenkin ensin otettaisiin tarpeellinen määrä kopioita lokeroon). Kaavakkeiden, asiakirjojen, kuvien, ohjeiden ym. yhteiseen käyttöön tarkoitettujen aineistojen tekijät voisivat kuitenkin säilyttää ja ylläpitää tiedostojaan palvelimella, josta muut käyttäjät voisivat niitä tarvittaessa itse hakea tai lukea.
Käyttäjää voidaan auttaa löytämään tarvitsemansa tieto verkosta vaivattomasti esim. Intranet-sivujen avulla. Intranet-sivusto on käyttöliittymä, jossa ylläpidetään www-sivujen tapaan linkkejä verkossa oleviin asiakirjoihin, tietokantoihin ja muuhun käyttäjää kiinnostavaan ajantasaiseen aineistoon. Käyttäjän ei tarvitse tietää, minkä verkkopolun takana hänen tarvitsemansa tieto sijaitsee. Hyvin suunnitellut ja toteutetut Intranet-sivut ohjaavat käyttäjän oikeaan paikkaan, ja käyttäjä oppii hakemaan matkalaskukaavakkeen tietyn painikkeen takaa - aivan kuten hän aikaisemmin oppi hakemaan saman kaavakkeen toimiston lokerosta.
Esimerkki Intranetista
Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun kuntayhtymän Intranet perustuu suurelta osin TeamWare-järjestelmään, johon kuuluu sähköposti, arkisto, foorumi ja kalenteri. Esimerkiksi pöytäkirjojen sähköisiä versioita säilytetään TiimiArkistossa ja erilaisia lomakepohjia ylläpidetään TiimiFoorumissa. Käyttäjät eivät kuitenkaan ole omaksuneet TeamWare-järjestelmän käyttöä sähköpostia lukuun ottamatta, vaan ovat toivoneet jotain helpompaa tietä verkossa oleviin resursseihin. Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun kuntayhtymän henkilökunnan Intranet-sivujen suunnittelu annettiinkin syksyllä 1999 ammattikorkeakoulun tietotekniikan opiskelijoiden opinnäytetyön aiheeksi. Opiskelijat tekivät henkilökunnalle kyselyitä ja haastatteluja, joiden pohjalta syntyi suunnitelma sivujen sisällöstä. Sivujen toteutus on parhaillaan käynnissä.
Intranetista poimittua
Uuden työntekijän perehdyttäminen
Päivittäiset käytännön asiat voivat askarruttaa uutta työntekijää vielä pitkään ensimmäisen kaoottisen työpäivän jälkeen, kun pitäisi kaiken mahdollisen ja mahdottoman lisäksi muistaa vielä uusien työtoverien nimetkin... Intranet-sivuja kokonaisuutena voidaan käyttää apuna uuden työntekijän perehdyttämisessä työyhteisöön. Mutta ensimmäiset opeteltavat käytännön asiat, kuten puhelimen käyttö (puhelimeen vastaaminen, puhelut sisälle ja ulos ja matkapuhelimien PrivaTel-numerot), sähköpostin käyttö ja sähköpostitunnuksen hakeminen, on kenties syytä koota yhdeksi tiiviiksi "perusperehdytyspaketiksi".
Henkilökunta
Henkilökunnan yhteystietojen täytyy näkyä www-sivuilla ulkoisen verkon käyttäjiä varten. Internetissä ei kuitenkaan haluta julkaista kovin yksityiskohtaisia tietoja henkilökunnasta. Nimi, puhelinnumero, titteli/tehtävä ja toimipaikka riittävät. Sisäisessä verkossa käyttäjät tarvitsevat usein tarkempaa tietoa muusta henkilökunnasta, kuten vastuu- ja osaamisalueet, sijaiset, loma-ajat, ym.
Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun kuntayhtymä kuuluu Kemin kaupungin puhelinvaihteeseen. Puhelinvaihteen tietokantaan on www-käyttöliittymä, johon on pääsy vaihteeseen kuuluvilla organisaatioilla. Tietokantaan voidaan syöttää hyvinkin tarkkaa tietoa puhelinnumeron haltijasta ja käyttäjä pystyy itse ylläpitämään www-käyttöliittymän kautta omia paikalla- ja poissaolotietojaan. Tosin puhelinvaihteen tietokannassa ovat pääsääntöisesti vain ne henkilöt, joiden nimissä on vaihteeseen kuuluva puhelinliittymä.
TeamWare -järjestelmässä on koko henkilökunnan sähköpostiosoitteet ja jokaisella sähköpostitunnuksen haltijalla on myös henkilökohtainen kalenteri, johon hän voi merkitä menonsa. Järjestelmään voidaan syöttää myös henkilön yhteystiedot ja muuta vapaavalintaista tietoa valokuvaa myöten. Tiedot täytyy kuitenkin erikseen hakea ja ne ovat monien hiiren klikkauksien takana, joten jälleen käyttäjä perääntyy huokaisten ja toivoo tilalle jotain yksinkertaisempaa.
Www- ja Intranet-sivujen ylläpitäjät puolestaan toivoivat verkkoon yhtä tietokantaa/järjestelmää, josta voidaan poimia tarvittavat tiedot henkilökunnasta molemmille sivustoille. Kumpikaan yllä olevista järjestelmistä ei sovi siihen tarkoitukseen, joten lähitulevaisuudessa tullaan toteuttamaan henkilökuntatietokanta, jota voidaan hyödyntää sekä Internetissä että Intranetissä.
Lomakkeet, mallipohjat, ohjeet...
Lomakkeita, kaavakkeita, pohjia, ohjeita ym. dokumentteja säilytetään TiimiArkistossa. Intranet-sivuilla ylläpidetään linkkejä TiimiArkiston www-käyttöliittymään. Linkit kohdistetaan suoraan yleisimmin käytettyihin asiakirjoihin ja asiakirjamalleihin.
Kuntayhtymän palvelut
Kuntayhtymän yhteisistä palveluista toivottiin tietoa Intranet-sivuille. Palveluihin kuuluu mm. kirjasto- ja tietopalvelu sekä atk-palvelut. Varsinkin atk-palveluilta toivottiin sivuille helpdesk-toimintaa sekä tietoa käytettävissä olevista ohjelmistoista. Ohjelmistoja varten onkin tekeillä tietokanta, josta käyttäjä voi hakea tietoa mm. lisensseistä ja ohjelmien asennuksesta. Kirjasto- ja tietopalvelussa on parhaillaan meneillään projekti, jossa suunnitellaan verkossa olevien materiaalien ja tietojen sijainnit vastaamaan paremmin käyttäjien toiveita ja tarpeita. Tiedot ryhmitellään www-sivuille ja Intranetiin sen mukaan, onko käyttäjä opiskelija, opettaja, kirjastohenkilöstöä vai muuta henkilöstöä.
Projektit
Kuntayhtymän eri toimialoihin liittyvät projektit (meneillään olevat, päättyneet ja tulevat) haluttiin Intranet-sivuille. Niiden hallintaa varten toivottiin tietokantaa, josta voidaan poimia yleistietoa projekteista www-sivuille ja yksityiskohtaisempaa tietoa Intranet-sivuille.
Kuva-arkisto
Valokuvat, logot ja piirrokset haluttiin säilytettäväksi yhteen paikkaan, mistä ne ovat kaikkien saatavilla. Kuvien tarvitsijoita on monenlaisia; www-sivujen ylläpitäjät, esitteiden tekijät, ilmoitusten laatijat jne. Kuvankäsittelytaidot vaihtelevat, joten kuvista on tarpeen olla myös eri laatuisia versioita.
Linkkejä
Henkilölunta esitti toivomuksenaan, että Intranet-sivuille koottaisiin myös erilaisia linkkejä. Niitä ei kuitenkaan määritelty tarkemmin, joten Intranet-sivuilla käytetään hyväksi kirjasto- ja tietopalvelun www-sivuilla olevaa linkkisivustoa.
Vapaa-aika
TiimiFoorumissa on myös "huumori"-osasto, jonne käyttäjät voivat kirjoittaa halutessaan vaikkapa vitsejä. Kirpputorifoorumiin henkilökunta voi jättää ilmoituksia myytävistä, vuokrattavista ja annettavista tavaroista. Käyttäjät voivat jättää myös halutaan ostaa tai vuokrata -ilmoituksia. Intranet-sivuilla ylläpidetään linkkejä TiimiFoorumin huumori- ja kirpputoriosastoihin, ja annetaan ohjeet ilmoitusten (ja vitsien) jättämiseen.
Yksiköiden omat intranetit
Opinnäytetyö rajattiin koskemaan vain kuntayhtymän yhteisiä Intranet-sivuja. Yksiköillä on mahdollisuus luoda Intranet-palvelimelle omat sisäiset sivunsa, joissa voidaan ylläpitää tarkemmin kohdennettua tietoa tietylle henkilökuntaryhmälle.
Kirjasto- ja tietopalvelun Intranet-sivut
Kirjaston omat Intranet-sivut on tarkoitettu kirjastohenkilöstön käyttöön. Sivuilla on linkit TiimiArkistossa oleviin kirjasto- ja tietopalvelun virallisiin asiakirjoihin, mm. sääntöihin, menetelmäohjeistoihin ja pöytäkirjoihin. Sivuilla on myös ohjeet, miten tiedostoja tallennetaan TiimiArkistoon www-käyttöliittymän kautta.
Sivuilla on linkit kirjastohenkilöstön TiimiKalentereihin sekä kuntayhtymän resurssikalenteriin, josta voi varata käyttöönsä mm. autoja ja digitaalikameroita. Henkilökuntaa opetetaan merkitsemään menonsa, esim. koulutuspäivät TiimiKalenteriin, josta muut käyttäjät voivat tarpeen tullen tarkistaa, miksi kyseinen henkilö ei sinä päivänä suostu vastaamaan puhelimeen eikä sähköpostiviesteihin!
WebBoard
WebBoard on eräänlainen keskustelupaikka webissä. WebBoardiin määritellään alustoja (board), joihin määritellään eri aiheita (conference). Aiheiden alle käyttäjät voivat lähettää viestejänsä. Boardit voivat olla avoimia kaikille satunnaisille kulkijoille tai boardit voidaan määritellä näkyviin vain tietyille käyttäjille. Myös Boardin sisällä olevat aiheet voidaan määritellä näkyviin kaikille tai vain osalle käyttäjistä. WebBoardissa voi myös "chattailla" tietystä aiheesta joko kaikkien sisäänkirjautuneiden kanssa tai vain tiettyjen käyttäjien kanssa.
Kirjaston Intranet-sivustoon kuuluu Tietokoneen ajokorttisivut, joita ylläpidetään kirjaston henkilökunnan ajokorttiopiskelua varten. Ajokorttilaisille on oma board, johon he voivat jättää opettajalle kysymyksiä eri moduuleista. Ideana on tietenkin, että myös muut ajokorttiopiskelijat näkevät kysymykset ja vastaukset. Valitettavasti boardin käyttö hiipui alkuinnostuksen jälkeen, ja opiskelijat siirtyivät käyttämään kysymyksissään sähköpostiviestejä opettajalle.
Kreodi muuten toimitetaan hyödyntämällä WebBoardia.
Opinnäytetyötietokanta
Kirjastolle tehtiin pari vuotta sitten opiskelijatyönä opinnäytetyötietokanta. Lotus Notesilla tehty tietokanta on toteutettu hyvin samantapaisesti kuin Kajaanin ammattikorkeakoulun Kaktus-tietokanta. Kemi-Tornion ammattikorkeakoulussa opinnäytetöistä näkyy Internetissä ainoastaan tekijätiedot ja tiivistelmä. Kokotekstejä voi katsella kirjaston työasemilla. Opinnäytetyötietokantaa tullaan kuitenkin kehittämään siten, että kokotekstit näkyvät webin kautta kaikissa ammattikorkeakoulun verkkoon kuuluvilla työasemilla.
Elina Kangas, atk-assistentti, Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu, elina.kangas@tokem.fi
|