|
Ammattikorkeakoulujen sisäisen toiminnan organisointi on ollut ja on edelleenkin vaativa ja raskas prosessi. Vanhojen rakenteiden purkaminen ja uusien luominen vaatii toimintatapojen ja asenteiden muutoksia. Ja varsinkin asenteiden muutokset tapahtuvat hyvin hitaasti. Muutostilanteissa syntyy myös valtatyhjiöitä ja usein piilossa käyty valtataistelu vaikuttaa pitkälle ja syvälle ihmissuhteisiin. Ei ole samantekevää, miten nopeasti organisaatio pystyy selkiyttämään sisäisen hallintonsa, toimintamallinsa, vastuu- ja valtasuhteensa.
Ammattikorkeakoulujen kirjastoissa työskentelevien ja varsinkin sen toiminnasta vastaavien asema on yksi ongelmallisimpia. Kirjaston pitäisi olla yhteinen, tehokkaasti ja yhtenäisesti toimiva ja kiinteä osa ammattikorkeakoulua, joka useimmiten toimii maantieteellisesti hajallaan ja hyvin monilla eri aloilla. Kirjaston edustajat ovat oman alansa ammattilaisia, mutta tätä ammattilaisuutta ei välttämältä arvosteta kovin korkealle, ja vuoropuhelu oppilaitoksen muiden alojen edustajien kanssa voi olla vaikeaa.
Arenen kirjasto- ja tietopalvelutyöryhmässä asia pulpahti esiin jonkin keskustelun yhteydessä. Itseäni kiinnosti omien kokemusteni vuoksi kartoittaa tilannetta, minkälainen ammattikorkeakoulujen kirjastojen hallinnollinen tilannen onkaan. Kirjastontyöryhmän toimeksiannosta tein vajaa vuosi sitten suppean kyselyn ennen vuotta 1999 vakinaistuneille ammattikorkeakouluille. Vastanneita amk-kirjastoja oli 19, joista kahden vastaukset jäivät vajaiksi, koska niiden tilanne oli tuolloin vielä jokseenkin selkiintymätön.
Ammattikorkeakoulu ovat rakenteiltaan ja kehittämisvaiheiltaan varsin erilaisia, joten suppea kartoitus ei voi antaa täysin luotettavaa kuvaa. Kyselyn tuloksia käsiteltiin kuitenkin mm. Haagan ammattikorkeakoulukirjastopäivällä johtajien kokouksessa.
Operatiivinen vastuu kirjastotoiminnasta
Sitä, miten selkeältä näyttäisi kirjastotoiminnan operatiivinen vastuu ammattikorkeakouluissa, yritin hahmottaa kahden kysymyksen avulla:
Oliko kirjastoiminnan johdossa selkeästi joku, jonka nimikkeestä näkyi johtaja asema ja oliko kirjaston budjetti eli taloudellinen päätösvalta kirjastolla.
Kirjastolla oli jo nimikkeestä näkyvä vetäjä, johtaja tai päällikkö. Nimikkeitä olivat kirjastonjohtaja (6), tietopalvelupäällikkö (4), kirjasto ja tietopalvelukeskuksen/informaatiopalveluiden johtaja (2). Budjettivastuukysymykseen vastasi 15 ammattikorkeakoulukirjastoa siten, että kirjasto oli itsenäinen, tulosvastuinen yksikkö, joka käy neuvottelut budjetistaan ja vastaa toiminnan tuloksista.
Suurimmassa osassa vuosi sitten vakinaisia ammattikorkeakoulukirjastoja näyttäisi olevan muodollisesti selkiytetty operatiivinen asema: kirjastolla on toiminnasta vastaava vetäjä ja toiminnan taloudellinen vastuu. On vaikeaa ajatella, että tehokas ja suunnitelmallinen toiminta onnistuu ilman selvästi määriteltyä vetäjää ja vastuuta.
Osallistuminen ammattikorkeakoulun päätöksentekoon
Yritin kartoittaa, missä määrin kirjasto voi vaikuttaa koko ammattikorkeakoulua koskevassa päätöksenteossa ja kirjastoasioiden käsittelyssä ylimmässä hallinnossa kysymyksellä: Kuka oli kirjaston toiminnasta vastaavan (kirjastonjohtajan) hallinnollinen esimies ja miten kirjastoa koskevien asioiden päätösprosessi etenee ammattikorkeakoulujen hallinnossa?
Kirjastoa johtavan viranhaltijan esimies on useimmissa ammattikorkeakouluissa rehtori/johtaja rehtori (10). Apulais-/vararehtori oli hallinnollinen esimies neljässä ammattikorkeakoulussa ja kehitys-/tietoyhteiskuntajohtaja kolmessa ammattikorkeakoulussa. Puolessa ammattikorkeakoulukirjastossa hallinnollisena esimiehenä toimi siis ammattikorkeakoulun rehtori. Näin kirjastoilla oli suora yhteys ylimpään johtoon, mikä ainakin muodollisesti takasi kirjastolle hyvän vaikuttamismahdollisuuden. Paitsi hallinnollisen esimiehen asema, myös hänen kiinnostuksensa ja aktiivisuutensa kirjastoasioiden kehittämiseen ovat tärkeitä.
Kirjastoasioiden eteenpäin vieminen edellyttää ylimmän hallinnon tukea sekä luottamusta kirjastoammattilaisten asiantuntemukseen.
Vain kahdessa ammattikorkeakoulussa kirjaston edustaja kuului ammattikorkeakoulun johtoryhmään. Noin puolet ammattikorkeakoulukirjastoista (9) ilmoitti, että kirjaston johtajalla on joko muodollisesti järjestetty tai käytännössä sujuva esittelymahdollisuus päättävälle elimelle kirjastoa koskevissa asioissa. Tämän kaltaisessa päätösprosessissa voi piillä hankaluuksia. Jos ammattikorkeakoulun johtoryhmätyöskentely on kovin suljettua, eikä siellä käsiteltävistä asioista saa ennakkoon tietoa, johtoryhmä voi esimerkiksi kirjastoa kuulematta käsitellä kirjaston asioita ja esittää väitteitä ja oletuksia, joita kukaan kirjastoasioita tunteva ei ole oikaisemassa.
Kirjaston käyttäjien vaikutusmahdollisuus kirjaston toimintaan
Ammattikorkeakoulun kirjastolle on elintärkeää saada kiinteät ja toimivat yhteydet sekä opiskelijoihin että opettajiin. Tärkeää palautetta saadaan jokapäiväisestä toiminnasta, mutta myös muita, hallinnollisia ja muodollisempia vaikutusmahdollisuuksia olisi luotava. Tehdyn kyselyn mukaan suuressa osassa ammattikorkeakoulukirjastoja (13) sekä opettajilla että opiskelijoilla oli edustus kirjastojen ns. kirjastotyöryhmässä tai -tiimissä. Pari kirjastoa ilmoitti, että heillä on nimettyjä yhteysopettajia, joille maksetaan tästä yhteistyöstä korvaus. Kaksi ammattikorkeakoulukirjastoa kertoi kirjastonjohtajan vierailevan säännöllisesti yksiköiden tai toimialajohtajien kokouksissa.
Kirjaston henkilöstön organisoituminen ja vaikutusmahdollisuudet
Jotta ammattikorkeakoulukirjasto onnistuisi tehtävässään henkilöstön pitäisi jakaa samat päämäärät ja tavoitteet sekä kehittää yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat. Tällaisen kirjastotiimin muodostuminen edellyttää kirjaston koko henkilökunnan vaikuttamismahdollisuuksia kirjastoa koskevissa asioissa ja niiden yhteistä pohtimista. Tätä osallistuvuutta kartoitin kysymyksellä: Miten kirjaston henkilöstön osallistuminen kirjaston toimintaa koskevien asioiden ratkaisuihin on sitten järjestetty?
Vastauksista ilmeni, että suurimmassa osassa ammattikorkeakoulukirjastoja
kirjaston koko henkilöstöllä oli säännöllisiä yhteisiä neuvotteluja (15). Kirjaston henkilöstön kerrottiin myös muodostavan erilaisia työryhmiä tai henkilöstöllä olevan edustajia tietopalvelutyöryhmässä.
Useimpien ammattikorkeakoulujen yksiköiden välillä saattaa olla pitkiäkin välimatkoja. Yhteisten palaverien järjestäminen voi olla erittäin hankalaa. Kyselyn tulos paljasti, että niitä on järjestetty useimmissa ammattikorkeakoulukirjastoissa: se on sekä huomion että kiitoksen arvoista.
Ammattikorkeakoulun kirjaston palvelut toisen asteen koulutukselle
Ammattikorkeakoulukirjaston hallinnollista kuviota ei ainakaan yksinkertaista se, että ne palvelevat myös toisen asteen koulutusta. Kyselyyn vastanneista ammattikorkeakoulukirjastoista 17 vastasi toisen asteen kuuluvan palvelunsa piiriin. Jatkoksi esitettyyn kysymykseen, millä tavoin toinen aste osallistui kirjastonkustannuksiin, tuli varsin kirjavia vastauksia.
Useimmiten (8) kirjastolla mainittiin olevan yksi budjetti, johon toinen aste osallistui samoin periaattein kuin ammattikorkeakoulu. Vaihtoehtoisesti toinen aste maksoi opiskelijamäärien suhteissa kirjaston ns. kiinteistä kuluista (kuten
palkat) tai aineistokuluja jne. Kahdessa tapauksessa toinen aste käytti kirjastopalveluja maksutta.
"Organisaatio ei ole vielä kunnossa"
Vapaissa kommenteissa arvioitiin kirjaston hallinnollista tilannetta. Muutamia upean positiivisia kommentteja tuli malliin: "Erinomainen", "Kehittyvä", "Hyvin toimiva rakenne", "Hallinnollinen tilanne suhteellisen mutkaton." tai "Kirjasto hyvin itsenäinen".
Useimmista kommenteista kuvastui huoli yksiköiden hajanaisuudesta ja irrallisuudesta koko ammattikorkeakoulun suhteen: "Löysä itsenäisten oppilaitosten liitto hankaloittaa.", "Yksiköt voivat tehdä keskenään ristiriitaisia päätöksiä", "Organisaatio ei ole vielä kunnossa", "Kirjasto on erillinen saareke, jolla ei ole virallista, toimivaa yhteyttä hallintoon tai koulutusjohtajiin", "Tiedon saanti edelleen satunnaista" tai "Omasta budjetista huolimatta kirjaston asemasta ja itsenäisyydestä organisaatiossa täytyy vielä keskustella".
Ammattikorkeakouluissa kuten muuallakin hallinnon todellisuuteen vaikuttavat monet tekijät, joista vähäisempiä eivät ole esimerkiksi organisaatiokulttuuri tai henkilökemia. Ulkonaisesti selkeännäköisenkin hallinto-organisaation takana voi olla ahdistava tilanne ja todellisen asioihin vaikuttamisen mahdottomuus. Muodollisten rakenteiden, päätöksentekoprosessien ja vaikutusmahdollisuuksien puuttuminen estää päätöksentekoon osallistumisen. Kirjasto- ja tietopalveluiden kehittäminen edellyttääkin sen aseman selkiyttämistä.
Seija Pohjalainen, informaatikko, Tampereen ammattikorkeakoulu, seija.pohjalainen@tpu.fi
|