|
Kirjasto- ja tietopalvelujen toimintaa seurataan ja arvioidaan monin tavoin. Yksi vaihtoehto on toimintolaskenta, jonka avulla voidaan verrata mm. eri kirjastoyksiköiden toimintaa ja kustannuksia toisiinsa ja näin saada arvokasta tietoa toimintojen kustannuseroista.
Toimintolaskenta
Toimintoihin pohjautuva kustannuslaskenta eli toimintolaskenta perustuu siihen, että organisaatiolla on käytettävissä tietty määrä voimavaroja, joita toiminnot kuluttavat. Toiminnot muodostuvat niistä jokapäiväisistä työtehtävistä, joita organisaatiossa tehdään. Laskennan kohteet eli tuotteet, palvelut tai asiakkaat käyttävät organisaation toimintoja, jolloin kulutetaan voimavaroja eli syntyy kustannuksia.
Toimintolaskennassa selvitetään, kuinka paljon eri toiminnot kuluttavat voimavaroja ja kuinka paljon laskennan kohteet vaativat erilaisia toimintoja. Näin saadaan ymmärrettävää ja entistä analyyttisempää tietoa toimintojen ja laskentakohteiden kustannuksista ja niiden kohdistamisesta.
Toimintolaskenta kohdistaa kustannukset toimintojen kautta kaksivaiheisesti joko tuotteille, palveluille tai asiakkaille. Kustannusten kohdistamiseen käytetään kohdistimia eli ajureita, joilla voimavarat kohdistetaan toiminnoille. Tämän jälkeen toimintojen kustannukset kohdistetaan toimintoajureilla laskentakohteille. Kirjaston laskentakohteena voi olla esimerkiksi laina tai tiedonhaku.
Toimintojen avulla päästään kiinni kustannusten aiheuttajiin. Toimintojen yksikkökustannuksia voidaan käyttää apuna erilaisessa päätöksen teossa. Ne auttavat myös tehottomuusalueiden etsinnässä ja suorituskyvyn parantamisessa sekä kehittämisessä. Toimintolaskennan avulla voidaan laskentakohteiden kustannukset myös laskea entistä tarkemmin. Näin saadaan täsmällisempi käsitys esimerkiksi tuotteiden tai asiakkaiden aiheuttamista kustannuksista kuin mitä perinteisellä kustannuslajeihin ja kirjanpidon tileihin pohjautuvalla laskentainformaatiolla on saatavilla.
Laskentakohteiden kustannukset voidaan eritellä toiminnoittain, jolloin saadaan toiminnoittainen kustannusrakenne. Toimintolaskenta muodostaa myös erinomaisen välineen toiminnan suunnittelun pohjaksi. Vertaamalla toimintojen tehokkuuksia eri yksiköiden välillä, löydetään organisaation parhaat käytännöt, jotka sitten siirretään käyttöön muille yksiköille.
Toimintalaskennasta toimintojohtamiseen
Toimintolaskenta keskittyy vain kustannusten laskentaan, joten se toimii tehokkaimmin, mikäli se kytketään toimintojohtamiseen. Toimintojohtaminen merkitsee periaatteessa toimintolaskennan tulosten hyväksikäyttöä; erityisesti prosessien suorituskyvyn kehittämisessä. Se asettaa toimintolaskennan antaman tiedon johdon tiedonsaannin päälähteeksi.
Toimintojohtaminen on johtamis- ja mittausmenetelmä, ei kirjanpitomenetelmä ja johtamisen sisältö on suunnittelussa, toimeenpanossa ja ohjauksessa. Toimintojohtamisen avulla mitataan ja laskelmoidusti valitaan menestyksen edellyttämät toimenpiteet sekä selvitetään aika-ajoin se, kuinka toimenpiteiden toteutuksessa menestytään.
Toimintojohtamista ymmärtävät myös henkilöt, joilla ei ole laskentakoulutusta, koska siinä puhutaan toiminnoista ja tekemisestä eli juuri siitä, mitä johtajat johtavat. Se on johtamistapa, jossa huomio kiinnitetään toimintojen ohjaamiseen niin, että sekä asiakkaiden saama lisäarvo että organisaation nettotulos jatkuvasti parantuvat.
Toimintolaskenta ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelussa
Kemi-Tornion ammattikorkeakoulussa on kirjasto- ja tietopalvelutoimintaa tarkasteltu ja arvioitu mm. toimintolaskennan avulla. Mallia on kehitelty viimeksi vuonna 1999 ammattikorkeakouluopiskelijan työharjoittelun ja hänen aiheesta tekemänsä opinnäytetyön avulla. Opinnäytetyön tuloksena saatiin toimintolaskentamalli, joka soveltuu erityisesti Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun kirjastoyksiköiden toimintojen ja niistä aiheutuvien kustannusten vertailuun.
Mallissa otettiin tarkastelun kohteiksi kirjastoyksiköiden ajankäyttö toiminnoittain, toimintojen aiheuttamat kustannukset sekä tuotteiden hinnat. Laskentatulosten vertailuun otettiin kolmen koulutusyksikön kirjastot. Vertailu paljasti huomattavia eroja toimintojen ajankäytössä, toimintojen kustannuksissa sekä laskentakohteiden eli tuotteiden hinnoissa.
Mallin kehittelyyn osallistui työryhmä, jonka kanssa työharjoitteluaan suorittava opiskelija paneutui kirjaston käytäntöihin. Aluksi opiskelija kartoitti työryhmän avustamana kirjastoyksiköille työtehtävien kautta toiminnot ja alitoiminnot. Toiminnot muodostavat sen toimintoketjun ei niinkään erilliset työtehtävät sinänsä. Toimintojen yhdenmukaisuus antoi mahdollisuuden vertailla mm. toimintojen tehokkuutta eri yksiköiden välillä. Sen jälkeen valittiin toimintoihin ja laskentakohteisiin sopivat kustannusajurit. Laskelmissa käytettävät kustannukset saatiin edellisen vuoden tilinpäätöksestä.
Kirjastoyksiköiden suurin kustannuserä oli luonnollisesti henkilöstöön liittyvät kustannukset, joten niiden käyttö selvitettiin ajanseurannalla. Muita kustannuseriä olivat aineiston ostot sekä muut kulut. Kaikissa koulutusyksiköiden kirjastoissa tehtiin viikon kestävä työajanseuranta, jota täydennettiin tietopalvelusihteereiden haastatteluilla. Näin saatiin selville henkilöstöresurssien toiminnoittainen jakautuminen vuositasolla.
Jokaisen koulutusyksikön kirjastolle määriteltiin viisi toimintoa 1) aineiston hankkiminen ja ylläpito, 2) lainaaminen, 3) tietopalvelujen tuottaminen, 4) kirjaston yleiskäyttäminen, 5) muu toimiminen, joka on terminä hivenen kömpelö. Lainaamiselle ja aineiston hankkimiselle ja ylläpidolle määriteltiin lisäksi viisi alitoimintoa sekä yhdessä koulutusyksikön kirjastossa kuudes alitoiminto.
Taulukko 1. Kirjaston toiminnot ja alitoiminnot
| TOIMINTO |
ALITOIMINTO |
| Aineiston hankkiminen ja ylläpito |
Aineiston hankinta
Aineiston ylläpito |
| Lainaaminen |
Lähi- ja paikallislainaus
Aineiston varaus
Kaukopalvelu
Lehtikierto (kirjasto III) |
| Tietopalvelujen tuottaminen |
-- |
| Kirjaston yleiskäyttäminen |
-- |
| Muu toimiminen |
-- |
Toimintojen kustannukset saatiin selville kohdistamalla kirjastojen voimavarat resurssiajureilla toiminnoille. Resurssiajureina käytettiin ajankäytönseurannasta saatuja prosenttiosuuksia, suoraa kohdistusta ja tasajakoa.
Eniten kustannuksia aiheutti jokaisessa kirjastoyksikössä aineiston hankkiminen ja ylläpito. Kustannukset painottuivat hankintaan, ei niinkään ylläpitoon. Toiseksi eniten kustannuksia kohdistui lainaamisesta johtuviin toimintoihin. Tietopalvelujen tuottamisen kustannukset olivat kirjastossa c yli puolet vähemmän kuin kirjastoissa a tai b. Kirjastojen b ja c yleiskäyttämiseen ja muuhun toimimiseen kohdistui yli puolet enemmän kustannuksia kuin kirjasto a:ssa. Koska muun toimimisen kustannuksia ei kohdistettu laskentakohteille, sen kustannusvaikutuksia voitiin tarkastella pelkästään toimintojen tasolla.
Kun toimintojen kustannukset olivat selvillä ne voitiin kohdistaa toimintoajureiden avulla laskentakohteille. Erot toimintojen kustannuksissa osoittautuivat hämmästyttävän suuriksi. Erityisesti kaukopalvelun ja tiedonhakujen yksikköhinnat vaihtelevat huomattavasti niin, että kalleimman ja edullisimman yksikkökustannuksen välille syntyi eroa yli 60 markkaa. Myös varauksen yksikkökustannuksen erot olivat kalleimman ja edullisimman kirjaston välillä yli 30 markkaa.
Jokaisessa koulutusyksikön kirjastossa kirjaston yleiskäytön yksikköhinta oli edullisinta. Seuraavaksi edullisin yksikköhinta oli lainalla. Lainojen yksikköhinnat kuitenkin vaihtelivat yksiköittäin edullisimman ollessa 2,31 mk/laina ja kalleimman 5,07 mk/laina.
Taulukko 2. Laskentakohteiden markkamääräiset yksikkökustannukset
| Laskentakohde |
Kirjasto a |
Kirjasto b |
Kirjasto c |
| Laina |
2,31 |
5,07 |
3,57 |
| Varaus |
16,86 |
48,36 |
21,28 |
| Kaukopalvelu |
69,68 |
13,79 |
7,12 |
| Tiedonhaku |
66,80 |
129,96 |
66,86 |
| Yleiskäyttö |
0,40 |
1,07 |
0,61 |
Toimintolaskennan avulla saatiin selville kirjaston merkittävästi voimavaroja vaativat toiminnot sekä laskentakohteiden kuluttamat resurssit. Toimintolaskenta paljasti myös merkittäviä eroja sekä kustannusten kohdistumisessa toiminnoille että yksikkökustannuksissa. Toimintojen kustannuserot, jotka osoittautuivat hämmästyttävän suuriksi, selvitetään nyt tarkasti.
Tehokkaampaan toimintaan
Kaiken kaikkiaan prosessin tuloksena saatiin ymmärrettävämpi kuva kirjastoyksiköiden voimavarojen käytöstä. Tulos on hyvä työväline selvitettäessä eri kirjastoyksiköiden toimintoja ja niiden kustannusten eroja. Saadun tiedon avulla voidaan seurata mm. sitä, miten asetetut tavoitteet ovat toteutuneet sekä voidaan etsiä tehokkaampia tapoja toimia. Toimintopohjaista budjetointia voi käyttää myös toiminnan suunnittelussa, jolloin nähdään heti suunniteltujen toimenpiteiden kustannusvaikutukset. Saatu tieto toimii myös päätösten perusteluna.
Osa toiminnoista kuitenkin vaatii vielä tarkempaa ajankäytön selvittämistä sekä tietoja todellisten kustannusten aiheuttajista, sillä saadut luvut eivät sinänsä ole itseisarvoja, vaan auttavat toiminnan tehokkuuden vertaamisessa yksiköiden välillä. Esille nousee monia kysymyksiä kuten:
- mistä johtuu että toiminnot kuluttavat eri tavalla voimavaroja eli lähinnä nyt aikaa
- onko jossakin "vähemmän" töitä eli voidaanko käyttää aikaa toisella tavalla
- miten virkailijoiden osaamistaso vaikuttaa tulokseen
- onko opiskelijoiden kirjastonkäyttötavoissa ja -taidoissa eroja; onko tietyissä kirjastoissa käytetty liian vähän aikaa tiedonhakuihin vai onko alan opiskelijoiden tiedonhakutaidot niin hyvät ettei virkailijan apua tarvita, jne.
Lukujen erot siis nostavat esille asioita, joita olisi yhdessä mietittävä ja pohdittava eroista johtuvat syyt. Tulos kuitenkin lisää kirjastonjohtajan ymmärtämystä yksiköiden toiminnasta; tämä ei merkitse tasapäistämistä vaan ohjaa löytämään toiminnan erikoispiirteet yhteisten tavoitteiden suuntaisesti. Työtä on edelleen jatkettava toimintolaskennan kehittämiseksi.
Erot perinteiseen kustannuslaskentaan
Perinteinen kustannuslaskenta tarkastelee kustannuksia kustannuslajeittain ja jakaa ne kustannuspaikoille. Yleiskustannukset eli ns. välilliset ja kiinteät kustannukset vyörytetään tuotteille enimmäkseen tuotanto- tai myyntimääriin perustuvilla tekijöillä.
Kustannuksia jaettaessa ei huomioida, että tuotteet ja palvelut vaativat voimavaroja eri suhteessa eli ne eivät ole sidottuja esimerkiksi tuotteen myyntimääriin. Perinteisen, tuotantomääriin painottuneen tarkastelun kustannuslaskennan seurauksena on usein esimerkiksi
· tuotteiden ja palvelujen välistä subventointia monimutkaisissa palvelu- ja tuotevalikoimissa
· systemaattisia virheitä: suuria määriä tuotettavat tuotteet tai palvelut subventoivat pieniä määriä tuotettavia tuotteita tai palveluita
· päätöksentekijöiden kykenemättömyys ymmärtää (yleis)kustannusten käyttäytymistä.
Lisäksi toimintolaskennalla saadaan ei-taloudellista informaatiota kuten tietoa virheistä ja laadusta, jolloin esimerkiksi tehokkuuden nostaminen laadun kustannuksella ei onnistu. Toimintolaskenta pyrkii myös huomioimaan ylikapasiteetin jättämällä todella kiinteät kustannukset laskelmien ulkopuolelle.
Taina Kokko, tradenomi, Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu
Marja Widenius, kirjastonjohtaja, Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu, marja.widenius@tokem.fi
|