Tiistaina 30. marraskuuta. Aamulla on aikainen herätys, sillä minun pitää olla tasan kahdeksalta Jyväskylän yliopiston kirjastossa kertomassa yritystietopalvelustamme. Olen iloinen siitä, että yliopiston kirjaston väki on kiinnostunut toiminnastamme, sillä paikallinen yhteistyö on kokemuksieni mukaan arvokasta. Näissä pienissä kohtaamisissa saattaa itää siemeniä yhteistyömahdollisuuksiin.
Mitä kertoisin tietopalvelusta ja miten? Olen vielä myöhään edellisenä iltana miettinyt tätä asiaa, ja alitajunta toimii nukkuessanikin. Meinaan myöhästyä.
Idea tietopalvelusta keksittiin puolivahingossa keväällä 1997. Pohjoisessa Keski-Suomessa toimiva yrittäjä halusi tietoa tuotannollisesta ratkaisusta, jota hän oli suunnitellut yritykseensä. Yrittäjä otti yhteyttä tuntemaansa projektinvetäjään, joka keskusteli asiasta toimintaympäristössään olevien toimijoiden kanssa. Tiedonhankinnasta on todettu, että ihmiset turvautuvat ensiksi lähimpiin ja tutuiksi kokemiinsa tiedonlähteisiin. Niin tässäkin tapauksessa.
Yksi projektinvetäjän lähipiirin toimijoista oli mieheni, joka välitti tiedonhankintatehtävän minulle ammattikorkeakouluun. Näin yrittäjän tiedontarve kulkeutui verkostoissa, kunnes se löysi henkilön, jolla oli mahdollisuus ja osaamista etsiä tietoa. Tiedonhakutulokset matkasivat projektinvetäjän kautta yrittäjälle.
Tieto Töihin -hankkeen yhtenä peruslähtökohtana onkin tämän jälkeen ollut ajatus siitä, että yrityksiin voi olla paitsi suorassa kontaktissa myös epäsuorassa. Useimmat kehittymishaluiset ja siten aktiivisesti tietoa hankkivat yritykset ovat mukana erilaisissa projekteissa. Toimimalla projektinvetäjien "kautta" yritystietopalvelun asiakaskunta voi olla paljon laajempi kuin vain pyrittäessä pelkästään suoriin kontakteihin.
Analysoimme koulutustilaisuuden osallistujien kanssa sitä, mikä tällaisessa prosessissa on hyvää ja mikä mahdollisesti ongelmallista. Olen samaa mieltä yliopistoväen kanssa siitä, että järjestelmällisyyteen kannattaa panostaa: paras tulos saadaan siten, että varmistamme tiedonhankintatehtävän yrittäjältä ja pyydämme häneltä palautteen tehtävän suorittamisen jälkeen. Tämän voimme tehdä, vaikka käyttäisimmekin hankevetäjiä yhteyshenkilöinä. Näin emme tehneet ensimmäisessä tapauksessa, mutta nykyään pyrimme palautehakuiseen toimintaan.
Pohdimme yhdessä myös sitä, miten tietopalvelua voi rakentaa mielekkäästi investointirahoituksen avulla. Emme ole markkinoineet tietopalvelua voimakkaasti, koska saamamme rahoitus kohdistuu ensisijaisesti investointeihin eikä tietopalvelussa ole työntekijöitä vastaamassa yrityksiltä tulleisiin tiedonhankintapyyntöihin. Ainoastaan projektin koordinoinnista ja hallinnoinnista aiheutuviin henkilöstökustannuksiin on ollut mahdollisuus.
Tänä syksynä tilanne on kuitenkin helpottunut, sillä erilaisia hankerahoituksia yhdistämällä on palkattu puolipäiväisen projektipäällikön lisäksi määräaikainen informaatikko. Lisäksi tietopalvelussa on ollut kaksi ammattikorkeakoulun opiskelijaa harjoittelemassa yhteensä kolmisen kuukautta.
Yrittäjät ja heidän tiedontarpeensa
Jyväskylän ammattikorkeakoulussa kehitelty mielekäs tapa rakentaa yritystietopalvelua investointipainoitteisesti. Se sisältää kaksi tärkeätä lähestymistapaa.
Ensimmäinen toimintaperiaate on kokemuksien hankkiminen yrittäjien tiedontarpeista. Olemme toteuttaneet tätä tavoitettamme tekemällä yrityshaastatteluja. Haastateltavat yrittäjät ja hankevetäjät valitaan siten, että saamme mahdollisimman monipuolisia tiedonhankintatehtäviä. Näiden tehtävien antaman kokemuksen perusteella pystymme suuntaamaan investointeja tarkoituksenmukaisesti.
Toinen toimintaperiaate on pedagoginen. Otamme opiskelijamme mukaan tietopalvelun toimintaan, koska silloin he oppivat alansa ammatillisen tiedon hankinnan ja tiedonlähteet aitojen tehtävien avulla.
Opiskelijat mukaan
Aloitan Yritystietopalvelu-opintojakson kontaktitunnit kello 12. Opintojakso on osa ammattikorkeakoulun vapaavalintaisia ammatillisia opintoja, joita on tähän mennessä tarjottu lähinnä matkailu-, ravitsemis- ja talousalan opiskelijoille. Opiskelijaryhmät ovat pieniä, yleensä 4-8 opiskelijaa/ ryhmä. Pieni ryhmä takaa sen, tiedonhankintatehtävien luottamuksellisuus säilyy mutta antaa opiskelijoille kuitenkin mahdollisuuden saada vertaisohjausta tovereiltaan.
Tällä kertaa käymme läpi kuutta erilaista haastattelukokemusta, lisäksi yksi opiskelijoista valmistautuu seuraavan päivän haastatteluun. Opiskelijat kertovat minulle ja tovereilleen 1) mitä yrityshaastattelussa tapahtui ja mistä asioista puhuttiin, 2) millaisia kehittämissuunnitelmia yrityksessä on, 3) millaisen tiedonhankintatehtävän yrittäjä antoi haastattelutilanteessa ja mitä sen eteen on yrityksessä jo tehty sekä 4) mitä opiskelija oppi käydessään yrityksessä. Samalla suunnittelemme, mistä tietoa kannattaa lähteä etsimään. Työparini Satu Ihanamäki, joka tuli ammattikorkeakouluun informaatikoksi syyskuussa, on myös kuuntelemassa. Hänen on tärkeä tietää, millaisia tehtäviä tietopalvelussa on meneillään, koska hän saattaa joutua ohjaamaan opiskelijoita silloin, kun en ole paikalla.
Virpi kertoo oppineensa mm. haastattelun tekemistä ja keskustelutaitoja, mm. sitä miten keskustelu etenee ja muuttuu. Satu B. ja Minna kuvailevat sitä, miten yrittäjän luottamusta opiskelijoihin sai lisättyä, kun yrittäjä oli aluksi vaikuttanut varautuneelta. Tommi ja Teemu havaitsevat oppineensa Keski-Suomen matkailualasta ja -yrityksistä uusia asioita. Keskustelemme muutenkin matkailuyritysten kehittymismahdollisuuksista ja opiskelijat ovat sitä mieltä, että erikoistumalla erilaisiin asiakasryhmiin ja yhteistyöllä "homma skulaa".
Esittelyjen ja keskustelun jälkeen aloitamme opiskelijoitten kanssa tiedon etsimisen. Jokaisella on tekemistä ja minä opastan aina kun apua pyydetään. Tiedonhankinta jää kesken, kun kello tulee kaksi. Opiskelijat saavat seuraavan viikon tehtäväksi jatkaa tiedonhakuja ja aineiston etsintää. Tavoitteena on että saamme tehtävät tehtyä hyvissä ajoin ennen joulua.
Olen yrittänyt tehdä tietopalvelusta työpajamaista oppimisympäristöä, jonne opiskelijat voivat tulla työskentelemään itsenäisesti aina kun ovet oppilaitoksessa ovat auki. Tässä asiassa olen mielestäni onnistunut.
Tiedon hankinnasta puhelinkyselyihin
Matkailun opiskelija Aimo tulee vähän yli kello kahden, sillä olemme sopineet palaverin hänen harjoittelujaksonsa lopuksi. Keskustelu kulkee tietopalvelun tulevaisuuden näkymistä ja työn organisoinnista niihin taitoihin, joita hän kokee oppineensa harjoittelunsa aikana. Palaveri on lämminhenkinen, mutta havaitsen paljon parantamista toiminnassani.
Harjoittelijat tekevät tietopalvelussa periaatteessa samankaltaisia tehtäviä kuin informaatikotkin. He hankkivat tietoa ohjatusti, pitävät yhteyttä hankevetäjiin ja yrittäjiin, kirjoittavat artikkeleita, seuraavat ja referoivat paikallislehtien uutisia, osallistuvat johtoryhmän kokouksiin ja alansa tapahtumiin sekä suunnittelevat tietopalvelun www-sivujen sisältöjä. Aimo on näiden kaikkien edellämainittujen toimintojen lisäksi suunnitellut ja tehnyt puhelinkyselyä Keski-Suomen matkailuyrittäjille näiden tiedonhankinnasta ja tietopalvelutarpeistaan. Hän jatkaa tuntitöissä tietopalvelussa, kunnes kysely on valmis.
Kyselyyn päädyttiin sen vuoksi, että haluamme kattavamman näkemyksen siitä, mitä yritystietopalvelu voi tarjota yrittäjille, mitä tiedonlähteitä yrittäjät jo käyttävät, millaisia tiedontarpeita heillä on ja mitä he ovat valmiita maksamaan tällaisesta palvelusta.
Matkailualan opiskelija Aimo Vainio haastattelee Ääneseudun matkailuvastaava Merja Arffmania.
Infoähkyä
Päivän päätteeksi törmään trendikkäästi "infoähkyyn". Pitäisi käydä läpi laskuja, avata kirjeitä, pitää hieman työaikaseurantaa ja tehdä hankesuunnitelmia eteenpäin. Projektin johtoryhmän kokouskin häämöttää parin viikon kuluttua. Sähköpostiviestejä on lukematta useita kymmeniä.
Taistelen informaatiotulvassa tunnin ja päätän lähteä kotiin. Muutama työasia sujahtaa laukkuun; ehkä jaksan katsoa niitä illalla. Väsymyksestä huolimatta mieli on hyvä ja kiitollinen: saan työskennellä yhdessä ihanien opiskelijoiden ja työtovereiden kanssa.
Jyväskylän ammattikorkeakoulun yritystietopalvelu on aloittanut toimintansa Tieto Töihin -projektina. Sen rahoittajina ovat Euroopan aluekehitysrahasto, Opetusministeriö ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu vetäjänään projektipäällikkö Suvi Perttula.
Suvi Perttula, projektipäällikkö, Jyväskylän ammattikorkeakoulu, suvi.perttula@jypoly.fi