Opetusministeriö asetti 26.3.2008 hankkeen selvittämään korkeakoulukirjastojen rakenteellista kehittämistä ja nimesi selvitystyötä varten työryhmän, jonka puheenjohtajana toimi kirjastonjohtaja Jarmo Saarti Kuopion yliopistosta sekä jäseninä palvelupäällikkö Kristiina Hormia-Poutanen Kansalliskirjastosta, kirjastonjohtaja Iiris Kuusinen Kymenlaakson ammattikorkeakoulusta ja kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen Varastokirjastosta. Työryhmä luovutti hankkeen loppuraportin opetusministeri Henna Virkkuselle 11.9.2009.
Tehtäväksianto ja selvitystyö
Asettamiskirjeen mukaan korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen työryhmän (RAKE) tehtävänä oli hahmotella korkeakoulukirjastojen organisoituminen Suomen uudistuvassa korkeakoululaitoksessa ottamalla huomioon korkeakoulujen yhdistymisten vaikutukset kirjastojen lukumääriin ja toimintojen tehostamiseen sekä selvittää yliopistolakiuudistuksen vaikutukset korkeakoulukirjastojen toimintaan liittyvissä säädöksissä ja rahoituksessa. Lisäksi työryhmän tehtävänä oli selvittää, miten korkeakoulukirjastojen ylläpito- ja muita kustannuksia voidaan vähentää vahvistamalla Kansalliskirjaston asemaa keskitettyjen palvelujen tuottajana sekä mitkä ovat Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston yhteistyön tiivistämismahdollisuudet.
RAKE-työryhmä asetti työskentelytavoitteekseen, että hankeselvitystä tehdään tiiviissä vuorovaikutuksessa korkeakoulukirjastokentän kanssa. Hankkeen aikana järjestettiin yliopistokirjastojen neuvoston työvaliokunnan ja ammattikorkeakoulujen kirjastoyhteistyökonsortion (AMKIT-konsortio) johtoryhmän yhteisiä kokouksia, kokous kirjastojen esittämistä juridisista kysymyksistä sekä kirjastoverkolle suunnattu keskustelutilaisuus Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston palveluista. Ennen julkaisua raporttiluonnos oli kommentoitavana molemmilla kirjastosektoreilla, ja opetusministeriössä järjestettiin kuulemistilaisuus keskeisille sidosryhmille. Taustatietoa työryhmä hankki myös kirjastoille suunnattujen kyselyiden sekä muiden selvitysten avulla. Hankkeen aikana toteutettiin seuraavat kyselyt ja selvitykset:
Kyselyt ja selvitykset; toteutuksen ajankohta
Asiakaskysely Kansallisista kirjastoverkkopalveluista (Kansalliskirjaston kysely amk-, erikois-, yliopisto- ja yleisille kirjastoille); huhti-toukokuu 2008
Lisensiointikysely kirjastoille toimintaympäristön muutoksista; kesä-elokuu 2008
Korkeakoulukirjastojen määrä, rakenne, rahoitus ja hallinto; syyskuu 2008
Varastokirjastokysely; marraskuu 2008
Selvitys keskitetyn verkkoaineiston hankinnan kustannustehokkuudesta; tammi-huhtikuu 2009
Selvitys keskitetyn ja hajautetun julkaisuarkistotoiminnan kustannuksista; syksy 2009
Opetusministeriö asetti hanketta varten myös ohjausryhmän, jonka puheenjohtajana toimi johtaja Leena Vestala opetusministeriöstä. Ohjausryhmässä oli edustajia molemmilta korkeakoulukirjastosektoreilta, Kansalliskirjastosta, Arkistolaitoksesta, FinELib-konsortiosta ja opetusministeriöstä. Ohjausryhmä kommentoi työryhmän työtä ja raporttiluonnosta sen eri vaiheissa. Amk-kirjastoja ohjausryhmässä edustivat tietopalvelujohtaja Sirkku Blinnikka (Päijät-Hämeen koulutuskonserni) ja tietopalvelupäällikkö Iris Tahvanainen (Metropolia-ammattikorkeakoulu). AMKIT-konsortion suunnittelija Ulla-Riitta Lahtinen osallistui kirjastojen määrää ja rakennetta koskevan kyselyn tilastoanalyysin tekemiseen.
Opetuksen ja tutkimuksen muuttuva toimintaympäristö
Korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen tavoitteena on koulutus- ja tutkimustoiminnan laadun parantaminen ja vaikuttavuuden lisääminen tiivistämällä korkeakouluverkkoa ja vahvistamalla korkeakoulujen profiloitumista ja painoaloja. Korkeakoulujen kirjastot ovat keskeinen opetuksen ja tutkimuksen infrastruktuuri, mistä syystä niiden elinkelpoisuuden ja toiminnan laadun varmistaminen on korkeakoululaitoksen kehittämisessä olennaisen tärkeää. Kirjastojen rooli palvelujen tuottajana on voimakkaasti muuttumassa myös tieto- ja viestintäympäristön rakentuessa yhä enemmän sähköisten prosessien varaan.
RAKE-hankkeen selvityksessä on tulevaisuusperspektiivi asetettu vuoteen 2020. Korkeakoulukirjastojen toimintaympäristön muutosta seuraavien kymmenen vuoden aikana kuvaavat sanat: digitalisoiminen, keskittäminen, verkostoituminen ja kansainvälistyminen. Muuttuva toimintaympäristö on visioitu selvityksessä seuraavasti:
Vuoteen 2020 mennessä Suomen korkeakoulujen opiskelijoilla, opettajilla ja tutkijoilla on käytössään kansainvälinen digitaalinen toimintaympäristö ja sen käyttämiseen liittyvät taidot. Kirjastopalvelut tuotetaan asiakaslähtöisesti verkostossa, jossa aktiivisina toimijoina ovat suomalaiset korkeakoulukirjastot ja niille keskitettyjä palveluita tuottava Kansalliskirjasto sekä kansainväliset yhteistyökumppanit. Varastokirjastosta ja Kansalliskirjastosta muodostettu kirjastoverkon palveluyksikkö tuottaa keskitettyjä palveluita kirjastoille. Korkeakoulukirjastojen tehtävänä on erityisesti oman kehysorganisaation opetuksen ja tutkimuksen palveluiden tarjonta ja tätä tukevan kokoelman muodostaminen. Kirjastoverkon palveluyksikkö tuottaa kansallisia keskitettyjä digitaalisen kirjaston palveluja ja kokoelmien säilytyspalveluja. Kansainvälinen yhteistyö on merkittävä osa kirjastojen toimintaa.
Vision mukaisesti vuonna 2020 merkittävä osa korkeakoulujen opetuksen ja tutkimuksen tarvitsemista tietoaineistoista tuotetaan digitaalisessa muodossa. Valtaosa tieteellisistä lehdistä on saatu käyttöön lisensioinnin ja tiedeyhteisöjen Open Access -julkaisemisen kautta. E-kirjat ovat tutkimuksen ja opetuksen arkea, ja globaalin digitointitoiminnan ansiosta keskeisin painettu aineisto on suurelta osin digitoitu. Digitoidun aineiston käytön esteitä on poistettu tekijänoikeuslainsäädäntöä kehittämällä ja myös joustavilla sopimuslisenssikäytännöillä. Digitaalisten aineistojen hallintajärjestelmien merkitys on korostunut. Tietoaineistot saadaan käyttöön nopeasti ja joustavasti tutkimus- ja oppimisympäristöissä. Aineistojen pitkäaikaissäilytysjärjestelmät ovat kehittyneet ja muodostavat yhdessä hakupalvelujen kanssa oleellisen osan kansallista infrastruktuuria. Kansalliset digitaaliset palvelut edellyttävät keskitettyjä palvelin- ja ohjelmistoratkaisuja, jotka varmistavat tarkoituksenmukaisen kansallisen ja tietyiltä osin kansainvälisen työnjaon sekä kustannustehokkaat toimintamallit.
Korkeakoulukirjastojen määrä supistuu merkittävästi jo lähivuosina. RAKE-hankkeessa syksyllä 2008 tehdyn kyselyn mukaan kirjastojen toimipisteiden määrä vähenee puoleen seuraavien kolmen vuoden aikana. Kirjastojen yhdistämisiä tapahtuu yksittäisten korkeakoulujen sisällä toimipisteverkon tiivistämisen myötä sekä eri korkeakoulujen yhdistymisten kautta. Kehityssuuntana on, että osa kirjastoista toimii ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen yhteisten kampusten palvelukeskuksina, mutta myös muunlaisia yhteisiä kirjastoja eri organisaatioiden välille perustetaan.
Kirjastojen fyysiset kokoelmat pienentyvät e-aineistojen lisääntymisen ja painetun aineiston digitoinnin myötä. Tilana kirjasto ei kuitenkaan menetä merkitystään, vaan se vakiintuu oppimisympäristöksi ja opiskelijoiden kohtauspaikaksi. Omassa kehysorganisaatiossaan korkeakoulujen kirjastot integroituvat tutkimukseen ja opetukseen yhä syvemmin. Ne opettavat ja räätälöivät digitaalisen kirjaston palveluita omille asiakkailleen toimien aktiivisesti kansallisissa ja kansainvälisissä verkostoissa. Toimintaympäristön muutos edellyttää kirjastojen henkilöstön monipuolista osaamisen ja verkostoyhteistyön toimintatapojen kehittämistä.
Työryhmän suosituksia
RAKE-työryhmä esittää selvityksessään useita kirjastojen kehittämiseen, resursointiin ja niitä koskevan lainsäädännön tarkasteluun liittyviä suosituksia ja toimenpide-ehdotuksia korkeakoulujen, opetusministeriön, Kansalliskirjaston ym. tahojen toteutettaviksi. Erityisen tärkeänä työryhmä pitää ammattikorkeakoulukirjastojen ja yliopistokirjastojen toiminnallisesti tarkoituksenmukaista yhteistyötä sekä korkeakoulukirjastojen palvelujen kehittämistä integroimalla ne entistä tiiviimmin kehysorganisaatiossa tapahtuvaan opetukseen ja tutkimukseen.
Selvityksessään työryhmä suosittaa muun muassa, että
- korkeakoulukirjastojen toiminnallisesti tarkoituksenmukaisia yhdistymisiä jatketaan. Kirjastoista luodaan tarpeeksi suuria yksiköitä, joilla on riittävät resurssit ja osaaminen tarjota kaikki keskeiset tutkimuksen, opetuksen ja alueellisen vaikuttavuuden tieteelliset kirjasto- ja tietopalvelut. Eri organisaatioiden yhteiskirjastoille kehitetään kansalliset sopimusmallit RAKE-hankkeessa luodun pohjan jatkeeksi.
- korkeakoulut vahvistavat kirjastoa johtavalle henkilölle budjetti- ja henkilöstövastuut. Hankkeessa syksyllä 2008 tehdyn kyselyn perusteella tämä ei vielä toteudu kaikissa korkeakoulukirjastoissa. Johtamisen merkitys korostuu korkeakoulukirjastojen koon kasvaessa ja toimintarakenteiden laajentuessa. Kirjastojen johtajien on kyettävä osoittamaan erilaisilla mittareilla toiminnan taloudellisuus, tehokkuus ja vaikuttavuus.
- kunkin korkeakoulun strategia sisältää sen kirjastopalveluiden kehittämistavoitteet. Laadukas opetus ja tutkimus edellyttävät korkeatasoisia tietopalveluja. Työryhmä pitää tavoitetasona, että korkeakoulut resursoivat kirjasto- ja tietopalveluihin vähintään 5 % kokonaisbudjetistaan. Kirjastojen toiminnan vertailtavuuden parantamiseksi tulee määrällistä ja laadullista mittaristoa edelleen kehittää. Korkeakoulujen kirjasto- ja tietopalvelutoiminnan kansallista seuraamista varten työryhmä ehdottaa, että opetusministeriö ottaa korkeakouluille annettaviin kirjallisiin palautteisiin yhdeksi arviointikohdaksi kirjastopalveluiden resursoinnin ja laadun vuodesta 2012 alkaen.
- kaikki korkeakoulut sitoutuvat omien tutkimusjulkaisujensa avoimeen julkaisemiseen (Open Access) vuoteen 2015 mennessä. Tekijänoikeuslain muutosten valmistelussa opetusministeriön tulee huomioida opetuksen ja tutkimuksen tarvitsemien aineistojen käytön rajoitteiden poistaminen. Muistiorganisaatiot vaikuttavat omalta osaltaan tekijänoikeuslainsäädännön kehittämiseen niiden toimintaedellytyksiä tukevaksi.
- ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastot muodostavat yhden yhteisen konsortion/neuvoston, joka toimii korkeakoulukirjastojen yhteistyöelimenä ja palveluiden hankkijana. Yliopistokirjastojen neuvoston ja AMKIT-konsortion tulee nimetä työryhmä selvittämään yhteisen konsortion muodostamista. Tavoitteena on yhteisen konsortion toteutuminen vuonna 2011. Yhteisillä toimintatavoilla, henkilöstöllä ja asiantuntijoilla sekä kirjastojen työpanosten yhdistämisellä voidaan saavuttaa kustannussäästöjä.
- Kansalliskirjasto ja korkeakoulukirjastot uusivat keskitettyjen palveluiden ohjausjärjestelmän
2010-2011. Korkeakoulukirjastojen asiantuntemus korkeakouluyhteisön ja opiskelijoiden tarpeista tulee olla yhteisten palvelujen kokonaisuuden ja sen toimintamallin kehittämisen lähtökohtana.
- Varastokirjasto ja Kansalliskirjasto yhdistetään. Nykyisistä Kansalliskirjaston keskitetyistä kirjastoverkkopalveluista ja Varastokirjaston palveluista muodostetaan yksi palveluyksikkö. Tämä palveluyksikkö toimii esimerkiksi FinELibin palveluperiaatteella siten, että korkeakoulukirjastojen vaikutusvalta varmistetaan kirjastoverkon palveluiden kehittämisessä ja niihin suunnattujen määrärahojen kohdentamisessa. Yhdistämisen edellytyksenä on nykyisten keskeisten säädösten tarkastelu. Lisäksi on tarve erilliselle kustannushyötyanalyysin tekemiselle ja palveluyksikön toiminnallisuuden arvioinnille. Selvitystyössä tulee kaikkien kirjastosektoreiden olla mukana. Työryhmän suosituksena on, että opetusministeriö aloittaa tarvittaessa kirjastoverkon keskitettyjä palveluja koskevien säädösten valmistelun.
Iiris Kuusinen, kirjastonjohtaja, FT
Kymenlaakson ammattikorkeakoulu
Lisätietoja
Korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen hanke: www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/rake.html
Korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen hankkeen raportti: Opetuksen ja tutkimuksen toimintaympäristö 2020 - korkeakoulukirjastojen rakenteellinen kehittäminen digitaaliseksi palveluverkoksi. Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2009:26, on luettavissa www-osoitteessa: http://www.minedu.fi/OPM/Julkaisut/2009/Korkeakoulukirjastot_digitaaliseksi_palveluverkoksi.html