Uusi ammattikorkeakoulu syntyy
Vuoden 2007 alussa Haaga Instituutin ammattikorkeakoulu ja Helsingin liiketalouden ammattikorkeakoulu Helia yhdistyivät HAAGA-HELIA ammattikorkeakouluksi. Uuden ammattikorkeakoulun markkinaosuus sen suurimmilla koulutusaloilla l. liiketaloudessa, hotelli-, ravintola- ja matkailualalla sekä tietojenkäsittelyn alalla on viidennes koko maan amk-koulutustarjonnasta. HAAGA-HELIA tarjoaa koulutusta myös johdon assistenttityön, liikunnan, viestinnän ja opettajankoulutuksen aloilla. Opiskelijoita uudessa ammattikorkeakoulussa on n. 10 000 ja henkilöstöä n. 600 henkeä. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu toimii seitsemässä toimipisteessä Helsingissä, Porvoossa ja Vierumäellä. Jokaisessa toimipisteessä on oma kirjastonsa.
Haaga Instituutin ammattikorkeakoulun ja Helian toimintojen yhdistämisprosessin taustalla olivat Opetusministeriön esitykset Suomen korkeakoulujärjestelmän rakenteellisesta kehittämisestä. Yhdistymisneuvottelut aloitettiin vapaaehtoisuuden pohjalta, millä haluttiin turvata pysyminen yksityisenä ja vahvana ammattikorkeakouluna. Virallinen tiedote yhdistymisneuvottelujen käynnistymisestä annettiin henkilöstölle 28.11.2005. Seuraavan kerran asiasta tiedotettiin maaliskuun 13. päivä 2006, jolloin rehtorit tiedottivat henkilöstölle käynnissä olevien neuvottelujen sisällöstä ja etenemisestä.
HAAGAn ja Helian yhdistyminen varmistui lopullisesti 23.3.2006 rehtoreiden tiedotustilaisuudessa, jossa esiteltiin uuden organisaation nimi, tarkoitus ja visio. Henkilöstölle oli tärkeää kuulla, että molempien ammattikorkeakoulujen työntekijät siirtyvät vanhoina työntekijöinä uuden organisaation palvelukseen ja että kaikki toimipisteet jatkavat toimintaansa. Henkilöstön toimenkuviin ilmoitettiin voivan tulla muutoksia.
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun ylläpitäjäosakeyhtiön perustamissopimus ja toimintojen yhdistämissopimus allekirjoitettiin 28.3.2006. Ammattikorkeakoulun ylläpitäjäksi perustettiin osakeyhtiö HAAGA-HELIA Oy Ab ja toimitusjohtajaksi ja rehtoriksi nimitettiin Helian rehtori Ritva Laakso-Manninen. Toiminnan ilmoitettiin käynnistyvän 1.1.2007, ja toimilupa uudelle ammattikorkeakoululle myönnettiin 8.6.2006.
Kirjastojen toimintojen yhdistäminen
HAAGAn ja Helian kirjastoissa tieto yhdistymisestä otettiin vastaan sekalaisin tuntein. Erityisesti Helian kirjasto oli elänyt viimeiset pari vuotta hyvin hektistä aikaa, johon oli sisältynyt mm. neljä muuttoa ja uusien kirjastotilojen suunnittelua. Mennyt raskas vuosi oli tuoreessa muistissa ja nopea yhdistymisen aikataulu herätti pelkoja. Kuinka saadaan asiat kuntoon noin lyhyessä ajassa? Koska mitään tietoa organisaatiosta ei vielä ollut, kirjastoissa vain odoteltiin, mitä tuleman pitää…
Uuden ammattikorkeakoulun operatiivinen johto nimitettiin kuitenkin melko pian eli 3.5.2006. Kirjastot sijoittuivat organisaatiossa kehitysjohtajan alaisuuteen. Johtajat käynnistivät yhdistymistä koskevat valmistelutyöt omien vastuualueidensa ja yksikköjensä osalta. Kun johto oli nimitetty, kirjastoissa voitiin alkaa valmistella tulevaa fuusiota. Kirjastojen henkilöstön ja kehitysjohtajan yhteistapaaminen järjestettiin jo runsaan viikon kuluttua johdon nimittämisestä. Tässä tapaamisessa perustettiin työryhmät (tekniikka, lainaus, hankinta, luettelointi, pedagogiikka ja viestintä) valmistelemaan kirjastojen yhdistymistä. Työryhmiin pyrittiin saamaan mahdollisimman tasapuolisesti edustus eri toimipisteiden kirjastoista. Nämä työryhmät jatkavat edelleen toimintaansa HAAGA-HELIAn kirjastossa.
Työryhmien lisäksi myös HAAGAn ja Helian kirjastojen tietopalvelupäälliköt kokoontuivat säännöllisesti ja he laativat myös esityksensä kirjaston organisaatiomalliksi. Tietopalvelupäälliköt laativat myös HAAGA-HELIAn kirjaston alustavan toimintasuunnitelman ja budjetin, jotka käsiteltiin yhdessä kehitysjohtajan kanssa.
Työryhmätyöskentely
Kirjaston tekniikkaryhmän tehtäväksi tulivat kaikki Voyager-asiat, kuten kirjastojen tietokantojen yhdistämistä koskevan tarjouspyynnön laatiminen Endeavorille, tietokantaan tehtävät kyselyt, WebVoyagen suunnittelu ja pystytys.
Lainausryhmässä mietittiin yhteisiä toimintamalleja ja -ohjeita, laadittiin käyttösäännöt ja lainauspolitiikat sekä sovittiin maksuista. Myös uudet mapping filet tehtiin tässä ryhmässä.
Luettelointiryhmän tehtäväksi tuli yhteisistä käytännöistä ja toimintamalleista sopiminen, toimintaohjeiden laatiminen sekä bib-tietueiden tarkastaminen ja korjailu.
Hankintaryhmässä työstettiin hankintaan liittyviä yhteisiä käytäntöjä ja toimintamalleja sekä tarjouspyyntöjä.
Viestintäryhmä suunnitteli kirjaston uudet www-sivut sekä tarvittavat esitteet ja lomakkeet.
Pedagogiikkaryhmä, jossa mukana ovat informaatikoiden lisäksi tiedonhankintaa HAAGA-HELIAssa opettavat lehtorit, on kokoontunut muutaman kerran ja pohtinut tiedonhankinnan opetukseen liittyviä kysymyksiä. Tiedonhankinnan opetuksen käytännöt vaihtelevat HAAGA-HELIAssa toimipisteittäin ja saman toimipisteen sisälläkin koulutusohjelmittain. Osassa koulutusohjelmia opetus sisältyy opetussuunnitelmiin ja osassa ei. Tavoitteena on saada opetuksen sisällöt ja käytännöt yhdenmukaistettua lähivuosina.
Tietokantojen yhdistäminen
Tietokantojen yhdistämistä koskeva alustava tarjouspyyntö lähti Endeavorille jo toukokuun lopussa 2006. Tarjouspyynnössä määrittelimme, mitä haluamme Endeavorin tietokannoillemme tekevän ja millä aikataululla. Endeavor reagoi tarjouspyyntöömme nopeasti ja nimesi henkilön hoitamaan asiaamme. Pitkin kesää kävimme kirjeenvaihtoa yhteyshenkilömme kanssa ja tarkensimme tarjouspyyntöämme. Viimeinen tarjouspyyntömme lähti Endeavorille 12.9.2006 ja jo seuraavana päivänä saimme tarjouksen, jonka hyväksyimme.
Perusajatuksena tietokantojen yhdistämisessä oli se, että HAAGAn tietokanta yhdistetään Helian tietokantaan. HAAGAn tietokannasta siirrettiin 31 493 bib-tietuetta, joista 7621 yhdistettiin jo tietokannassa oleviin tietueisiin. Bib-tietueiden lisäksi siirrettiin myös sijainti- ja nidetiedot.
HAAGAsta siirrettiin asiakastiedot, lainatapahtumat ja maksut, mutta ei varauksia. HAAGAn hankinnan puolelta aioimme siirtää avoimet ostotilaukset, mutta pidimme sitä liian kalliina ja luovuimme ajatuksesta lopullisessa tarjouspyynnössämme. Yhdistymisessä halusimme muuttaa myös asiakasryhmiä, sekä asiakkaiden että niteiden tilastointiryhmiä, nidetyyppejä ja sijaintipaikkojen nimiä. Näitä muutoksia varten jouduimme tekemään uudet mapping filet.
Tietopalveluassistentti Sointu Silo ja informaatikko Susanna
Kinnari tutkivat testiajon tulosta.
Testiajo tehtiin 13.11.2006, jolloin Endeavor otti kopiot Helian ja HAAGAn tietokannoista ja siirsi kopiot harjoitustietokantoihin. Tämän jälkeen HAAGAn tietokanta siirrettiin Helian harjoitustietokantaan. Saimme 10 päivää aikaa arvioida testiajon tulosta, missä käytimme apuna tietokantaan tehtäviä kyselyitä. Kaiken kaikkiaan testi meni hyvin muutamaa ongelmaa lukuun ottamatta: asiakkaiden tuplakontrolli ei toiminut, minkä seurauksena tietokannassa oli 190 tupla-asiakasta. Lisäksi meille paljastui, että tietokannassa oli päällekkäisiä viivakoodeja 12 000 kpl. Näitä viivakoodeja ryhdyttiin heti siivoamaan ja työ on nyt pääasiassa saatu valmiiksi.
Tietopalveluassistentti Pia Päivänsalo siivoamassa viivakoodeja
Varsinainen tuotantoajo oli 2.1.2007, mistä johtuen tietokannat eivät olleet asiakkaiden käytössä 2.-7.1.07. Tuotantoajon tarkasteluun saimme aikaa viisi työpäivää. Tuotantoajo meni kaiken kaikkiaan hienosti ilman suurempia ongelmia. Sekä nide- että asiakastietoihin syntyi yhdistämisessä haamutietueita, jotka Endeavor poisti. Clienttien puolella sijaintipaikkarajaukset eivät toimineet, kuten eivät myöskään kokoelmarajaukset Webvoyagen puolella. Nämäkin korjaukset Endeavor hoiti nopeasti. Tuotantoajossa siirtyivät HAAGAn lainaus- ja luettelointipolitiikat HAAGA-HELIAn tietokantaan, kuten myös käyttäjäprofiilit. Sysadminin puolella jouduttiin kuitenkin tekemään joitakin muutoksia politiikkoihin ja korjaamaan mm. nimi- ja osoitetietoja. HAAGAn varaukset ja avoimet ostotilaukset syötettiin käsin tietokantaan. Tuotantoajo voitiin hyvillä mielin hyväksyä 9.1.07. Kirjaston uusi Haltia-tietokanta oli asiakkaiden käytössä 8.1.07 alkaen. Kirjastot avattiin 15.1.07.
Organisaatio
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun koko organisaatio vahvistettiin 6.10.2006. Kirjastot sijoittuvat organisaatiossa Pedagoginen kehittäminen ja koulutuspalvelut -yksikköön, johon kuuluvat myös opiskelija- ja hakijapalvelut, koulutuksen tietohallintopalvelut, kansainväliset palvelut, markkinointipalvelut, alumni- ja ura ja rekrytointipalvelut, laatutyö sekä avoin ammattikorkeakoulu.
HAAGA-HELIAn Pedagoginen kehittäminen ja koulutuspalvelut -yksikkö
Kirjastolla on esimies, joka vastaa kaikista seitsemästä toimipistekirjastosta.
Toimipisteissä ovat informaatikot, joille kuuluu toimipisteen kirjaston työnjohto. Kirjastoissa työskentelee 20 henkilöä. Sekä HAAGAn että Helian kirjastoissa oli työntekijöillä erilaisia tehtävänimikkeitä. Ennen yhdistymistä päätimme yhteisesti, että meillä ovat käytössä vain seuraavat tehtävänimikkeet: tietopalvelupäällikkö, informaatikko, tietopalveluassistentti ja kirjastonhoitaja. Kun organisaatio oli vahvistettu, käytiin toimenkuvakeskustelut jokaisen kirjaston työntekijän kanssa. Tietopalvelupäällikön ja informaatikoiden toimenkuviin tuli jonkin verran muutoksia, tietopalveluassistenttien toimenkuvat säilyivät lähes ennallaan.
Haaga Instituutin ammattikorkeakoulu toimi kahdessa toimipisteessään samoissa tiloissa toisen asteen oppilaitosten kanssa, ja osa kirjaston henkilöstöstä oli toisen asteen palveluksessa. Toisen asteen palveluksessa olleet saivat valita, siirtyvätkö fuusiossa HAAGA-HELIAn palvelukseen vai jäävätkö vanhan työnantajan palvelukseen. Osa henkilöstöstä siirtyi, osa jäi toisen asteen palvelukseen (2 henkilöä). Näiden henkilöiden kohdalla oli kysymyksessä eläkkeelle siirtyminen ja määräaikainen työsuhde. Nyt nämä molemmat toimet ovat siirtyneet HAAGA-HELIAlle l. kirjastossa työskentelee vain ammattikorkeakoulun palveluksessa oleva henkilöstö.
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun kirjasto palvelee toisen asteen oppilaitoksia useassa eri toimipisteessä. HAAGA-HELIA onkin tehnyt palvelusopimuksen kunkin toisen asteen oppilaitoksen kanssa kirjasto- ja tietopalveluiden hoitamisesta.
Mitä muuta tehtiin
Syksyn 2006 aikana neuvoteltiin myös uudet tietokantasopimukset, joka oli varsin iso urakka. Omat lisenssisopimukset neuvoteltiin itse, mutta FinELib hoiti neuvottelut kustantajien kanssa heidän aineistojensa osalta. Myös toisen asteen oppilaitosten käytössä olleiden aineistojen osalta käytiin uudet sopimusneuvottelut. HAAGAssa toisen asteen oppilaitokset olivat olleet samassa verkossa ammattikorkeakoulun kanssa ja fuusiossa verkot eriytettiin. Näin ollen toisen asteen oppilaitokset eivät enää voineet käyttää ammattikorkeakoulun verkossa toimineita tietokantoja.
Iso työ, joka myös ajoittui syksyyn 2006, oli lehtihankintojen kilpailuttaminen sekä uuden ammattikorkeakoulun nimen ja yhteystietojen muutosilmoitusten tekeminen aineiston välittäjille.
Sekä HAAGA että Helia olivat ehtineet pystyttää omat julkaisurekisterinsä tietokantojensa yhteyteen. Fuusion myötä jouduimme muokkaamaan julkaisurekisterin uudelle organisaatiolle sopivaksi. Kumpikin ammattikorkeakoulu oli pystyttänyt myös Nelli-portaalejaan, joita ei ollut ehditty ottaa käyttöön. Tieto fuusiosta sai meidät hetkeksi unohtamaan Nellit, mutta nyt olemme pikku hiljaa laittaneet Nelliämme kuntoon ja tarkoituksenamme olisi ottaa Nelli käyttöön vuoden 2008 alussa.
Kuinka kaikki sujui
Toiminta HAAGA-HELIAn kirjastossa http://www.haaga-helia.fi/fi/kirjasto on lähtenyt käyntiin hyvin. Kirjastossa on noin 113 000 niteen kokoelma, lehtivuosikertoja on n. 800. Kirjaston käytössä on 56 maksullista tietokantaa ja aktiiviasiakkaita on lähes 20 000. Toimipisteiden välillä toimii sisäinen posti l. kaikkien kirjastojen kokoelmat ovat helposti asiakkaiden käytettävissä. Kirjaston prosessit on kuvattu HAAGA-HELIAn laatusivulle, ja HAAGA-HELIAn sisäisten palveluiden (mukaan lukien kirjasto) itsearviointi toteutetaan 2008. Sisäisten palveluiden itsearviointi on jatkumoa HAAGA-HELIAn koulutustarjonnan itsearvioinnille, joka on toteutettu tänä vuonna.
Toki ongelmiakin on ollut, mutta ei sellaisia, joita ei olisi pystytty ratkaisemaan. Toimintamalleja ja -ohjeita päivitetään / muutetaan sitä mukaa, kun on tarvetta. Hyväksi kuvitellut mallit eivät välttämättä olekaan toimineet, kuten oli ajateltu. Yhtenä esimerkkinä voidaan mainita aineiston tilaukset toimipisteestä toiseen, jossa sovellamme tällä hetkellä eri toimintamallia kuin alun perin aioimme.
Kaiken kaikkiaan yhdistyminen sujui paremmin kuin etukäteen ajattelimme. Hurjasta vauhdista huolimatta pysyimme aikataulussa. Työmäärä oli valtava ja kaikki piti hoitaa muun työn ohessa. Vaikka henkilökunnan jaksamiseen ja henkiseen hyvinvointiin ei juurikaan ehditty kiinnittää huomiota tämän prosessin aikana, selvisimme hyvin. Joskus tunteet olivat pinnassa, mutta ilman sairaslomia selvisimme. Lisäksi vastaan tuli asioita, joihin emme itse pystyneet vaikuttamaan ja jotka kuitenkin vaikuttivat arjen sujumiseen. Esimerkkinä voisimme mainita verkko-ongelmat.
Oli hyvä, että tämän yhdistymisprosessin aikana jouduimme arvioimaan vallitsevia käytäntöjämme ja miettimään uusia parempia toimintamalleja. Yhteistyömme oli sujuvaa ja henkilöstö sitoutui vahvasti fuusion toteuttamiseen aikataulussa. Työyhteisömme laajeni ja olemme oppineet paljon toisiltamme ja toisistamme tämän muutosprosessin aikana. HAAGA-HELIAn kirjasto ei olisi noussut pystyyn näin jouhevasti ilman asiantuntevaa, osaavaa ja ahkeraa henkilökuntaa. Kaikkien työpanos oli yhtä tärkeä.
Lähde: HAAGA-HELIA ilmoitusliite (Kauppalehti 30.3.2007)
Eeva Klinga-Hyöty, tietopalvelupäällikkö
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu