Tunnisteita etälukeva RFID-tekniikka otettiin Hyvinkään Laurea-kirjastossa käyttöön uusiin tiloihin muuton yhteydessä syksyllä 2005. Ensisijainen tavoite oli saada hävikinestojärjestelmä uuteen kirjastoon. Saaduissa tarjouksissa oli vaihtoehtona myös RFID:hen perustuva systeemi. Vuonna 2004 RFID oli verraten tuntematon asia kirjastomaailmassa. Uusi teknologia lupasi kuitenkin aineiston suojauksen lisäksi kiinnostavia mahdollisuuksia, joten valitsimme tämän järjestelmän kirjastoomme.
Nyt keväällä 2007 olemme Laurea-kirjastossa RFID:n ja viivakoodien sekakäyttäjiä. Hyvinkään Laurea-kirjastossa kaikki kirja-aineisto on RFID-tarroitettu eli lainaus toimii lähes yksinomaan RFID-lainauksena. Ainoa huomattava poikkeus ovat lehdet, joissa säästösyistä on käytetty viivakooditarroja. Myös kirjastokortit ovat perinteisiä viivakoodillisia.
Hyvinkään Laurea-kirjasto on ainoa Laurean kahdeksasta kirjastosta, jossa on käytössä RFID. Tämän vuoksi RFID-tarramme ovat viivakoodillisia. Muut Laurea-kirjastot käyttävät viivakoodia lainatessaan Hyvinkään aineistoa.
Mikä on RFID?
RFID (= Radio Frequency Identification) tarkoittaa radiotaajuuksilla toimivaa etätunnistetekniikkaa. RFID-tekniikkaa on alettu hyödyntää erityisesti logistiikan sovelluksissa niin kaupassa kuin teollisuudessa.
RFID-tunnisteet ovat pieniä radioantennilla varustettuja mikropiirejä eli RFID-tunniste sisältää mikrosirun ja antennin.
RFID-tarrassa RFID-tunniste on sijoitettu tarran liimapuolelle. Tarran etupuolelle voidaan laittaa tekstiä, logo, viivakoodi tai muuta tarvittavaa tietoa.
Miten se toimii kirjastossa?
Tarrassa olevan RFID-tunnisteen tiedot välittyvät antennin avulla lukijaan, kun asiakas lainaa tai palauttaa aineistoa.
Lukija konvertoi RFID-tunnisteen tiedot kirjastojärjestelmän ymmärtämään muotoon ja välittää ne kirjastojärjestelmään.
RFID:n käyttöönottoprosessi Hyvinkään Laurea-kirjastossa
Päätös RFID-teknologiaan siirtymisestä tehtiin joulukuussa 2004. Pienessä kirjastossa aineiston tarroittaminen ja konvertointi sujuivat nopeasti. RFID-lainaus aloitettiin syyskuussa 2005. RFID:n käyttöön ottaminen eteni seuraavasti:
- tammikuussa 2005 valittiin Hyvinkään Laurea-kirjastoon RFID:hen perustuva hävikinestojärjestelmä
- RFID:hen siirtymistä varten tarvittavat laitteet ja muut tarvikkeet tilattiin keväällä 2005
- Laurean käyttöön tulevat RFID-tarrat suunniteltiin ja tilattiin keväällä 2005
- paikalla olevan aineiston tarroittaminen RFID-tarroilla ja tietojen konvertointi tehtiin kesällä 2005
- RFID-lainaus aloitettiin syyskuussa 2005
- lainausautomaatti otettiin käyttöön tammikuussa 2006
RFID-paketti eli kaikki tarvittava tilattiin Mikro-Väylä Oy:ltä. Tuotteet ovat yhdysvaltalaisen 3M:n valmistamia.
Uuden järjestelmän käyttöönotto alkoi alkeiskysymyksillä järjestelmän toimittajalle. RFID-tarroissa olevan RFID-tunnisteen tietosisällön suunnittelussa tukeuduimme Mikro-Väylän ehdotukseen. Olimme liikkeellä niin aikaisin, että KATVE:n (= Kansalliskirjaston tietopalvelualan verkkostandardityöryhmä) alaista RFID-työryhmää ei vielä ollut olemassa. Työryhmän suositus valmistui joulukuussa 2005 ja on luettavissa Kansalliskirjaston verkkosivuilla http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/standardointi/RFID.htm.
Nykyään Kansalliskirjasto hallinnoi suomalaisten kirjastojen RFID-tunnisteita ja KATVE-työryhmä koordinoi kirjastoalan RFID:n kehittämistä Suomessa. Myös kirjastojen RFID-tietomallin kansainvälinen standardointihanke on käynnissä. Suomen edustajana työryhmässä toimii Juha Hakala.
Vanhan aineiston tarroittaminen ja tietojen konvertointi
Aineiston varustaminen RFID-tarroilla ja tietojen siirto viivakoodista RFID-tunnisteeseen eli konvertointi tehtiin kesällä 2005. Tuolloin tarroitettiin kaikki paikalla oleva kirja-aineisto, noin 11 500 nidettä. Av-materiaalia kirjastossamme on erittäin vähän, muutamia kymmeniä kappaleita, ja tämä aineisto jätettiin tarroittamatta. Samoin lehdet, joita Laurea-kirjastossa ei tuossa vaiheessa lainattu, jätettiin tarroittamatta. Syksyllä 2005 palautuvat teokset käytiin systemaattisesti läpi ja tarroitettiin. Kaikki lainattava aineisto oli käsitelty vuoden 2005 loppuun mennessä.
Aineiston tarroitus ja tietojen konvertointi sujui sinällään nopeasti, kunhan malttoi keskittyä olennaiseen. Jos samalla yritti katsoa, onko teos oikeassa luokassa tai pitäisikö teos vanhentuneena tai huonokuntoisuuden vuoksi poistaa, homma hidastui huomattavasti. Yritimme jonkin verran karsia vanhentunutta aineistoa ennen kuin se päätyi tarroittajan pöydälle, mutta itse tarroitus ja konvertointi hoidettiin sitten rivakkana talkootyönä ja vain tähän asiaan keskittyen.
Vanhan aineiston konvertointia varten saimme Mikro-Väylältä lainaan konvertointilaitteet. Työhön tarvittiin työasema, jossa on konvertointiohjelma ja lisäksi tarvittiin RFID-lukija, viivakoodinlukija sekä RFID-tarrat. Konvertointiohjelma on Voyagerista erillään toimiva sovellus, jonka avulla RFID-tarran ja teoksessa olevan viivakoodin tieto yhdistetään.
Käyttämämme RFID-tarrat hankitaan 1 000 kappaleen rullina. Tarrat ovat 57 mm leveitä ja 48 mm korkeita. Vanhaan, viivakooditarralliseen aineistoon lisättiin takakannen sisäpuolelle RFID-tarra, jossa on vain Laurean nimi ja logo. Uuden aineiston tarrat sisältävät Laurean nimen ja logon lisäksi viivakoodin ja nidenumeron. Viivakoodia käyttävät muut Laurea-kirjaston toimipisteet lainatessaan Hyvinkään aineistoa.
RFID-tarrojemme sisältämään RFID-tunnisteeseen on tallennettu muun muassa nidenumero ja hälytystieto.
RFID:n käyttö ja toimivuus
Hyvinkäälle hankittiin aluksi RFID:n käyttöön tarvittava peruspaketti: RFID-tarrat, hälytysportit ja virkailijatyöasema, johon kuului RFID-lukija ja konvertointiohjelma sekä lainausohjelma. Myöhemmin käyttöön otettiin myös lainausautomaatti.
Lainaustiskillä meillä on RFID-lukijan lisäksi viivakoodinlukija, koska kirjastokortit ovat viivakoodillisia. Viivakoodinlukijaa tarvitaan myös lehtilainoissamme sekä muiden Laurea-kirjastojen aineiston lainauksessa. Myös lainausautomaatilla on voinut lainata sekä RFID- että viivakoodilainoja, mutta alamme kokeilla lainausautomaatin käyttöä vain RFID-lainaukseen.
Virkailijalainauksessa RFID-lainaus on ainakin toistaiseksi Voyagerin lainausmoduulista erillinen sovellus; voisi puhua ensimmäisen sukupolven RFID-tuotteesta.
Jo varhain markkinoitua mahdollisuutta lainata kirjapinoja on odotettu innokkaasti ja tämän artikkelin kirjoituspäivänä odotus palkittiin: saimme lainausautomaattiimme Mikro-Väylän kehittämän uuden ohjelmaversion, jonka avulla pinot lainautuvat tyylikkäästi ja nopeasti.
RFID:n selkeä etu on ergonomisempi lainaus ja palautus kuin viivakoodia käytettäessä. Lainaus ja palautus on myös helpompaa ja nopeampaa kuin ilman RFID:tä. RFID:n lisäarvopalveluja emme vielä ole kovin paljon päässeet hyödyntämään tai ehtineet hyödyntää. RFID:n avulla tehtävää inventointia emme vielä ole kokeilleet.
RFID:n varhaisesta käyttöönotosta on seurannut jonkin verran pioneerin ongelmia: kaikki ei aina toimi niin kuin pitäisi. Välillä on vaadittu enemmän testausta ja selvittelyä kuin välttämättä olisi kaivannut. Kun olemme pioneereja myös Laurea-tasolla, muiden kirjastojen henkilökunta ei pysty kylmiltään tulemaan sijaiseksi meille. RFID-toiminnot vaativat perehdytyksen eli viivakoodiin perustuvaa lainausta käyttänyt kirjastovirkailija ei pysty ilman opastusta käyttämään RFID-lainausta.
Lainaustiskillä on myös vaadittu muutoksia toimintatapaan. Kun etälukija saattaa napata jonkin teoksen tiedon jo kauempaa, on esimerkiksi varottava jättämästä asiakkaan tietoja lainaustilaan. Muuten hänelle saattavat lainautua toisen asiakkaan pöydälle palauttamat teokset.
Miltä nyt tuntuu?
Laurean slogan on "Uuden edellä". Meistä Laurea-kirjastossa tuntuu, että tässä asiassa astelimme vähintään uuden kanssa yhtä aikaa, jollemme suorastaan viipottaneet edellä.
Muuten tuntojamme voi tulkita Sinikka Nopolan hämäläistrilogian nimien avulla. "Kyä tässä jotain häikkää o" on päästy toteamaan jokusen kerran. Ja sitten asiaa on setvitty joko omin päin - vaihtelevalla tuloksella - tai Laurea-kirjaston atk-tuen ja Mikro-Väylän kanssa yhdessä.
Jos RFID:n valinta sattuisi kaduttamaan, niin "Se on myähästä ny".
Lopuksi voi kuitenkin todeta: "Ei tehrä tästä ny numeroo", mutta kyllä me olemme valintaamme oikein tyytyväisiä. Käyttökokemuksia saa kysyä ja kylään sopii tulla, yhteystiedot ovat ohessa.
Riitta Ikonen
riitta.ikonen@laurea.fi
Laurea-kirjasto Hyvinkää
Uudenmaankatu 22
05800 HYVINKÄÄ
Kirjoittaja oli amk-kirjastojen edustajana KATVE-ryhmän alaisessa RFID-työryhmässä, jonka suositus "RFID Data Model for Finnish Libraries" valmistui joulukuussa 2005.