|
TAMKin kirjasto päätti vuoden 2004 lopussa hankkia elektronisten tutkintotöiden tallennusohjelmaksi Endeavorin ENCompass–ohjelmiston. Käytössämme oli aluksi testikanta. Hanke sai vauhtia huhtikuussa 2005, kun Endeavor antoi kirjastoille etäkoulutusta verkon kautta. Hahmottelimme tallennusprosessin, ja luettelointi aloitettiin varsinaiseen tutkintotyökantaan. Tavoitteena oli saada elektroniset opinnäytteet julkaistua ENCompassin kautta seuraavaan syksyyn mennessä.
Helsingin yliopiston kirjasto laati elektronisille opinnäytteille luetteloinnin tueksi kansallisen metadataformaatin. Formaatin pohjana toimii Qualified Dublin Core. Luettelointi on koettu kirjastossamme yksinkertaiseksi ja selväpiirteiseksi. Itse ohjelmakin on helppokäyttöinen. Systeemin hallinta ja Doria-portaali, jossa kirjastojen kokoelmat sijaitsevat, ovat HYK:n hallinnassa. Tämä on selventänyt työskentelyä kovasti. Kirjastolla on käytännössä harteillaan vain luettelointi ja hakusivujensa muokkaus kuvin ja tekstein. TAMKin kirjasto valitsi myös vaihtoehdon, jossa kaikki tiedostot sijaitsevat HYKin palvelimella CSC:n hoivissa. Näin karsimme pois myös palvelimen hallinnoinnin. Tutkintotöiden tiedostot lähetetään luetteloinnin yhteydessä ohjelman kautta HYK:n palvelimelle.
Tutkintotöiden tallennusprosessi käynnistyy, kun opiskelija lähettää elektronisen tutkintotyönsä mahdollisine liitteineen PDF-muodossa e-lomakkeen kautta TAMKin kirjastoon. E-lomake on samalla tulostettava julkaisulupa, jonka opiskelija toimittaa allekirjoitettuna kirjastoon. Vasta kun allekirjoitettu julkaisulupa on saapunut kirjastoon, työ julkaistaan.
Aineiston haku tapahtuu Doriassa sanahaulla, tarkennetulla haulla tai selailemalla. Selailunäkymää muodostettaessa pyrittiin saamaan kokoelma mahdollisimman havainnolliseksi, mutta samalla jaottelun tulisi kestää vuosien saatossa tarkoituksenmukaisena. Koulutusohjelmien nimiin voi esimerkiksi tulla muutoksia vuosien kuluessa. Aivan täysin ongelmatonta ratkaisua ei tähän rakenteeseen ole mahdollista saada.
Tutkintotyön luovuttaminen kirjastoon elektronisena ja työn julkaisu avoimessa verkossa on herättänyt opiskelijoiden ja opettajien keskuudessa ristiriitaisia tunteita. TAMK suosittaa työn julkaisua elektronisessa muodossa. Näin olemme kirjastossa ottaneet sen kannan, että ensisijaisesti opiskelija luovuttaa työnsä elektronisena. Opiskelijalla on kuitenkin mahdollisuus kieltää verkkojulkaisu. Silloin hän toimittaa työnsä kirjastoon paperimuodossa.
Kirjasto auttaa parhaansa mukaan tiedostojen muunnossa PDF-muotoon. Opiskelijat ovatkin kysyneet eniten juuri PDF-muunnoksista.
Ensi vuonna on tarkoitus siirtää TAMKin kirjaston ääni- ja kuvakirjasto Diiva myös ENCompassiin. Diivalle on perustettu testikanta, jossa testataan mm. kuvien järjestämistä aiheen mukaiseen kansiorakenteeseen. Diiva olisi tarkoitus julkaista ENCompassissa syksyllä 2006. TAMKin kirjasto suunnittelee myös opinahjonsa julkaisusarjan julkaisemista ENCompassin kautta. Työtä siis riittää.
Kirjoittaja: Kaisa Toikka, projektipäällikkö / TAMK kirjasto
|