|
Informaatikko Hanna Saario kirjoittaa, minkälaisia ajatuksia järjestelmätoimittaja Endeavorin kaksipäiväinen Turun koulutus herätti tulevassa Voyager-järjestelmän käyttäjässä. Myös Katri Vänttinen kirjoittaa projektipäällikön painavaa asiaa omassa kirjoituksessaan.
Runsaasti ammattikorkeakoulukirjastojen väkeä, yhteensä 60 projektipäällikköä ja kirjastonjohtajaa, kokoontui tammikuussa Turkuun kaksipäiväiseen koulutukseen, jonka aiheena oli Voyageriin siirtymisen projektisuunnittelu. Koulutuksen vetivät Endeavorista projektin johtaja Karen Gegner ja Ray Delahunty, joka tulee toimimaan projektimme vastuuhenkilönä järjestelmäntoimittajan puolella. Päivien ohjelman pääsisältö oli esitellä järjestelmänvaihto yleisellä tasolla ja toimittajan näkökulmasta.
Järjestelmän vaihtoon valmistautuessa meidän tulee varmistaa, että tekniikka, data ja henkilöstö ovat oikealla tasolla. Ihmiset tekevät siirtymiseen liittyvän työn, joten Endeavor korostaa tarjoamansa koulutuksen merkitystä. Ensimmäisen päivän anti Turussa oli siis varsin markkinointipainotteinen ja ohjelmistotoimittajan kannalta projektia kuvaileva. Suomen amk-kirjastot ovat kuitenkin jo tilanneet runsaasti koulutusta. Toisena päivänä päästiin itse asiaan ja huomattiin, että meillä oli kysymyksiä enemmän kuin Endeavorilla tyhjentäviä vastauksia. Luennoitsijat sanoivat tarvitsevansa kustakin kirjastosta tarkemmat tiedot (data, toimintokuvaukset, organisointi yms.), ennen kuin voivat esittää parasta mahdollista ratkaisua, käytännössä perehdyttämiskoulutuksen jälkeen. Tämä Orientation Training on 3 päiväinen koulutus noin 4 kuukautta ennen järjestelmän vaihtoa. Siinä mennään Voyageriin siirtymisen konkretiaan, käydään läpi ja opastetaan kaikki välttämättömät valmistelevat toimenpiteet. Nyt helmikuussa ensimmäisen aallon kirjastot ovat jo saaneet koulutuksensa, toivottavasti saamme siitäkin arvion. Lisäksi järjestetään vielä syvällisempää koulutusta järjestelmän kokonaisuudesta kirjastojen vastuuhenkilöille (Functional Training) sekä eri toimintojen ominaisuuksiin ja käyttöön, esim. kausijulkaisujen saapumisvalvontaan tarkasti paneutuvaa käyttäjäkoulutusta (Modular Training). Järjestelmänvaihdon jälkeenkin on varattu koulutusta myöhemmin käytettäväksi esim. lisäominaisuuksiin tai ohjelman uusiin versioihin paneutumista varten. Järjestelmäasiantuntija tulee konsortion puolesta, mutta joka kirjastossa on silti tarpeen olla omakin systeemivastaava, joille tarjotaan myöhemmin UNIX-koulutusta.
Se homma sujuu sitten muutamassa kuukaudessa
Koska monet ammattikorkeakoulukirjastot toimivat melko pienellä ja ylityöllistetyllä henkilöstöllä, kyselimme ohjeita, millaista valmistelevaa työtä voisi tehdä jo ennen perehdyttämisvaihetta. Kovin vaikea oli kurssin vetäjiltä saada neuvoja, he kun katsoivat, että koulutuksen jälkeen tiedämme, mitä tehdä, ja se homma sujuu sitten muutamassa kuukaudessa. Pääasia on vain suunnitella projektin kulku ja päättää vastuuhenkilöt. Myöhemmin siirtyvät voivat kuitenkin ennalta miettiä, millaisia sijaintipaikkoja, aineistolajeja ja asiakasryhmiä haluavat tulevaisuudessa käyttää. Tällaiset kysymyksethän eivät ole yksinomaan teknisiä, vaan niihin liittyviä päätöksiä ja vaikutuksia voi pohtia teknisistä yksityiskohdista riippumatta. Millaisia sijaintipaikkoja haluamme jatkossa, yhdistäisimmekö konversiossa tusinan paikkaa yhdeksi ja miten prosessimme sitten toimisi, jne. jne.?
Vilkasta keskustelua Turussa herätti esimerkiksi policy group -ilmiö, 'sääntöryhmä', joka Karen Gegnerin mukaan on tärkeä ja syytä olla jokaisella kirjastoyksiköllä omansa, mutta Turkuamk kertoi pärjäävänsä yhdellä. Voyageriin siirryttäessä voimme valita, mitä kaikkea haluamme siirtää ohjelmallisesti ja mitä haluamme tehdä käsin tai jättää siirtämättä. Ainakin bibliografiset tiedot ja niteet siirretään, mutta selvyyttä ei saatu, onko suositeltavaa muuttaa niteet ensin valtakunnalliseen numerointiin. Pakollista se ei järjestelmän kannalta ole ja nidenumeroita voi uusia myöhemmin tarpeen mukaan esim. lähteviin kaukolainoihin. Harkinnanvaraisia siirtoja konversiossa ovat vendors, 'toimittajat', auktoriteettitietueet, avoimet tilaukset, sarjatietueet, asiakastiedot, saapumisvalvonnan mallit, maksut, lainaus- ja varaustiedot. Kannattaa punnita, jos jotkut tiedot ovat valmiiksi sotkuiset tai vaikea saada ulos oikeassa muodossa, olisiko parempi syöttää ne jälkikäteen käsin. Riskisiirroksi Gegner mainitsi avoimet tilaukset.
Erilaiset parametrien määritykset vaikuttavat moniin Voyagerin toimintoihin, malliksi konversioon liittyviä taulukoita on tarjolla Voyager-keskustelualueella jo runsaasti ainakin luetteloinnista (http://point.tokem.fi/~Voyager). Tätä WebBoardia seuraamaan ehtineet ovatkin huomanneet, miten pitkälle ensimmäisen aallon kirjastot ovat päässeet testauksessa ja Linnea2 konsortion kokemusta on myös käytetty hyväksi . Myöhemmin siirtyvät tulevat oletettavasti pääsemään vähemmällä, kun konsortiossa voimme hyödyntää aiemmin tehtyä työtä. Tunnen kiitollisuutta jo etukäteen. Endeavorin toivomus myös oli, että ruohonjuuritason kysymyksemme ohjautuisivat perustettuihin toimintokohtaisiin työryhmiin, joiden kautta pidetään yhteyttä Ray Delahuntyyn.
Voyageriin siirtyminen tapahtuu aikavälillä kevät 2002 - joulukuu 2003 viidessä aallossa:
1. aalto: Hämeenlinnan, Jyväskylän, Kymenlaakson, Satakunnan ja Tampereen ammattikorkeakoulujen kirjastot.
2. aalto: Etelä-Karjala, Helia, Pohjois-Karjala, Pohjois-Savo, Stadia ja Turku (osa).
3. aalto: Diakonia, Kajaani, Oulu, Rovaniemi, Svenska ja Vaasa.
4. aalto: Arcada, Evtek, Keski-Pohjanmaa, Lahti, Laurea, Mikkeli (osa), Pirkanmaa, Seinäjoki, Kemi-Tornio.
5. aalto: Haaga ja Humanistisen ammattikorkeakoulun kirjasto.
Keskustelussa Turussa nousi esiin, että viimeiset aallot yhdistettäisiin, jolloin koko projekti valmistuisi reilussa vuodessa. Turussa päätettiin myös luoda koko systeemin hallinnon rakenne, joka alkaa ilmeisesti pääpiirteissään olla jo hahmottunut sekä selvittää konsortiosta saatavat yhteiset palvelut, erityisesti tekniset asiat.
Hanna Saario, informaatikko, Diakonia-ammattikorkeakoulu, Turun yksikkö, hanna.saario@mail.diak.fi
|