|
Ammattikorkeakoulujen Voyager-yhteistyöprojekti on joulukuisen sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen edennyt kohti uuden kirjastojärjestelmän käyttöönottovaihetta. Ensimmäisten yhteiseen projektiin osallistuvien kirjastojen tavoitteena on olla Voyager-käyttäjiä elokuussa 2002, ja viimeisten joulukuussa 2003.
Koulutusta, koulutusta
Valmistautuminen uuden järjestelmän käyttöönottoon käynnistyi tiiviillä koulutusputkella. Tammikuussa 2002 järjestettiin kolme itsenäistä mutta toisiaan sivuavaa koulutuspäivää, joiden aiheina oli luettelointisäänöt ja Marc-formaatti, erityisesti Marc21(Fin). Osallistujia näissä Helsingin yliopiston kirjaston asiantuntijoiden vetämissä yksipäiväisissä tapahtumissa oli yhteensä yli 200, ja saadun palautteen perusteella koulutuspäiviä pidettiin onnistuneina. Koulutukset toteutettiin Tampereella ja Helsingissä.
Kotimaisin voimin toteutettujen koulutusten lisäksi myös järjestelmätoimittaja Endeavor ehti tammikuussa järjestämään kaikille ammattikorkeakouluille yhteisen projektisuunnittelutilaisuuden. Turussa järjestetyn kaksipäiväisen tilaisuuden 60 osallistujaa sai isohkon annoksen yleistietoa Voyager-ohjelmistosta ja käyttöönottoprojektin vaiheista. Päivien aikana sovittiin aikatauluja myös muille Endeavorin järjestämille koulutustilaisuuksille, joista ensimmäisenä järjestetään johdantokoulutus (Orientation) ensimmäisen käyttöönottoaallon kirjastojen avainhenkilöille. Hämeen, Jyväskylän, Kymenlaakson, Satakunnan ja Tampereen ammattikorkeakoulujen edustajat kokoontuvat maaliskuun alussa Tampereelle kolmipäiväiseen koulutustilaisuuteen, jonka vetäjinä ovat Endeavorin kouluttajat. Tilaisuudessa saadaan tarkempaa tietoa käyttöönottoprojektin vaiheista ja Voyager-ohjelmiston käsitteistä ja määrittelyistä, annetaan Endeavorille mahdollisuus tutustua nykyisten kirjastojärjestelmien tuottamaan dataan ja sovitaan käyttöönottovaiheen kirjastokohtaisista aikatauluista.
Johdantokoulutuksen jälkeen ensimmäisen aallon kirjastot voivat ryhtyä käytännössä perehtymään Voyagerin toimintoihin ja sovittamaan toimintaansa uuden järjestelmän puitteisiin. Kirjastoille on jo perustettu testitietokannat Endeavorin palvelimelle Chicagoon, mutta heti ammattikorkeakoulujen yhteisen palvelimen hankinnan jälkeen harjoitteluympäristö siirretään Suomessa sijaitsevalle omalle palvelimelle.
Huhtikuusta alkaen järjestetään ohjelmiston toimintoihin perehdyttäviä nelipäiväisiä koulutustapahtumia (Functional training), joiden tavoitteena on antaa osallistujille mahdollisuus harjoitella ohjelmiston käyttöä PC-työasemien ääressä. Kouluttajana toimii ammattikorkeakoulukirjastoympyröistä Endeavorin kouluttajaksi syksyllä 2000 siirtynyt Iiris Karppinen, joka tietysti vetää koulutukset suomeksi. Hän on toiminut kouluttajana myös yliopistojen Linnea2-kirjastojen vastaavissa koulutuksissa. Toimintokohtaisia koulutusjaksoja on suunniteltu järjestettäväksi projektin kuluessa yhteensä 18, joihin kuhunkin osallistuu 12 henkilöä. Näin yli 200 amk-kirjastojen henkilöstöön kuuluvaa saa ohjelmiston käyttökoulutusta suoraan järjestelmätoimittajalta. Kuten aiemminkin on todettu, koulutus pyritään ajoittamaan siten, että se ei ole liian aikaisin ennen järjestelmän käyttöönottoa omassa kirjastossa. Toimintokohtaisten koulutusten aikatauluja laaditaan parhaillaan ja niistä tiedotetaan projektin kotisivulla ja yhteisessä web-työskentely-ympäristössä.
Kotimaassa toteutettavan koulutuksen lisäksi kirjastoilla on mahdollisuus osallistua Voyager-käyttäjäryhmien kokouksiin (Voyager User Group Meeting, VUGM), joiden yhteydessä järjestetään ohjelmiston eri toimintojen koulutusta. Suurin Voyager-käyttäjien yhteinen kokous pidetään Endeavorin kotipaikkakunnalla Chicagossa keväisin, ja lisäksi vuosittain järjestetään myös Euroopan Voyager-käyttäjien kokous, EVUGM. Tänä vuonna EVUGM järjestetään kesäkuun viimeisellä viikolla Cardiffissa, Walesissa. Voyager-yhteistyöprojektissa selvitetään mahdollisuutta järjestää ammattikorkeakoulukirjastojen yhteinen opintomatka Walesin kokoukseen.
Hankintoja ja sopimuksia
Koulutuksen rinnalla valmistellaan palvelimen hankintaa SunSystems Oy:ltä sekä palvelimen käyttöpalvelujen järjestämistä. Käyttöpalvelusopimuksesta neuvotellaan tätä kirjoitettaessa CSC Oy:n kanssa. Projektin puitteissa valmistellaan myös yhteisten järjestelmäasiantuntijapalvelujen järjestämistä ammattikorkeakoulujen käyttöönottoprojektien tueksi.
Yhteistyön periaatteista Linnea2-konsortion kanssa on päästy sopimukseen ja yhteistyö on jo käytännössä saatu alkuun. Ammattikorkeakoulut ovat saaneet käyttöönsä Linnea2-konsortion Voyager-järjestelmän käyttöönottovaiheessa tuottamat aineistot. Näistä ehkä merkittävin on Linnea2:n aikaansaama suomalaisten periaatteiden mukaan toteutettu Voyager-tietokantojen indeksointi, joka on hyödynnettävissä myös ammattikorkeakoulujen Voyager-tietokantoja määriteltäessä. Samaten Voyager-sanasto ja eri toimintoihin liittyvä suomenkielinen ohjeistus löytänee lukijansa. Seuraava neuvottelun kohde voi olla esimerkiksi osakkuus Linnea2-konsortion Voyager-yhteisluettelolisenssissä (Universal Catalogue).
Neuvottelut ovat käynnissä myös Helsingin yliopiston kirjaston kanssa siitä, minkälaisia palveluja ja millä ehdoilla kansalliskirjasto voisi tuottaa ammattikorkeakoulujen projektia varten. Yhteistyömahdollisuuksia myös muiden Linnea2-kirjastojen kanssa tutkitaan. Samoin on alustavasti kartoitettu mahdollisuuksia ostaa palveluja kotimaisilta järjestelmätoimittajilta.
Tieto kulkee, kokemuksia jaetaan
Ammattikorkeakouluja on pyydetty nimeämään yhteyshenkilöt Voyager-työryhmiin, joissa kussakin on edustaja jokaisesta ammattikorkeakoulusta. Työryhmiä on yhteensä seitsemän:
- projektipäälliköt
- hankinta- ja kausijulkaisujen saapumisvalvonta
- luettelointi
- lainaus ja kaukolainaus
- tiedonhaku (OPAC)
- systeemi
- tilastointi.
Ryhmien kokoonpanot voi tarkistaa projektin www-sivuilta. Ryhmien toiminta painottuu suurelta osin verkkotyöskentelyyn. Päivittäiseksi työkaluksi ja tiedonvälityskanavaksi on perustettu keskustelualueet eli konferenssit Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun palvelimella ylläpidettävään WebBoard-ympäristöön. Käyttäjätunnuksia on luotu n. 200, ja keskustelu on pikkuhiljaa käynnistynyt. Keskusteluympäristöön toivotaan tallentuvan konkreettisia kysymyksiä ja vastauksia käyttöönottoprojektien vaiheiden tueksi ja helpottamaan esim. uuden ohjelmiston määrittelyjä. Tavoitteena on tuoda julki hyviä käytäntöjä ja luoda niiden pohjalta yhteisiä linjauksia ja suosituksia, joita kirjastot voivat hyödyntää omaa tietokantaansa määritellessään. Yhteisten pelisääntöjen pohjalta voidaan suunnitella erilaisia kirjastojen välisiä järjestelmäsidonnaisia yhteistyömuotoja ja ehkä jopa tietokantojen yhdistämisiä, mikäli esim. alueelliset yhteistietokannat joskus nähdään tarkoituksenmukaisina.
Ryhmätyön verkkotyöskentelyyn painottumisen perusteluna voidaan nähdä mm. ryhmien suuri koko ja käyttöönottoprojektien vaiheistus suhteellisen pitkälle ajalle. Tarkoituksenmukaisinta lienee, että perinteisiä kokouksia järjestetään enimmäkseen käyttöönottoaalloittain. Lisäksi valtakunnallisten tapahtumien yhteydessä voidaan järjestää isojen ryhmien kokouksia, joissa voidaan käsitellä laajoja yhteisiä asioita. Ensimmäiset valtakunnallisten ryhmien kokoukset on tarkoitus järjestää amk-kirjastopäivien yhteydessä Oulussa toukokuussa.
Työryhmien verkkokeskustelu näyttää etenevän käyttöönottoaalloittain: aktiivisimpia ovat toistaiseksi olleet ensimmäisen käyttöönottoaallon kirjastot, joilla on luonnollisesti mielessään paljon kysymyksiä. Vastauksia tulee paitsi muilta saman vaiheen kirjastoilta, tietenkin myös edellä menneiltä. Mikkelin ammattikorkeakoulussa on vielä tuoreessa muistissa Mikki-kirjastoverkon Voyager-käyttöönottoprojekti, jonka seurauksena Mikkelistä on löytynyt ilahduttavan paljon kokemuksen syvää rintaääntä moniin Voyager-noviiseja askarruttaviin kysymyksiin. Myös muilta amk-sektorin Voyager-pilottikirjastoilta samoin kuin nyt käyttöönottovaihettaan aloittavilta kirjastoilta alkanee pikku hiljaa tipahdella vinkkejä perässä tulevien Voyager-tietä tasoittamaan.
Lisäksi ammattikorkeakoulujen kirjastohenkilöstöllä on pääsy Linnea2-konsortion web-sivuille ja konsortion postituslistojen arkistoihin. Näin myös Linnea2-hankkeessa kertynyt dokumentaatio on käytettävissämme.
Projektin tässä vaiheessa voi todeta, että jokainen projektissa eletty päivä on tuonut mukanaan paljon uusia kysymyksiä, ja joskus myös vastauksia. On ollut ilo huomata miten paljon asiantuntijuutta työryhmiin ja kirjastoihin on kerääntynyt, ja on ollut erittäin opettavaista kuulla erilaisia näkökulmia liiankin itsestäänselvinä pidettyihin asioihin. Projektin edetessä huomaa koko ajan oppivansa jotain uutta paitsi kirjastojärjestelmistä ja projektityöskentelystä, todennäköisesti myös itsestään. Projekti tarjoaakin meille kaikille mahdollisuuden monenlaiseen oppimiseen ja myös toistemme opettamiseen. Kaikkien on syytä muistaa, että mikään kysymys ei ole liian suuri eikä pieni esiin otettavaksi yhteisessä verkostossamme. Yhteisellä aivotyöllä päästään varmasti tuloksiin. Toivokaamme oppimisen ja työn iloa alkaneeseen kevääseen ja etenevään projektiimme!
Lisätietoa
Voyager-järjestelmäyhteistyöprojektin kotisivu. URL: http://www.arene.fi/ Kirjasto- ja tietopalvelut Voyager.
Katri Vänttinen, projektipäällikkö, Arene ry., katri.vanttinen@arene.fi
|