Mikkelin ammattikorkeakoulu on ollut osa Mikkelin korkeakoulujen kirjastoverkko Mikkiä ja Voyager-kirjastojärjestelmän käyttäjänä hiukan yli neljä kuukautta. Mikki-kirjastoverkkoon kuuluu Mikkelin ammattikorkeakoulun lisäksi Helsingin yliopiston Maaseudun tutkimus- ja koulutuskeskus, Mikkelin kirjasto sekä Helsingin kauppakorkeakoulun Pienyrityskeskuksen ja Kandidaatti-ohjelman kirjasto. Vuoden 2000 elokuussa allekirjoitettiin yhteistyösopimus Endeavor Information Systemsin kanssa, ja tällöin alkoi noin vuoden kestänyt tiivis yhteistyö korkeakoulukirjaston ja kirjastojärjestelmän tuottajan kanssa.
Mikkelin ammattikorkeakoulun matka Voyager-maailmaan alkoi vuonna 1998. Tuolloin käynnistyi Mikkelin korkeakoulukirjaston EU-projekti, jonka avulla Mikki-kirjastoverkko sekä rahoitettiin että rakennettiin. Varsinainen Voyager-kirjastojärjestelmän hankinta pantiin alulle keväällä 2000. Ja kun saman vuoden elokuussa allekirjoitettiin yhteistyösopimus Endeavor Information Systemsin kanssa, alkoi myös noin vuoden kestänyt tiivis yhteistyö Endeavor Information Systemsin kanssa, mikä on opettanut tuntemaan ison kirjastojärjestelmän toimintaa ja pakottanut terävöittämään sekä kirjastoammatillista ja atk-osaamista että kielitaitoa.
Tavoitteena yksi ja yhteinen tietokanta
Ensimmäinen yhteistyön kompastuskivi oli saada yhdysvaltalainen yhteistyökumppanimme Endeavorin ymmärtämään, että 11 tietokannasta on tarkoitus tehdä yksi Voyager-tietokanta. Oli todella suuri ilonaihe kun Hirsjärven Tutki ja kirjoita -kirja löytyi kahtena bibliografisena tietueena ja 80 holdings-tietueena tietokannasta.
Konversio PrettyLib 3-versiosta Voyageriin onnistui kaikkien kiemuroiden jälkeen tyydyttävästi ja olemme ylpeitä siitä, että ottaessamme käyttöön Voyager-kirjastojärjestelmän, siellä oleva aineisto todella oli kirjastoissa olemassa. Olimmehan vaihtaneet kokoelmiemme nidenumerot tieteellisten kirjastojen numeroinnin mukaiseksi.
Konversion jälkiä on jouduttu - ja joudumme edelleenkin - luonnollisesti korjaamaan, mutta onneksi emme yrittäneet siirtää asiakastietoja Voyageriin, koska PrettyLib-järjestelmien asiakasrekisterit oli rakennettu kukin omalla mallilla ja Voyagerin asiakastieto-kentät olisivat kaivanneet joka tapauksessa täydennystä.
Erilaisuuksien yhdistämistä
Tietokannan määrittelyjen tekemistä varten projektipäällikkömme sai Endeavorilta kolmen rivin mittaisen sähköpostiviestin. Ohje oli sikäli hyvä, että se kertoi sekä järjestyksen että sen, miten määrittelyissä oli syytä edetä, miten määrittelyt tehtiin ja matriisit rakennettiin? Pääkäyttäjämme oli selvitettävä ja itse ratkaistava nämä asiat. Matriisien rakentamisen mielenkiintoisuutta lisäsi vielä kolmen organisaation joiltakin osin poikkeavien käyttösääntöjen yhdistäminen.
Tavoitteenamme on ollut, että Mikki-verkon sisällä Mikki-lainat kulkevat kirjastoista toiseen asiakkaiden niin pyytäessä. Tämänkin toiminnon onnistuminen vaati melkoisesti pohdintaa.
Yllätyksiä on riittänyt
Yllätyksiä on riittänyt, sekä positiivisia että negatiivisia. Olemme miettineet useita kertoja ruksien paikkoja määrittelyissä, että mikä vaikutus ruksilla on tuossa ja tuossa paikassa. Seikkaperäisetkään manuaalit eivät ole aina pitäneet mielestämme paikkaansa. Unix-ympäristö Oracle-tietokantoineen on ollut myös uusi asia. Olemme selvinneet monista ongelmatilanteista oman kekseliäisyytemme ja yhteistyöverkostomme ohjeilla ja opastuksella. Palvelimen ylläpito ja ohjelman managerointi ovat vaatineet odotettua enemmän työtä; lähes kahden henkilön työajan.
Marc21-Fin -formaatin soveltaminen monimutkaista
Yllättävää on ollut myös se, ettei tietokannan käyttämästä Marc21-Fin -formaatista ole ollut käytettävissä painettua versiota, vaan Helsingin yliopiston kirjasto on kehittänyt sitä jatkuvasti. Luettelointivastaavamme on tämän johdosta päivittänyt formaatin ohjeistusta useita kertoja kuukaudessa.
Kaiken kaikkiaan formaatin soveltaminen on ollut monimutkaista, koska on jouduttu käyttämään yhtäaikaisesti suomalaisia luettelointisääntöjä, Finmarc-sovellusohjeita sekä Helsingin yliopiston kirjaston laatimaa Finmarc-Marc21-Fin -vertailutaulukkoa. Edelleenkin tuntuu siltä, että formaatin soveltamisessa on vakiintumattomia piirteitä. Oman luettelointitason määritteleminen on ollut useiden lähteiden tutkimista ja opiskelua lähes kahden vuoden ajan. Luetteloijamme ovat kuitenkin onnellisia siitä, että nyt he voivat tehdä ns. oikeaa luettelointia. Enää ei ole puutetta kentistä, mihin tietoja sijoittaa. Olemme myös kokeiluluonteisesti tehneet Fennica-poimintasopimuksen. Tämän palvelun avulla yritämme helpottaa ja nopeuttaa etenkin aikakauslehtien luettelointia tietokantaan.
Kirjastolla on ollut paljon kerrottavaa ja opetettavaa
Opiskelun käynnistyessä tänä syksynä Mikkelin ammattikorkeakoulussa, kirjastolla on ollut paljon kerrottavaa ja opetettavaa sekä opiskelijoille että henkilöstölle. On ollut todella ilo havaita, miten positiivisesti ja kannustavasti ammattikorkeakoulumme johto ja suuri osa henkilöstöä ja opiskelijoita on suhtautunut Voyagerin käyttöönottoon. Myös kirjastohenkilöstö on sisäistänyt hyvin lainaus- ja palautustoiminnon Mikki-lainat mukaan luettuna.
Syksy on ollut todella rankkaa aikaa: asiakastietoja on syötetty lähes 4 500, kirjastokortit ja käyttösäännöt ovat muuttuneet, työprosessit ovat uusiutuneet, kirjastotyön eri osa-alueille on synnyttämässä eksperttejä, kirjastoissamme käytetään englanninkielistä ohjelmaa Suomen kielellä. jne.
Versionvaihdos
Viimeisin haaste tapahtui Itsenäisyyspäivän aikoihin, jolloin otettiin käyttöön Voyager 2000 -järjestelmän 3. versio. Tämä oli ensimmäinen versionvaihdos tuotantokäytössä olevaan kirjastojärjestelmäämme. Versionvaihdos onnistui pääosin hyvin, mutta hienosäätöä ja pohdintaa riittää vielä muutamaksi päiväksi.
Voyager-kirjastojärjestelmä on ollut Mikkelin ammattikorkeakoulussa käytössä hankinnan ja luetteloinnin osalta vuoden 2001 kesäkuun alusta sekä tiedonhaun ja lainauksen osalta elokuun alusta. Meillä on käytössämme laaja, monipuolinen ja monia asioita mahdollistava kirjastojärjestelmä. Näyttää ilmeiseltä, että kirjastohenkilöstömme ja asiakkaamme oppivat päivä päivältä käyttämään sitä entistä paremmin. Suunnitelmien mukaan Mikkelin ammattikorkeakoulu on siirtymässä vuoden 2003 aikana osaksi Suomen ammattikorkeakoulujen Voyager-konsortiota.
Haluan toivottaa kaikki Suomen ammattikorkeakoulukirjastot tervetulleeksi yhteiselle alkavalle Voyager-matkalle. Uskon, että yhteistyö on voimaa Voyagerin tuomista haasteista selviämisessä.
Marja-Leena Saarinen, kirjastonjohtaja, Mikkelin ammattikorkeakoulu, marja-leena.saarinen@mikkeliamk.fi