|
Turun ammattikorkeakoulun kirjastossa aloitti maaliskuussa 2001 toimintansa Voyager-työryhmä, jonka tehtävänä oli valmistella kirjaston siirtymistä VTLS-kirjastojärjestelmästä Voyager-kirjastojärjestelmään. Työryhmä koostui informaatikoista, projektisuunnittelijasta ja systeemivastaavasta. Ohessa mm. luettelointivastuussa oleva informaatikko Marketta Viirilä kirjoittaa kokemuksistaan.
Voyager-työryhmää edelsi VTLS-työryhmä, jossa jo käsiteltiin uuteen kirjastojärjestelmään siirtymistä. Uuden Voyager-työryhmän jäsenet liittyivät ensi töikseen Linnea2-projektin sähköpostilistoille. Voyagerin eri toiminnoille nimettiin omat yhteyshenkilöt varahenkilöineen. Toiminnot olivat: hankinta ja kausijulkaisujen valvonta, luettelointi, OPAC, kaukolainaus, systeemi ja tilastointi. Minun osalleni tulivat luettelointi sekä tässä vaiheessa myös hankinta ja kausijulkaisut. Tästä peruslistasta karsiutuivat myöhemmin pois kaukolainaus sekä hankinta ja kausijulkaisut. Näihin toimintoihin palataan Linnea2-projektissa myöhemmin.
Voyager-työryhmä on kokoontunut keskimäärin kerran kuussa; joskus kokouksia on ollut viikoittainkin. Puheenjohtajana on toiminut projektista vastaava projektisuunnittelija. Pääperiaatteena pidettiin sitä, että entisten, VTLS-järjestelmän linjausten annettiin olla ennallaan, jos ne olivat osoittautuneet hyviksi.
Erilaista koulutusta
Voyager-työryhmän pöytäkirjojen valossa yksi suosituimmista aiheista oli koulutus. Se onkin kieltämättä tärkeää. Ensi kerran koulutusta oli jo elokuussa 2000, jolloin saimme ensi tuntuman Voyageriin. Seuraava, nelipäiväinen koulutus oli helmikuussa 2001, jolloin perehdyimme paremmin eri toimintoihin. Tämä koulutus oli ns. functional training -koulutusta. Koulutukseen osallistuneet kouluttivat puolestaan myöhemmin oman kirjaston muuta henkilökuntaa.
Ensimmäinen näistä omista koulutustilaisuuksistamme oli aika yleisluonteinen: esittelimme, miltä eri toiminnot näyttävät ja miten ne päällisin puolin toimivat. Minulla itselläni ei ainakaan tuossa vaiheessa ollut vielä kovin selvää käsitystä Voyager-luetteloinnista.
Kesän alussa, lukuvuoden loputtua aloitimme henkilökunnan syvällisemmän perehdytyksen. Kävimme läpi lainausta, OPACin tiedonhakua, luettelointia ja hankintaa. Koulutus pidettiin atk-luokassa, jossa jokainen voi itse kokeilla eri toimintoja.
Oma nimikkoalueeni luettelointi on sinänsä tullut vuosien varrella tutuksi, mutta uusi järjestelmä tuo tietysti mukanaan omat käytäntönsä. Aloitin tutustumalla luettelointiin harjoitustietokannassa. Ihmettelin aluksi, miksi en saanut heti kaikkea toimimaan. Lopulta huomasin, että vika oli harjoitustietokannan määrityksissä. Pienen oman "virityksen" jälkeen yritin taas sinnikkäästi uudelleen. Viimein minut palkittiin: sain luetteloitua Anna-Leena Härkösen kirjan Heikosti positiivinen alusta loppuun Voyager-harjoitustietokantaan. Olo oli kuin suurenkin urotyön tehneellä!
Luetteloinnin saloihin sisään pääsemisessä minua auttoivat muiden Voyageriin siirtyvien kirjastojen luetteloijien tekemät oppaat. Olen niistä tosi kiitollinen: ilman niitä luettelointiin perehtymiseni olisi ollut paljon vaikeampaa. Kiitokset, Sibelius-Akatemia, Varastokirjasto ja muut!
Ensin ajattelinkin, etten tee oman kirjastoni henkilökunnan koulutustilaisuuksiin omaa luettelointiohjetta, vaan ajattelin pärjääväni muiden tekemillä. Vähitellen tuli kuitenkin sellainen olo, että omahan tässä on tehtävä. Koulutusta on mielestäni helpompi pitää, kun asiat ovat oppaassa tietyssä "omassa" järjestyksessä ja kun sanat niin sanotusti sopivat omaan suuhun.
Koulutusta varten tein myös luettelon kirjastotason monografioiden pakollisista kentistä ja indikaattoreista. Käytin listaa hyödykseni esitellessäni Voyager-luetteloinnin kenttärakennetta. Tämän luettelon sivutuotteena ajattelen vielä tehdä listan eri kenttiin liittyvistä luettelointikäytännöistä ja -säännöistä sekä knoppikohdista.
Nide ei ole käännös
Perusluetteloinnin lisäksi tutkimme myös erilaisia luetteloinnin määrityksiä, joita ennen varsinaisen tuotantotietokannan käyttöön ottoa täytyi tehdä. Osan määrityksistä tein yhdessä systeemivastaavan kanssa.
Määritysten yhteydessä ihmettelin Voyagerin sanallista ilmaisua, joka tuntui suomalaisen mielestä joskus erikoiselta. Ohjelma kysyy, haluammeko estää tietueen näkymästä OPACissa tai meille ilmoitetaan, että "nide ei ole käännös". Yritän virkistää aivojani ajattelemaan näiden negaatioiden kautta. Huomaan usein miettiväni, onko vastaus kysymykseen tai määritykseen kyllä vai ei! - Jos Voyager-ohjelma ilmoittaa, että "nide ei ole käännös", niin silloin tarkoitetaan sitä, että teos on alkukielinen versio.
Lainaus on kirjaston perustoimintoja, joten jokainen meistä joutui tutustumaan siihen. Perustoiminnot (lainaus, palautus ja uusiminen) vaikuttivat perustasolla helpoilta, mutta myöhästymismaksuissa ja niiden käsittelyssä tuntui riittävän puuhaa. Myöhästymismaksujen poistaminen vaati monta hiiren näpäytystä. Kaiken lisäksi Voyager ilmoittaa maksut jo nyt euroina. Ne on muutettava laskimen avulla markoiksi.
Myös uuden lainaajan tietojen syötössä on monta vaihetta, mutta perusteellisen ohjeen avulla sekin osoittautui helpoksi toimenpiteeksi. Lainaajalle määritellään mm. asiakas- ja tilastointiryhmät. Tilastointiryhmien pääryhmät on Linnea2:n toimesta määritelty niin, että tiedot voidaan kerätä suoraan valtakunnalliseen tieteellisten kirjastojen yhteistilastoon.
Kuittilainaus käyttöön
Ennen varsinaisia tuotantoajoja tehtiin testikonversio. MARC-tietueiden kentissä ilmenneitä virheitä korjattiin tässä vaiheessa vain osittain: keskityimme nimeke-, tekijä-, asiasana- ja luokituskenttien virheiden korjaamiseen.
Turun ammattikorkeakoulun tuotantoajot VTLS:sta Voyageriin aloitettiin heinäkuussa 2001. VTLS-järjestelmässä toiminut luettelointi keskeytettiin kesäkuussa. Viimeisenä ajona tehtiin lainaustietojen siirto ja sitä varten atk-lainaus oli lopetettava elokuussa. Tämä toimenpide sattui hieman harmittavaan aikaan, koska lukukausi oli tuolloin juuri alkamassa.
Poikkeusajan lainauksen järjestämisestä keskusteltiin ahkerasti. Kirjastoyksiköissa jouduttiin turvautumaan kuittilainaukseen. Emme voineet myöskään ottaa vastaan kirjavarauksia emmekä palauttaa kirjoja "oikeasti" atk:lla. Otimme kyllä palautuksia vastaan ja varastoimme kirjoja lukuisiin kaappeihin ja työhuoneen lattialle. Saimme ne palautettua lopullisesti vasta Voyager-järjestelmässä.
Työskentelen itse Turun ammattikorkeakoulun vilkkaimmassa kirjastoyksikössä Ruiskadulla. Siellä odottelimme jännittyneinä syyslukukauden ensimmäisiä päiviä. Ne ovat meillä aina tosi vilkkaita. Pohdimme sitä, miten selviämme kunnialla kuittilainauksesta ja miten kaikki muukin mahtaa sujuu. Kuittilainaus kesti meillä loppujen lopuksi vain kaksi päivää, mutta näiden päivien aikana oli paljon ruuhkaa ja kuitteja kertyi n. 500 kappaletta. Ne oli syötettävä Voyagerin käyttöönoton jälkeen yksitellen tietokantaan.
Uuteen järjestelmään siirtyminen tuottaa paljon työtä kirjaston koko henkilökunnalle. Meillä Voyager-työryhmä teki myös suuren urakan tutustuessaan toimintoihin ja tehdessään erilaisia määrityksiä ja ohjeita ennen tuotantotietokantaan siirtymistä. Myös muun henkilökunnan koulutustilaisuudet vaativat työryhmän jäseniltä pitkällisen valmistelutyön.
Kongressin kirjastosta on kerrottu, että Voyager-järjestelmän oppiminen ja kaikkien sen tarjoamien mahdollisuuksien hahmottaminen kestää noin vuoden. Tämän havainnon valossa meillä on vielä paljon opeteltavaaa!
Marketta Viirilä, informaatikko, Turun ammattikorkeakoulun kirjasto, marketta.viirila@turkuamk.fi
|