|
Uusi kirjastolaki määrää, että yleisten kirjastojen on arvioitava toimintaansa ja tämän arvioinnin keskeiset tulokset on julkistettava (Kirjastolaki nro 904/1998, 5 §). Tällä tavoin lausuttuna arviointi on nähtävissä julkisena tilivelvollisuutena siitä, miten verovaroja on käytetty. Arviointi -termin osittain negatiivinen lataus johtuu osittain sitä, että arviointi on joskus ulkopuolisen tekemää mittausta, jonkun muun laatimien kriteerien soveltamisena omaan toimintaani, joskus virheiden etsimistäkin. Se voi olla myös varsinaisen työn ulkopuolinen lisätehtävä, joka ilmenee velvollisuutena toimittaa omaa toimintaani koskevat tiedot arvioinnin suorittajalle. Parhaimmillaan arviointi on kuitenkin vahvuuksien etsimistä, mahdollisuuksien osoittamista, kehitystarpeen selventämistä ja rohkaisemista (Tenhula 1996).
Arviointi ei ole itsetarkoitus, vaan se on kehittämisen väline: voidaksemme kehittää on tiedettävä, mikä on tämän hetkinen tilanteemme, mitä resursseja meillä on käytettävissämme, mihin olemme pyrkimässä ja miten tämä tavoite on saavutettu. Arviointiin liittyy keskeisesti arvioijan vastuu omasta toiminnastaan. Aina ennen arviointia on hyvä pysähtyä miettimään arvioinnin perusteita: miksi arvioin. Arviointi seuraamuksineen merkitsee arvioitavan tulevaisuutta ohjailevaa valtaa ja vastuuta (Tenhula & al. 1996).
Opiskelijat ja opettajat ovat käyttäneet itsearvioinnin välineenä portfoliota (Tenhula & al. 1996) ja tässä artikkelissa sitä tarkastellaan kirjaston itsearvioinnin välineenä. Portfolio on arviointi- ja kehittämistyökalu, joka soveltuu sekä yksilön osaamisen että yhteisön toiminnan kuvaamiseen. Se on dokumentti yhteisön toiminnan erityispiirteistä, vahvuuksista ja kehittymisestä.
Portfolion sisältö
Portfolion laatimisessa lähtökohtana on henkilön tai yksikön toimintaperiaatteiden, toiminnan tavoitteiden tai sen taustalla olevan filosofian kuvaus: mitä ja millä tavoin toiminnalla tavoitellaan. Tämän lisäksi portfolioon voi sisältyä katsaus tähänastiseen historiaan, opiskeluhistoriaan, opetuskokemukseen tai yksikön kehityshistoriaan, siinä määrin kuin se vaikuttaa nykyiseen toimintaan, koska osa nykyisen toiminnan reunaehdoista periytyy myös entisistä käytännöistä. Toiminnan reunaehtoja ovat myös resurssit, joiden rajoissa toimitaan: aineisto, henkilöresurssit, tiedot ja taidot, ulkopuoliset kontaktit ja verkostot. Osa näistä tekijöistä voi olla toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista edistäviä tekijöitä, osa jarruttavia tai tavoitteiden saavuttamista estäviä tekijöitä. Portfolion keskeinen osa on se, jossa kuvataan työn tulosta, tavoitteiden saavuttamista. Lisäksi portfoliossa voi olla tulevaisuuden näkymiä tai suunnitelmia koskeva osa.
Portfolio koostuu kahden tyyppisestä aineistosta: edellä kuvatut toiminnan tavoitteet, historia, resurssit ja työn tulokset kuvataan teksteinä. Portfolion käyttötarkoituksesta riippuen tekstit voivat olla laajempia tai tiiviitä. Portfolion liiteosaan kootaan aineisto, joka dokumentoi tekstissä mainitut asiat yksityiskohtaisemmin. Se, mitä portfolioon kirjoitetaan, voidaan todistaa portfolion liitteillä. Nämä työn yhteydessä syntyneet dokumentit voivat olla pöytäkirjoja, laadittuja suunnitelmia, valokuvia, tapahtumien ohjelmia tai kutsuja, lehtiartikkeleita, ym. Niissä voi olla myös tilastoja, ajanvarauslistoja tai -kalentereita, päiväkirjoja tai asiakkaiden antamaa palautetta.
Perus- ja näyteportfolio
Portfolio on joustava väline ja sen voi laatia hyvin monenlaiseksi. Se koostuu kahdesta osasta: perusportfoliosta ja näyteportfoliosta. Perusportfolioon kootaan kaikki se aineisto, joka kuvaa yksikön tai henkilön toimintaa, toimintaympäristöä, työn resursseja tai tuloksia. Perusportfolio on muodoltaan säätelemätön materiaalivaranto, autenttinen dokumenttiaineisto (Tenhula & al. 1996). Sen kokoaminen edellyttää työn yhteydessä syntyvän aineiston näkemistä uudesta näkökulmasta: mitä tämä kertoo toiminnastamme, voisiko sen avulla osoittaa siitä jotakin. Kun erilaisia dokumentteja oppii katsomaan arviointia tukevana aineistona, perusportfolio syntyy lähes itsestään. Kun saadaan palautetta, järjestetään tapahtumia tai ollaan esillä tiedotusvälineissä, yksi dokumentti tallennetaan myös arviointikäyttöä varten.
Näyteportfolio kootaan perusportfolion aineistosta. Näyteportoliolla on aina jokin tarkoitus. Opiskelijalle se voi olla tapa suorittaa kurssi. Kirjaston kannalta se voi olla päättäjille tarkoitettu konkreettinen kuvaus yksikkömme aikaansaannoksista tai toiminnan olosuhteista. Näyteportfolio on suppeampi kuin perusportfolio. Siihen valitaan arvioitavaa toimintaa parhaiten kuvaavat dokumentit ja laaditaan tekstit riittävän tiiviiksi, niin että portfolio liitteineen ei ole kohtuuttoman laaja. Tärkeää näyteportfoliossakin on kuitenkin autenttisten dokumenttien sisällyttäminen liitteiksi kertomaan todellisesta toiminnasta.
Näyteportfolion avulla toiminnasta voidaan antaa huomattavasti monipuolisempi ja yksityiskohtaisempi kuva kuin tilastojen avulla. Lisäksi esimerkiksi kirjastoissa tilastoitavat kokoelmat ja lainaustoiminta kuvaavat vain osaa toiminnasta, joka pienessäkin yksikössä on hyvin monipuolista. Näyteportfolio kertoo, mitä nämä tilastot todella pitävät sisällään. Lisäksi näyteportfolion avulla voi kuvata asioita, jotka jäävät tilastoinnin ulkopuolelle. Portfolio ei korvaa tilastojen avulla tehtävää mittaamista. Se kuitenkin tarjoaa välineen kertoa työstä, joka jää tilastoinnin ulkopuolelle.
Portfolio voi olla hyvin monen muotoinen, se voi olla kansio tai yhteen nidottu kirjamainen monistenippu, mutta sitä varten voi kehitellä myös uudenlaisia esitysmuotoja.
Toiminnan tavoitteet
Toiminnan tavoitteita ja periaatteita tai toimintafilosofiaa ei monissakaan yksiköissä ole valmiiksi kirjoitetussa muodossa. Toiminnan uloimmat raamit on kirjattu lakiin. Tarkempia tavoitteita tai strategioita niiden saavuttamiseksi voi olla kuitenkin vaikea muotoilla arvioinnin alkuvaiheessa. Monissa tehtävissä on muotoutunut käytäntöjä, joita työssä seurataan. Niiden kirjaaminen portfolioon on tilaisuus tuoda ne kaikkien nähtäville ja pohdittaviksi: onko tämä juuri sitä, mihin pyrimme. Tämä työ on mahdollista aloittaa suppeasta tavoitteiden 'työversiosta' ja tarkentaa sitä arvioinnin edetessä. Toiminnan tavoitteiden muotoilu antaa vertailukohdan työn sisällölle ja tuloksille, esimerkiksi kun halutaan tarkastella, vastaavatko ne asetettuja tavoitteita, olemmeko saavuttaneet tarkoittamamme asiakasryhmät ja olemmeko mukana tarpeellisissa verkostoissa.
Reunaehdot ja resurssit
Toiminnan reunaehdot koostuvat yksikön tai henkilön aikaisemmasta kehityshistoriasta, käytettävissä olevista resursseista sekä lain ja määriteltyjen tavoitteiden ja toimintaperiaatteiden asettamista rajoista. Yksikön voimavaroihin sisältyvät käytettävissä olevat tilat, laitteet ja muut aineelliset ja henkiset voimavarat. Jälkimmäisiin sisältyvät mm. henkilöstön asiantuntemus ja työilmapiiri, joka vaikuttaa siihen, missä määrin asiantuntemus on käytössä. Niihin sisältyvät myös erilaiset yhteistyöverkostot ja sidosryhmät sekä se, millaista yhteistyö näiden kanssa on. Kaikki nämä voivat sisältää sekä tekijöitä, jotka edistävät tavoitteiden saavuttamista, että tätä jarruttavia asioita. Myös tulosten saavuttamisen esteet on mahdollista ottaa huomioon arvioinnissa ja saattaa päättäjien tietoon.
Tulokset
Portfolion käyttäminen arviointivälineenä ei toisaalta estä, toisaalta ei myöskään korvaa perinteistä arviointia käyttö-, kokoelma-, suoritus- tai vastaavia tilastojen avulla. Jos se katsotaan tarkoituksenmukaiseksi, nämä tilastot ovat liitettävissä osaksi portfoliota. Toimintaa kuvaava dokumenttiaineisto täydentää tilastojen luomaa kuvaa erilaisista toimintatavoista, yhteyksistä sidosryhmiin ja tapahtumista.
Toiminnan tulokset suhteutetaan portfolion alussa selostettuihin tavoitteisiin tai toimintafilosofiaan ja arvioidaan, missä määrin toiminta vastaa niitä, missä määrin tavoitteet on saavutettu ja missä ovat keskeisimmät kehittämistarpeet. Tämän arvioinnin jälkeen luonteva osa portfoliota voi olla tulevaisuuden näkymien hahmottelu: millaiselta tulevan kehityksen ajatellaan olevan ja miten tämä otetaan huomioon lähiaikojen toiminnassa.
Portfolio työvälineenä
Portfolion on kevyt arviointiväline siksi, että perusportfolio perustuu alkuperäiseen, työn yhteydessä syntyvään aineistoon. Kun erilaisia asiakirjoja, lehtiuutisia, opintotodistuksia, palautteita ym. opitaan ajattelemaan potentiaalisena arvioinnin dokumenttiaineistona, perusportfolio kertyy arkityön ohella.
Portfolio on joustava työväline. Sen avulla pystyy saamaan esille hyvin monenlaisia resursseja ja työn tuloksia. Jo työn lähtökohtien pohtiminen antaa tilaisuuden pohtia oman työn tavoitteita ja niiden saavuttamista - ja toimii jo sellaisenaan kehittämisen välineenä.
Terttu Kortelainen, professori, Informaatiotutkimuksen laitos, Oulun yliopisto, terttu.kortelainen@oulu.fi
|