Ammattikorkeakoululaitoksen yhtenä tärkeänä tehtävänä on luoda ja pitää yllä yhteyksiä yrityselämään. On luonnollista, että myös ammattikorkeakoulujen kirjasto- ja tietopalvelut ovat yrityksille avoimia. Tavoitteena pidetäänkin, että kaikkien Suomen ammattikorkeakoulujen kirjastot olisivat kaikille avoimia vuoden 2000 alusta lähtien (Mahdollisuuksien verkosto: ammattikorkeakoulu- ja yliopistokirjastojen yhteistyön toimintastrategia, muistio 31.8.1998).
Pohjois-Suomen ammattikorkeakouluissa erityisesti yrityksille suunnattua tietopalvelua on jo ainakin Rovaniemellä, Kajaanissa, Kemi-Torniossa ja Keski-Pohjanmaalla. Vakiintuneinta toiminta on Rovaniemellä. Kajaanissa ja Ylivieskassa toiminta on aloitettu projektirahoituksella. Seuraavassa esittelyt kolmen ammattikorkeakoulun yritystietopalveluista.
Lapin maakuntakirjasto - Rovaniemen ammattikorkeakoulu
Seija Ålander, informaatikko, Rovaniemen ammattikorkeakoulu
Lapin maakuntakirjaston ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun yhteistyönä toimiva Yritystietopalvelu Rovaniemellä palvelee lappilaisia pk-yrityksiä. Yritystietopalvelu on sijoitettu ammattikorkeakoulun kirjaston yhteyteen ja se hyödyntää myös maakuntakirjaston kokoelmia. Yritystietopalvelua varten on palkattu yksi informaatikko. Informaatikko tekee tiedonhakuja ja uutuusseurantaa (noin 200 yli tunnin kestävää tiedonhakua vuodessa ja vastaa lisäksi lukuisiin näitä pienempiin kyselyihin) sekä opastaa ja kouluttaa yrittäjiä tiedonhankinnassa. Lisäksi koulutetaan tiedonhankinnassa tulevia yrittäjiä eli ammattikorkeakoulun opiskelijoita. Yrityksille etsitään tietoa aiheesta kuin aiheesta, mutta omissa kokoelmissa on pääasiassa talous- ja oikeusalojen kirjallisuutta. Tietopankeista ja asiantuntijoilta saadaan sitä tietoa, mitä itsellä ei ole. Palveluista peritään maksu tietokantojen maksujen mukaan. (Yritystietopalvelun kotisivut).
Lisätietoja: Seija Ålander, seija.alander@ramk.fi
Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu
Hannu Simi, Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu
Yritystoiminnan kehittämiseen liittyvän informaatiotarpeen esiselvitys tehtiin Ylivieskan seutukunnassa 1.12.1997 - 31.3.1998 välisenä aikana. Selvityksessä oli mukana yrityksiä myös Nivala-Haapajärven seutukunnasta. Selvityksen teki YTM Hannu Simi. Tarkoituksena oli selvittää yritysten ja eri tietolähteiden verkottumista. Tavoitteena oli suunnitella asiantuntijaverkko, joka aktiivisesti palvelee yritysten tietotarvetta ja ohjaa oikean tiedon lähteelle. Erityisesti pyrittiin kehittämään ammattikorkeakoulujen tietotaidon siirtymistä yrityksiin. Tavoitteena oli myös luoda malli kehittyneestä tietopalveluympäristöstä, joka toimii yritysten apuna kansallisessa ja kansainvälisessä kilpailussa.
Seutukuntien vahvat teollisuudenalat mukana selvityksessä
Selvityksessä mukana olleiden kahden seutukunnan alueella on kolme vahvaa teollisuudenalaa, joilla toimiviin yrityksiin selvityksessä keskityttiin. Nämä teollisuudenalat ovat mekaaninen puutuoteteollisuus, elektroniikan mekaniikka sekä metalli- ja konepajateollisuus. Selvityksessä kartoitettiin yritysten tiedonhankinnan ja -hallinnan nykytilanne ja siihen liittyvät kehitystarpeet.
Projektit yhdistävät tiedot yritysten sisällä
Selvitystyö suoritettiin tekemällä haastatteluja yrityksissä, muodostamalla haastateltujen yritysten tietoprofiilit ja kehittämällä tältä pohjalta uusi malli yritysten tiedonhankintaan. Tehtyjen yrityshaastattelujen mukaan yrityksen toimitusjohtaja on keskeisesti vastuussa yrityksen tiedonhankinnasta. Jokainen toimihenkilö hakee tietoa omalta alaltaan. Tietoja ei yleensä koota yhteen viikoittaisissa palavereissa, vaan esimerkiksi yhteinen projekti yhdistää hankitut tiedot suuremmaksi kokonaisuudeksi. Keskeisimpiä tietokanavia ovat lehdet, järjestöjen tiedotteet ja oman etujärjestön tuottama materiaali. Tietoja haettiin myös puhelimitse eri lähteistä. Internetiä käytetään tietojen hankinnassa ja kilpailijoiden sivut tutkitaan tarkkaan.
Kirjastoja hyödynnetty huonosti
Uutta tietoa tarvitaan useita kertoja viikossa, joissakin yrityksissä päivittäin. Päätietolähteitä yrityksillä on yleensä noin viisi. Yleisiä ja tieteellisiä kirjastoja ei tähän saakka ole pystytty hyödyntämään. Verkkoyhteydet ovat käytössä jo lähes kaikilla alueen yrityksillä ja sähköpostin käyttö yleistyy koko ajan. Ulkopuolisia konsultteja käytetään tarpeen mukaan, mutta pääsääntöisesti yritetään selvitä omilla resursseilla. Henkilöstöä koulutetaan jatkuvasti. Oppilaitosten osaamista on hyödynnetty, erityisesti YTOL-Instituutin asiantuntijoiden palveluita.
Markkinatiedot ja kilpailijatiedot kiinnostuksen kohteita
Yritysten tärkeimpiä kiinnostuksen kohteita olivat markkina- ja kilpailijatiedot. Tiedonhankinnan ongelmat olivat yleisesti suhteellisen yksinkertaisia, mutta ratkaisujen löytäminen vie aikaa. Tiedonhankinnan lähtökohtana oli yrityksen päivittäinen operatiivinen toiminta ja tietoja hankittiin sieltä, mistä niitä aikaisemminkin oli saatu. Hankitun tiedon oikeellisuutta ei järjestelmällisesti tarkistettu, vaan luotettiin kokemukseen ja henkilökohtaisiin tietokanaviin, joita oli syntynyt esimerkiksi aikaisemmissa työpaikoissa. Tärkeimpiä tiedonhankinnan kehittämistavoitteita olivat uusien markkinoiden löytäminen ja henkilöstön osaamisen tason nostaminen. Henkilöstön kouluttautumishalukkuutta haluttiin tukea ja kaikki selvityksessä mukana olleet yritykset tunnistivat tietopalveluiden tärkeyden ja kehittämistarpeet.
Intranet-pohjainen verkko tiedonhankintaan
Selvityksessä ehdotetaan kokonaisratkaisuksi Oulun eteläisen yritysten tiedonhankinnan kehittämiseen Ylivieskan tekniikan ja sosiaalialan oppilaitoksen korkeakoulukirjaston yhteydessä sijaitsevaa Intranet-pohjaista verkkoa, jonka avulla yritysten tiedonhankintaan ja -hallintaan liittyvät toimenpiteet voidaan hoitaa. Intranet on internet-teknologialla toteutettu sisäinen verkko, jonka sisältämä tieto on rajoitetun käyttäjäkunnan käytettävissä. Intranet palvelee yritysasiakkaiden lisäksi myös kaikkia muita Oulun eteläisen alueen tiedontarvitsijoita. Intranetin muodostamista voidaan perustella mm. asiantuntijoiden yhteen saattamisella ja sisällöntuotannon kehittämisellä.
Asiantuntijat yhteen verkon avulla
Tieto säilyy, kasautuu ja kasvaa verkossa. Tiedot yhdistyvät ja niiden dokumentointi on automaattista. Parhaat asiantuntijat saadaan koottua yhteen verkon avulla ja tiimityöskentely kehittyy. Rakentavat ehdotukset ja kritiikki yleistyvät, ja yksikköjen tietosisällöt saadaan kaikkien verkon jäsenten käyttöön. Intranetin käyttäjäystävällisyys saa palaamaan tutuille, tärkeille sivuille ja tiedon välittäminen ja palautteen antaminen nopeutuvat. Tietojärjestelmä kehittyy ja jatkuvan kehittämisen idea konkretisoituu verkon toiminnassa.
Sisällöntuotanto tärkeässä asemassa
Ylivieskan tekniikan ja sosiaalialan oppilaitoksen henkilökunta ja opiskelijat vastaavat verkon ylläpidosta ja tiedon tuottamisesta. Myös Ylivieskan seutukunnalla on merkittävä asema tiedontuottajana ja välittäjänä. Verkon oma tiedontuotanto keskittyy oppilaitoksen omille vahvuusalueille ja tarvittavat muut tiedot hankitaan kaupallisista tietokannoista. Verkon rakentamiseen ja toiminnan käynnistämiseen haetaan kauppa- ja teollisuusministeriön toimintaympäristötukea ja yritysten kouluttamiseen kehitetään ESR-rahoitteinen koulutushanke. Tavoitteena on, että verkkoon liittyisi jo alkuvaiheessa suuri osa Oulun eteläisen merkittävästi työllistävistä yrityksistä. Verkon rakentamisessa ja käynnistämisessä käytetään apuna YTOL-Instituutin asiantuntijoita. Verkon rakennus- ja kehitystyössä pyritään siihen, että verkko on toiminnassa vuoden 1998 loppuun mennessä.
Lisätietoja: Hannu Simi
email: hannu.simi@cop.fi
Puh. (08) 4492 427,
matkapuh. 050 - 5565 363,
fax. (08) 4492 401
Kajaanin ammattikorkeakoulu
Outi Vaattovaara, informaatikko, Kajaanin ammattikorkeakoulu
Kajaanin ammattikorkeakoulussa ajatus yritystietopalveluista syntyi vuonna 1996. Silloin alettiin suunnitella Informaatiopalvelukeskus Kainuun elinkeinoelämälle-projektia, jolle saatiin rahoitus vuoden 1997 alusta. Yhtenä perusteena projektirahoitukselle oli juuri yrityskytkentä: Kainuussa ei tähän saakka ole ollut yrityksiä palvelemaan erikoistunutta kirjastoa, tietopalvelua tai informaatikkoa.
Osaprojektit, joita rahoittavat ESR (TE-keskus) ja EAKR (Opetusministeriö) ja Kajaanin kaupunki jatkuvat vuoden 1999 loppuun. Projektit ovat mahdollistaneet henkilökunnan lisäämisen ja jatkokouluttamisen ja tietoaineiston (paperimuotoisen ja digitaalisen) hankinnan, sekä ATK-laitteiston kehittämisen. Projektien tavoitteena on myös uusi kirjastotila. Ammattikorkeakoulun kirjastoon palkattiin helmikuun lopussa 1997 projekti-informaatikko, Outi Vaattovaara, suunnittelemaan yritystietopalveluita, kehittämään yrityksiä palvelevaa kokoelmaa ja tekemään käytännön yritystietopalvelua.
Yritysten tietotarpeet
Yritystietopalvelun aloittamiseen ja kehittämiseen liittyen tein haastatteluja 20 yrityksessä Kajaanissa ja Suomussalmella kesällä 1997 ja keväällä 1998. Yritykset olivat kuutta lukuun ottamatta hyvin pieniä, alle kymmenen työntekijän yrityksiä. Suurimmissa oli työntekijöitä muutamia kymmeniä. Suurin osa yrityksistä oli melko nuoria, 1980-1990 -luvuilla perustettuja. Haastateltavani olivat yrittäjiä tai toimitusjohtajia, yhdessä yrityksessä haastattelin tuotantojohtajaa, yhdessä tuotekehityspäällikköä ja yhdessä talousjohtajaa.
Haastattelussani halusin saada selville tarvitaanko yrityksissä kirjasto- ja tietopalveluita. Tällaisia palveluja olisivat lehti- ja kirjakokoelmien tarjoaminen käyttöön, tiedonhaut, uutuusseuranta ja koulutus ja opastus tietolähteiden käyttöön. Pääkysymykseni olivat:
Mistä aihepiireistä tietoa tarvitaan?
Mistä lähteistä tieto hankitaan?
Millaisia ongelmia tiedonhankinnassa on?
Keskeisiä tietolähteitä olivat eri yrityspalveluorganisaatiot esimerkiksi rahoittajat, yrittäjäjärjestöt ja tilitoimistot. Näistä saatiin yrityksen hallinnointiin tarvittava tieto. Haastateltavani eivät tuntuneet tarvitsevan laskentatoimeen tai yrityksen lakiasioihin liittyvää tietoa tietopalvelusta. Tämän tyyppinen tieto haluttiin "valmiiksi pureskellussa" muodossa, ilmeisesti omaa aikaa ei haluta käyttää sellaisen tiedon etsintään ja opiskeluun, joka on saatavissa asiantuntijalta nopeasti ja kannattavaan hintaan. Toisaalta toimintaansa suunnittelevat ja aloittelevat yrittäjät saattaisivat kysyä hallinnointiin liittyvää tietoa tietopalvelusta.
Internet on luultavasti lisännyt tiedon etsintää eri tietopankeista. Internet-yhteys oli 15 yrityksessä ja joissakin niistä sitä käytettiin melko monipuolisesti, tiedon etsinnästä lentolippujen varauksiin. Internetin käyttöön liittyen tuli esille koulutustarve, esimerkiksi tutkimustiedon löytyminen kirjastojen aineistorekistereistä ja muista tietopankeista ei ollut välttämättä tiedossa. Yllättäen tiedon saapumista perinteisessä muodossa, paperikirjeenä, pidettiin arvokkaana: paperilta on helpompi lukea kuin päätteeltä. Tiedon välittäjän kannalta tieto menee paperilla (tai sähköpostilla) paremmin perille kuin esim. www-sivuilta, www-sivujen käyttö edellyttää aina vastaanottajan aktiivisuutta.
Kirjasto- ja tietopalveluita käytettiin muutamassa yrityksessä. Kirjaston käyttö tietolähteenä ja kiinnostus tietopalveluun näkyi tuotekehitystä tekevissä yrityksissä ja myös konsulttiyrityksissä. Tietopalvelua ei kaivattu vakiintuneiden toimintatapojen yrityksissä. Kirjallisuutta ja aikakauslehtiä pidettiin hyvinä tietolähteinä, sillä niissä tieto on tiiviissä muodossa, ja asiaan voi perehtyä milloin itselle sopii. Pitkät kurssit koettiin joskus turhauttavina.
Tiedonhankinnan suurin ongelma on se, että suuresta tietomäärästä pitää seuloa esille yritykselle tarpeellinen tieto: tiedon etsiminen vie aikaa ja rahaa. Internetistä löytyy tietoa, mutta tieto ei ole selkeästi järjestettyä. Aina tietopankeista löytyvä tieto ei ole riittävän tarkkaa, esimerkiksi yritysrekisterien toimialatieto voi olla liian karkealla tasolla kun etsitään yhteistyökumppaneita, vaikkapa alihankkijoita. Kirjasto voi palvella liian hitaasti, kaukolainaa ei ehkä ehditä odottaa paria viikkoa.
Yritystietopalvelut toiminnassa
Vuoden 1997 alusta kirjasto- ja tietopalvelut saivat oman budjetin ja samalla saatiin siis myös projektirahoitus. Tällöin aloitettiin voimakas kokoelmien kehittäminen, lähtökohtana ovat olleet Kajaanin ammattikorkeakoulussa opetettavat alat, joita ovat Tekniikka ja liikenne, Hallinto ja kauppa sekä Sosiaali- ja terveysalat. Vuoden 1999 syksyllä Kajaanin ammattikorkeakoulussa alkaa myös matkailu- ja ravitsemisalan koulutus, myös tätä varten on alettu hankkia aineistoa. Tähän mennessä (marraskuu 1998) uutta aineistoa on hankittu noin 5500 uutta nidettä, tavoitteena noin 30000 niteen peruskokoelma (tällä hetkellä kokoelman laajuus on noin 16000 nidettä). Paperimuotoisia lehtiä tilataan noin 300 vuosikertaa, elektronisia kokotekstilehtiä on tällä hetkellä käytössä noin 1200. Tietokantoja, joko yksittäis- tai verkkoversioita on noin 50 kappaletta. Lisäksi kirjastolla on omat www-sivut, joilta löytyvät lehti- ja uutuusluettelot, ammattikorkeakoulun kirjaston ja kaupunginkirjaston yhteinen aineistotietokanta (PallasProIntro, tulevaisuudessa nimeltään Vipunen) sekä linkit mm. kirjaston hankkimiin elektronisiin lehtiin.
Markkinointi
Kotisivut Internetissä ovat kirjaston päätiedotusväylä. Sivuja kehitetään jatkuvasti ja niille kootaan kaikki kirjastoa koskeva tieto: mm. aineistotietokanta, lehtiluettelo, uutuusluettelo ja linkkejä kirjaston ulkopuolisiin tietolähteisiin. Internetissä on myös yritystietopalveluille oma sivu.
Kevään 1998 aikana tehtiin yritystietopalveluesite, jota lähetettiin 500 yritykseen ja lisäksi kainuulaisiin yrityspalveluorganisaatioihin. Yritystietopalvelua on markkinoitu myös ammattikorkeakoulun sisällä. Kirjaston yritystietopalveluista on julkaistu myös Kainuun Sanomissa kaksi lehtikirjoitusta. Tällä hetkellä kirjastoa markkinoidaan yrityksille "aamukahvien merkeissä". Yritysten edustajat tutustuvat näin konkreettisesti kirjaston palveluihin. Kirjasto osallistui myös Yrityssenssit-tapahtumaan 12.11.1998, jossa jaettiin tietoa kirjaston palveluista ja otimme vastaan tiedonhakutehtäviä.
Projektin tavoitteina on kirjaston kokoelmien (kirjat, lehdet, tietokannat, videot, CD-ROM-levyt), tilojen ja laitteiden tarjoaminen asiakkaiden (ammattikorkeakouluyhteisö, muut oppilaitokset, Kainuun yritykset ja yksityiset ihmiset) käyttöön, eli kirjastosta voi lainata kirjoja, siellä voi lukea lehtiä ja käyttää kirjaston tietokantoja. Lisänä on asiakkaiden neuvonta ja tiedonhankintataitojen opetus, tiedonhaut ja uutuusseuranta. Kirjasto on projektien aikana järjestänyt myös koulutustilaisuuksia kahdesta kolmeen vuodessa, aiheita ovat olleet mm. Erikoistiedonlähteet (patentit, standardit ja uutispalvelut), Virallistiedonlähteet (tiedonhaku kotimaisista ja EU-tiedonlähteistä) ja Tekniikan tiedonlähteet.
Haasteet ja tulevaisuus
Yritysasiakkaiden saaminen kirjaston asiakkaiksi teettää työtä. Markkinointia, henkilökohtaistakin, tarvitaan jatkuvasti. Markkinoinnin edellytyksenä ovat tietysti yrityksiä palvelevat kokoelmat: kirjat, lehdet ja erilaiset tietokannat. Yritysten palvelun kannalta ongelmallisia ovat joidenkin kirjastoon hankittavien tietokantojen lisenssit eli käyttöoikeudet, tietokantojen tuottajat asettavat käytölle ehtoja. Joihinkin tietokantoihin voi hankkia oppilaitoslisenssin tai laajan lisenssin. Oppilaitoslisenssillä tietokantoja saavat käyttää vain kehysorganisaation jäsenet, laajan lisenssin hankkiminen mahdollistaa myös ulkopuolisten asiakkaiden palvelun. Jotkut palvelun myyjät eivät anna kuitenkaan edes mahdollisuutta muun kuin oppilaitoksen palveluun. 
Projektien jälkeen Kajaanin ammattikorkeakoulun yritystietopalvelut on tarkoitus vakiinnuttaa osaksi normaalia toimintaa. Ammattikorkeakoulu on sitoutunut palvelun jatkamiseen ja tavoitteena on perustaa yritystietopalveluinformaatikon virka projektien päättymisen jälkeen. Projektin aikana yritystietopalvelua ei ole hinnoiteltu. Tavoitteena kuitenkin on, että yritystietopalveluun erikoistuneen informaatikon palkkakustannuksista osa katettaisiin tietopalvelun tuotolla. Onkin tärkeää, että laatutyön kautta palvelu tuotteistetaan. Tulevaisuutta on myös tietoverkkopalvelujen lisääminen. Kajaanin ammattikorkeakoulun kirjastossa on tutkittu erilaisia mahdollisuuksia esimerkiksi opinnäytetöiden digitointiin.
Informaatiopalvelukeskus Kainuun elinkeinoelämälle -
projektin yritystietopalveluraportti kokonaisuudessaan on luettavissa 1.2.1999 lähtien Kajaanin ammattikorkeakoulun kirjaston kotisivuilta.
Outi Vaattovaara, email: outi.vaattovaara@mail.kajak.fi