Yhteistyössä on voimaa! Moniammatillinen yhteistyö avoimuuden tukena HAMKissa

11.06.2018

HAMKilainen tapa tuottaa TKI-tukipalveluita yhdistää asiantuntijoita yli hallintorajojen. Miten me sen teimme?

Hämeen ammattikorkeakoulussa (HAMK) toiminta avoimen tieteen ja tutkimuksen edistämiseksi alkoi toden teolla avoimuuden periaatteiden julkaisemisesta kevättalvella 2017. ATT-työtä oli tehty tätä ennen jo muutaman vuoden ajan. Avoimuuden periaatteet toimivat ohjenuorana HAMKilaiselle avoimuudelle. Ne ohjaavat HAMKin toimintaa sekä avoimen tieteen ja tutkimuksen edistämiseksi että laajemmin opetuksen ja muun toiminnan avoimuuden kehittämiseksi. HAMKissa TKI-toiminnan perustan muodostavat neljä tutkimusyksikköä: Ammatillinen osaaminen, Biotalous, Ohutlevykeskus ja Älykkäät palvelut. Hanketoimijoita on myös koulutus- ja muissa yksiköissä, mutta kaikki hanketoiminnan koordinointi tapahtuu tutkimusyksiköiden kautta.

ATT-hankkeen myötä HAMKiin on luotu uudenlainen palvelu TKI- ja hankehenkilökunnalle. Alusta asti hankkeen vetovastuu on HAMKissa kuulunut kirjastolle, ensin työtä tehtiin yhden henkilön voimin. Pikkuhiljaa, avoimen TKI-tuen tarpeen kasvaessa, edettiin nykyiseen sektorirajat ylittävään, moniammatilliseen tiimityöskentelyyn. Yhteisten palveluiden TKI-tuen tiimi perustettiin keväällä 2017 ja varsinainen toiminta aloitettiin saman vuoden syksyllä. Avoimen TKI-tuen kuuden hengen tiimi kokoaa yhteen HAMKilaista asiantuntijuutta HAMKin tukipalveluista: kirjastosta, viestinnästä, tietohallinnosta ja hankepalveluista.

Monialaiseen tiimiin päädyttiin, jotta avointa toimintatapaa saataisiin vietyä selkeästi osaksi koko organisaation toimintakulttuuria. Tiimistä löytyy osaamista useammalta eri alalta, koska avoimuuden toimintakenttä kattaa laajasti esimerkiksi hankehallinnointiin, julkaisemiseen, aineistonhallintaan, aineistoformaatteihin, pitkäaikaissäilytykseen ja viestintään liittyviä asioita. Yhteisten palveluiden TKI-tuen tiimillä on myös oma ohjausryhmä, jonka toiminnalla pyritään varmistamaan HAMKin johdon tuki ja suuntaviivat avoimuuden toteutumisen edellyttämille toimenpiteille ja muutoksille. Ennen yhteisten palveluiden TKI-tuen tiimin perustamista TKI- ja hanketoimijoille tarjotut tukipalvelut olivat ehkä enemmän hajallaan. Nyt asiat on mahdollista hoitaa yhdellä sähköpostilla tai puhelinsoitolla.

Rohkeasti liikkeelle!

Keväällä 2017 avoimen TKI-tuen tiimille nimettiin tiiminvetäjä, jonka rooliksi muodostui avoimen TKI-tuen toiminnan koordinoiminen HAMKin tasolla. TKI-tuen tiimin toiminnassa lähdettiin liikkeelle tutustumisella. Suurin osa tiimin jäsenistä tunsi / tiesi toisensa jo etukäteen, muttei ollut aiemmin oikeasti työskennellyt yhdessä. Myös TKI-toimijoiden tarpeet ovat selkiytyneet vähitellen tiimin ensimmäisten työskentelykuukausien aikana. Aluksi tiimin työskentelytyyli oli varsin perinteinen: kukin tiimin jäsen oli vastuussa niin kutsutun ”oman tonttinsa” hoitamisesta ja yhteisissä kokouksissa jokainen kertoi, miten omalla vastuualueellaan olevat asiat olivat edistyneet. Tiimin alkutaipaleen työskentelytyyli jätti kuitenkin toivomisen varaa, etenkin moniammatillisten synergiaetujen löytymiseen, joten työskentelyä haluttiin viedä kohti todellista yhteistyötä. Tiimin jäsenille ryhdyttiin tietoisesti nimeämään yhteisiä työtehtäviä yli sektorirajojen, esimerkiksi aineistonhallintakoulutuksen suunnittelu kirjaston, hankepalveluiden ja tietohallinnon kesken tai uusien TKI-hankkeiden projektipäälliköiden tapaaminen yhteistuumin kirjaston ja viestinnän väen kanssa. Yhteistyö on hioutunut ja kehittyy edelleen.

Pääosin prosessi on ollut palkitseva ja sen aikana jokainen tiimin jäsen on oppinut toisiltaan paljon uutta. Jälkikäteen ajatellen tiimin olisi ollut hyvä kiinnittää enemmän huomiota ryhmäytymiseen ja yhteisiin pelisääntöihin, kun se aloitti toimintansa. Tiimiläisten toiveet ja odotukset omasta asiantuntijaroolista tiimissä ja tiimin yhteisistä toimintatavoista olisi ollut hyvä keskustella yhteisesti läpi ennen työhön tarttumista. Tiimi kävi toki aluksi jonkin verran yleistä keskustelua toiminnan tavoitteista ja käytännöistä, ja tiimiytymistä edistivät myös yhteiset työtehtävät, mutta ryhmäytymiseen olisi voinut varata vielä enemmän aikaa, myös ilman varsinaista työagendaa.

Yhteisten työskentelytapojen löytämisen ohella tiimin suurin ponnistus on ollut uuden Avoimuus HAMKissa -sivuston valmistelu. Sivuston tarkoituksena on toimia kaikille HAMKilaisille suunnattuna avoimen tieteen tietopakettina, josta käyvät ilmi avoimuuden toteuttamisen HAMKilaiset tavat. Sivustolle laadittiin oma osionsa hanketoimijoille, julkaisun kirjoittamista suunnitteleville, aineistonhallinta-asioita pähkäileville, opinnäytetyön tekijöille ja opinnäytetyön ohjaajille. Sivuston koostaminen päätettiin tehdä mahdollisimman avoimesti. Sivusto julkaistiin tammikuussa 2018 ja sitä päivitetään jatkuvasti. Julkaisemisen jälkeen tiimi keräsi palautetta TKI-toimijoilta sekä sivustosta että heidän toiveistaan liittyen TKI-tuen tarjoamiin palveluihin. Vastauksia tuli runsaasti ja niiden pohjalta Avoimuus-sivustoa päivitettiin paremmin TKI-toimijoiden tarpeita vastaavaksi. HAMKilaisten TKI-toimijoiden palaute vahvisti myös avoimen TKI-tuen tukipalveluiden tarpeellisuuden.

Apuna tiimin toiminnassa on ollut HAMKissa talvella 2018 käyttöönotettu ServiceDesk-toiminnanohjausjärjestelmä. Yhden luukun periaatteella toimivat ServiceDesk-tyyppiset ratkaisut ovat jo pitkään olleet IT-tukipalveluiden käytössä, mutta HAMKissa kaikki tukipalvelut ovat mukana ServiceDeskissä. TKI-tuen tiimille ServiceDeskiin tulevat pyynnöt ja kysymykset ovat kaikkien tiimiläisten nähtävillä ja ne on helppo siirtää oikealle henkilölle hoidettavaksi.

Aineistonhallinta herättää kiinnostusta

TKI-tuen tiimi on verkostoitunut tutkimusyksiköiden kanssa pyrkimällä luomaan vuoropuhelua avoimuudesta ja TKI-toimintaan liittyvistä asioista laajemminkin. Viestintään ja julkaisemiseen liittyvät asiat ovat helposti lähestyttäviä, selkeitä kokonaisuuksia, joista on ollut helppo lähteä liikkeelle. Erityisesti aineistonhallintaan liittyvät kysymykset ovat herättäneet eniten keskustelua. Yhteisissä keskusteluissa TKI-tuen tiimin ja TKI-toimijoiden kanssa molemmat osapuolet ovat oppineet paljon:

TKI-toimijoiden keskuudessa tietoisuus aineistonhallinnan tarkoituksesta ja pääperiaatteista on lisääntynyt.
TKI-tuen tiimissä on vahvistunut ajatus siitä, että tukipalveluissa on oltava moniammatillista asiantuntijuutta aineistonhallintaan.

Muutamina tärkeinä huomioina aineistonhallinnassa ovat nousseet esiin seuraavat seikat:

Aineistonhallintasuunnitelman laatiminen ennen hankkeen aloitusta voidaan kokea turhana byrokraattisena velvollisuutena. Kyse on uudesta käytännöstä, joka on lähtenyt liikkeelle avoimen tieteen tavoitteista, ei pelkästään rahoittajien vaatimuksista.
Aineistonhallintasuunnitelman laatiminen vaatii paljon pohjatyötä. Toimintapoliittisia päätöksiä ja käytännön ohjeistuksia tulee olla valmiina, jotta aineistonhallintasuunnitelmia voi organisaatiossa laatia.
Kaikkea ei voi ennakoida, eikä tehdä etukäteen valmiiksi, joten suunnitelmien laatiminen on luonteeltaan ketterää kehittämistä, jossa myös yritys ja erehdys ohjaavat toimintaa.
Mikäli aineistonhallintasuunnitelman laatimista lykätään kovin pitkälle, voi moni asia helposti unohtua. Esimerkiksi hankkeissa tapahtuvat henkilömuutokset voivat aiheuttaa sen, ettei metatietoja kyetä tuottamaan riittävän luotettavasti jälkeenpäin. On vaarana, ettei aineistojen hyödyntäminen edes omassa organisaatiossa ole mahdollista.
Aineiston avaamisessa vaaditaan asiantuntijuutta sekä tutkijalta että tukipalveluilta. Kaikkea tutkimusaineistoa ei kannata pyrkiä avaamaan laajemmalle käyttäjäryhmälle.

Tulevaisuuden suunnitelmia

TKI-tuen tiimin tavoitteena on tuoda enemmän avoimuutta kaikkeen HAMKin toimintaan aina opetuksesta TKI-toimintaan saakka. Lisäksi tavoitteena on luoda infrastruktuuri palvelukokonaisuudelle, jossa HAMKilaiset TKI-toimijat saavat saumattomasti ja helposti avun riippumatta siitä, koskeeko kysymys julkaisemista, rinnakkaistallentamista, hankeviestintää, aineistonhallintaa tai avoimen tieteen toimintakulttuuria laajemmin. Näin ollen tiimi pyrkii omalla toiminnallaan edistämään avoimuutta organisaation eri prosesseissa.

TKI-tuen tiimi tulee järjestämään tutkimus- ja hanketoimijoille suunnattuja koulutuksia etenkin aineistonhallinnasta vielä tämän vuoden aikana. Oman lisänsä koulutuksiin tuovat osaamismerkit, joita HAMKissa käytetään yhtenä henkilöstökoulutuksen muotona. Kesän aikana on tarkoitus luoda kokonaan uusi, avoimuuteen keskittyvä osaamismerkki. Tiimin kuulumisia voit lukea Avoimuuden asialla -blogista, jossa tuodaan esiin ajankohtaisia avoimuuteen ja TKI-toimintaan liittyviä asioita.