Yhdeksän hyvää ja kymmenen kaunista: Koha mullisti kokoelmatyön

Koha toi tullessaan muutakin hyvää kuin avoimemman kirjastojärjestelmän: se mahdollistaa kokoelmatyön kehittämisen tavoilla, joista aiemmin vain haaveiltiin.

Parin viime vuoden aikana on HAMKin kirjastossa tehty perusteellisia muutoksia. Kampusvastuista on siirrytty palvelukokonaisuuksiin, joissa tiimit vastaavat toiminnoista koko kirjaston tasolla. Seuraavana vuorossa oli kirjastojärjestelmän vaihto, jonka myötä kirjastoon rekrytoitiin myös oma tietojärjestelmäasiantuntija. Kirjaston kokoelmatyöstä vastaava aineistotiimi lähti tutustumaan uuden järjestelmän mahdollisuuksiin uudistamalla kirjaston poistoprosessia.

Monta erillistä kokoelmaa, yksi HAMKin kirjasto

Ennen organisaatiomuutosta kampuskirjastojen kokoelmia kehitettiin itsenäisinä kokoelmina ja yksittäisen kampuksen näkökulmasta. Voyagerin tietokantakyselyjä osasi tehdä vain muutama henkilö, joten Voyagerin lainatietoja ei hyödynnetty niin tehokkaasti kuin olisi voinut. Poistojen arviointiprosessissa kokoelmia yritettiin kuitenkin tarkastella koko kirjaston näkökulmasta: alustavat poistot koottiin yhdeksi listaksi, joka käytiin läpi kullakin kampuksella erikseen. Näin muiden tekemä arviointityö saatiin hyödynnettyä myös omalla kampuksella, mutta tuhansia niteitä sisältävien poistolistojen käsittely koettiin raskaana.

Koha toi helppokäyttöiset raportit kaikkien käyttöön

Tiimipohjaisen työskentelyn myötä kokoelmia alettiin tarkastella ensisijaisesti koko kirjaston näkökulmasta. Uusi järjestelmä mahdollisti valmiiden raporttipohjien hyödyntämisen: tietojärjestelmäasiantuntijamme Minna Kivisen tekemät SQL-kyselyt voitiin nyt tallentaa Kohaan kaikkien vapaasti hyödynnettäväksi ja muokattavaksi. Poistojen arviointi on nyt helppoa: saamme parilla klikkauksella esiin listat, joissa näkyvät nimekkeet ja niiden niteet kaikissa kampuskirjastoissa, niteiden lainamäärät ja viimeisen lainapäivän. Listan avulla on helppo ajasta ja paikasta riippumatta tehdä kokoelman karsintaa koko kirjaston näkökulmasta. Ja koska kokoelmavastuut on nyt jaettu koulutusyksiköittäin, voidaan koko nimeke käsitellä kerralla.

Koha vähensi työvaiheiden määrää

HAMKin kirjaston poistoprosessiin liittyy valinnan lisäksi useita niteisiin liittyviä työvaiheita, kollegojen tekemä arviointi sekä tietopalvelupäällikön hyväksymisprosessi. Valmiit listat hyväksytyistä poistoista arkistoidaan. Poistoon osallistuu suuri määrä kirjastolaisia, jotka tekevät useita eri toimenpiteitä sekä tietokannassa että fyysisessä kokoelmassa. Kohan myötä pakollisten työvaiheiden määrää on saatu vähennettyä: niteen lainaus (ns. poistoasiakkaalle) ja myöhemmin palautus, nidetilojen siivous sekä maksujen irrotus eivät ole enää tarpeen. Kokoelma voi myös olla käytössä varsinaiseen poistoon asti; aiemmin poistettavat niteet oli pakko siirtää työhuoneen puolelle, jossa ne saattoivat odottaa useita kuukausia. Yhteisten poistolistojen käsittely joka kampuksella oli ajallisesti pitkä prosessi, joten poistoissa oli pakko pitää jopa kuukausien taukoja. Nyt poistoja voidaan tehdä lähes jatkuvasti, ja kerran kuussa tehtävät poistolistat ovat nopeita käsitellä.

Koha toi uutta energiaa tekemiseen

Jos ihan rehellisiä ollaan, ei Koha ole juurikaan tuonut uusia mahdollisuuksia kokoelmatyön kehittämiseen: vastaavat tiedot olivat saatavissa myös Voyagerissa, vaikkakin harvojen saavutettavissa. Koha on vähentänyt vaadittavia työvaiheita ja tuonut lisää vaihtoehtoja nidetilojen hyödyntämiseen, mutta sen suurin merkitys on aivan muualla kuin teknisissä toiminnoissa. Kohan avoimen lähdekoodin periaate koetaan positiivisena asiana, ja Kohan tarjoamien kyselyiden ja monipuolisten hakumahdollisuuksien vuoksi on nyt jokaisella kirjastolaisella pääsy järjestelmässä olevaan tietoon. Uuteen järjestelmään siirtyminen toi uutta energiaa myös kirjaston muuhun tekemiseen. Kokoelmatyöstä vastaavassa aineistotiimissä mietimme tällä hetkellä sitä, mitä tietoa kokoelman kehitystä varten tarvitsemme ja mistä ja miten tuo tieto on saatavissa. Vastaavaa työtä tehdään myös muissa kirjaston tiimeissä.

Tietoa kirjoittajasta:

Päivi Hollanti, informaatikko
Hämeen ammattikorkeakoulu