Millaisia ovat uudet oppimisen ja opettamisen prosessit? Voisiko kirjasto hengailla mukana ja oppia uuden tavan ohjata tiedonhankintaa? Pohdimme tällaisia kysymyksiä, kun ryhdyimme miettimään miten kirjasto osallistuisi Professional Summer Schoolin. Se on kolmen ammattikorkeakoulun: Haaga-Helian, Laurean ja Metropolian järjestämä kesäopinto, jossa tiiviissä tahdissa kehitetään tuotteita tai palveluita yhdessä työelämän toimeksiantajien kanssa. Summer School järjestettiin elokuussa 2017 toista kertaa ja pääopintojakson teemana oli Digital Wellbeing Sprint (DWS). Kutsumme opintojaksoa tässä sprintiksi.
Kerromme tässä kirjoituksesta kokemuksiamme sprint-viikon varrelta. Ensin Aino reflektoi sprintiä opiskelijan roolista, sitten Kaisu kertoo sprintistä kirjaston palvelun näkökulmasta.
Innolla kohti uutta - opiskelijana mukana sprintissä
Huomasin Laurean intrassa tiedotteen, jossa mainostettiin DWS:ää Laurean henkilöstölle. Henkilöstöä kannustettiin ottamaan osaa sprintille. Kiinnostuin heti. Pystyisinkö opiskelijan roolista käsin hahmottamaan opiskelijan tiedontarpeita uudella tavalla? Millainen DWS:n innovaatioprosessi olisi tiedonhankinnan kannalta?
En ollut aiemmin perehtynyt sprint-filosofiaan tai osallistunut innovaatiotyöskentelyyn. Omasta opiskeluajastakin on pari vuosikymmentä. Ajattelin, että sprint-työskentely on nopeatempoista ja että opiskelijat ovat tottuneet käyttämään e-aineistoja, googlaamaan tiedonhakunsa työskentelyn lomassa. Perinteinen kirjastopalvelu ei ehkä pystyisi vastaamaan tämän tyyppiseen työskentelyyn.
Sprintin alku - aihepiiriin tutustuminen, ryhmän muodostaminen
Sprintin alussa tiesin, että tarkoituksena olisi kehittää pienryhmissä digitaalisia innovaatioita, jotka helpottaisivat muistisairaiden ihmisten elämää. Lapinjärven kunta toimisi sprintin toimeksiantajana. Neljä pienryhmää yöpyisi viikon ajan Lapinjärvellä ja pääsisi tutustumaan paikan päällä muistisairaiden toimintaympäristöön. Toiset neljä ryhmää työskentelisi Espoossa Metropolian Leppävaaran kampuksella. Sprintissä oli mukana noin 50 osallistujaa.
Saimme tietää ryhmämme kokoonpanon aihepiiriä ja menetelmiä taustoittavien luentojen jälkeen toisena kurssipäivänä. Ryhmämme oli alun alkaen tarkoitus koostua kuudesta eri aloja edustavasta henkilöstä, joista kaksi olisi ollut ei-suomenkielisiä (sprintin kieli oli englanti). Nämä kaksi henkilöä eivät kuitenkaan tulleet mukaan. Neljän hengen ryhmämme kutistui vielä työskentelyn alkuvaiheessa kolmeen. Ryhmäämme jäi johdon assistenttityön opiskelija Haaga-Heliasta, liiketalouden YAMK-opiskelija Laureasta ja allekirjoittanut. Meidän ryhmämme työskenteli Espoossa.
Tässä vaiheessa meillä oli kolme ja puoli päivää aikaa perehtyä aiheeseen, haastatella kohderyhmiä (muistisairaita, heidän läheisiään, muistiliiton ja kunnan edustajia), osallistua luennoille, tutustua avoimen innovaatiotoiminnan menetelmiin, innovoida digitaalisia palveluita muistisairaille, muodostaa kolme prototyyppiä, testata prototyyppejä, valita niistä paras, muodostaa lopullinen versio sekä laatia lopullisesta palvelusta esitys (pitch) toimeksiantajille.
Työskentely ryhmän jäsenenä & tiedonhankinta sprint-prosessin aikana
Alkuvaiheen tiedontarpeet liittyivät lähinnä muistisairauksiin, muistisairaiden henkilöiden arkeen, muistisairauksiin liittyviin apuvälineisiin ja kurssin toimeksiantajan kehittämistavoitteisiin. Näihin tiedontarpeisiin saimme vastauksia kurssin alkuosan luennoilta sekä asiakas- ja kohderyhmähaastatteluista, joita pääsimme tekemään kolmannen kurssipäivän aamupäivänä.
Tärkeinä tiedonlähteinä toimivat ryhmämentorit, opiskelijakollegat ja ryhmämme jäsenet. Yhdellä ryhmämme jäsenistä oli aihepiirin ja tehtävänannon kannalta juuri sopiva työ- ja opintotausta muistisairaiden ihmisten hoitotyöstä ja digitaalisten palveluiden kehittämisestä. Hänen tietotaitonsa oli ratkaisevaa ryhmämme työskentelylle. Ensiarvoisen tärkeitä olivat myös ryhmämentorit, jotka opastivat pienryhmiä palvelumuotoilun ja liiketoimintasuunnittelun menetelmissä sekä auttoivat meitä eteenpäin työskentelyn eri vaiheissa.
Sprintin aikataulu on nopea ja työskentely käytännöllistä palvelumuotoilun ja liiketoimintasuunnittelun menetelmineen. Tiedontarpeita ei aktiivisen työskentelyn aikana välttämättä huomattu, koska työskentely eteni nopeasti vaiheesta toiseen. Toisaalta työskentelyvaiheen luonteeseen kuului vapaa ideointi, asioiden yhdistely ja luokittelu, ei niinkään uusien tiedonlähteiden etsiminen tai tietojen varmistaminen.
Muodostimme palvelumuotoilun ja liiketoimintasuunnittelun menetelmillä kolme kohderyhmähaastatteluihin ja muuhun kurssilla annettuun taustatietoon pohjautuvaa prototyyppiä. Pureuduimme prototyypeissämme asiakkaan itsemääräämäisoikeuden säilyttämiseen, turvallisuuteen ja erityisesti yksin ulkona liikkumisen ongelmaan, yksinäisyyden ja mielekkään tekemisen löytämisen ongelmiin sekä yhteydenpidon helpottamiseen omaisten kanssa.
Päädyimme testaamaan prototyyppiä, jonka avulla pyrimme ratkaisemaan asiakkaan vapaata ja turvallista ulkona liikkumista. Vapaa liikkuminen auttaisi muistisairasta henkilöä säilyttämään itsenäisyytensä, tuntemaan itsensä vähemmän yksinäiseksi ja löytämään helpommin mielekästä tekemistä. Oli keskiviikkoiltapäivä, sprintiä oli jäljellä kaksi päivää: yksi päivä lopullisen palvelun rakentamiseen ja esityksen tekemiseen, toinen päivä kaikkien ryhmien esityksille.
Koin tässä työskentelyn vaiheessa turhautumisen tunnetta. Ryhmämme oli selvinnyt tähän asti omalla tietotaidollaan, täydennettynä niillä tiedoilla, jotka olimme saaneet taustaluennoilta ja hankkineet kohderyhmähaastatteluista. Huomasin, että tiedonhankinta internetistä ja tutkimusaineistoista saattaisi auttaa tilanteen selvittämisessä. Tiedonhankinnalle olisi ehkä ollut tarvetta jo aikaisemmassa vaiheessa, kun mietimme erilaisia prototyyppejä, toisaalta ryhmämme lähti melko varhaisessa vaiheessa kehittämään yhtä prototyyppiä. Tässä kohtaa prosessia olisi tiedonhankinnalle saattanut olla tarvetta myös muissa ryhmissä.
Etsin keskiviikkoiltana tietoa prototyyppiin liittyen. Mitä on tehty Suomessa / maailmalla? Millaista tekniikkaa on tutkittu / kehitetty? Millaisia palveluja on tarjolla? Minkälaisia asenteita prototyypin kaltaiseen tuotteeseen voisi liittyä? Onko palvelulle lainsäädännöllisiä edellytyksiä? Ajatukset selkenivät tiedonhankinnan tuloksena ja uskon, että tästä oli apua ryhmällemme.
Lopullisen palveluratkaisun rakentaminen ja pitchaus
Toimeksiantaja esitti kurssin alkuvaiheessa keskeiseksi lähtökohdaksi sen, että muistisairaita ei tulisi lukita sisään palvelulaitokseen. Heidän tulisi saada elää ja liikkua mahdollisimman vapaasti. Päädyimme esittämään tähän ratkaisuksi gps-paikanninta, joko asiakkaan ihon alle asetettavaa tai koruun tms. kiinnitettävää, jonka avulla asiakkaan liikehdintää pystyttäisiin seuraamaan. Jokaiselle asiakkaalle määriteltäisiin ohjelmistoalustalle oma turva-alueensa, jonka sisällä hän saisi liikkua vapaasti. Tästä palvelun nimi Safe Area. Oman turva-alueensa yli kulkeva vanhus käynnistäisi automaattisen puheluketjun, joka koostuisi kullekin henkilökohtaisesti määritellyistä tukihenkilöistä, omaisista ja viime kädessä viranomaisesta, joiden tehtävänä on ottaa eksyneeseen asiakkaaseen yhteyttä ja pyrkiä selvittämään hänen vointiaan. Palveluehdotuksemme ei jäänyt paikantamisen tasolle, vaan otimme mukaan drone-helikopterin, jonka avulla epätavallisesti käyttäytyvän vanhuksen luo päästäisiin kätevästi kulkemaan ja tarkistamaan hänen vointiaan. Palveluratkaisumme sisälsi myös mahdollisia lisäosia, kuten esimerkiksi asiakkaan elintoimintojen seurantaa ihon alle asennettavan sirun kautta ja asiakkaan päivittäisestä liikehdinnästä tietoa keräävää tekoälyä.
Pitchauksen suunnitteluun, rakentamiseen, puheiden käsikirjoitukseen ja harjoitteluun jäi ryhmällemme aikaa pari tuntia. Tämä oli haastava vaihe työskentelyssä, kun intensiivisten päivien jälkeen täytyi käsikirjoittaa esitys ja opetella esittämään mainospuheet. Esitykset olivat vuorossa viimeisen sprint-päivän aamuna.
Pitchauksen jälkeen tiimimme työ oli paketissa. Raadin valitsema voittajaryhmä julkistettiin. Niin voittaja? Sprintissä oli alusta lähtien käynnissä ryhmien välinen kilpailu. Voittajan valitsi raati, joka koostui Lapinjärven kunnan johtajasta, arkkitehdistä, lapinjärveläisen hoitokodin työntekijästä ja Metropolian lehtorista. Voitto ei osunut kohdallemme. Saimme palautetta, jonka mukaan esittelemämme palveluratkaisu oli jakanut mielipiteet voimakkaasti kahtia: aitoa ja rohkeaa tulevaisuuteen suuntautunutta otetta kehuttiin, toisaalta ratkaisu koettiin ehkä liiankin rohkeaksi ja riskialttiiksi.
Voittajaryhmän esittelemä tuote Memory Lane olisi sovellus, jonne asiakas voisi tallentaa henkilökohtaisia tietojaan esimerkiksi rakkaista ja ei niin rakkaista asioistaan. Sovelluksen avulla hoitohenkilökunta pääsisi helposti ja nopeasti selville muistisairaan henkilökohtaisista mieltymyksistä ja hoidon lopputulokset olisivat kummankin osapuolen kannalta paremmat.
Sprint-työskentely opetti minulle uudenlaisia menetelmiä kehittää palveluita. Kehittämisen tempo oli nopea, en ehkä ehtinyt reagoimaan kaikissa tilanteissa niin hyvin kuin mahdollista. Seuraavalla kerralla olisin varmasti tarkempi ja hoksaavampi monessa tilanteessa. Ryhmämme työskentelyyn vaikutti myös se, että puolet ryhmämme jäsenistä olivat jääneet kurssilta pois.
Digital Wellbeing Sprint 2017 oli minulle raikas tuulahdus opiskelijaelämästä. Nopeaa, dynaamista työskentelyä uudessa ryhmässä. Monella tavalla opettavaista, virkistävää ja ammatillisesti kehittävää. Sain käytännön kokemusta innovaatiotyöskentelystä ryhmässä, pääsin kokemaan koko prosessin opiskelijan roolissa, mutta kuitenkin informaatikkona. Informaatikkona tarkkailin erityisesti tiedonhankintaa. Uskon, että tiedonhankinta vaihtelee vastaavanlaisessa työskentelyssä tavoitteiden, ryhmän jäsenten, työnjakojen ja aikataulujen mukaan. Toivon kokemukselle jatkoa, aihetta olisi mielenkiintoista tutkia jatkossa systemaattisemmin.
Innolla kohti uutta - kirjasto mukana sprintissä
Vau! Ajattelin kesäkuussa ensimmäisen sprint-kokouksen jälkeen. Tämähän alkaa lupaavasti.
Aino Helariutta oli jo onnistunut järjestämään sprintin ohjelmaan kirjastolle oman puheenvuoron. Lisäksi hän oli kertonut järjestäjille, että laadimme materiaalia verkkoon ja tarjoamme apua tiedonhankintaan. Muistin hyvin viime vuotiset kokemukset Professional Summer Schoolista. Pienellä porukalla pyörimme mukana parina päivänä ja yritimme hahmottaa mistä on kysymys.
Edustin suunnitteluryhmässä Metropolian kirjastoa. Mukana olivat myös muut 3AMK-kirjastot eli Laurea ja Haaga-Helia. Aino Laureasta organisoi kirjaston palvelun järjestämistä. Minun ja koko ryhmän suunnittelutyötä helpotti se, että saimme etukäteen tietoa sprintin teemoista, ohjelmasta ja aikatauluista. Järjestäjät myös kommentoivat ideoitamme ja antoivat vinkkejä.
Laurea otti tehtäväkseen koota materiaalia verkkoon. Saimme järjestäjiltä tällaisia kysymyksiä, jotka auttoivat aineiston kokoamisessa: “Hyvä juttu, tämä materiaali tulee siis olemaan englanniksi ja helposti löydettävissä? Entä sellaiset osallistujat, jotka eivät ole opiskelijoita missään kolmesta AMK:sta, voivatko he silti löytää tämän? Toki olisi mahtavaa, jos osallistujat saisivat tietoa näistä teemoista mahdollisimman helposti.”
Ennen sprinttiä julkaisimme Laurean 3AMK ja 3UAS -LibGuides-oppaissa “PSS2017 Digital Wellbeing Sprint” -välilehden, johon oli koottu vapaan verkon aineistoja englannin kielellä. Olin tyytyväinen. Nyt meillä oli työkalu, johon kaikilla osallistujilla olisi vapaa pääsy. Tätä olisi helpompi markkinoida, toisin kuin kolmen AMK-kirjaston omia LibGuides-oppaita.
Tavoitteena oli myös jalkautua suoraan ryhmiin sparraamaan tiedonhankintaa ja tiedon tuottamista. Järjestäjät näyttivät tälle vihreää valoa kuitenkin pienellä varauksella: ”Kunhan kuulostelette ensin missä vaiheessa ja flow"ssa ryhmät menevät, jottei heidän työnsä keskeydy missään kriittisessä vaiheessa. Nostan tämän esiin ainoastaan siksi, että viime vuonna osallistujat kokivat "ulkopuolisten", piipahtamisen ryhmätyötiloissa toisinaan toimintaa keskeyttäväksi, jos heille piti alkaa selostaa mitä ryhmä oli tekemässä ja miksi.” Ryhmien sprarraaminen mietitytti minua etukäteen paljon kuten muitakin suunnitteluryhmäläisiä. Lupauduin kuitenkin mukaan. Minusta tuntui, että tässä olen menossa epämukavuusalueelleni eli mukaan vaan!
Lopulta kirjaston palvelu oli koossa: Sprintin käyttöön räätälöity opas, puheenvuoro auditoriossa kaikille osallistujille, suunnitelma kuinka vierailemme ryhmissä sekä näiden lisäksi pop up -kirjasto Leppävaaran kampuksella, jossa sprintin osallistujat voisivat piipahtaa. Näin meillä tulisi olemaan myös tukikohta perinteiselle tiedonhankinnan ohjaukselle: Tule kirjastoon ja kysy meiltä!
Tunnelmia pop up -kirjastosta & tiedonhankinta sprintissä
Istuin mukavasti sohvalla pääsisäänkäynnin aulassa. Ihmisiä tuli ja meni! Tämä oli tuttua, mutta ei kuitenkaan ihan samanlaista kuin aikaisemmissa pop up -kirjastoissa. Tällä kertaa emme aktiivisesti markkinoineet mitään. Emme pysäytelleet ohikulkevia ihmisiä iPad kädessä. Olimme paikalla sprintin osallistujia varten ja he tiesivät sen.
Minun lisäkseni pop up -kirjastossa oli paikalla 3-5 informaatikkoa. Yhdellä on läppäri, toisella taas iPad. Taustalla pyöri Metropolian opiskelijoiden tekemä video: Look for and find – researching is like shopping. Halusimme luoda rentoa ja olohuonemaista tunnelmaa.
Pop up -kirjasto oli paikalla sprintin toisena päivänä, maanantaina. Aamun asiantuntijaluentojen jälkeen minä ja Kaisa Puttonen Laureasta pidimme auditoriossa lyhyen infon. Esittelimme sprinttiä varten tehdyn LibGuides-oppaan sekä mistä meidät tavoittaa: aulasta, kirjastoista sekä verkossa. Kerroimme myös, että meidät tunnistaa oranssista rintamerkistä: ”Keep calm - I’m a librarian”. Tavoitteena oli, että opiskelijoiden on helppo lähestyä meitä ja kysyä.
Pop up -kirjaston sijainti ei olisi voinut olla parempi. Olimme opiskelijoiden kulkureitillä. Auditorio, kahvila ja ruokala olivat lähellä. Samoin luokat, joissa ryhmät kokoontuivat. Paikalla kävi reilut puolet sprintin osallistujista. Osa selasi kirjoja, joita olimme koonneet useasta eri kirjastosta. Osa istui pehmeille sohville lukemaan. Osa lainasi kirjoja mukaansa. Kaikki englanninkieliset muistisairauksiin liittyvät kirjat menivät heti. Muutamat ryhmät jäivät ohi kulkiessaan juttelemaan. Oli myös niitä, jotka halusivat tietää lisää LibGuides-oppaasta.
Sprintin ryhmien tilat sijaitsivat aivan pop up -kirjaston tuntumassa. En suinkaan ollut ensimmäisenä lähdössä kiertämään ryhmissä. Se tuntui minusta edelleen epämukavalta ajatukselta. Joukostamme löytyi onneksi muutamia rohkeita, jotka lähtivät kiertämään ryhmissä. Heiltä kuulin, että ryhmät tekivät tiiviisti töitä eikä tuntunut luontevalta mennä väliin keskeyttämään keskusteluja. Siitä huolimatta kiersimme ryhmätilojen ovilla - olimme siis näkyvillä ja saatavilla.
Kaksi ryhmää tuli tapaamaan meitä pop up -kirjastoon. Toisen ryhmän tiedontarpeen teemat olivat laajoja: Miten arkkitehtuuri voisi mahdollistaa integroituminen muuhun yhteisöön? Mitkä ovat muistisairaan tyypillisiä ongelmia ja haasteita sosiaalisissa verkostoissa? Miten muistisairaus vaikuttaa ystävyyssuhteisiin?
Toinen ryhmä tarvitsi tilastotietoja mm. ikääntyneiden asumisesta Lapinjärvellä ja selvityksiä eri-ikäisten asumismuodoista. Koska opiskelijoiden päivän aikataulu oli tiukka, päätimme etsiä saman tien yhdessä ryhmille valmiiksi aineistoa ja lähettää vinkkejä sähköpostitse. Oli antoisaa etsiä tietoa yhdessä kollegoiden kanssa ja samalla jakaa omia tiedonhakutapoja.
Summa summarum - mitä sprintti opetti meille?
Kokemustemme perusteella informaatikolle tai tietoasiantuntijalle olisi tehtävää sprintin osallistujien innovaatiopienryhmissä. Hän voisi toimia ryhmän jäsenenä, mentorina tai informaatikkona pop up -kirjastosta käsin. Kaikissa näissä tehtävissä informaatikko olisi koko ajan valmiina etsimään tietoa prosessin nopeassa aikataulussa.
Ryhmän jäsenenä informaatikolla olisi tiedonhankintaan, tuottamiseen ja käyttöön liittyvä rooli. Informaatikon tulee olla ajan tasalla ryhmän työskentelystä, jotta pystyy tekemään tiedonhakuja tuloksekkaasti ja auttamaan tiedon käytössä. Ryhmä ei välttämättä huomaa tiedontarpeita intensiivisen työskentelyn aikana. Informaatikko voisi havainnoida tilannetta ja hakea tietoa muiden ryhmän jäsenten keskittyessä työskentelyyn.
Taustatietoa ja tiedonhankintaa tarvittiin tässä sprintissä erityisesti, kun tutustuttiin tehtävänannon aihepiiriin, tehtiin valintaa prototyyppien välillä, rakennettiin palvelutuotetta ja valmisteltiin esitystä. Tiedonhankinta oli tarpeellista ja hyödyllistä erityisesti siinä vaiheessa, kun lähdettiin tarkentamaan lopullista prototyyppiä ja muodostamaan lopullisen palvelutuotteen palvelukuvausta. Avainasemassa oli hakea tietoa jo olemassa olevista palveluista ja tuotteista. Tässä vaiheessa olisi kirjaston tarjoamasta tiedonhankinnan tuesta saattanut olla hyötyä kaikille ryhmille. Ryhmän jäsenenä toimimisen yksi haaste on kuitenkin siinä, että se vie informaatikolta koko työviikon.
Mentorin roolissa informaatikko voisi toimia ryhmämentorin työparina. Hän voisi osallistua ryhmätapaamisiin ja kuunnella, kysellä sekä etsiä tietoa ryhmän tarvitsemista aihepiireistä. Informaatikon mukaantulo ryhmään tehtäisiin ohjatusti ja ryhmän oma mentori olisi siinä apuna. Informaatikon rooli olisi siis rakennettu osaksi ryhmien mentorointiprosessia. Todennäköisesti mentorin rooli ei veisi niin paljon aikaa kuin ryhmän jäsenyys ja sprinttiin osallistuminen. Toivottavasti pääsemme ensi vuonna testaamaan tätä tapaa! Tämä olisi hyvin kiinnostava uusi työrooli informaatikolle.
Kirjaston kannattaa jatkossakin olla mukana samaan tapaan kuin tänä vuonna. Pop up -kirjasto luo tunnelmaa ja räätälöity aineistopaketti verkossa on hyödyllinen lähtöpiste ryhmien omatoimiseen tiedonhankintaan. Myöskin verkkotiedonhaun ja kirjaston tarjoamien e-aineistojen käytön ohjaus ja tuki ovat edelleen tarpeen.
Sprintin järjestäjät päivittivät aktiivisesti Facebookissa Professional Summer School -yhteisösivua. Sinne tuli päivittäin kuvia, tilannetietoa ja tunnelmia sprintin vaiheista. Myös Twitterin hashtagit: #pssSprint ja #pss3uas olivat käytössä. Tämä voisi olla kirjaston seuraava askel. Voisimme jakaa tiedonhaun tuloksia kaikille sosiaalisen median kautta. Yksi mahdollisuus olisi pystyttää Twitter-seinä pop up -kirjaston yhteyteen tai hyödyntää luokkatiloissa olevia ryhmätöihin tarkoitettuja isoja näyttöjä. Näin tieto tulisi kaikille osallistujille suoraan eikä kenenkään tarvitsisi erikseen etsiä hakutuloksia sähköpostista tai joltain verkkoalustalta. Parhaassa tapauksessa osallistujat itse innostuisivat jakamaan kaikille löytämiään tiedonlähteitä.
Tuula Laurila Haaga-Heliasta tiivisti seuraavasti pop up -kirjaston tunnelmat: “Kirjastopalveluiden on tärkeää olla näkyvillä eri puolilla kampusta, ei vain kirjastotilassa. Sprintin pop-up –kirjasto onnistui tässä tavoitteessa hyvin. Varmasti kaikki sprintiin osallistuneet opiskelijat huomasivat pop-up –kirjaston ja tiesivät, että apua tiedonhankintaan oli saatavilla.”
Aiheeseen liittyviä tiedonlähteitä
Laurea: Professional Summer School
Laurean tiedote: Digital Wellbeing Sprint -intensiiviviikko käynnistyi Leppävaarassa
Sprint : how to solve big problems and test new ideas in just five days - kirjan tiedot Laurea Finnassa
Laurea LibGuides - Palvelumuotoilu
Laurea LibGuides - 3AMK yhteistyö
Kommentit