Vaikuttavaa aineistonhallintaa vai velvoittavaa pakkoa? Aineistonhallinnan suunnittelun haasteet ja mahdollisuudet

Viimeistään vuoden 2019 OKM:n avoimuuden kypsyystasoarviointi nosti ammattikorkeakoulut avoimen tieteen ja tutkimuksen kärkijoukkoihin. TKI-hankkeiden aineistot ja niiden elinkaaren hallinta ovat avoimen tieteen ja tutkimuksen ydintä ammattikorkeakouluympäristössä. Artikkelissa esitetään aineistonhallinnan suunnittelussa havaittuja haasteita tutkimuksen tukipalveluja tuottavan tiimin silmin.

Tausta ja tarkoitus

Ammattikorkeakoulujen soveltava tutkimus ja tki-toiminta ovat viime vuosien aikana kohdanneet moninaisia haasteita avoimen tieteen ja tutkimuksen vaatimusten tullessa osaksi ammattikorkeakoulujen tki-toimintaa niin kansainvälisen kuin kansallisen kehityksenkin myötä. Ammattikorkeakoulut ovat osallistuneet OKM:n tekemään avoimen tieteen kypsyystasoarviointiin sijoittuen yliopistojen ja tutkimuslaitosten rinnalla vaihtelevasti arviointiasteikolle, suunnan ollessa nousujohteinen. Viimeisimmässä arvioinnissa vuonna 2019 ammattikorkeakoulut ottivat paikkansa avoimen tieteen ja tutkimuksen etujoukoissa, kun arvioinnissa 17 ammattikorkeakoulua sijoittui vähintään kypsyystasoarvioinnin tasolle neljä (Forsström, Lilja & Ala-Mantila 2020).

Ammattikorkeakouluissa etenkin ammattikorkeakoulukirjastot ovat vastanneet avoimuuden vaatimuksiin ryhtyen luomaan uudenlaisia palveluita tukemaan avoimen tieteen ja tutkimuksen periaatteiden toteutumista. Ammattikorkeakouluissa avoimen tieteen ja tutkimuksen perusperiaatteet on tunnistettu osaksi tki-toimintaa, rakenteita avoimuuden toteutumiseksi on luotu ja tietoisuutta avoimuudesta on ryhdytty vahvistamaan ammattikorkeakoulujen tki-toimijoiden keskuudessa.

Keskeisenä osana avointa tki-toimintaa on tunnistettu ammattikorkeakoulujen tki-toiminnassa syntyvien moninaisten tki-aineistojen systemaattinen elinkaaren hallinta. Yliopistoissa tehtävän perustutkimuksen rinnalla ammattikorkeakoulujen tki-toiminta asettaa runsaasti erilaisia, vaihtelevia haasteita aineistonhallinnalle. Varsinaisten tutkimusaineistojen erottaminen muusta hankeaineistosta aiheuttaa pohdintaa niin tukipalvelujen tuottajalle kuin hanketoimijallekin. Sopivan säilytyspaikan valinta, aineistojen tallennusprosessi ja aineiston kuvailutietojen tuottaminen ovat monelle tki-toimijalle vielä vieraita, vaikka avoimuuden kypsyystasoarvioinnin valossa niiden pitäisi toteutua lähes automaatioina. Vaikka tietoisuus ja osaaminen aineistonhallinnasta ovatkin siis vahvistuneet etenkin tukipalvelujen tarjoajien näkökulmasta, on aineistonhallintaosaamisen juurruttaminen kiinteäksi osaksi ammattikorkeakoulujen tki-toimintaa vielä alussa. 

Tämän artikkelin tarkoituksena on kuvata a) avoimuuden edistämisen nykytilaa Hämeen ammattikorkeakoulussa (HAMK) sekä b) aineistonhallinnan suunnittelua hankaloittavia seikkoja tukipalvelujen näkökulmasta. Artikkeli perustuu HAMKin avoimen tki-toiminnan tukipalveluissa viimeisen kahden vuoden aikana kohdattuihin kysymyksiin sekä tki-toimijoiden kanssa käytyihin keskusteluihin. 

HAMKin avoimuuden edistämisen palvelurakenne

HAMKissa avoimuuden edistämisessä lähdettiin alusta lähtien liikkeelle toimivien rakenteiden luomisella. Syksyllä 2017 HAMKiin luotiin moniammatillinen, hallintorajat ylittävät TKI-tuen tiimi, jonka jäsenet koottiin tukemaan niin avoimen julkaisemisen, vaikuttavan hankeviestinnän kuin systemaattisen aineistonhallinnankin edistymistä. Tiimin toimintaa ohjaamaan perustettiin ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii HAMKin tutkimustoiminnasta vastaava vararehtori. Hallintorajat ylittävä palvelukokonaisuus mahdollistaa tukipalvelujen tuottamisen yhden luukun periaatteella, jossa yksittäinen tki-toimija saa nopeasti vastauksen kysymykseensä, koskee se sitten julkaisemista, hankeviestintää, aineistojen säilytysratkaisuja tai vaikkapa tietosuojalainsäädäntöön liittyviä seikkoja. Ohjausryhmän kanssa tehtävä tiivis yhteistyö mahdollistaa nopean ja aktiivisen tiedon välittymisen sekä ajankohtaisiin asioihin reagoimisen ammattikorkeakoulun tutkimustoiminnan johdon ja tukipalvelujen välillä. Tarkemmin HAMKin palvelurakenteesta voit lukea Laitila, Mikkonen & Hynnä (2018).

Toimivien rakenteiden ohella avoimuuden edistäminen perustuu HAMKissa tukipalvelujen, tutkimusyksiköiden ja tki-toimijoiden väliseen tiiviiseen yhteistyöhön. HAMKin tutkimusaineistojen hallintapolitiikan mukaisesti (Hyvä aineistonhallintatapa HAMKissa) jokainen alkava hanke laatii aineistonhallintasuunnitelman.  HAMKissa jokainen alkava hanke saa kattavan perehdytyksen aineistonhallinnan suunnitteluun, DMPTuulin käyttöön, tutkimuseettisiin seikkoihin, datan omistajuuteen ja tekijyyteen liittyviin asioihin, tietosuojanäkökulmiin sekä julkaisu- ja viestintäsuunniteluun. Vastaavasti jokaiselle päättyvälle hankkeelle tarjotaan mahdollisuus hankkeen päättymisvaiheen keskeisten asioiden yhteiseen läpikäymiseen.

Päättyvän hankkeen ohjauksen keskiössä ovat aineistot:

a) hankkeessa syntyneiden, säilytettävien tki-aineistojen tunnistaminen,

b) hankkeessa syntyneiden tki-aineistojen tallentaminen HAMKin omaan data-arkistoon / kansalliseen data-arkistoon / kansainväliseen data-arkistoon jne.,

c) tki-aineistoille tehtävän kuvailun tuottamisen ohjaus sekä lisäksi

d) muun säilytettävän hankemateriaalin tunnistaminen ja tallentaminen asianmukaiseen paikkaan, huomioiden arkistolain ja tiedonhallintalain mukainen HAMKin arkistonmuodostussuunnitelma (AMS).

Tulevaisuudessa HAMK pyrkii ohjaamaan tki-toimijoita suunnittelemaan aineistojen hallinnan jo hankkeen alkuvaiheessa siten, että hankkeen päättyessä sen keskeiset säilytettävät tki-aineistot ja muu hankemateriaali on helposti ja vaivattomasti eroteltavissa ja tallennettavissa omiin säilytyspaikkoihinsa. 

Tunnistettuja haasteita aineistonhallinnan suunnittelussa

Huolimatta siitä, että ohjeistukset ja rakenteet on HAMKissa pyritty luomaan yksittäisen tki-toimijan työtä helpottavaksi ja tukevaksi, ei aineistonhallinta HAMKin tki-hankkeissa ole vielä muotoutunut kiinteäksi osaksi hankkeiden suunnittelua ja käynnistämistä. Reilun kahden vuoden toimintakautensa aikana tukipalveluja tuottava TKI-tuen tiimi on tunnistanut monia eritasoisia haasteita, jotka hidastavat tai ajoittain jopa estävät aineistonhallinnan suunnittelua ja toteutumista. Seuraavassa kuvattuna näistä tärkeimmät.

1. Määritelmien puute

Tyvestä latvaan, perusasioista ylöspäin. Kansallisessa avointa tki-toimintaa koskevassa keskustelussa kiinnitetään harvoin huomiota siihen, mitä aineistoilla itse asiassa tarkoitetaan ammattikorkeakoulukontekstissa. Tarve selkeisiin määritelmiin ammattikorkeakoulujen tutkimuksellisista aineistoista, muusta hankemateriaalista sekä näiden välisistä eroista aineistojen säilyttämisen ja kuvailemisen osalta on suuri. Myös laajempi pohdinta siitä, millaisia ammattikorkeakoulujen tki-toiminnassa syntyviä aineistoja halutaan säilyttää pitkäaikaisesti, olisi kansallisesti paikallaan. HAMKissa keskustelut aineistojen säilyttämisestä kietoutuvat lähes poikkeuksetta näihin kysymyksiin: mikä on aineisto ja miksi se halutaan säilyttää?

2. Tiedon puute

Huolimatta ammattikorkeakoulujen aktiivisesta toiminnasta avoimuuteen liittyvän tietoisuuden edistämiseksi, ei kaikilla tki-toimijoilla vielä ole riittävästi tietoa siitä, miksi aineistonhallinnan suunnittelu on tärkeää. Mitä tarkoitetaan aineistojen jatkokäytöllä ja kuinka se yhdistetään tki-toiminnan vaikuttavuuteen? Ketä varten aineistoja tallennetaan, kuka niistä voisi olla kiinnostunut? Kysymykset herättävät vielä epäluuloa aineistonhallinnan suunnittelua kohtaan. Lisäksi hämmennystä aiheuttavat toisinaan ristiriitaisilta tuntuvat vaatimukset uudistuneen tietosuojalainsäädännön ja avoimuuden periaatteiden välillä.   

3. Osaamiseen liittyvä haasteet

Vaikka tietoa olisi saatavilla runsaasti, voi sen jalostaminen toiminnaksi osoittautua hankalaksi. Aineistonhallinta on laaja kokonaisuus, joka sisältää tutkimusmenetelmällisen ja tietoteknisen osaamisen lisäksi esimerkiksi tutkimuseettisiä seikkoja sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä näkökohtia. Tietämättömyys asianmukaisista aineiston säilytyspaikoista hankkeen aikana ja hankkeen päättyessä voi toimia esteenä aineistonhallintasuunnitelman laatimiselle hankkeen alkuvaiheessa.  Lisäksi tki-toiminnassa syntyvät, mitä moninaisemmat aineistot aiheuttavat pohdintaa myös tukipalvelujen tuottajien keskuudessa. Valmista aineiston säilytysratkaisua ei välttämättä ole tarjolla heti, ja myös tukipalvelujen tarjoajilla on edelleen valtavasti opittavaa. Parhaimmillaan osaamisen kasvattaminen tapahtuu yhteistyössä tki-toimijoiden kanssa, toinen toisiltaan oppien.

4. Resurssien puute 

Monelle avoimen tki-toiminnan parissa toimivalle lienee tuttua keskustelu resurssien riittämättömyydestä. On tosiasia, että aineistonhallinnan asianmukainen suunnittelu yhdistettynä muihin hankkeen toteuttamiseen liittyviin vaatimuksiin (kuten julkaisusuunnitteluun, julkaisujen kirjoittamiseen, rahoittajien vaatimuksiin) vaatii resursseja. TKI-toimijat ovat työllistettyjä hankehallinnon, hankkeiden toteuttamisen ja niistä raportoinnin kanssa, jolloin aineistonhallinnan suunnittelu voidaan kokea ylimääräisenä ja turhana. TKI-toimijat ovatkin oikeutetusti ajoittain ihmeissään kuullessaan, mitä avointen toimintamallien edistäminen todellisuudessa vaatii. 

5. Tuen puute

Kaikkiin edellä kuvattuihin seikkoihin voidaan osittain vastata toimivilla ja kattavilla tukipalveluilla. Tukipalvelut eivät nykyisellään välttämättä ole tavoittaneet riittävän hyvin tki-toimijoita, jolloin tki-toimijat ovat saattaneet kokea jäävänsä yksin kasvavien vaatimusten ja muuttuvan tutkimuksen tekemisen kulttuurin kanssa. Kansallinen yhteistyö ja hyvien käytänteiden jakaminen ammattikorkeakoulujen kesken tukipalveluja kehitettäessä olisikin erittäin tärkeää. 

Kohti ratkaisuja

Avoimuuden edistämiseksi on tehty paljon ja ammattikorkeakoulut ovat suurimmaksi osaksi saavuttaneet OKM:lle asettamansa tavoitteet. Paljon on kuitenkin vielä tekemättä, jotta avoimuus saadaan aidosti osaksi ammattikorkeakoulujen tki-toimintaa ja tutkimuskulttuuria. Millaisia ratkaisuja voidaan esittää, jotta edellä kuvattuja haasteita saataisiin madallettua?  Vastaus liittynee osaksi laajempaa yhteiskunnallista keskustelua. Kansallisella tasolla avoimen tieteen koordinointi siirtyi syksyllä 2018 TSV:lle. Toimintansa aikana kansallinen koordinaatio on edistänyt huimasti avoimuutta erilaisten kansallisten linjausten ja suositusten muodossa (mm. Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistus 2020-2025, Tutkimusjulkaisujen avoin saatavuus 2019). Edelleen suurena haasteena tunnistetaan kuitenkin tutkijayhteisön aito sitouttaminen avoimuuden toimintamalleihin niin yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa kuin tutkimuslaitoksissakin. 

Joitakin ehdotuksia tukipalvelujen näkökulmasta voidaan kuitenkin esittää. Ensiksi, tietoisuuden ja konkretian kasvattaminen edelleen aineistonhallinnan suunnittelun merkityksestä ja toteuttamisesta on ensiarvoisen tärkeää. Kansallisella tasolla olisi mielenkiintoista lähteä selvittämään hyvän aineistonhallintasuunnitelman yhteyttä positiivisen rahoituspäätöksen saaneiden hankkeiden lukumäärään ammattikorkeakoulujen hanketoiminnassa. Kun aineistonhallinnan suunnittelulle saataisiin osoitettua selvä hyöty vaikkapa rahoituksen saamisen helpottumisen kautta, voisi se edesauttaa aineistonhallintaan liittyvän motivaation kasvamista. Toiseksi vaaditaan aikaa. Kun hanketoimijat ovat vähitellen toteuttaneet koko aineistonhallintaprosessin hankkeen alusta hankkeen loppuun, on kokonaisuus helpommin hahmotettavissa seuraavissa hankkeissa. Kolmanneksi, tätä tukemaan tarvitaan toimivat ja helppokäyttöiset aineistojen tallennusratkaisut, joiden käyttö onnistuu jokaiselta hanketoimijalta. Neljänneksi tarvitaan hanketoimijoiden näkökulmasta laaditut, mahdollisimman selkeät ohjeet, jotka huomioivat parhaimmillaan koko hankkeen elinkaaren alusta loppuun: hankkeen alkuvaiheen muistilista, hankkeen aikaiset toimet sekä päättyvän hankkeen muistilista. Viimeisenä, toimivat ja tehokkaat tukipalvelut edesauttamassa hanketoimijoiden sujuvaa työskentelyä niin aineistonhallinnassa, julkaisemissa kuin hankeviestinnässäkin, voivat edistää suurimpienkin esteiden ylittämistä.

HAMKin näkökulmasta aineistonhallinnassa ja avoimuudessa ollaan edistytty valtavin harppauksin viimeisen kahden vuoden aikana. Positiivisen kehityksen jatkuminen siintää toiveissa, vaikka työsarkaa onkin alati avoimuuden toimintakentän muuttuessa ja moninaistuessa.  HAMK pyrkii saavuttamaan aseman soveltavan tutkimuksen korkeakouluna, joka on merkittävä tekijä niin kansallisilla kuin kansainvälisilläkin kentillä. Tahtotilaan pääseminen vaatii avoimen tieteen ja tutkimuksen kehityksen jatkuvaa seuraamista sekä uudenlaista toimintaa synnyttäviä ideoita, kun avoimuutta jalkautetaan edelleen HAMKin tki-toimintaan. 

Lähteet

Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistus 2020-2025. (2020). Avoimen tieteen koordinaatio, Tieteellisten seurain valtuuskunta. Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta ja Tieteellisten seurain valtuuskunta, Helsinki, 2020. https://doi.org/10.23847/isbn.9789525995213

Forsström, P.-L., Lilja, E., & Ala-Mantila, M. (2020). Atlas of open science and research in Finland 2019: Evaluation of openness in the activities of higher education institutions, research institutes, research-funding organisations, Finnish academic and cultural institutes abroad and learned societies and academies. Final report. Publications of the Ministry of Education and Culture, Finland. 1799-0351. Saatavilla http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/161990

Hyvä aineistonhallintatapa HAMKissa. (2019). HAMKin tutkimusaineistojen hallintapolitiikka. Saatavilla https://www.hamk.fi/wp-content/uploads/2019/03/Hyv%C3%A4-aineistonhallintatapa-HAMKissa-2.pdf

Laitila, K., Mikkonen, A. & Hynnä, N. (2018). Yhteistyössä on voimaa! Moniammatillinen yhteistyö avoimuuden tukena HAMKissa. Kreodi 3/2018. Saatavilla https://www.kreodi.fi/en/25/Artikkelit/484/Yhteisty%C3%B6ss%C3%A4-on-voimaa!-Moniammatillinen-yhteisty%C3%B6-avoimuuden-tukena-HAMKissa.htm

Tutkimusjulkaisujen avoin saatavuus – Tutkimusyhteisön kansallinen linjaus ja toimenpideohjelma 2020–2025: Lehti- ja konferenssiartikkeleiden avoimen saatavuuden osalinjaus. (2019). Avoimen tieteen koordinaatio, Tieteellisten seurain valtuuskunta. Vastuullisen tieteen julkaisusarja 1, 2019. Tiedonjulkistamisen neuvottelukunta ja Tieteellisten seurain valtuuskunta, Helsinki, 2019.  https://doi.org/10.23847/isbn.9789525995206