UKJ - Mitä on tehty ja miltä tulevaisuus nyt näyttää?

Kirjastojärjestelmistä on puhuttu viime vuosina läpi Suomen kirjastosektoreiden, koska monen kirjaston järjestelmän alkavat olla vaihtoiässä. ”Kansanliikkeenä” aloittanut UKJ-hanke on kunnianhimoinen, mutta myös vaikeasti hahmottuva yhteishanke. Mitä on tehty ja miltä tulevaisuus nyt näyttää?

Kirjastojärjestelmän uusimistarpeesta korkeakoulukirjastoissa tuskin on kovin paljon eriäviä mielipiteitä. Nykyisen järjestelmän haasteet tiedetään ja tunnetaan erittäin hyvin. Järjestelmä itsessään alkaa myös olla jo elinkaarensa loppupuolella. Aikanaan kesti vuosia, että hankittu ohjelmisto lopullisesti hyväksyttiin ja maksettiin. Saman sukuinen turhautuminen ohjelmistokehityksen osalta lienee jatkunut koko ajan.

UKJ-hankkeen kehystarinaa
Linnea-työryhmien kehittämisseminaarissa 15.2.2011 Tommi Jauhiaisen esityksen aiheena oli uuden kirjastojärjestelmän hankinnan suunnittelu. Alustuksessaan hän kävi läpi yliopistokirjastojen järjestelmähistoriaa. Järjestelmien vaihto on ollut aina aikaa vievä projekti. Kehittämisseminaarin yhteenvedossa esitettiin toive, että korkeakoulukirjastojen konsortiot aloittaisivat uuden kirjastojärjestelmän hankinnan valmistelut mahdollisimman pian. Taustalla oli varmaan useitakin eri syitä, mutta omassa muistikuvassa päällimmäisiksi on jäänyt kaksi näkökulmaa. Se, että uuden järjestelmän hankintaprosessi olisi avoin osallistujakirjastojen yhteinen projekti eikä vain Kansalliskirjaston projekti, vaikka tietynlainen vetovastuu Kansalliskirjastolla tulisikin olla. Toisaalta seminaarissa pohdittiin järjestelmää kahden perusratkaisun osalta: lähdekoodin avoimuus ja järjestelmän tiiviys (eli onko täysin integroitu kokonaisjärjestelmä vai modulaarinen toiminnoittain hajautettu järjestelmä).

Kevään 2011 aikana nimitettiin neljän kirjastosektorin ja Kansalliskirjaston yhteinen ohjausryhmä valmistelemaan uuden kirjastojärjestelmän hankintaa kaikille kirjastosektoreille yhteisesti. Jälkiviisaana voi todeta, että alkujaan ohjausryhmälle asetetut tavoitteet olivat käytettävissä oleviin resursseihin nähden täysin epärealistiset. Ohjausryhmän toiminta käynnistyi kesän 2011 aikana ja sen alaisten asiantuntijaryhmien toiminta vaihtelevasti syksyn 2011 aikana. Vuoden 2012 aikana luulen kaikille hankkeeseen aktiivisesti osallistuneille tulleen varsin selväksi se, että ilman erillisresursointia työtä ei saada tehtyä. Siksi loppuvuodesta 2012 Kansalliskirjasto ohjausryhmän ja kirjastosektorien valtuuttamana haki ja sai Opetus- ja kulttuuriministeriöstä erillisrahoitusta vuodeksi 2013. Siten Kansalliskirjaston rooli ja asema hankkeessa muuttui, mutta edelleen hanke mitä suurimmassa määrin on kirjastosektoreiden yhteinen hanke, jossa halutaan ja tarvitaan kaikkien panosta.

Valmisteluvaiheen strategiset perusvalinnat
Vuoden 2012 loppuun mennessä tavoitteena oli saada aikaan projektisuunnitelma uuden kirjastojärjestelmän vaihtoprojekti pohjaksi. Työtä tehtiin paljon, mutta kaikkea ei kuitenkaan ehditty tehdä. UKJ-valmisteluraportti lopullisen projektisuunnitelman tekoa varten on avoimessa wikissä.

UKJ-valmisteluvaiheen projektisuunnitelmassa hankkeen strategiset perusvalinnat ovat:

• avoin lähdekoodi
• integroituminen muuhun kansalliseen palvelukokonaisuuteen
• olemassa olevan tiedon hyödyntäminen
• moduulirakenne
• kirjastojen yhteistyö

Projektisuunnitelmassa perusvalintoja on perusteltu lyhyesti. Osa perusvalinnoista tulee suoraan voimassa olevasta lainsäädännöstä, mutta niiden merkityksen ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ne otettiin mukaan strategisiin perusvalintoihin. Eniten keskustelua aiheuttaneet ja ehkä vieläkin sitä aiheuttavia lienevät avoin lähdekoodi ja moduulirakenne.

Kirjastojärjestelmän lähdekoodin avoimuudesta on kirjoittanut mm. Ari Mäkiranta (”Avoin vai suljettu lähdekoodi kirjastojärjestelmässä”, teoksessa Kirjastojärjestelmät vai kirjastot ilman järjestelmää (toim.) J. Saarti & P. Tuomi 2012, BTJ Finland Oy, s. 90-99). Ari Mäkirannalla on käytännön kokemusta avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän käyttöönotosta Avoin kirjasto 2013 –projektin projektipäällikkönä.  Artikkelinsa lopussa Mäkiranta liputtaa vahvasti avoimen lähdekoodin puolesta perusteinaan mm. kirjastojen autonomian säilyminen kirjastojärjestelmissä ja vapauden tulevaisuudessakin toteuttaa tärkeiksi havaitut tavoitteet digitaalisessa ympäristössä.

Avoimen lähdekoodin ohjelmistoa saa kuka tahansa muuttaa ja korjata. Näin ei ole suljettujen ohjelmistojen osalta. Voyagerin osalta asiakkailta on kielletty jopa tietokantansa sisällön korjaukset suoraan tietokannan tauluihin puhumattakaan suoranaisten ohjelmistovirheiden korjaamisista. Suomessa kirjastoissa on tehty useita pieniä ohjelmia paikkaamaan Voyagerin puutteita ja/tai virheitä, kun varsinaiseen koodiin ei päästä käsiksi. Jokainen uusi ”paikkaohjelma” lisää kokonaisuuden haavoittuvuutta.

Moduulirakennetta on jo ”harjoiteltu” Voyager-ympäristössäkin. Suurimmalla osalla amk-kirjastoja lienee käytössä perusjärjestelmän osaksi otettu ”ulkopuolinen” TomCat  asiakaskäyttöliittymänä kirjastojärjestelmään. Apache Tomcat on avoimen lähdekoodin websovellus, jonka Ex Libris on siis ottanut omassa järjestelmässään käyttöön.  Ei ole mitenkään tavatonta, että kaupalliset yritykset hyödyntävät omissa tuotteissaan avoimen lähdekoodin ohjelmistoja. Sama ilmiö on vielä selvemmin tapahtunut yleisten kirjastojen puolella, jossa niin sanotut verkkokirjasto-ohjelmistot hinnoitellaan jo myyntivaiheessa erikseen.

Avoimen lähdekoodin ohjelmistojen kehittäminen ja ylläpito
KDK-asiakasliittymä Finna perustuu avoimen lähdekoodin VuFind-ohjelmistoon, jota on kehitytetty ja sovellettu Suomen oloihin. Finnan myötä viimeistään voidaan todeta, että Kansalliskirjastosta on tullut merkittävä ”ohjelmistotalo”, jossa hyödynnetään vapaan lähdekoodin ohjelmistoja, kehitetään niitä Suomen tarpeisiin ja ylläpidetään palvelua. Finna-toteutuksessa on itse asiassa mukana useampi avoimen lähdekoodin ohjelmisto ulkoisten indeksien ja API:en lisäksi (kts. Finna-asiakasliittymän arkkitehtuurikaavio).

Avoimen lähdekoodin ohjelmistojen osalta käyttäjien ei tarvitse maksaa lisenssimaksuja, mutta kyllä niiden ohjelmistojen osalta käyttökustannuksia tulee niin laitteistoista kuin ohjelmistojenkin osalta. Ohjelmiston ylläpitoon tarvitaan asiantuntevaa henkilökuntaa, kun ihan itsekseen ohjelmistoilla ei kuitenkaan ole tapana toimia ongelmitta kovinkaan kauaa.

Kuka tekee ja mitä 2013?
UKJ-valmisteluvaiheen aikana 2011-2012 kaikki UKJ-hankkeeseen osallistujat ovat tehneet työtä oman työnsä ohella ja oman kehysorganisaationsa resursseilla. Paljon saatiin aikaan näinkin, mutta ei riittävästi. (https://wiki.helsinki.fi/display/UKJValmistelu/)

Tavoittaana vuodelle 2013 on tuottaa uuden kirjastojärjestelmän yksityiskohtainen vaatimusmäärittely ja projektisuunnitelma jatkosta. OKM:n rahoituksen turvin UKJ-suunnitteluvaiheessa Kansalliskirjastoon palkatut asiantuntijat pystyvät käyttämään koko työaikansa UKJ-työhön. Palkatut asiantuntijat jatkavat työtä valmisteluvaiheen tulosten pohjalta. Kansalliskirjastolla on rahoituspäätöksen mukaisesti vastuu käytännön työn etenemisestä, mutta suunnitteluvaiheessakin kirjastojen asiantuntijoiden työpanos on ratkaisevan tärkeä hankkeen onnistumisen kannalta. Kirjastojen asiantuntijoiden työpanosta tarvitaan vaatimusmäärittelyjen työstämisessä ja hyväksymisessä. Työhön kutsu on ollut ja on kaikille avoin!

UKJ-projektiryhmässä on valittu käyttäjätarinat ja katselmoinnit työskentelytavoiksi. Erinäisistä asioista johtuen kirjastoihin päin näkyvä työ on painottunut loppuvuoteen.  Esimerkiksi hankinnan käyttäjätarinoita on katselmoitu loka- ja marraskuussa.  Kokonaisarkkitehtuurimallin mukaisesti käyttäjätarinoita ja katselmointeja käytetään eri arkkitehtuurinäkökulmien kuvauksessa (mm. toiminta- ja tietoarkkitehtuurien kuvauksessa). Kuvaukset eivät ole vielä valmiita ja siten määrittelytyö jatkuu edelleen ja vielä ensi vuodenkin puolella. Vaikka nyt tehdään yksityiskohtaisia määrittelyjä, niin hyvin todennäköisesti ja voisi jopa sanoa että toivottavasti näihin määrittelyihin palataan vielä myöhemmin. Iteraatiokierroksissa määrittelyillä on tapana selkiytyä ja asiaan uudelleen palattaessa yleensä myös tulee esille asioita ja näkökulmia, joita ei aiemmin ole huomattu, mutta joilla on vaikutusta.

Yksi tärkeistä tämän vuoden selvitysasioista on avoimien lähdekoodin järjestelmien kartoitus. Kartoitukset on tehnyt Petteri Kivimäki. Arvion perusteella yksikään arvioidusta järjestelmistä ei sellaisenaan ole otettavissa UKJ:n pohjaksi, mutta järjestelmien osien hyödyntäminen näyttää hyvinkin mahdolliselta. 

Vuoden 2013 suunnitteluvaiheen projektihallinta on avoimessa wikissä.

Kokonaisarkkitehtuuri, palveluväylä?
Heti työskentelyn alussa kesällä 2011 tulimme tietoiseksi syksyllä 2011 voimaantulevasta tietohallintolaista (Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta).  Se merkitsi esimerkiksi ammattikorkeakouluille velvoitetta järjestelmien yhteentoimivuuden varmistamisesta.  OKM:n ja korkeakoulujen yhteisessä Raketti-hankkeessa työstetystä ”Kartturi – korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin menetelmäopas” oli suuri apu tutustuttaessa kokonaisarkkitehtuuriajatteluun.

Valtiovarainministeriö on 7.2.2013 asettanut vuoden loppuun asti kestävän hankkeen ”Kansallisen palveluväylän arkkitehtuurin suunnitteluhanke”, jonka tavoitteena mm. on ”suunnitella ja kuvata kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaisesti palveluväyläratkaisu, joka muodostaa tiedonvälityskokonaisuuden, jossa eri toimintaympäristöjen palveluiden tarvitsema tieto on saatavilla avoimien raja-pintojen yli kaikille tietoa tarvitseville palveluille ja kukin väylään liitetty palvelu hallitsee omia tietojaan sekä vastaa siitä, että muiden tarvitsemat tiedot ovat saatavissa välitysalustan kautta”. Ensimmäistä kertaa kun kuulin puhuttavan palveluväylästä niin muistan kysyneeni, että mikäs tämä on, kun kovasti muistuttaa integraatioalustaa. No kovin läheistä sukua ne mm. Karri Lehtisen mukaan ovatkin, mutta eivät kuitenkaan yks-yhteen sama asia.  Maaliskuisessa kehysriihessä hallitus päätti luoda Suomeen kattavan ja yhtenäisen sähköisten palveluiden palveluväylän.

Palveluväylästä on ollut juttua myös lehdistössä (mm. Helsingin sanomissa ”Sähköinen palveluväylä tehostaa julkisia palveluja” vieraskynä 4.10.2013, ”Sähköiset palvelut yhdelle nettisivulle” – uutinen 29.11.2013 ja Viron sähköisten palvelujen tie on meidänkin tiemme – pääkirjoitus 2.12.2013). Valtion IT-johtaja Timo Valli on kiteyttänyt palveluväylän merkityksen seuraavasti: ”Kansallisesti määritelty yksi väylä on yhtä käänteentekevää kuin se, kun Suomessa siirryttiin yhteiseen raideleveyteen.”

Tässä vaiheessa voi todeta, että UKJ-valmisteluvaiheessa opeteltiin kokonaisarkkitehtuuriajattelua ja nyt suunnitteluvaiheessa on palveluväylä tullut uutena mukaan. Mutta kun katsoo asiaan hiukan kauempaa, niin juuri noihin sisältyviä asioita (korkeakoulu)kirjastolaiset ovat vuosia jo odottaneet. Villakoiran ytimessä on se, että käytetty ohjelmisto tukisi meitä perustehtävässämme meidän toiminnan lähtökohdista käsin, ja että tiedonsiirrot ohjelmistojen välillä toimisivat.

UKJ vuonna 2014
Vuonna 2014 UKJ-hankkeessa pitäisi siirtyä toteutusvaiheeseen. Syksyllä 2013 OKM ilmoitti yllättäen, että UKJ-hankkeen rahoitukseen pitäisi korkeakoulujen omalta osaltaan osallistua jo vuonna 2014. Tieto on tullut niin myöhään, että siihen ei vuoden 2014 normaalien budjetointiaikataulujen puitteissa enää pystytty reagoimaan. Kansalliskirjasto teki loppuvuodesta OKM:lle rahoitushakemuksen vuosille 2014-2016. Tätä kirjoitettaessa OKM:n päätöstä ei vielä ole. Vuoden 2013 rahoituksella UKJ-hanketta pystytään jatkamaan vielä alkuvuonna 2014, mutta rahoituskysymykset nousivat kertaheitolla prioriteettilistalla hyvin korkealle.

Onko UKJ:sta meille järjestelmäksi
UKJ-hanke on tähän mennessä kestänyt kaikkiaan reilut 2,5 vuotta. Sinä aikana on tapahtunut merkittäviä asioita niin Suomen kirjastoissa, kansallisessa tietohallinnon ohjauksessa kuin kansainvälisesti avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmien osalta. Itse hankkeessa tiiviisti mukana olleena uskon siihen, että jos haluamme ja olemme valmiita tekemään yhdessä työtä yhteiseksi hyväksi, niin UKJ:sta saadaan aikaa myöten Suomeen hyvä järjestelmä eri sektoreilla toimiville kirjastoille. Matkan varrelta ei tule puuttumaan haasteita eikä ”vaarallisia tilanteita”, mutta suurimpana haasteena itse asiassa näen sen, pystymmekö luomaan luottamuksen ja yhdessä tekemisen ilmapiirin. Jos siinä onnistumme, niin yhdessä löydämme hyvät ratkaisut vaikeimpiinkin ongelmiin. Toisaalta, jos luottamus puuttuu, niin vähäisinkin yhteistyö on ”tervan juontia”.

UKJ-hankkeen alkaessa en osannut aavistaa mitä kaikkea jo reilussa kahdessa vuodessa vastaan tulee, joten en lähde tarkemmin arvioimaan UKJ-toteutusvaiheessakaan haasteeksi nousevia kysymyksiä. Oma toiveeni kahta kaupallista suljettua järjestelmää työssäni runsaat pari vuosikymmentä käyttäneenä on ihan selvä: haluan saada meille järjestelmän, jota voimme halutessamme ja osatessamme korjata ja muuttaa eikä vain odottamasta päästyämmekin odottaa. Maailma ympärillämme osoittaa, että se voi olla mahdollista.

Sinikka Luokkanen
Tietopalvelupäällikkö, HAMK
UKJ-ohjausryhmän puheenjohtaja