UKJ – ja kuinkas siinä näin kävi?

Voyager-kirjastojärjestelmä on Suomessa otettu käyttöön 2000-luvun alussa – kohta siis 15 vuotta on ohjelmistolla tuotettu korkeakouluissa kirjastojärjestelmäpalvelut.

Kuinka kaikki alkoi

UKJ:n historia alkoi Linnea-työryhmien kehittämisseminaarissa 15.2.2011.  Seminaariin oli kutsuttu hyvin laajan osanottajajoukko: AMKIT-konsortion johtoryhmä, Linnea2-ohjausryhmä, Suomen yliopistokirjastojen neuvoston työvaliokunta, Linnea2-työryhmät, Lindan laaturyhmä ja yliopistokirjastojen sisällönkuvailuverkoston edustaja. Seminaarin aluksi oli lyhyet alustukset konsortioiden tilanteesta, Tommi Jauhiaisen (Kansalliskirjasto) alustus uuden kirjastojärjestelmän hankinnan suunnittelusta, Nina Hyvösen (Kansalliskirjasto) alustus  kansallisen yhteisluettelo –hankkeen tilanteesta sekä kunkin Linnea2-työryhmän puheenjohtajan lyhyt katsaus oman ryhmän toiminnasta, sen hetkisestä tilanteesta sekä mahdollisista ongelmista. Työskentelyosuuteen osallistujat ryhmäytettiin ja ryhmissä työskenneltiin ennakkoon lähetettyjen kysymysten pohjalta. Päivän yhteenvedossa viimeisenä toimenpiteenä esitettiin seuraavasti:

Linnea2- ja AMKIT-konsortion tulisi jo kevään aikana alkaa miettiä uuden kirjastojärjestelmän yhteistä ohjausjärjestelmää. Projektisuunnitelmaan tulisi saada avattua, mitkä ovat kirjastojen intressit, mitä järjestelmä tulisi maksamaan, ketkä olisivat tulossa mukaan, millä aikataululla jne. Sinikka Luokkasen toivottiin kutsuvan konsortiot koolle.

Allekirjoittaneelle ”koolle kutsuminen” tuli sen vuoksi, että olin ainoa kehittämispäivässä paikalla ollut konsortion/neuvoston puheenjohtaja. Kehittämispäivän muistio liitteineen löytyy vielä Kansalliskirjaston verkkosivuilta.

Otin kehittämisseminaarin toivomuksen todesta. Kokoonnuimme ”puheenjohtajistolla” eli Vuokko Palonen Linnea2-konsortiosta, Mirja Iivonen SYNistä ja allekirjoittanut AMKIT-konsortiosta sekä Tommi Jauhiainen Kansalliskirjastosta miettimään kuinka asiaa viedään eteenpäin. Neljän hengen ad hoc ryhmänä työstimme yhteisen esityksen sekä AMKIT- että Linnea2-konsortioille UKJ-hankkeen perustamiseksi. Jo meidän ryhmässä oli ajatus, että hankkeeseen kannattaa kutsua mukaan myös erikoiskirjastot ja yleiset kirjastot heidän neuvostojen kautta. Samaan aikaan nimittäin yleisten kirjastojen puolella kaksi eri kirjastojärjestelmähanketta oli saanut kansallista rahoitusta: Joensuussa alkoivat selvittämään avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän sopivuutta yleisen kirjaston järjestelmäksi ja Rovaniemen hankkeessa piti tehdä vaatimusmäärittely yleisen kirjaston kirjastojärjestelmäkilpailutusta varten. Kevään 2011 AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden vuosikokouksissa hyväksyttiin ryhmämme esitys ja nimettiin konsortioiden omat edustajat ohjausryhmään. Erikoiskirjastojen neuvosto oli ollut todella vikkelä ja nimennyt omat edustajansa jopa ennen AMKIT- ja Linnea2 –konsortioiden päätöksiä. Konsortioiden päätösten jälkeen hakkeen nimissä pyydettiin yleisten kirjastojen neuvostoa myös nimeämään omat edustajansa hankkeen ohjausryhmään.

Omien töiden ohella 2011-2012

Varsinaisesti UKJ-työ käynnistyi ohjausryhmän ensimmäisellä kokouksella kesäkuussa 2011. Nyt jälkikäteen tätä vaihetta on alettu kutsua UKJ-hankkeen valmisteluvaiheeksi. Sen vaiheen kaikki asiakirjat löytyvät wikistä: https://wiki.helsinki.fi/display/UKJValmistelu/

Uuden ohjausryhmän ensimmäinen tehtävä oli itse asiassa tehdä itselle toimeksianto. Kun hanke oli muodostunut edellä kuvatulla tavalla, niin missään vaiheessa ei ollut ollut kokonaisuutta, joka kaikkien kirjastosektoreiden toimeksiannosta olisi miettinyt UKJ-hankkeelle ja ohjausryhmälle toimeksiantoa. Toimeksiantoon tuli sitten kirjoitettua tavoitteeksi, että ensimmäiset kirjastot voisivat ottaa kirjastojärjestelmän käyttöön vuonna 2014. Silloin se vaikutti ihan mahdolliselta, jos yhdessä tehdään tiiviisti töitä. Nyt tiedämme sen olleen utopistinen tavoite.

Projektisuunnitelma oli tarkoitus saada aikaan reilussa vuodessa eli 31.8.2012 mennessä. Kun ohjausryhmänkin työskentelyn käynnistyminen vei muutaman kuukauden, niin hyvin pian oli selvää, että projektisuunnitelma ei tule valmistumaan asetettuun määräaikaan mennessä. Henkilökohtainen käsitykseni ja kokemukseni on, että valmisteluvaiheessa varsinkin syksyllä 2011 ja keväällä 2012 hankkeeseen osallistuneet henkilöt olivat siinä innolla mukana ja kokivat, että nyt tehdään jotain uutta ja merkittävää. Tietääkseni se olikin ensimmäinen laajempi hanke, jossa kaikilta Suomen kirjastosektoreilta kutsuttiin asiantuntijoita työskentelemään yhdessä. Mutta hankkeeseen käytettävissä oleva työaika oli kaikilla kortilla. Vuoden 2012 puolella alkoi varmistua, että hanke ei tule etenemään järjellisessä aikataulussa, jos ei saada henkilöitä, jotka pystyvät käyttämään työaikansa pääasiassa UKJ-hankkeeseen.

Vuoden 2012 aikana käytiin pari kertaa OKM:ssä keskustelemassa UKJ-hankkeesta. Syksyllä alkoi näyttää todennäköiseltä, että OKM voisi rahoittaa UKJ- hanketta, jos Kansalliskirjasto hakee rahoitusta kirjastosektoreiden tuella ja samalla ottaa hankkeessa selkeän projektinomistajan roolin. Koska ”oman työn ohella”-työtavalla hanke ei ollut edennyt, niin ohjausryhmä ja kirjastosektorit valtuuttivat Kansalliskirjaston hakemaan rahoitusta hankkeelle. OKM myös Kansalliskirjastolle ”erityisavustuksena 500 000 € käytettäväksi uuden kirjastojärjestelmän (UKJ) vaatimusmäärittelyn ja projektisuunnitelman laatimiseen”.  Vuoden 2012 loppuun asti UKJ-hanke oli yksiselitteisesti kirjastojen yhteinen hanke, jossa Kansalliskirjasto oli kirjasto muiden joukossa – toki kaikilla oli tiedossa ja mielessä sen erityiset tehtävät.

Projektiryhmän aika 2013

Vuoden 2013 alusta UKJ-hanke OKM:n rahoituspäätöksen seurauksena siirtyi selkeästi Kansalliskirjasto-vetoiseksi hankkeeksi. Kirjastoverkkopalveluiden johtajasta Kristiina Hormia-Poutasesta tuli projektin omistaja, jolla oli ”rahat, valta ja vastuu”. UKJ-ohjausryhmä organisoitiin uudella tavalla vastaamaan muuttunutta tilannetta. Kansalliskirjasto alkoi kasata rahoitushakemuksen mukaista projektiryhmää ja perusti sisäisen hankkeen johtoryhmän. UKJ-ohjausryhmän rooli muuttui täysi. Enää se ei ollut tekemisen keskiössä vaan enemmän ulkokehällä oleva asiantuntijaelin.

Vuoden 2013 aikaa on alettu kutsua UKJ-suunnitteluvaiheeksi ja sen aikaiset asiakirjat ovat UKJ-suunnittelun wikissä: https://www.kiwi.fi/display/ukjsuunnittelu/UKJ-suunnittelu.

Muuttuneen taloudellisen tilanteen vuoksi Kansalliskirjastolla oli vaikeuksia saada rekrytoitua asiantuntijoita hankkeen määräaikaisiin tehtäviin.  Se lienee yksi merkittävimmistä syitä siihen, että suunnitteluvaiheessakaan ei päästy ihan asetettuihin tavoitteisiin. Syksyllä 2013 muuttunut taloudellinen tilanne konkretisoitui vielä kouriintuntuvammalla tavalla OKM:n ilmoittaessa, että se ei jatkossa anna erityisavustusta UKJ-hankkeelle vaan osallistujien on itse rahoitettava toiminta.

Sen piti olla ensimmäisten käyttöönottovuosi 2014

Kansalliskirjastolta jäi rekrytointivaikeuksien vuoksi vuodelle 2013 annettua erityisavustusta käyttämättä ja se sai pienen avustuksen vielä vuodelle 2014. Näiden turvin kolmihenkiseksi kutistunut projektiryhmä jatkoi työtään vuoden 2014 alussa. Vuoden 2014 ensimmäinen ja tärkein tehtävä oli kuitenkin tehdä esitykset miten hanketta jatkettaisiin omarahoitteisena hankkeena eli kustannustenjako- ja hallintomallit piti alkaa tehdä kiireen vilkkaa.

Keväällä 2014 työskenteli erikseen koottu UKJ-hankkeen kustannustenjako- ja hallintomallityöryhmä. Se sai työnsä valmiiksi toukokuussa. Kustannustenjako- ja hallintomallia oli tarkoitus keskustella kirjastojen ja kirjastosektoreiden kesken syksyllä 2014.

Keväällä 3.4.2014 oli pidetty AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden yhteinen kokous UKJ-asioiden tiimoilta (muistioita yhteiskokouksista http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/linnea2/konsortio/yhteiskokoukset.html ja https://www.kiwi.fi/display/linnea2/2014+AMKIT-+ja+Linnea2-yhteiskokoukset). Kokouksessa Eduskunnan kirjaston johtaja Sari Pajula ehdotti, että pidettäisiin yhteinen työseminaari elo-syyskuun vaihteessa. Sovittiin, että 28.8. pidetään AMKIT- ja Linnea2-konsortioiden yhteinen työseminaari johtajille ja asiantuntijoille kirjastojärjestelmän tiimoilta ja johtajille vielä yhteinen kokous 29.8.2014. Työseminaarin käytännön organisointi sovittiin UKJ-ohjausryhmän vastuulle. Kansalliskirjaston asiantuntijat yhdessä UKJ-ohjausryhmän kanssa valmistelivat elokuisen seminaarin kevään ja kesän aikana.

Elokuun alussa tuli kuitenkin AMKIT-konsortion puheenjohtajan kautta allekirjoittaneellekin tieto, että SYN (ei siis Linnea2-konsrotio!) on perunut osallistumisen yhteisesti sovittuun työseminaariin. SYN osallistuu vain, jos pidetään sen ja AMKIT-konsortion johtajien yhteinen kokous. AMKIT-konsortion joustavana ja yhteistyöhaluisena organisaationa suostui muutokseen.

Kokkolan kokouksessa viimeistään allekirjoittaneelle tuli selväksi se, että yliopistokirjastojen johtajat ryhmä ei ole valmis päätöksentekoon kirjastojärjestelmän osalta vielä ehkä vähään aikaan.  SYN oli teettämässä diplomityötä kirjastojärjestelmistä yliopistokirjastojen näkökulmasta. Opinnäytetyön oli määrä valmistua syksyn aikana ja sen hyväksymisen jälkeen luvattiin asiasta tiedottaa myös AMKIT-konsortioita. (Joulukuun puoliväliin mennessä mitään tietoa opinnäytetyön tiimoilta ei ainakaan allekirjoittanut ole saanut.) SYN oli myös perustanut uuden oman ryhmän, jonka tehtävänä oli ”selvittää omat toiminnallisuustarpeensa ja prioriteettinsa ja SYN toivoo, että AMKIT tekisivät saman samanaikaisesti (31.1.2015 mennessä). Tämän jälkeen nähtäisiin kuinka yhteneväiset tarpeet ja priorisoinnit ovat.”  Kokousta luonnehtisin lähinnä sanalla kaoottinen.  Nyt joulukuussa olemmekin sitten jo kuulleet, että SYN tässä vaiheessa luopuu uuden kirjastojärjestelmän hankinnasta jatkaen Voyagerin käyttöä ilmeisesti tarkemmin määrittelemättömän ajan.

UKJ-hanke loppuu tämän vuoden loppuun. Hankkeen projektipäällikkö Ari Ahlqvist viimeistelee hankkeen aikana tuotettuja asiakirjoja muotoon, jossa myös hankkeeseen osallistumattomat pääsevät niiden sisällöstä helpommin perille. Viimeisen vuoden asiakirjat ovat kahdessa eri wiki-alueessa: https://www.kiwi.fi/display/ukjtoteutus/UKJ-toteutus ja https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=17762363. UKJ-ohjausryhmä on jo lähettänyt kirjastojen johtajille,  kirjastosektoreille, Areneen ja UniFiin, Aapalle ja Fuciolle sekä joukolle OKM:n virkamiehiä hankkeen loppuyhteenvedon ja tiedotuksen hankkeen päättymisestä loppusanoin: ” UKJ-hanke päättyy 31.12.2014 UKJ-ohjausryhmän toimikauden päättyessä. Mutta työ kirjastojärjestelmien uusimiseksi jatkuu sekä kirjastoissa, kirjastojen kimpoissa että kirjastosektoreitten tasolla, ja luonnollisesti Kansalliskirjastossa sen omilla vastuualueilla. UKJ:n aikana on syntynyt paljon verkostoja kirjastojen kesken yli sektorirajojen, ja hankkeessa tehty työ on kaikkien hyödynnettävissä. UKJ-ohjausryhmä suosittaa konsortion tai vastaavan järjestäytyneen yhteistyöorganisaation perustamista niille kirjastoille, jotka haluavat tehdä tiivistä työtä uuden kirjastojärjestelmän ympärillä.”

Kuinka tässä näin kävi?

Allekirjoittaneen katsantokanta hankkeeseen on mitä suurimmassa määrin ”osallisen” näkökulma. Mitä siis tekisin toisin, jos nykyisellä kokemuksella oltaisiin aloittamassa hanketta uudestaan? Henkilökohtaisesti arvosta UKJ-hankkeessa ehdottomasti eniten sitä, että saimme luotua tilanteet sektorirajat ylittävälle kirjastoammattilaisten yhteistyölle ja saamani palautteen mukaan siitä yhteistyöstä pidettiin ja siinä opimme toiseltamme paljon. Jälkiviisaana voinee todeta, että suurin osa kirjastojohtajista ei alussa eikä oikein ehkä koko hankkeen aikana oivaltanut sitä, että osallistujaporukalla todella kaikista hanketta koskevista asioista olisi voitu päättää, jos aidosti olisi yhdessä haettu yhteisiä ratkaisuja. Ohjausryhmä pyrki aktiivisesti järjestämään nimenomaan johtajille yhteisiä keskustelutilaisuuksia, mutta ei ilmeisestikään tarpeeksi. Selvästi korkeakoulukirjastojen johtajilla on myös erilaiset näkökannat kuinka kauan voi/kannattaa käyttää Voyager-kirjastojärjestelmää. Kun SYN nyt syksyllä 2014 on tehnyt päätöksen lopettaa uuden kirjastojärjestelmän hankinnan valmistelut, niin se on täysin eri linjoilla kuin olivat korkeakoulujen kirjastojärjestelmäasiantuntijat työseminaarissa 15.2.2011. SYNin lopettamispäätöksen jälkeen UKJ-hankkeen osittainenkin jatkaminen edes korkeakoulukirjastojen yhteishankkeena ei ole enää mahdollista.

Entäs nyt, miten mennään eteenpäin?

Kirjastojärjestelmilläkin on oma elinkaarensa. ExLibris markkinoi jo seuraavan sukupolven kirjastojärjestelmäänsä eikä siten enää käytännössä kehitä Voyageria. Joten kuulun siihen joukkoon, jonka mielestä nyt on syytä ja tarvetta jatkaa eteenpäin. Mutta UKJ-hankkeessa näimme, että kansallisesti kirjastojen johtajissa ei ole yksimielisyyttä sen osalta, että merkittävässä määrin oltaisiin valmiita jakamaan muita kun bibliografisia tietoja kirjastojen välillä. Esimerkiksi ExLibriksen Almassa konsortiotasolla hyödynnetään myös muita yhteisiä tietovarantoja.

UKJ-ohjausryhmän puheenjohtajana olen 100 % tiedotteen loppusanojen takana: ”… työ kirjastojärjestelmien uusimiseksi jatkuu … järjestäytyneen yhteistyöorganisaation perustamista niille kirjastoille, jotka haluavat tehdä tiivistä työtä uuden kirjastojärjestelmän ympärillä.”  Jotain on jo viriämässä, joten eiköhän ensi vuonna nähdä ja kuulla jotain uutta tältä rintamalta niiden kirjastojen toimesta, jotka tässä tilanteessa haluavat olla yhdessä tekemässä tiivistä yhteistyötä kirjastojärjestelmän ympärillä.

Sinikka Luokkanen

UKJ-ohjausryhmän puheenjohtaja 2011-2014

Hämeen ammattikorkeakoulu / tietopalvelupäällikkö