Toinen koronakevät - katseet exitiin ja syksyyn

Koronarajoitusten aika on jatkunut jo yli vuoden. Viime keväänä keräsimme kuulumisia eri puolilta Suomea siitä, miten poikkeusaika oli vaikuttanut kirjastojen toimintaan. Nyt uusimme kierroksen. Käytännöt ovat jo vakiintuneet ja mielet suuntautuneet koronan jälkeiseen aikaan. Mitä kuuluu amk-kirjastoihin keväällä 2021 ja mitä opittavaa voisi löytyä muiden käytänteistä?

Oulussa hynttyyt yhteen koronavuonna

Oulun koronakevät 2021 näyttäytyy aivan erilaisena kuin kevät 2020. Maaliskuussa 2020 kirjastojen suljettua ovensa osa henkilökunnasta jäi etätöihin, osa jatkoi töitä kampuksella poikkeusluvan turvin. Kirjastolaisia työllisti kaksi suurta muutosta: kirjastojärjestelmän vaihtuminen kesällä 2020 ja samaan aikaan kokoelmien yhdistyminen Oulun yliopiston kirjaston kanssa. Tämä kaikki aiheutti valtavan määrän työtä. Suljettujen ovien taakse kasaantui kahdella kampuksella suuret määrät muuttolaatikoita, jotka kesän ja syksyn kuluessa siirtyivät uuteen osoitteeseen. 

Oamkin kirjastohenkilökunta oli siirtynyt yliopiston palvelukseen jo helmikuun 2020 alussa. Syksyä odotettiin suurin toivein, mutta rajoituksia aukiolossa sekä etätyön tekemistä mahdollisuuksien mukaan jouduttiin jatkamaan vuoden loppuun. Marras-joulukuussa koronatilanteen jälleen heiketessä tuli jo päätös kevätlukukaudesta 2021: kevät mennään syyslukukauden tapaan sekä ammattikorkeakoulussa että yliopistossa. 

Kirjasto on pysynyt avoinna, mutta aukioloaikoja on lyhennetty sekä ryhmätyötilat suljettu. Kirjastossa voi käydä pikaisesti lainaamassa ja palauttamassa aineistoa. Asiakkaat käyvät maskeihin sonnustautuneina itse hoitamassa asiansa kirjastossa.

Viime kevään scifi-tunnelma on uusi normaali. Maskit kasvoilla ovat enemmän sääntö kuin poikkeus samoin kun se, että kavereita nähdään vain virtuaalisesti. Kun heinäkuussa viimeisen kerran suljin työpaikkani oven reilun 20 vuoden palveluksen jälkeen, en uuteen työpaikkaan ole vielä edes päässyt kunnolla tutustumaan, sillä lyhyitä poikkeuksia lukuunottamatta olen kesälomalta palattuani tehnyt vain etätöitä. 

Nyt on toivo laitettu siihen, että rokotusten kautta pääsemme syyslukukaudella 2021 normaalimpaan toimintaan. Työn tekemisen muotoihin tulee varmasti koronan ansiosta pysyviä muutoksia, todennäköisesti etätyötä ainakin osittain tekevien määrä tulee kasvamaan. Samalla läsnätyön merkitys nousee entistä suuremmaksi, on täysin eri asia olla tekemisissä kolmiulotteisen työkaverin kanssa kuin vain katsella pelkkiä kasvoja näytöltä. Läsnätyö myös auttaa erottamaan työn ja vapaa-ajan toisistaan, etätyössä on helppo jumittua läppärin ääreen ja kadottaa ajantaju kokonaan. 

Xamk - neljän kaupungin risteyksessä huolehditaan opiskelijahyvinvoinnista

Kevät 2020 opetti paljon koronakäytänteistä ja syksyä oli helpompaa suunnitella. Valmiit toimintamallit tekivät toiminnasta selkeämpää. Kun kampuskirjastot saatiin viime keväänä pidemmän sulkutilan jälkeen auki, ovat ne pääasiassa myös pysyneet auki. Tarvittaessa kirjasto on nopeasti suljettu, jos kampuskaupungin koronatilanne on ryöpsähtänyt hetkellisesti valloilleen.

Koska Xamkin kampukset sijaitsevat neljässä eri kaupungissa, kolmen eri sairaanhoitopiirin ja kahden eri aluehallintoviraston alueella, on sulkuja toteutettu lähinnä kampuskohtaisesti Xamkin laajempi ohjeistus huomioiden. Viestintää on välillä vinkeää seurata, kun ohjaavia tahoja on monia. Tärkeintä on ollut pitää kirjaston ovet avoinna, jos se vain suinkin on mahdollista.

Kirjastojen asiakaspalvelu- ja omatoimiajat ovat pysyneet normaaleina, lukuun ottamatta muutamia täydellisiä sulkuaikoja. Lainaus ja aineiston liikkuvuus kampukselta toiselle ovat toimineet sitten viime loppukevään normaalisti. Asiakkaita on ohjeistettu pikaiseen omatoimiasiointiin ja pääasiassa vain kokoelmatilat ovat olleet auki. Asiakaspalvelussa ei olla välttämättä päivystetty paikan päällä vaan asiakas on saanut kirjastohenkilöstöä paikalle soittokellon avulla. 

Mielenkiintoista on nähdä, miten omatoimipainotus vaikuttaa normaaliin paluuseen. Kuinka tiiviisti vietämme aikaa asiakaspalvelussa näkyvillä? Verkossa sekä palvelu että opetus ovat toimineet hyvin. Tosin on pakko todeta, että välillä on ollut mahtavaa opettaa edes muutamia ryhmiä luokassa kampuksella. Kuinka ihanaa voi olla nähdä Teams-kuvakkeiden sijaan edes puolet kasvoista maskien takaa! 

Työyhteisössä olemme sopeutuneet arkeen varsin hyvin -  keskinäinen yhteisöllisyys on jopa kasvanut. Tätä havaintoa tukee myös helmikuussa tehty vuosittainen työyhteisön kehittämiskysely, jonka mukaan mm. tiedonkulku on nyt paremmalla tasolla aiempiin vuosiin verraten. Kampusten maantieteellisen etäisyyden vuoksi emme ole aiemminkaan kasvokkain tavanneet juuri muita kuin oman talon väkeä, mutta nyt etätyö on lisännyt yhteisöllisyyttä ja asioiden jakamista Teamsissa. Kampuskohtaisesti etätyön ja läsnäolon määrä vaihtelee. Työpaikalla työskentelyä ei ole kielletty täysin missään vaiheessa, vaikka etätöitä toki suositellaan vahvasti. 

Opiskelija kokee usein luontevana kertoa huoliaan kirjaston työntekijälle, samaan tapaan kuin baarimikolle. Asiakaspalvelussa on havaittu opiskelijoiden huolipuheen lisääntyminen ja moni kokee etäopintoahdistusta.Tästä syystä kirjaston työntekijöille järjestettiin opintopsykologin ja työhyvinvointikoordinaattorin toimesta koulutustilaisuus, jossa teemana oli kuinka kohdata opiskelijoita ja neuvoa heitä oikeaan suuntaan avuntarpeen kanssa. Kirjaston paras tapa auttaa opiskelijoita on pitää kirjastot avoinna sekä tarjota palvelua ja ohjausta verkossa siten, että se on helposti ja nopeasti saatavilla. Yritämme olla niin normaalisti läsnä kuin se tässä epänormaalissa ajassa on mahdollista.

Metropolian kirjasto panostaa työyhteisön hyvinvointiin

Asiakaspalvelu verkossa ja kampuksilla on jatkunut keväällä vuoden aikana opittujen kokemusten ja käytänteiden mukaisesti. Kevään 2020 kiinniolon jälkeen kirjastot on pidetty auki. Omatoimiajat ovat samat kuin ennen korona-aikaa. Asiakaspalvelupisteiden aukioloa on lyhennetty kolmeen tuntiin päivässä, mutta chatissa päivystämme arkisin noin aamukahdeksasta iltakuuteen. 

Asiakkaiden oleilu ja työskentely kirjaston tiloissa on ollut kielletty Metropolian turvaohjeiden mukaisesti. 3AMK-kontekstissa (Haaga-Helian, Laurean ja Metropolian kirjastot) olemme ennakoineet mahdollisia liikkumisrajoituksia, mutta vahva yhteinen näkemys kirjastoissa on se, että toiminta voisi mahdollisten uusien rajoitusten aikana jatkua ennallaan.

Koronatalven ja nyt kevään aikana olemme panostaneet tietoisemmin henkilöstön hyvinvointia ja vuorovaikutusta lisääviin toimiin. Yksinäisen puurtamisen tunne on lisääntynyt. Kampuksilla saattaa olla työvuorossa yksi tai kaksi henkilöä kerrallaan, eikä kollegoita juuri tapaa tyhjillä käytävillä tai ruokalassa. Moni on kertonut kaipaavansa sattumanvaraisia ja yllätyksellisiä kohtaamisia kollegan kanssa, joissa keskusteltiin luetuista kirjoista, harrastuksista tai muista kiinnostuksen kohteista. Käytäväkeskustelu-tyyppinen puhe, jossa vapaasti keskustellaan työhön liittyvistä tai muista asioista, jää etätyössä puuttumaan. 

Viikoittaiset henkilöstön etäkahvit, jotka aloitettiin viime keväänä, jatkuvat yhä. Etäkahveja järjestetään tiimeittäin, jolloin paikalla on kahdesta kymmeneen ihmistä sen mukaan miten kukin ehtii ja jaksaa osallistua. Esimiehet ovat käyneet kahdenkeskisiä ja pienryhmäkeskusteluja saadakseen paremmin tuntumaan siihen, millaisissa tunnelmissa henkilöstö on. Niskajumeja ja muita mahdollisia kehon kireyksiä olemme torjuneet puolen tunnin pilates- ja footbic-tuokioilla, jotka ovat tallennteena henkilöstön käytössä. 

Uutena kokeiluna aloitimme viime marraskuussa kerran kuussa Hyvinvointipiiriksi nimettyjä tilaisuuksia Zoomissa. Tavoitteena on mahdollistaa vapaata keskustelua työhön tai henkilökohtaiseen elämään liittyvistä aiheista. Hyvinvointipiiri on koko kirjaston henkilökunnalle, jolloin jokainen pääsee purkamaan mieltään myös niiden kanssa, joita tapaa verkossa harvemmin. 25 kirjastolaista ehtii hyvin varatussa ajassa keskustella ja kertoa fiiliksistään. 

Hyvinvointipiireihin osallistuminen on vapaaehtoista. Yleensä alustuksen jälkeen jakaudutaan pienryhmiin ja lopussa palaamme yhteen. Esimerkiksi yhdellä kerralla aloitimme siten, että jokainen mietti hetken mitkä asiat kuormittavat tai ärsyttävät. Näitä asioita sai kirjoittaa yhteiselle jamboard-seinälle. Sen jälkeen osallistujat jaettiin ryhmiin, joissa juteltiin aiheesta. Lopuksi keräännyimme vielä yhteen noin 5 minuutiksi yhteiseen keskusteluun. Moni kommentoi, että oli helpottavaa huomata jonkun toisenkin kuormittuvan ihan samoista asioista. Välillä on hyvä valittaa kunnolla! Emme kuitenkaan jämähdä negatiiviseen mielentilaan. Hyvinvointipiirissä olemme tehneet myös virtuaalisen metsäkävelyn puiden huminaa ja lintujen laulua kuunnellen.  

Nähtäväksi jää, miten pitkään jatkamme virtuaalisia tapoja edistää henkilöstön työhyvinvointia ja milloin palaamme tilanteeseen, jossa enemmistö työntekijöistä on jälleen kampuksilla. 

Diakin kirjastoissa pikaiset asioinnit onnistuvat 

Tammikuussa pääsimme aloittamaan arjen melko normaaliin malliin ja oli mukava, kun saimme uudet, aloittavat opiskelijat taloon sisään. Tosin vain hetkeksi, koska etäopiskelu alkoi heti parin viikon jälkeen. Aukioloajat olivat normaalit ja omatoimikirjasto palveli normaaliin tapaan. Chat ja työpajat verkossa palvelivat heti vuoden alusta lähtien.

Diak Helsingin kampus

Pääkaupunkiseudun koronatilanteen kiristyessä Diak joutui rajoittamaan pääsyä kampukselle. Työskentely kirjaston tiloissa kiellettiin Diakin turvaohjeiden mukaisesti ja maskin käyttöä suositeltiin vahvasti. Monia muitakin turvallisuutta edistäviä asioita tehtiin ja henkilökunta työskenteli hybridimallilla eli puolet etänä, puolet kirjastossa.

Helmikuun lopussa korona-altistuksen takia talo suljettiin. Tuo sulkuviikko oli etelän talvilomaviikko, joka olisi muutenkin ollut hiljainen viikko. Sulkuviikon jälkeisenä maanantaina oli valtavasti varauksia ja silloin sai hakea hyllystä lähes 300 varausta. Saimme siinä samalla hyötyliikuntaa viikon etäilyn jälkeen.

Tällä hetkellä pääkaupunkiseudun sulkutilan takia kampuksen alaovi on lukossa. Vahtimestari päästää asiakkaan sisään (klo 8-17) eli on mahdollista päästä kirjastoon nopeaa ja turvallista asiointia varten. Joka päivä kirjastossa on yksi meistä kirjastolaisista, mikäli omatoimikirjastossa asiakas tarvitsee apua. Muut kirjastolaiset ovat etänä. Tämä on tuntunut toimivalta järjestelyltä sekä meille henkilökunnalle että asiakkaille.

Diakin Oulun kampus

Oulun kampuksen kirjasto on ollut avoinna normaalisti. Oulun kirjasto on yhden kirjastolaisen kirjasto eli asiakaspalvelua on pari tuntia arkisin, muuten kirjasto toimii omatoimikirjastona. 

Diakin Pieksämäen kampus

Pieksämäellä kirjasto oli tammi-helmikuussa normaalisti auki. Maaliskuun alusta lähtien kampuksen kirjastossa asiointi on tapahtunut soittamalla etukäteen.

Diakille kirjastopalvelut tuottavat kirjastot Porissa (Samk) ja Turussa (Turun AMK) ovat toimineet alueellisten suositusten mukaan.

Diakin verkostomainen rakenne on mahdollistanut sen, että koronan kiihtyessä etelässä, olemme saaneet paikallispalveluja muualta Diakin kirjastoista, joissa kirjastolaiset ovat vielä olleet fyysisesti kirjastoissa.  Esimerkiksi joskus sivunumeroiden tarkastaminen Pieksämäen kirjaston henkilökunnan toimesta on auttanut opiskelijaa etenemään opinnoissaan tai Oulusta lähetetty materiaali on saavuttanut asiakkaan, vaikka etelän kampus onkin ollut suljettuna.

Henkilökunnan jaksamista ja yksinäisyyden tunnetta olemme keventäneet erilaisilla etäkohtaamisilla. Joskus asiaa ja joskus asian vierestä. Kun kaikilla on Teamsissa kamerat päällä, tuntuu jo lähes kohtaamiselta!  Etäkahville tai etätyöskentelytuokioon tulee ken muilta hommiltaan ennättää. Myöskin kirjastolaisten wa-viestittely keventää arkea, vaikka siellä välillä työasioitakin puidaan. Ketteryyttä ja joustoa, sekä henkilökunnalta että asiakkailta korona on vaatinut. 

Tästäkin taas selvitään, yhdessä!

​​​​​​​

HAMKiin kulku tunnistautumalla, kirjasto palvelee, kehittää ja testaa

HAMKin kirjastot avattiin supistetuin aukioloajoin viime syksynä ja asiakaspalvelua saa myös etänä chatissa, puhelimitse ja sähköpostitse. Kirjastojen omatoimikäyttö on mahdollista opiskelijoille ja henkilökunnalle. Hämeenlinnassa asiakaspalvelu on paikalla arkipäivisin, kahden työntekijän voimin. Evon, Forssan, Lepaan, Mustialan, Riihimäen ja Valkeakosken kampuksilla päivystää yksi työntekijä yhtenä päivä viikossa. Hämeenlinnassa käsitellään uutuuskirjoja ja kaukopalvelulähetyksiä myös noin yhtenä päivänä viikossa - työskentelyä kampuksella on ajoitettu hieman eri aikoihin. Taustatehtäviä voi tehdä etänä, mutta monelle jo lyhytkin yhdessäolo kampuksella on tuonut uutta virtaa työntekoon. 

Sisäposti ja kirjavaraukset kampukselta toiselle kulkevat työntekijöiden mukana autossa viikoittain. Joillekin opiskelijoille supistetut aukioloajat ja varausten viikon noutoaika ovat aiheuttaneet hieman aikataulutusongelmia. Osa opiskelijoista asuu kauempana ja on ollut lähes koko vuoden etänä. He käyttävät pääosin vain e-aineistoja, joiden hankintaan on panostettu.

Hämeenlinnan korkeakoulukeskuksen ulko-ovet suljettiin ulkopuolisilta maaliskuussa, jotta kampuksella oleva ruokala saa jatkaa toimintaansa  - kirjasto toimi samoin. Ovista pääsee sisään HAMKin kulkukortilla ja ovi avataan niille, jotka eivät ole kulkukorttia vielä hankkineet.Ulkopuoliset asiakkaat voivat vain palauttaa aineistoa, aiemmat hyllyvaraukset toimitimme heille rakennuksen ulko-oville henkkareiden näyttöä vastaan. Rajoitimme myös kirjaston tiloissa havaittua hengailua, kirjaston pienet ryhmätyöhuoneet ja tietokonepiste ovat pois käytöstä. HAMKin kampuksilla on ohjattu käyttämään kasvomaskeja lukuisin julistein ja kirjastossa tarvitsee muistutella asiasta enää harvoin.

​​​​​​​Kuluneena keväänä on ollut aikaa myös palveluiden kehittämiseen. Aineistotiimimme on kevään aikana tutustunut ja valmistellut ERM (electronic resource management) järjestelmää. Myös KUMEA (Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä) työ on pitänyt kuvailijamme kiireisenä. Tiedonhaun ohjausta ja opetusta järjestetään etänä yksittäisille opiskelijoille sekä ryhmille, ajanvaraus onnistuu varauskalenterista ja palvelua hyödynnetäänkin aktiivisesti. HAMKin TKI-tuen tiimi on alkanut panostaa päättyviin hankkeisiin ja ryhtynyt kokeilemaan palvelua, jossa se tuottaa itse tutkimusaineiston metadatan Qvaimeen, projektipäällikön avustuksella.

Kahden etäläsnäolorobotin toimivuutta on testattu kaikilla HAMKin kampuksilla. Robotin avulla työntekijä voi palvella asiakasta etäyhteydellä. Robotin kautta nähdään kirjastotilaan ja asiakas näkee näytöltä asiakaspalvelijan, niin kuin juteltaisiin kasvokkain. Robotti pystyy liikkumaan tilassa asiakkaan rinnalla, jos hän tarvitsee apua aineiston löytämisessä. Lue lisää etäläsnäolorobotin testauksesta jutusta: Ihan robona – Hämeen ammattikorkeakoulun kirjastossa testataan etäläsnäolorobotteja asiakaspalvelussa.

Centrian alueella maan matalimpia tartuntamääriä  

Keski-Pohjanmaalla koronatartuntojen määrät ovat pysyneet viime kevään sulkuajan jälkeen koko ajan matalina perustasolla. Perustaso vastaa Suomen tilannetta kesällä 2020. Tämä on mahdollistanut Kokkolan kirjaston aukipidon normaalisti kesästä 2020 lähtien turvaväleistä ja maskien käytöstä huolehtien.

Centria-ammattikorkeakoululla on Kokkolan lisäksi kirjasto myös Ylivieskan kampuksella. Kampukset sijaitsevat eri maakunnissa ja ajoittain korona on vaikuttanut eri tavoin kirjaston toimintaan paikkakunnasta riippuen. Pohjois-Pohjanmaalla, Ylivieskassa, korona siirtyi maaliskuun aikana kiihtymisvaiheeseen ja sen myötä kirjastossa yhtäaikaisten kävijöiden määrää rajoitettiin kuuteen henkilöön.

Kevään jäljiltä ulospäin näkyvässä toiminnassa ei ole tapahtunut suuria muutoksia. Opetus on tapahtunut jatkuvasti pääasiassa etänä, joten asiakkaiden määrä on pysynyt maltillisena. Kirjaston henkilökunnan työvuorot on järjestelty siten, että kirjastossa paikan päällä toimintaa hoitaa mahdollisimman pieni henkilöstömäärä, jolloin etätyön mahdollisuus saadaan maksimoitua. Näin saamme pidettyä toimintamme sellaisena, että pystymme pienellä vaivalla reagoimaan hyvinkin nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

Asiakaspalvelutyössä maskit sekä riittävät turvavälit tuntuvat tulevan jo luonnostaan. Etäopetus, aineiston pidennetyt laina-ajat sekä kirjojen uusintakertojen nosto ovat varmistaneet, että kasvotusten tapahtuvien asiakaskontaktien määrä on ollut hyvin maltillinen koko vuoden ajan. Ennen kirjastotiloissa tapahtuneet tiedonhaun opastukset ovat vaihtuneet sujuvasti lähes pelkästään Teamsin kautta tapahtuviksi.

E-aineistojen käyttö, turvavälit, maskit ja hyvä käsihygienia sekä määriteltyjen henkilörajoitusten noudattaminen ovat uutta normaalia molemmissa kirjastoissa kesää kohti mentäessä.