Tiedonhallintalain toimeenpano Turun AMK:ssa – case asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintalain (906/2019) voimaantulo vuoden 2020 alussa aiheutti kuhinaa myös korkeakouluissa: uusi laki oli otettava haltuun ja pohdittava, miten sen sisältämät vaatimukset korkeakouluissa toteutetaan. Laki sisältää periaatteet tietojen käsittelyyn sekä tiedonhallinnan järjestämiseen ja kuvaamiseen julkishallinnon organisaatioissa. Turun AMK:ssa tiedonhallintalain vaatimuksia päätettiin lähteä tutkimaan ja toteuttamaan Tiedonhallintalain toimenpiteet -projektissa, jonka vetovastuu tuli Kirjasto- ja tietopalveluille. Projektissa on toteutettu esimerkiksi tiedonhallintalain vaatima asiakirjajulkisuuskuvaus.

Mikä on asiakirjajulkisuuskuvaus?

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvataan organisaation (tai tiedonhallintalain termein tiedonhallintayksikön) tietovarannot ja niiden käyttötarkoitukset. Asiakirjajulkisuuskuvaus on tarkoitettu kaikille kansalaisille ja tiedonhallintalaki edellyttääkin, että se julkaistaan organisaation avoimilla verkkosivuilla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen ensisijaisena tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemistä organisaation asiakirjoista. Asiakirjajulkisuuskuvaus siis toteuttaa julkisuusperiaatetta, jonka mukaan jokaisella on oikeus saada tietoa korkeakoulun julkisista asiakirjoista.

Turun AMK:n asiakirjajulkisuuskuvaus löytyy verkkosivuiltamme ja siinä kerrotaan:

• minkälaisia tietovarantoja Turun ammattikorkeakoululla on

• minkälaista tietokokokonaisuuksia tietovarannot sisältävät

• mitä tietojärjestelmiä tietovarantoihin liittyy

• miten henkilötietoja käsitellään tietovarannoissa

• miten voi tehdä julkisuuslain mukaisen tietopyynnön Turun AMK:n tietovarannoista.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen laatiminen     

Asiakirjajulkisuuskuvauksen laatiminen osoittautui yllättävän haastavaksi tehtäväksi ja vei odotettua enemmän aikaa. Työn alkuvaiheessa suurimmat haasteet liittyivät tiedonhallintalain termistöön. Asiakirjajulkisuuskuvauksen peruselementtinä on looginen tietovaranto, mutta ei ollut lainkaan itsestään selvää, mitä termillä käytännössä tarkoitetaan. Tietovaranto määritellään laissa ”tietoaineistojen kokonaisuudeksi”, mutta laki ei ota kantaa esimerkiksi siihen, kuinka suuria tai pieniä kokonaisuuksia tietovarantojen tulisi olla.

Pohdimmekin pitkään, mille tasolle tietovarannot olisi järkevä määritellä: onko esimerkiksi kirjastolla yksi tietovaranto vai useita tietovarantoja? Ratkaisussa on huomioitava paitsi kaikille kansalaisille suunnattu asiakirjajulkisuuskuvaus, myös muut tiedonhallintalain vaatimukset sekä organisaation sisäinen tiedonhallinnan kokonaisuus. Kysymystä tietovarantojen tasosta ei onneksi tarvinnut pohtia yksin. Tiedonhallintalain ympärille on rakentunut useita korkeakoulujen yhteistyöverkostoja, joissa on voinut keskustella lain vaatimuksista ja hahmotella yhteistä tulkintaa keskeisistä tiedonhallintalain käsitteistä.

Turun AMK:ssa ei siis ollut ”tietovarantokarttaa”, josta olisi voinut poimia valmiit tietovarannot asiakirjajulkisuuskuvaukseen. Tietovarantojen määrittelyä ei kuitenkaan tarvinnut aloittaa tyhjästä: työssä hyödynnettiin sekä Turun AMK:n arkistonmuodostussuunnitelmaa että palvelukarttaa, joka oli muutoinkin parhaillaan työn alla. Näistä johdettiin lopulta 11 tietovarantoa, joista esimerkkeinä mainittakoon Koulutuksen tietovaranto, Hallintoasioiden ja johtamisen tietovaranto sekä jo edellä mainittu Kirjasto- ja tietopalveluiden tietovaranto. Kullekin tietovarannolle määriteltiin omistaja, jonka kanssa käytiin läpi tietovarantoihin liittyvät tiedot. Tietovarantojen omistajille tuli pohdittavaksi tässä vaiheessa esimerkiksi se, minkälaisia tietokokonaisuuksia tietovarantoihin sisältyy, missä järjestelmissä tietoja käsitellään ja ovatko tiedot avoimesti saatavilla.

Tietovarantojen omistajilta kerätyistä tiedoista muodostettiin asiakirjajulkisuuskuvauksen ensimmäinen versio, joka on julkaistu Turun AMK:n verkkosivuilla. Asiakirjajulkisuuskuvausta on tulevaisuudessa kehitettävä ja päivitettävä, jotta se vastaisi mahdollisimman hyvin tarkoitustaan. Turun AMK:ssa tietovarannoista ja asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta, ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa Kirjasto- ja tietopalvelut.

Kirjasto- ja tietopalvelut tiedonhallintalain toimeenpanossa

Asiakirjajulkisuuskuvaus on vain pieni osa tiedonhallintalain kokonaisuutta. Laki sisältää monenlaisia vaatimuksia julkishallinnon tiedonhallinnalle, joista keskeisimpiä ovat tietoturvallisuuteen sekä asianhallinnan järjestämiseen liittyvät vaatimukset. Huomiota kiinnitetään myös esimerkiksi tiedonhallinnan järjestämiseen sekä tiedonhallintaan liittyvien vastuiden määrittelemiseen. Lain yleisenä tavoitteena on mm. edistää tietosuojaa, tietoturvallisuutta, tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, hyvää hallintoa, julkisuusperiaatteen toteutumista sekä tietoaineistojen vastuullista hyödyntämistä.

Turun AMK:ssa tiedonhallintalain ympärille perustettiin Tiedonhallintalain toimenpiteet -projekti, jonka vetovastuu osoitettiin Kirjasto- ja tietopalveluille. Projektiryhmässä toimii mm. tietoturvan, tietosuojan, tietojärjestelmien, tietohallinnon, toiminnanohjauksen, asianhallinnan ja arkistoinnin, TKI-toiminnan sekä koulutuksen kehittämisen asiantuntijoita. Tiedonhallintalain vaatimusten onnistunut toteuttaminen edellyttääkin erilaisten näkökulmien tuomista yhteen sekä yhteistyötä sellaistenkin asiantuntijoiden kesken, jotka perinteisesti ovat tehneet töitä etäällä toisistaan.

Turun AMK:n Tiedonhallintalain toimenpiteet -projektissa toteutetaan tietyt tiedonhallintalain vaatimukset, joille on laissa määritelty lyhimmät siirtymäajat. Tällaisia ovat mm. asiakirjajulkisuuskuvaus sekä organisaation tiedonhallintaa kuvaava tiedonhallintamalli. Tiedonhallintalaki sisältää myös muita toimenpidevaatimuksia, joiden siirtymäajat ulottuvat aina vuoteen 2024 asti.

Työ tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamiseksi ja tiedonhallinnan kehittämiseksi jatkuu projektin päätyttyä. Kirjasto- ja tietopalveluiden tehtäväkenttään jäävät tietoon ja tiedon järjestämiseen liittyvät elementit: tietovarannot ja tietoaineistot sekä niihin liittyvät kuvaukset, ml. asiakirjajulkisuuskuvaus sekä arkistonmuodostussuunnitelma / tiedonohjaussuunnitelma. Määriteltyjen vastuiden mukaan Kirjasto- ja tietopalvelut vastaa Turun AMK:ssa asianhallinnan ja arkistoinnin kokonaisuudesta, joten kirjasto jatkaa työtä tiedonhallintalain asianhallintaan kohdistuvien vaatimusten parissa. Tällä saralla riittääkin töitä – menneillään on mm. kuuden ammattikorkeakoulun yhteinen asianhallinnan ja sähköisen arkiston kehittämiseen liittyvä projekti.

Mahtavaa olla mukana

Tiedonhallintalain ja uusien vastuualueiden haltuunotto on vaatinut valtavasti perehtymistä ja uuden oppimista. Töitä on myös tehty osittain uudella tavalla niin oman korkeakoulun sisällä kuin yhteistyössä muiden korkeakoulujen kanssa. Toisaalta työssä on kirjasto- ja informaatioalalta jotakin tuttuakin: kyse on suurelta osin tiedon järjestämisestä, luokittelusta ja kuvailusta, jotta tieto on löydettävissä ja hyödynnettävissä.

Tiedonhallinnassa onkin käytännössä kysymys siitä, että meidän on tiedettävä, missä ammattikorkeakoulun tuottamat tai käsittelemät tiedot sijaitsevat, kuka niitä saa käsitellä ja miten huolehditaan riittävästä tietoturvasta, tietosuojasta sekä tietojen elinkaaren hallinnasta.

Kokonaisuutena tiedonhallintalaki pyrkii ohjaamaan tiedonhallintaa sähköiseen muotoon, joten tiedonhallintalakiin liittyvässä työssä on samalla kyse digitalisaation edistämisestä. Lisäksi tiedonhallintalain vaatimien toimenpiteiden toteuttaminen mahdollistaa organisaation toimintatapojen uudistamisen ja siten koko ammattikorkeakoulun toiminnan kehittämisen. Työ jatkuu, mahtavaa olla mukana!