Theseus-uudistus – mitä se tarkoittaa?

Ammattikorkeakoulujen julkaisuarkisto Theseus uudistuu maaliskuussa. Uudistuksen vuoksi Theseuksessa on käyttökatko 22.2.–12.3.2019. Theseus-toimistossa ja Kansalliskirjastossa rakennetaan parhaillaan uutta Theseusta kovalla innolla. Mistä uudistuksessa on kyse ja miksi käyttökatko on niin pitkä?

Theseuksen käyttökatko alkaa pe 22.2. klo 12.00. Theseuksessa uudistetaan samalla kertaa useampia asioita: metadata päivitetään, kokoelmarakenne muutetaan, syöttölomake rakennetaan uudestaan ja julkaisutietojärjestelmä Justuksesta rakennetaan putki Theseukseen.

Metadatauudistus ja metadatan massaeditointi

Kansalliskirjastossa TAJUA-projektin osana valmisteltu julkaisuarkistojen metadatasuositus valmistui keväällä 2018. Suositus perustuu Dublin Core -standardiin, joka on tunnettu ja hyvin tuettu kansainvälinen elektronisten resurssien kuvailuun kehitetty formaatti. Metadatasuosituksen tavoitteena on yhtenäistää julkaisuarkistoihin tallennettavan tekstiaineiston kuvailua. Yhtenäisyys tehostaa tiedonhakua sekä kuvailutietojen kotimaista ja kansainvälistä vaihtoa esimerkiksi osana OAI-pohjaisia palveluita.

Theseuksen metadata on käyty läpi ja rakennettu suunnitelma nykyisen metadatan päivittämiseksi uuden metadatasuosituksen mukaiseksi. Metadataa läpi käytäessä otettiin huomioon tulevan Justus-integraation vaatimukset kenttien suhteen. Kun suunnitelma on valmis, alkaa varsinainen Theseuksen metadatan muokkaaminen eli massaeditointi. Jokaisen ammattikorkeakoulun tietueiden metadata eksportoidaan ulos ja muokataan uutta suositusta vastaavaksi. Testailu aloitetaan Theseus-toimistossa jo tällä viikolla (8/2019) ja Theseus-katko on varattu nimenomaan massaeditointia varten. Aikaa tähän on varattu pari viikkoa, sillä tietokanta on iso ja metadatakenttien käyttö on ollut paikoin vaihtelevaa.

Kokoelmauudistus

Tähän asti ammattikorkeakoulut ovat itse vastanneet kokoelmien luomisesta Theseukseen.Tämä toimintamalli on osoittautunut varsinaiseksi  Villiksi Länneksi: ammattikorkeakouluilla on suuri joukko kokoelmia, joista osaa ei enää käytetä ja uusia tulee vuosittain. Uudistuksen yhteydessä Theseuksen rakennetta muutetaan niin, että jokaisella ammattikorkeakoululla on vain kaksi kokoelmaa: opinnäytetyöt ja julkaisut. Koulutusohjelmat näkyvät metadatassa ja ovat myös sitä kautta haettavissa.

Syöttölomakeuudistus

Theseuksen syöttölomake on tähän asti ollut erikseen tarkoitukseen rakennettu, sillä Theseuksen syntyaikoina DSpacen syöttölomake oli liian jäykkä eikä tukenut mm. shibbolointia. Uudistuksen yhteydessä siirrytään käyttämään DSpacen omaa syöttölomaketta, mikä helpottaa prosessia. Suurimpia parannuksia lienevät kaksivaiheisen syötön poistuminen, mahdollisuus keskeyttää syöttö ja asiasanojen kontrolloitu hakeminen Finto-rajapinnasta.

Justus–Theseus -integraatio

Justus-julkaisutietojärjestelmästä avataan yhteys Theseukseen metadatan massaeditoinnin jälkeen. Integraation on tarkoitus olla valmis maaliskuun loppuun mennessä, toivottavasti jo 28.3. CSC:n ja AMKIT-konsortion yhteiseen Justus–Theseus -koulutuspäivään mennessä. Integraation jälkeen OKM:n tiedonkeruuseen Justuksen kautta ilmoitettavat henkilökunnan julkaisut voi samalla siirtää rinnakkaistallennuksiksi Theseukseen. Tämän toivotaan lisäävän rinnakkaistallentamisen määrää amkeissa ja lisäävän amkien julkaisujen avoimuusastetta.

Huhtikuussa järjestetään ammattikorkeakouluille webinaari Theseus-uudistusten käyttöönotosta. Tiedotamme lisää, kun asiat etenevät.

Tietoa kirjoittajista

Tiina Tolonen palvelupäällikkö, Oulun ammattikorkeakoulu
Minna Marjamaa informaatikko, Laurea-ammattikorkeakoulu
Tiina Tolonen ja Minna Marjamaa toimivat AMKIT-konsortion Theseus-koordinaattoreina.