Theseus, mitä tapahtuu vuonna 2020?

Theseuksen hullu vuosi lähestyy loppuaan. Vuonna 2019 toteutettiin palvelun historian suurin uudistus ja sen vaikutuksia arvioidaan nyt. Ensi vuonna on tulossa lisää isoja uudistuksia: DSpace-versionpäivitys, Annifin käyttöönotto, saavutettavuus- ja PDF/A-konvertointiohjeistus sekä Theseus-toimiston uudistus. Seuraavatko hullut vuodet toisiaan?

Theseus-kysely ja webinaari

Teemme alkuvuodesta Theseus-kyselyn, jossa kysymme niin tyytyväisyyttä metadatauudistukseen ja erityisesti koulutusaloihin sekä Theseus-toimintamalleja ammattikorkeakouluissa. Tämän pohjalta kehitämme palvelua edelleen.

Tavoitteena on järjestää alkuvuodesta Theseus-webinaari tai kaksi. Aiheina tulevat mahdollisesti olemaan metadatanostojen teko amkien etusivuille tai opinnäytetöiden saavutettavuusohjeistus ja PDF/A-konvertointi. Tiedotamme asiasta lisää alkuvuodesta.

Kuva 1. Theseuksen ensi vuoden kehittämiskohteita.

Annif ja DSpace versio 7

Ensi vuonna todennäköisesti saadaan käyttöön Annif -työkalu, mikä oletettavasti nopeuttaa sisällönkuvailua ja parantaa sen laatua. Myös valmistelut seuraavan DSpace-version käyttöön ottamiseksi alkavat todenteolla. DSpace 7:n beta-versio, jonka oli tarkoitus tulla saataville vuonna 2019 on hieman myöhästynyt,  ja mahdollisti julkistetaan vasta vuonna 2020. Kun lopullinen tuotantoversio saadaan käyttöön, ehkä nopeastikin beta-version jälkeen, ollaan matkalla kohti selkeästi suurinta mullistusta DSpacen historiassa.

Tekninen arkkitehtuuri tulee uudistumaan tarkoittaen muun muassa uutta käyttöliittymää, uusittuja syöttölomakkeita sekä laajennuksia tietomalliin. Tässä vaiheessa emme osaa sanoa kuinka paljon tämä kaikki tulee näkymään Theseuksen käyttäjille, eikä aikataulua uuden version käyttöönotolle ole vielä olemassa. Kuten muidenkin uudistusten osalta, Theseus tuskin on kuitenkaan ensimmäinen julkaisuarkisto johon päivitys otetaan käyttöön, vaan sitä testataan ensin pienemmissä julkaisuarkistoissa.

Metadatauudistuksen jälkimainingit

Metadatauudistuksen toteutuksen jälkeen on hyvä arvioida, palveleeko uudistus kaikkia ammattikorkeakouluja. Uudistuksessa luovuttiin vanhasta ammattikorkeakoulukohtaisesta koulutusohjelmarakenteesta ja siirryttiin yhteiseen koulutusalajärjestelmään. Malli pohjaa Tilastokeskuksen käyttämään ISCED-malliin, jolla ammattikorkeakoulut raportoivat opinnäytetyöt OKM:lle ja Virtaan.

Tavoitteena oli luoda yhtenäinen koulutusalojen metadatamalli, joka mahdollistaa yhtenäisemmän tiedonhaun kaikkien ammattikorkeakoulujen opinnäytetöistä: Uudessa mallissa voi esimerkiksi hakea kaikkien ammattikorkeakoulujen tietotekniikan tai hoitotyön töitä ja tietokannan sisältö on ymmärrettävämpi satunnaiselle tiedonhakijalle. Kahden kokoelman malli (opinnäytetyöt ja julkaisut) sekä uusi yhteinen koulutusalajärjestelmä helpotti ylläpitoa ja Justus-yhteyden käyttöönottoa.  Samalla kuolevien kokoelmien ongelma ratkesi eli aikaisemmin kun uusia koulutusaloja syntyi amk-kohtaiset vanhat usein melkein samannimiset kokoelmat jäivät jäljelle kuolemaan.

Olemme pohtineet, olisiko koulutusalan lisäksi hyvä kertoa opinnäytetyön tekijästä tutkintonimike (sairaanhoitaja (AMK), insinööri (AMK) jne.) Tämä voisi helpottaa alan hahmottamista. Nykyinen tutkinto-ohjelman nimi -kenttä vapaatekstikenttänä (dc.subject.discipline) ei juuri palvele käyttäjiä vapaatekstiominaisuuden vuoksi. 

Ylempien ammattikorkeakoulututkintojen koulutusalojen esittämisessä on oma ongelmansa: Samasta koulutusohjelmasta saattaa valmistua niin tradenomeja, sairaanhoitajia kuin sosionomeja ja insinöörejäkin. Siksi koulutusalan esittäminen ylemmille tutkinnoille on usein hankalaa.

Etusivun nostot metadatasta - Mitä esille?

Vuonna 2019 toteutetun metadatauudistuksen pohjalta on tänä syksynä aloitettu ammattikorkeakoulujen Theseus-etusivuille metadataan pohjautuvien nostojen tekoa.Tarkoitus on, että amkit saavat esille toivomaansa aineistoa.

Metadatan koulutusalojen pohjalta (dc.subject.degreeprogram -kenttä) jo nyt saadaan faseteissa esille koulutusalat. Kaikki käyttäjät eivät vain käytännössä niitä huomaa ja ihmettelevät, miksi Theseuksesta ei löydy vanhoja koulutusohjelmakohtaisia kokoelmia.

Tämän ongelman korjaamiseksi ammattikorkeakoulujen omille Theseus-etusivuille voidaan nostaa haluttuja aineistoja metadatan avulla. Huomattavaa on, että nostoja ei voida kieliversioida vaan sama sivu näkyy kaikilla kielillä. Järjestämme alkuvuodesta tarvittaessa webinaarin nostojen teosta, minkä jälkeen amkit voivat halutessaan itse tehdä nostoja tai tarvittaessa Theseus-asiantuntijat tekevät niitä valmiiksi. Tiedotamme asiasta lisää alkuvuodesta.

Olemme tänä syksynä tehneet kaksi kokeilua, joiden pohjalta amk-kirjastoissa voidaan miettiä omalle korkeakoululle sopivaa mallia. Esittelemme tässä kaksi: Laurean malli ja Haaga-Helian malli.

Kuva 2. Laurea-ammattikorkeakoulun koulutusalafasetit DSpace-kentän dc.subject.degreeprogram pohjalta.

Laurean etusivun malli

Laurean malli avaa keskittyy avaamaan metadatan avulla oman korkeakoulun aineistoja: Laurean julkaisusarjan julkaisut, erillisjulkaisut ja rinnakkaistallennukset tarjotaan Laurean omalla sivulla ensimmäisenä. Huomattavaa on, että jotta nostot saadaan toimimaan, metadatasta tulee löytyä yhdenmukainen merkintä esim. rinnakkaistallennuksesta. 

Opinnäytetyöt on jaoteltu koulutusalan (dc.subject.degreeprogram) ja opinnäytetyön tason (ylempi tai alempi opinnäytetyö) sekä kielen mukaan. Tämä jaottelu on Laurealle melko toimiva, mutta siinä korostuu metadatan laatu ja mahdolliset virheet. Voi myös miettiä, onko tarpeen tehdä näitä nostoja, kun periaatteessa samat asiat voi löytää fasettien avulla. 

Haaga-Helian etusivun malli

Haaga-Helian mallissa ajatuksena on, että sivupalkin fasetit toimivat pääasiallisina työkaluina kokoelmien selaamiseen ja navigointiin. Ne tarjoavat riittävät välineet halutun aineiston löytämiseen eikä oikopolkuja ole tarpeen nostaa etusivun paraatipaikalle.

Mutta jos fasetit jo mahdollistavat aineiston selaamisen tarkoituksenmukaisen metadatan perusteella, niin mitä etusivulle sitten tulisi nostaa? Mitä sellaista käyttökelpoista metadataa opinnäytteet ja muut julkaisut sisältävät, jolla saisi hyödyllisiä tai mielenkiintoisia nostoja tehtyjä ja joka ei ole jo faseteissa käytettävissä? 

Haaga-Helian mallissa etusivulle on nostettu opinnäytteiden osalta muutamia sellaisia teemoja, joissa useampi koulutusala leikkaa toisiaan Haaga-Heliassa. Lisäksi yksittäisiä opinnäytetöitä on tuotu esiin sen perusteella, miten niitä on Theseuksesta ladattu. Etusivulle on myös nostettu laajemmin Haaga-Helian julkaisuja ydinosaamisalueilta Juuli-linkitysten kautta.

Opinnäytetöiden asiasanoitusta ei sen kirjavuuden takia oikein voi käyttää nostojen takana olevan haun pohjana. Toivottavasti Annifin käyttöönotto parantaa metadatan tilannetta tällä saraa. Kokotekstiin (työn ensimmäiset 10 000 merkkiä) kohdistuvat merkkijonohaut antavat myös kirjavaa tulosta, mutta ovat silti käyttökelpoisia tähän tarkoitukseen. Vaarana toki on, että teemapohjaiset nostot tulkitaan kattaviksi hauiksi ja että jotkut tärkeät painotukset jäävät pimentoon.

Saavutettavuus ja PDF/A

Euroopan parlamentti hyväksyi vuoden 2016 lopulla saavutettavuusdirektiivin. Saavutettavuusdirektiivi ja sitä seuraava kansallinen lainsäädäntö vaativat julkishallintoa tekemään digitaaliset palvelut saavutettaviksi. Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta astui voimaan 1.4.2019. Saavutettavuusvaatimusten soveltaminen käynnistyi portaittain 23.9.2019.

Ennen 23.9.2018 julkaistujen verkkosivustojen pitää olla saavutettavuusvaatimusten mukaisia 23.9.2020. Theseus kuuluu tähän jälkimmäiseen ryhmään palveluita. 

Kansalliskirjasto hoitaa Theseuksen käyttöliittymään liittyvät saavutettavuuskysymykset kuntoon ennen syksyä. Theseuksen sisältöön liittyvät kysymykset sen sijaan jäävät ammattikorkeakoulujen vastuulle. Olemme tänä syksynä selvittäneet yhteistä toimintamallia opinnäytetyöntekijöiden ohjeistamiseksi. 

Saavutettavan kirjallisuuden ja julkaisemisen asiantuntijakeskus Celia ohjeistaa, että julkaistavan pdf-tiedoston saavutettavuus kokonaisuudessaan tulee sisältyä korkeakoulujen opinnäytetöiden ohjeistuksiin. Samoin PDF:ien saavutettavuuden tarkistaminen olisi myös hyvä suorittaa jo tekovaiheessa. Tiedostojen korjaaminen jälkikäteen voi olla hankalaa tai mahdotonta (esim. PDF/A-yhteensopivina tallennettuja pdf:iä ei voi jälkikäteen muokata Adobe Acrobatissa).

Jo nyt opinnäytetöiden mallipohjissa kehotetaan käyttämään Wordin tyylejä sekä otsikkotasoja loogisesti jne. mutta myös kuvat, taulukot, lopputarkistus yms. seikat täytyy työn tekijän huolehtia kuntoon. Yksityiskohdat, kuten esimerkiksi kuvien vaihtoehtoiset tekstit ja saavutettavuuden tarkistaminen on saatava ohjeistettua mahdollisimman yksinkertaisesti ammattikorkeakouluihin.

Etelä-Suomen AVI, joka on saavutettavuusvaatimusten toteutumista valvova viranomainen Suomessa, suunnittelee yhdessä Celian kanssa keväälle 2020 koulutusta korkeakoulujen opinnäytteisiin ja ehkä yleisemminkin julkaisuarkistojen sisältöihin liittyen (Theseus, Finna, E-thesis jne). Teemme Theseus-toimistossa tämän koulutuksen pohjalta yhteiset ohjeet saavutettavuuden varmistamiseksi opinnäytetöiden osalta sekä selvitämme saavutettavuuden tarkistimen käyttömahdollisuuksia.

Pitkäaikaissäilytyspalvelun käyttöönotto on Kansalliskirjastossa edelleen viivästynyt ja tämän myötä myös PDF/A-konvertoinnin käyttöönotto. PDF/A-konvertointi limittyy nyt saavutettavuuden toteuttamis- ja tarkistamisohjeisiin.

Avoimen TKI:n ja oppimisen palvelutoimisto

Avoin TKI, oppiminen ja innovaatioympäristöt -hankkeessa kehitetään ammattikorkeakouluille yhteistä avoimen toimintakulttuurin palvelutoimistoa. Hanke päättyy ensi vuoden jälkeen, jolloin palvelutoimiston olisi tarkoitus jatkaa toimintaa Theseus-asiantuntijaresurssin varassa.

Ensi vuonna Theseus-toimiston asiantuntijaresurssia on 3*0,2 htv. Asiantuntijoiden tehtävänkuvassa vahvistetaan avoimen toimintakulttuurin edistämistä. Resurssia hyödynnetään jatkossa avoimen TKI:n ja oppimisen helpdeskiin, joka välittää tikettijärjestelmän kautta haastavat avoimuuteen liittyvät paikalliset kysymykset asiantuntijaverkoston käsiteltäväksi.

Amkeihin luodaan yhteistyöverkosto sekä asiantuntijaverkosto. Yhteistyöverkosto välittää kysymyksiä palvelutoimistoon, asiantuntijaverkosto auttaa kysymyksiin vastaamisessa. Yhteistyöverkostolle järjestetään työpaja keväällä 2020. Laitamme asiasta lisää tietoa, kun asiat etenevät.

Seurantaa ja kehittämistyön edistämistä

Ensi vuonna tulee olemaan mielenkiintoista nähdä, onko Justus-Theseus -putken käyttöönotto vaikuttanut julkaisutilastoihin. Teemme vertailua vuoteen 2018 ja artikkelin aiheesta keväällä.

Theseus-rukkasia myös kiinnostaa Justuksen tulevat kehityssuunnat. Olisiko tarpeen foorumi/seminaari, jossa ammattikorkeakoulut voivat keskustella Justukseen liittyvästä kehittämisen suuntaamisesta, päätöksenteosta ja julkaisutiedonkeruuseen ja -raportointiin liittyvistä tarpeista? Mahdollisena lähtökohtana foorumin luomiselle on AMK-rinnakkaistallentajat-postituslista ja julkaisutiedonkeruu sekä AMKIT-konsortio.

Tietoa kirjoittajista:

Tiina Tolonen, palvelupäällikkö Oulun ammattikorkeakoulu

Antti Nyqvist, tietopalvelusihteeri Haaga-Helia

Minna Marjamaa, tietoasiantuntia Laurea