Theseus-kyselyn tulosten mukaan amkit melko tyytyväisiä Theseus-uudistukseen: ”Tämä oli yllättävän hyvä tulos”

Helmi-maaliskuussa toteutettiin ammattikorkeakoulukirjastoihin Theseus-kysely. Kyselyn tulosten mukaan viime vuoden metadata- ja kokoelmarakenneuudistukseen ollaan ammattikorkeakouluissa yllättävän tyytyväisiä. Toisaalta kritiikkia ja hyviä kehitysehdotuksiakin saatiin. Tässä artikkelissa käydään läpi kyselyn tuloksia ja mietitään niiden pohjalta jatkokehitystä. Edellinen Theseusta koskenut kysely toteutettiin keväällä 2017 ja siinä käsiteltiin pääasiallisesti rinnakkaistallentamista.

Kyselyn aihe ja toteutustapa

Kyselyn taustalla on Theseuksessa vuoden 2019 aikana toteutettu suuri metadata- ja kokoelmarakenneuudistus. Sen yhteydessä avattiin uusi syöttölomake opinnäytetöille sekä yhteys Justuksesta (julkaisutiedonkeruujärjestelmä) Theseukseen. Syksyllä saatiin myös mahdollisuus tallentaa mp3- ja mp4-tiedostoja streamattavaksi opinnäytetöiden yhteyteen. Uudistusten toteutuksen jälkeen on hyvä arvioida, palvelevatko ne kaikkia ammattikorkeakouluja ja missä on vielä jatkokehittämisen paikka. Vastausten perusteella olemme myös suunnitelleet kevään webinaareja.

Vastaajia kyselyyn oli kaikkiaan 27 eikä heitä eritelty ammattikorkeakouluittain. Vastauksia analysoitaessa havaittiin kuitenkin, että joidenkin kysymysten kohdalla olisi ollut hyvä käydä ilmi, mistä ammattikorkeakoulusta vastaus oli tullut ja oliko vastaaja opinnäytetöiden käsittelijä, julkaisutiedonkerääjä vaiko joku muu. Tätä erittelyä ei kuitenkaan tehty eikä kaikkiin kohtiin vastaaminen ei ollut pakollista.

Suurimpaan osaan kysymyksistä saattoi vastata muunnellulla Likertin asteikolla arviolla 1-5, Erinomainen - hyvä - ei hyvä eikä huono - melko huono - erittäin huono. Osa vastauksista oli vapaasanakenttiä ja osaan vastattiin sanallisesti.

Kokoelmarakenteeseen oltiin melko tyytyväisiä, julkaisut herättivät enemmän kysymyksiä

Kyselyn mukaan ammattikorkeakouluissa oltiin yllättävän tyytyväisiä kokoelmarakenteen uudistukseen moninaisista ammattikorkeakoulukohtaisista kokoelmista kahteen kokoelmaan (opinnäytetyöt ja julkaisut). Vastaukset painottuivat positiiviseen päähän eikä yksikään vastaajista arvioinut kokoelmamuutosta erittäin huonoksi tai melko huonoksi. Suurin osa vastauksia oli keskitason vastauksia (12 kpl, ei hyvä eikä huono), mutta hyväksi tai erinomaiseksi arvioi uudistuksen vielä useampi vastaaja, yhteensä 14 kpl.

Vapaissa vastauksissa uuden kokoelmajaon koettiin selkeyttävän kokonaisuutta: opinnäytetyöt ja julkaisut erottuvat nyt toisistaan paremmin ja kokonaisuutta on helpompi ylläpitää. Samoin koettiin, että se helpottaa hakemista ja palvelee paremmin kokonaiskuvan saamista. Kriittistäkin kommenttia tuli: “Kokoelmamuutos vaikeuttaa aineiston löytämistä tietyn koulutusohjelman tai ajallisen/maantieteellisen rajauksen perusteella”.

Julkaisujen näkökulmasta kokoelmajakoon liittyi enemmän kysymyksiä: Julkaisut-kokoelmassa sekä rinnakkaistallennukset että sarjajulkaisut ovat samassa kokoelmassa, rinnakkaistallenteiden koettiin hukkuvan sarjajulkaisujen joukkoon. Toisaalta kaivattiin julkaisuhakua kaikista amk-julkaisuista, mikä ei tällä hetkellä toimi Theseuksen käyttöliittymässä kovin intuitiivisesti.

Kehittämiskohteita:

• Mahdollisuus haun kohdistamiseen kaikkien ammattikorkeakoulujen julkaisuihin olisi hyvä
• Ammattikorkeakoulun sivulla toivottiin hakukentän kohdistuvan suoraan oman ammattikorkeakoulun kokoelmaan ilman että se pitää erikseen valita
• YAMK-töitä toivottiin paremmin esille
• Korkeakoulun aliakset eli osoitteet, jotka veisivät suoraan korkeakoulun sivulle www.theseus.fi/arcada
• Toivottiin julkaisujen tarkempaa jaottelua sarjajulkaisuihin ja rinnakkaistallenteisiin.

Syöttölomakkeeseen pääosin tyytyväisiä

Syöttolomakeuudistus oli vastaajien mukaan toteutunut hyvin: Vastaajista yhteensä 14 kpl oli arvioinut uuden syöttolomakkeen hyväksi eikä huonoksi tai erittäin huonoksi arvioinut kukaan vastaajista.

Vapaissa vastauksissa positiivinen kokemus näkyi myös: Lomake on edellistä parempi, toimii hyvin eikä siinä ole isoja ongelmia tai teknisiä ongelmia.

Toisaalta seuraavia kehittämiskohteita nousi esille:

• IE ei hae URNia ja tämä aiheuttaa edelleen kyselyjä opiskeljoilta
• Asiasanakenttään pystyy edelleen syöttämään copy-pastena oman avainsanalistan
• Tiivistelmien tavutus- ja rivitys-asiaan toivotaan automaattista ratkaisua.
• Tallennussivulle navigaatio paremmin esille.
• Tiivistelmien kieltä ei voi valita, englanninkielinen tiivistelmä usein puuttuu opinnäytetöistä.
• Tutkinto-ohjelmat ja suutautumisvaihtoehdot vapaasanakenttinä aiheuttavat hajontaa metadatassa.
• Toivottiin mahdollisuutta valita työlle useampi koulutusala kun monta tekijää eri koulutusaloilta.

Koulutusalajaottelun toimivuus

Vastaajien tyytyväisyydessä koulutusalajaotteluun tuli odotetusti enemmän hajontaa. Vastaajista kolme oli arvioinut koulutusalajaottelun toimivuuden huonoksi (kaksi vastaajaa) tai erittäin huonoksi (yksi vastaaja). Vastaukset painottuivat keskikohtaan (yksitoista vastausta, ei hyvä eikä huono). Toisaalta hyväksi tai erittäin hyväksi arvioi useampi vastaaja kuin huonoksi tai erittäin huonoksi eli vastaukset painottuivat kuitenkin positiivisen puolelle

Vapaasanavastauksissa korostui ongelma siitä, ettei kaikille opiskelijoille löydy omaa koulutusalaa, vaikka koulutusalajaottelu perustuu kategorioihin, joita ammattikorkeakoulut käyttävät lähettäessään tilastointitietoja Virta-julkaisutietopalveluun kunkin ammattikorkeakoulun valmistuneista opinnäytetöistä. Erityisesti YAMK-tutkintojen kohdalla koulutusalajaottelu koettiin hankalaksi. Tämä havaittiin jo suunnitteluvaiheessa, sillä samaa YAMK-tutkintoa voi pyrkiä opiskelemaan hyvin monenlaisella pohjakoulutuksella. Osa nosti esiin myös sen, että ISCED-malliin perustuva jaottelu on jo osaksi vanhentunut. Mukana on koulutusaloja, joita ei omassa korkeakoulussa ole enää olemassa. Toisaalta toivottiin, että koulutusalajaottelussa toteutettaisiin mahdollisimman yleistä tasoa, joka toimii tutkinto-ohjelmien muuttuessa.

Tutkintonimikkeen mukaan ottaminen

Koulutusalajaottelun lisäksi Theseukseen on mietitty, jos niitä tukemaan voisi ottaa lisäksi tutkintonimikkeet (sairaanhoitaja, insinööri) vetovalikkona. Asiaa kysyttiin myös kyselyssä ja se herätti kiinnostusta ja hyväksyntää. Neljä viidesosaa vastaajista piti ideaa erinomaisena tai hyvänä, Viidesosasta vastaajia piti ideaa “ei hyvänä eikä huonona”.

Myös vapaakenttävastauksissa ideaa pidettiin hyvänä. Tutkintonimikettä toivottiin vetovalikoksi, ei vapaatekstikentäksi. Toisaalta osa ammattikorkeakouluista ei pitänyt ominaisuutta tiedonhaun tai kuvailun kannalta tärkeänä.

Justus-Theseus -yhteyden onnistuminen

Justus - Theseus -yhteyden koki iso osa vastaajista helpottaneen rinnakkaistallennusprosessia, jopa seitsemän vastaajaa koki toiminnon erinomaiseksi. Ne vastaajista, jotka olivat yhteyttä käyttäneet, kokivat sen parannuksena: vähentää työtä, tekee rinnakkaistallennusta näkyväksi kirjoittajille julkaisun ilmoittamisen yhteydessä, kun julkaisutiedonkeruu ja rinnakkaistallennus ovat samassa prosessissa.

Toisaalta osa ei ollut käyttänyt Justus-Theseus -yhteyttä nopeaa testausta enempää.

Myös parannusehdotuksia Justus-Theseus -yhteyteen saatiin:

• Embargopäivän asettamiseen ja sen siirtymiseen Theseukseen oli koettu ongelmia
• Tiedoston etusivun tekemiseen toivottiin automatisointia
• Toivottiin lisää CRIS-ominaisuuksia Justukseen
• Justuksen hakuihin enemmän kriteerejä
• Viitetietoboxin korjaamista toivottiin Theseukseen
• Justuksen Oikeudet-kenttään toivottiin vapaatekstiosiota
• Abstraktikenttään toivottiin automaattista muotoilunpoistoa.

Opinnäytetöiden palautus ja poistot

Kaikki vastaajat ilmoittivat Theseus-tallennuksen olevan käytössä, sen lisäksi 14 vastaajaa ilmoitti käytössä lisäksi olevan mahdollisuuden  tallentaa opinnäytetyö intraan tai muuhun sisäverkkoon. Vain yhdessä ammattikorkeakoulussa Theseus-tallennus on ainoa opinnäytetyön palauttamisen vaihtoehto. Opinnäytetöitä otetaan edelleen vastaan myös paperiversiona, palautus painettuna onnistuu 15 vastaajan ammattikorkeakouluissa. Salaisia töitä on neljän vastaajan ammattikorkeakouluissa.

Vaihtoehdon ”muu” oli valinnut kaksi vastaajaa. Näiden vastaajien ammattikorkeakouluissa oli Theseuksen lisäksi käytössä mahdollisuus palauttaa työ painettuna. Kun vastauksia pyydettiin tarkentamaan, todettiin että salaisista töistä tehdään julkiset versiot, mutta työ kokonaisuudessaan toimitetaan kuitenkin oman organisaation tiedonhallintajärjestelmään tallennettavaksi. Samoin toimitaan, jos julkinen työ on palautettu painettuna versiona.

Muutama vastaaja ilmoitti, ettei tiedä miten poistot tehdään tai ettei asia koske heitä. Yhden vastaajan ammattikorkeakoulussa poistoprosessin todettiin olevan yksiselitteisesti vaikean. Tätä ei vastauksessa avattu sen enempää. Eräs vastaaja mietti, mitä poistoilla yleensä tarkoitetaan, sitäkö että työ siirretään toiseen tallennusvaihtoehtoon vaiko sellaista poistoa, jolloin työ ei jää organisaatiossa talteen mihinkään.

Kaiken kaikkiaan vaihtelua oli runsaasti vastaajien keskuudessa. Poistoja todettiin yleensä tehtävän joko opiskelijan tai ohjaajan yhteydenoton pohjalta ja että poistopyynnön taustalla oli opinnäytetyön tilannut taho. Theseuksesta poistetut työt siirrettiin joko vaihtoehtoiseen sähköiseen tallennuspaikkaan (sisäverkko, intra) tai opiskelija toimitti sen painettuna kirjastoon. Yksi vastaaja kertoi, että lupa työn poistoon pyydetään kampuksen esimieheltä ja luvan saatuaan kirjasto toteuttaa poiston ja siirtää työn verkkoasemalle. Vastauksissa nostettiin esille myös opiskelijan vastuu ottaa yhteyttä Googleen, jos haluaa Theseuksesta poistetun työn poistuvan Googlen hakutuloksista.

Arkistointijärjestelmä

Suurimmalla osalla vastaajista sähköinen arkistointijärjestelmä oli jo käytössä. Palautteissa nousi esille jälleen PAS, joka Theseuksen osalta on ollut valmistelussa jo loppuvuodesta 2017 saakka. Paketoinnin ja siirtojen testauksen oli tarkoitus käynnistyä vuoden 2018 alussa.

Opinnäytetöiden ohjaus- ja hallintajärjestelmän käyttöönotto

Vastaukset paljastivat, että kysymys siitä, onko korkeakoulussanne käytössä tai suunnitteilla ottaa käyttöön opinnäytetyöprojektien ohjaus- ja hallintajärjestelmä, oli vielä vieras. Suurimmalla osalla vastaajista järjestelmää ei ollut käytössä ja jos olikin, vastaaja ei tiennyt siitä. Konto (Wihi) -niminen järjestelmä on yhdellä korkeakoululla käytössä ja muutama vastaaja ilmoitti heidän ammattikorkeakoulullaan olevan kiinnostusta samaan järejstelmään. Vastaajien keskuudessa oli myös epävarmuutta siitä, mitä tuollaisella järjestelmällä tarkoitetaan.

Kyselyn kehittämiskohteiden eteenpäinvieminen

Kyselyn perusteella iso osa vastaajista piti hyvänä ideana saada koulutusalan rinnalle tutkintonimike helpottamaan opinnäytetöiden kuvailua ja hakua. Edistämme tätä, ominaisuus toivottavasti saadaan syksyllä käyttöön syöttölomakkeelle.

Kyselyssä esille nousseiden toiveiden YAMK-töiden esille nostamisesta ja sarjojen ja rinnakkaistallennusten erottelusta käyttöliittymässä tarjoamme ratkaisuina etusivun metadatanostoja. Järjestämme aiheesta webinaarin 22.4. ja sen jälkeen mahdollista apua tekijöille.

Muita kehittämiskohteita, kuten amk-kohtaisia aliaksia, haun kohdistamista valittuun kokoelmaan suoraan yms. otamme esille Kansalliskirjaston kanssa ja selvitämme toteuttamismahdollisuutta. Näistä kerromme lisää tulevassa.