Theseuksen teinivuodet - mitä tapahtuu vuonna 2022

Mitä Theseus-toimisto tekee ensi vuonna? Löytyykö jostain ohjeita uusille käyttörajatun kokoelman ammattikorkeakouluille? Theseuksessa viedään jatkossa läpi aloitettuja kehityskohteita ja valmistellaan tulevia uudistuksia.  Käyttörajatun kokoelman jatkokehittäminen on tässä keskeinen työ. Theseus-toimiston väkeä pitää kiireisenä myös avoimen tieteen edistämiseen liittyvät asiat ja tietenkin perustyö kentältä tulevien kysymysten parissa.

AMKIT-konsortion toiminnasta tehdään joka vuosi niin toimintakertomus kuin toimintasuunnitelma seuraavalle vuodelle. Nämä dokumentit löytyvät konsortion wikistä avoimesti. Suunnitelma käsitellään joryssä ja hyväksytään.

Theseus-toimintasuunnitelma 2022

Ensi vuoteen on suunniteltu Theseuksen käyttörajatun kokoelman edistäminen ja siihen liittyvien toimintojen kehittäminen. PAS-käyttöönoton valmistelua jatketaan erityisesti PDF/A-konversion ja validoinnin osalta. PlanS-kehitystyötä seurataan ja valmistellaan Theseusta PlanS-vaatimuksiin yhteensopivaksi. Tekijänoikeuslain uudistusta ja sen mahdollista vaikutusta rinnakkaistallennukseen ja tiedonlouhintaan Theseuksessa seurataan myös tiiviisti. 

Theseus-tallennusprosessin kulusta tullaan tekemään tallentajia varten ohjevideo ja infograafi, muutakin markkinointimateriaalia on suunnitelmissa. Rinnakkaistallentajien aamukahvit sekä Theseus-yhteyshenkilöwebinaarit jatkuvat vuoden 2021 tapaan. Lisäksi ei pidä unohtaa, että Theseus-toimistossa tehdään koko ajan paljon työtä yksittäisten ammattikorkeakoulujen ja opiskelijoiden ongelmien ratkomiseksi. Jonkin verran toimistoa tulee mahdollisesti työllistämään myös metadatauudistukseen liittyvät asiat sekä tuleva Dspace-päivityskierros, joka ei Theseuksen osalta ensi vuonna kuitenkaan ole vielä ajankohtainen.

Käyttörajatun kokoelman toinen aalto

Theseuksen käyttörajatun kokoelman toinen aalto on vuorossa tammikuussa 2022: tiistaina 18.1. normaalin huoltokatkon aikana kuusi seuraavaa ammattikorkeakoulua saavat käyttörajatun kokoelman käyttöönsä. Nämä organisaatiot ovat Arcada, Diak, Haaga-Helia, JAMK, LapinAMK ja TurkuAMK. Käyttöönoton jälkeen jo 14 ammattikorkeakoulua on mukana palvelussa ja kolmanteen aaltoon on jo kolme ammattikorkeakoulua ilmoittautunut mukaan. Sen tarkempaa ajankohtaa ei ole vielä määritelty.

Käyttörajatun kokoelman ensimmäisen aallon yhteydessä tehtiin muun muassa Haka-kirjautumiseen liittyviä korjauksia, joten tammikuisen käyttöönoton  pitäisi sujua mutkattomasti. Mukaan tulevia ammattikorkeakouluja varten olemme valmistelleet käyttörajatun kokoelman check listin, joka toivottavasti auttaa mahdollisissa ongelmakohdissa.

Käyttörajatun kokoelman check list

Ensimmäisessä käyttöönotossa havaittiin muutamia ammattikorkeakoulujen toimintamalleihin liittyviä kysymyksiä, jotka on hyvä selvittää ennen käyttöönottoa. Tarkistakaa ja miettikää seuraavat kysymykset IT-tuen, opettajien ja mahdollisesti lakimiehen kanssa.

Ongelmakohtien check list - siirrot ja poistot

Käyttörajatun kokoelman ensimmäinen aalto on tänä syksynä omissa korkeakouluissaan selvittänyt periaatteellisia opinnäytetyön julkisuuteen ja säilytykseen liittyviä kysymyksiä. Ratkaisut vaihtelevat jonkin verran ammattikorkeakoulujen välillä. Tässä kootusti keskeisiä asioita, joita kannattaa pohtia.

Näitä asioita miettiessä on hyvä muistaa, että opinnäytetyö on julkinen asiakirja (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621). Opinnäytetyön tekijänoikeus on aina opiskelijalla, ei toimeksiantajalla. Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilla on opas opinnäytetöiden tietosuojasta. Se pohjautuu vanhaan lainsäädäntöön, mutta periaatteet ovat edelleen samat. Oppaassa viitataan julkisuuslain 20 §.:ään, jonka mukaan tiedottamisperuste oikeuttaa pitämään internetissä esillä tietoja opiskelijoiden laatimista opinnäytetöistä. 

Siirrot käytännössä

Aiemmin Dspacen ominaisuuksiin kuului, että jos tietueeseen halutaan kohdistaa rajoituksia, ne tulevat voimaan vain silloin kun tietue syötetään ensimmäistä kertaa. Tämä tarkoitti sitä, että kun käyttörajattuun kokoelmaan tallennettuun opinnäytetyöhön vaihdettiin pdf-tiedosto tai työ siirrettiin avoimesta suljettuun kokoelmaan, käyttörajaus  ei enää koskenut  sitä.

Tämän ongelman on  Kansalliskirjasto saanut korjattua. Nyt kokoelmasta toiseen siirrettäessä oikeudet pysyvät kunnossa myös käyttörajattujen kokoelmien töiden osalta. Tämä tarkoittaa siis sitä, että jos rajatusta kokoelmasta siirtää avoimeen tai toisinpäin, tai käyttörajattuun tallennukseen vaihdetaan tiedosto, niin tiedoston oikeudet periytyvät uudesta kokoelmasta. Muutos ei kuitenkaan koske julkaisujen embargoja. Ohje siirtoihin löytyy Theseus-wikistä.

Siirtoja tehdessä Theseuksen käyttöliittymässä on kuitenkin huomioitava muutamia asioita. Avoimella ja käyttörajatulla kokoelmalla on kummallakin omat julkaisulisenssinsä, jonka opiskelija itse hyväksyy tallentaessaan työnsä. Käytännössä siis jos työ siirretään avoimesta käyttörajattuun kokoelmaan, työn julkaisulisenssiksi jää avoimen kokoelman lisenssi. Julkaisulisenssi ei kuitenkaan näy käyttäjille Theseuksessa. Näitä kysymyksiä varten järjestetään tammi- tai helmikuussa Theseus-aamukahvit, jossa voidaan keskustella asiasta.

Theseus ja PAS

Kun PAS-siirtojen aloittaminen on siirtynyt, on herännyt keskustelua pitkäaikaissäilytyksen hinnasta.  Kansalliskirjasto järjesti 9.12. webinaarin Julkaisuarkistojen aineistot pitkäaikaissäilytykseen?, jossa myös AMKIT-konsortiolla oli puheenvuoro. Tilaisuudessa kävi ilmi, että Kansalliskirjasto saa Opetus- ja kulttuuriministeriöstä rahaa kulttuuriaineistojen PAS-siirtoja varten, joten ammattikorkeakouluille PAS-siirroista ei tule kustannuksia. 

Formaatista ja validoinnista keskusteltiin myös. CSC tekee siirtokelpoisessa formaatissa (PDF) olevien tiedostojen konversion säilytyskelpoiseen tiedostomuotoon(PDF/A). Tämä on paljon resursseja vaativaa, joten siksi olisi hyvä alun ison konversion jälkeen saada materiaali valmiiksi säilytyskelpoisessa formaatissa eli PDF/A-muodossa.

Aikataulu on vieläkin auki.