Theseuksen saavutettavuus- ja PDF/A-ohjeet avattu

Miten opiskelija voi tehdä vähällä vaivalla saavutettavan opinnäytetyön? Miten PDF/A-konversio voidaan tehdä Wordillä? Näitä kysymyksiä on pyöritelty tänä syksynä kuumeisesti korkeakouluissa. Theseus-toimisto kokosi elokuussa tiedot ammattikorkeakoulujen opinnäytetöiden ja julkaisujen saavutettavuudesta ja niiden pohjalta valmisteltiin yhteistyössä Kansalliskirjaston kanssa saavutettavuusseloste. Theseuksen tallennussivulle on avattu saavutettavuusohjeet sekä PDF/A-tallennusohje.

Theseuksen saavutettavuusohjeissa motivoidaan saavutettavan opinnäytetyön tekemistä toisaalta lainsäädännön vaatimusten mutta myös yhdenvertaisuuden näkökulmasta. Saavutettavuudessa on kyse ennen kaikkea siitä, että kaikille tarjotaan mahdollisuus toimia digitalisoituvassa yhteiskunnassa ja käyttää digitaalisia palveluita. Huolehtimalla saavutettavuudesta opiskelija ottaa huomioon muut ihmiset yhdenvertaisina sähköisten palveluiden käyttäjinä.

Mikä saavutettavuusdirektiivi?

Saavutettavuuskeskustelussa on kyse kahdesta säädöksestä: 

• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta, tuli voimaan 22.12.2016
• Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019, astui voimaan 1.4.2019.

Saavutettavuusvaatimukset velvoittavat mm. julkisen hallinnon organisaatioita sekä osaa järjestöistä ja yrityksistä tekemään digitaaliset palvelut saavutettaviksi.

Vaatimukset tulivat voimaan 23.9.2018 alkaen. Digitaalisten verkkopalveluiden oli kuitenkin oltava saavutettavia vasta 23.9.2020 alkaen, jolloin säädöstä alettiin soveltaa myös verkkopalvelussa julkaistuihin pdf-tiedostoihin ja muihin toimisto-ohjelma tiedostoihin  Käytännössä 23.9.2018 jälkeen julkaistujen digitaalisten palvelujen sisältämien pdf-tiedostojen oli siis oltava saavutettavuusvaatimusten mukaisia 23.9.2020 alkaen. Vanhoja, ennen 23.9.2018 verkkosivuilla julkaistuja pdf-tiedostoja ei tarvitse muokata saavutettaviksi.

Theseuksen saavutettavuusseloste

Theseus-toimisto kokosi elokuussa tiedot ammattikorkeakoulujen opinnäytetöiden ja julkaisujen saavutettavuudesta ja niiden pohjalta valmisteltiin yhdessä Kansalliskirjaston kanssa saavutettavuusseloste. Selosteessa yksittäisten ammattikorkeakoulujen tilannetta ei kuvata kovinkaan yksityiskohtaisesti – lähtökohtana on se, onko niillä käytössä saavutettava pohja opinnäytetöille ja julkaisuille. Selostetta päivitetään sitä mukaa kun ammattikorkeakoulujen sisältöjen saavutettavuus muuttuu. Saavutettavuustilanteen muuttumisesta pyydetään lähettämään tieto Theseus-toimistoon (theseus.rukkaset@lists.metropolia.fi), jotta olemassa oleva seloste voidaan päivittää ajantasaiseksi.

Vastuu saavutettavuuden osa-alueista jakautuu seuraavasti: Kansalliskirjasto vastaa käyttöliittymän saavutettavuudesta; AMKIT-konsortio ja Theseus-toimisto vastaa ja koordinoi sisältöjä. Käytännössä kukin ammattikorkeakoulu vastaa itse omien sisältöjensä saavutettavuudesta esimerkiksi tarjoamalla opiskelijoiden käyttöön opinnäytetyöpohjat, joiden avulla on mahdollista tuottaa saavutettava opinnäytetyö.

Saavutettavuusseloste käännetään lähitulevaisuudessa myös ruotsiksi ja englanniksi.

Saavutettavuusohjeet – checklist & pidempi PDF-ohje

Theseuksen tallennussivulle submissions.theseus.fi on avattu saavutettavuusohjeet ja PDF/A-tallennusohje.

Theseuksen ohjeet koostuvat kolmesta (tai neljästä) osasta:

1. Saavutettavuuden checklist
2. Saavutettavan opinnäytetyön ohje (pitkä PDF-ohje)
3. Saavutettavuuden tarkistus
4. PDF/A-konversio ja saavutettavuuden säilyttäminen PDF/A-tiedostossa

Miten Wordillä voi tehdä saavutettavan PDF:n?

Microsoft Word-ohjelmalla voi luoda saavutettavan Word-tiedoston huomioimalla tiedostoa tehdessä saavutettavuuden perusteet, kuten tyylien käytön, tekstivastineiden kirjoittamisen kuville ja taulukoiden luomisen siihen tarkoitetuilla Wordin työkaluilla.

Perusperiaate on, että 

• tehdään ensin alkuperäisestä Word-tiedostosta saavutettava, 
• tarkistetaan Word-tiedoston saavutettavuus ja
• sen jälkeen muunnetaan tiedosto oikein PDF/A-muotoon niin että saavutettavuus säilyy.

Kaikki nämä kolme toimintoa voidaan tehdä melko vähällä vaivalla Wordin avulla.

Ammattikorkeakoulut voivat käyttää Theseuksen saavutettavuusohjeita, jos omat ohjeet saavutettavuudesta puuttuvat tai rakentaa omia ohjeita näiden pohjalta. Vastuu ohjeistuksesta ja opinnäytetöiden ja julkaisujen saavutettavuuden toteutumisesta on ensisijaisesti ammattikorkeakouluissa. Theseus-toimisto suosittaa saavutettavan opinnäytetyöpohjan rakentamista. Jos pohjaa ei vielä ole, toimistoon voi olla asiasta yhteydessä.

Teksti on käännetty englanniksi, mutta ruotsin kääntäjää vielä etsitään.

PDF/A-konversio jo nyt käyttöön

Opiskelijan on opinnäytetyönsä tallennuksen yhteydessä varmistettava työn saavutettavuus sekä konvertoitava työ PAS-siirtokelpoiseen PDF/A-muotoon, jossa saavutettavuus säilyy. Saavutettavuus ja PDF/A-konversio nivoutuvat siis yhteen.

PDF/A-konversio Wordillä:

1. Tallentaessa on tärkeää säilyttää ne ominaisuudet, jotka tekevät tiedostosta saavutettavan, eli valita päälle asetus Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten (Document structure tags for accessiblity) kohdasta  Sisällytä tulostumattomat tiedot (Include non-printing information).
2. Jos dokumentissa on useita sivuja ja paljon otsikoita, valitse myös Luo kirjanmerkit käyttämällä Otsikoita (Create bookmarks using Headings).
3. Tärkeintä on valita lopuksi PDF-asetukset (PDF-options) ja PDF/A-yhteensopiva (ISO 19005-1 compliant PDF/A).

Miksi tavallinen PDF ei riitä? PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu ISO-standardoitu tiedostomuoto, jota tarvitaan opinnäytetöiden siirtämiseksi Theseuksesta PAS-pitkäaikaissäilytykseen. Theseus-PAS-siirrot alkanevat tällä tietoa aikaisintaan ensi vuonna. Jos PAS-projektin edetessä CSC ja Kansalliskirjasto päättävät, että tallennusformaatin tulee olla toinen, siitä tiedotetaan erikseen.

Käyttörajattu kokoelma

Vuonna 2017 oli ajatus alkaa rakentaa ns. pimeää Theseusta. Pimeän Theseuksen tarkoitus oli luoda Theseukseen käyttörajattu osio, johon olisi voitu tallentaa ne julkiset työt, joita ei tällä hetkellä tallenneta avoimesti Theseukseen vaan erilaisiin sisäisiin sähköisiin arkistoihin ja introihin. Tällöin myös opinnäytetöiden arkistointi olisi voitu hoitaa kaikkien töiden osalta samalla tavalla Theseuksen kautta – kaksi kärpästä yhdellä iskulla. Vastaava käyttörajattuhin kokoelmiin perustuva ratkaisu on jo tällä hetkellä käytössä Lapin, Tampereen ja Vaasan yliopistojen julkaisuarkistoissa, jotka myös ovat Kansalliskirjaston ylläpidossa.

Käyttörajatusta arkistosta saatiin alkukesästä 2020 tarjous Kansalliskirjastosta ja tarjousta on käsitelty AMKIT-konsortiossa johtoryhmässä syksyllä. Palvelun käyttöönottoon liittyviä käytänteitä selvitellään edelleen Kansalliskirjaston kanssa. Tiedotamme, kun asiasta tehdään päätöksiä. Jos palvelu päätetään ottaa käyttöön, se tullaan tekemään korkeakoulu kerrallaan.