Theseuksen käyttörajattu kokoelma käyttöön sujuvasti – yksityiskohdissa ja käytänteissä vielä hiomista

Theseuksen käyttörajattu opinnäytetyökokoelma avattiin elokuun lopulla. Sitä lähti pilotoimaan yhteensä kahdeksan ammattikorkeakoulua – seuraavaa käyttöönottoaaltoa suunnitellaan tammikuun alkuun. Miten ensimmäinen käyttöönotto onnistui ja mitä kysymyksiä se herätti? Tässä artikkelissa on kooste selvitetyistä ongelmista ja käyttörajattuun kokoelmaan liittyvistä käytänteistä.

Käyttörajattu kokoelma on osio Theseuksessa, johon on mahdollista tallentaa ne julkiset työt, joita ei haluta tallentaa avoimeen internettiin. Aiemmin tällaisia töitä tallennettiin julkisen julkaisuarkiston sijasta erilaisiin sisäisiin sähköisiin arkistoihin ja ammattikorkeakoulujen sisäverkkoihin. Pilottiammattikorkeakouluille (KAMK, LAB, Laurea, Oamk, Samk, SeAMK, Savonia ja Tamk ) käyttörajattu kokoelma avattiin Kansalliskirjaston kanssa sovitusti 31.8.2021 tapahtuneen katkon aikana. Elokuun lopulla ja syyskuun alussa Theseus-toimisto järjesti kaksi tiedotustilaisuutta muuttuneista käytänteistä. Tässä koostetta käsitellyistä asioista. 

Ohjeet

Käyttörajatun kokoelman ohjeet sekä sen osalta täydennetty Theseuksen tietosuojaseloste on käännetty kolmelle kielelle.

Yleisiä ohjeita löytyy seuraavasti:

1. Haka-kirjautumisen jälkeisellä Kokoelman valinta -sivulla kerrotaan muutamalla lauseella, mistä käyttörajatussa kokoelmassa on kyse ja tarjotaan linkki ohjeisiin.

2. Varsinaiset käyttörajatun kokoelman ohjeet löytyvät tallennussivulta nimellä Avoin vai käyttörajattu kokoelma?

3. Ohjeiden alasivuna on sivu Mitä on avoin julkaiseminen eli Open Access?, jolla kerrotaan avoimen julkaisemisen hyödyistä.  

Ammattikorkeakoulujen on kuitenkin itse mietittävä omat sisäiset ohjeensa siten, että ne sopivat oman korkeakoulun prosesseihin. Tämä koskee muun muassa siirto- ja poistopyyntöjä sekä niiden perusteita ja tiedonsaantipyyntöjä. Näitä emme voi Theseus-toimistossa hoitaa.

Perustana haka-attribuutin muutos

Käyttörajatun kokoelman käyttöönotto edellytti sitä, että jokaisessa ammattikorkeakoulussa oli käytössä sama Haka-attribuutti nimeltään eduPersonScopedAffiliation.  Attribuutti mahdollistaa sen, että käyttörajattu kokoelma on tallennusvaihtoehtona Theseuksessa ainoastaan sen käyttöön ottaneissa ammattikorkeakouluissa. 

Attribuutin käyttöönotosta hyötyvät myös muut kuin käyttörajatun kokoelman käyttöönottaneet  ammattikorkeakoulut, sillä nyt opiskelija voi tallentaa opinnäytetyönsä vain oman ammattikorkeakoulun kokoelmaan. Näin päästiin eroon myös Theseus-toimiston kautta tehdyistä siirroista amkien välillä kokoelmasta.

Haka-attribuutin käyttöönotto oli iso ponnistus niin Theseus-toimistolle kuin osalle ammattikorkeakouluista. Työ on nyt onneksi tehty ja seuraavien käyttörajatun kokoelman käyttöönottajien kohdalla prosessi sujuu yksinkertaisemmin kun attribuutti on jo valmiina. 

Kirjautumisongelmia

Uusitun Haka-attribuutin myötä muutamissa ammattikorkeakouluissa ilmeni ongelmia opiskelijoiden Theseus-kirjautumisessa. Näitä selviteltiin pari viikkoa tiiviisti ammattikorkeakoulujen Theseus-vastaavien, niiden tietohallinnon ja Kansalliskirjaston kanssa.

Ongelmat kirjautumisessa ilmenivät usein siten, että tallennusvaiheessa pudotusvalikosta valittavia kokoelmia ei näkynyt ja pudotusvalikko näytti tyhjää, tai sitten kirjautuminen epäonnistui jo alkumetreillä päätyen “authentication failed” -ilmoitukseen. Ongelmat johtuivat useimmin seuraavista asioista:

1. Attribuutin eduPersonScopedAffiliation sisältö on ollut joissain tapauksissa eri kuin mitä on oletettu.

2. Jos opiskelija on ilmoittautunut poissaolevaksi, opinnäytetyön syöttövaiheessa tallennuslomakkeella kokoelman valinta -kohdassa valikko on tyhjä. Opiskelijaa ei tällöin tunnisteta kuuluvaksi attribuutin arvon mukaan syötön oikeuttavaan ryhmään kuuluvaksi.

3. Organisaatioissa on hyväksytty ensisijaiseksi sähköpostiosoitteeksi muita kuin organisaation omia osoitteita. Tämä on aiheuttanut tietyissä tapauksissa kirjautumisongelmia, kun organisaation Haka-attribuutit ovat muuttuneet (esim. eduPersonPrincipalName-attribuutti).

Kansalliskirjasto suosittaa seuraavaa ratkaisumallia ongelman ratkaisemiseksi: Jos opiskelija pääsee kirjautumaan, mutta hänellä ei näy syöttökokoelmia, toimitaan seuraavasti:

1. Opiskelija tarkistaa Hakan attribute-test palvelusta, että hänen EduPersonScopedAffiliation-attribuuttinsa on muotoa student@amk.fi (jossa amk on kyseisen amk:n tunnus eli esim. metropolia.fi).
2. Jos ei, opiskelija laittaa viestin oman ammattikorkeakoulun tietohallinnon helpdeskiin, joka korjaa attribuutin kuntoon.
3. Opiskelija tarkistaa samalla testillä, että attribuutti on kunnossa ja kirjautuu Theseukseen.

Jos tämä ohje ei toimi, kannattaa olla yhteydessä Theseus-toimistoon.

IP-avaruuden määrittely

Theseuksen käyttörajatun kokoelman metadata näkyy julkisena kaikista Theseukseen tallennetuista töistä – käyttörajatun kokoelman opinnäytetyöt eivät ole siis salaisia. Käytön rajaus on tehty IP-pohjaisesti ainoastaan kokotekstitiedostojen tasolla. 

Pilottiammattikorkeakoulut ovat tehneet rajauksen varsin eri tavoin: osa ammattikorkeakoulusta on määritellyt käyttörajatun kokoelman näkyvyydeksi koko sisäisen verkkonsa, osa taas vain varannut muutaman työaseman tätä tarkoitusta varten. Huomattavaa kuitenkin on, että Theseukseen tunnuksen luoneet kirjaston henkilökunnan edustajat pääsevät tunnuksillaan töihin käsiksi mistä tahansa kirjautumalla sinne sisään.

Theseus-toimistosta on kyselty paljon, miksi jokin työ on näkyvillä vaikka sen piti olla käyttörajatussa kokoelmassa. Syynä tähän voi olla, että työhön on vaihdettu pdf-tiedosto tai se on suoraan siirretty avoimesta kokoelmasta suljettuun.

Siirrot avoimesta käyttörajattuun kokoelmaan ja muokkaukset

Theseuksen taustalla olevan DSpace-ohjelmiston ominaisuuksiin kuuluu, että jos tietueeseen halutaan kohdistaa rajoituksia, ne tulevat voimaan vain silloin, kun tietue syötetään ensimmäisen kerran. Jos käyttörajattuun kokoelmaan tallennettuun opinnäytetyöhön vaihdetaan pdf-tiedosto tai avoimessa kokoelmassa oleva työ siirretään käyttörajattuun kokoelmaan, niin käyttörajattuun kokoelmaan määritellyt rajoitukset eivät päde kyseiseen tiedostoon. Sama ilmiö on tuttu myös rinnakkaistallennusten embargoaikojen poistumisista tiedostoa vaihdettaessa. 

Kansalliskirjastossa muokataan parhaillaan tätä DSpacen ominaisuutta siten, että rajoitukset saataisiin periytymään oikein kokoelmien välisissä siirroissa. Jos tätä ei kuitenkaan saada toimimaan, mietitään että ohjeistetaanko kirjastojen henkilökuntaa muokkaamaan oikeuksia itse vai tehdäänkö siirrot Theseus-toimiston voimin. Tästä tiedotetaan Theseus-yhteydenpito -listalla.

Siihen asti on suositeltavaa, että jos työ on siirrettävä avoimesta käyttörajattuun kokoelmaan tai päinvastoin, tai käyttörajattuun kokoelmaan tallennetusta työstä täytyy vaihtaa tiedosto, tämä tehdään tallentamalla työ uudestaan. 

Käyttörajatun kokoelman töiden toimittaminen kysyjille – julkisuuslaki ja tiedonhallintalaki

Käyttörajatun kokoelman opinnäytetyöt saavat hyvin näkyvyyttä, sillä Theseuksen ja Finnan kautta tulee hakuihin esille sekä metadata että tiivistelmä myös käyttörajatuista töistä. Myös tietueen merkintä siitä, että työ on nähtävillä käyttörajatusti nostaa varmasti esiin kysymyksiä.

Opinnäytetyö on julkinen asiakirja (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621).

Asiakirjan julkisuus tarkoittaa sitä, että kenellä tahansa on oikeus saada asiakirja nähtäväkseen esittämällä asianomaiselle viranomaiselle tätä koskevan pyynnön ja viranomaisen annettua tähän harkintansa perusteella myöntävän vastauksensa siten kuin julkisuuslain kolmannessa ja neljännessä luvuissa on säädetty.

Jos käyttörajatun kokoelman töihin haluaa tutustua korkeakoulun verkon ulkopuolelta, on korkeakoulun tarjottava siihen mahdollisuus käyttörajauksesta huolimatta. Pohjois-Suomen hallinto-oikeuden päätöstä (15.2.2019) on pidetty lainvoimaisena ennakkotapauksena korkeakoulujen velvollisuudesta toimittaa opinnäytetöitä käyttörajatuista kokoelmista. Lapin yliopiston kirjaston tuli julkisuuslain nojalla toimittaa sähköisessä muodossa ollut opinnäytetyö asiakkaalle sähköpostilla, vaikka tekijä ei ollut antanut verkkojulkaisulupaa. 

Tekijänoikeus ei rajoita tiedon antamista julkisesta asiakirjasta eikä tekijän lupaa toimittamiseen tarvitse kysyä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että vastaanottaja voisi itse jakaa opinnäytetyötä eteenpäin tai ladata sen esimerkiksi itse internetiin tai organisaation intraan.

Kuinka opinnäytetyö asiakirjana on mahdollista saada käsiin korkeakoulun ulkopuolelta? Korkeakouluilta löytyy tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon  tiedonhallinnasta 21.5.1999/621) mukaan verkkosivuilta asiakirjajulkisuuskuvaus, jossa kuvataan organisaation tuottamat asiakirjat tietovarannoittain sekä ohjeet tietopyynnön tekemiseksi. Organisaatioilla on velvollisuus reagoida tietopyyntöön 14 vuorokauden kuluessa. Opinnäytetyöt kuuluvat tietovarantoihin, joista voi esittää pyynnön. Tämän perusteella opinnäytetyön pyytäminen menee asiakirjahallinnon kautta. Tällä hetkellä eri organisaatioissa on pyydettyjen opinnäytetöiden toimittamiseen erilaisia toimintatapoja.

Onko opiskelijalla oikeus tulla unohdetuksi?

Theseuksen toimintamalliin on alusta asti kuulunut, että opiskelija voi pyytää työnsä poistoa ilman perusteluja. Poistot on tehty ammattikorkeakouluissa niiden omien käytäntöjen mukaisesti osan pyrkiessä mahdollisimman helppoon prosessiin, osalla taas tarvitaan lupia esimerkiksi koulutusalalta.

Käyttörajatun kokoelman idea on muuttaa poistopyynnöt siirroiksi avoimesta kokoelmasta käyttörajattuun kokoelmaan, jolloin mahdollisimman suuri osa korkeakoulun opinnäytetöistä päätyy pitkäaikaissäilytykseen Theseuksen kautta. 

Onko opiskelijalla kuitenkin oikeus saada työ kokonaan pois Theseuksesta, jos käyttörajattu kokoelma ei palvele hänen kohdallaan tarkoituksenmukaisesti? Seuraavat näkökulmat on hyvä huomioida asiaa mietittäessä:

Salaiset työt:  Ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt ovat julkisia asiakirjoja. Työtä ei voida jälkikäteen julistaa salaiseksi vaan päätös on tehtävä ennen tallennusta.

Turvakielto: Jos opiskelija kertoo tallennusvaiheessa omaavansa turvakiellon, asiaa kannattaa selvittää korkeakoulun sisällä esim. opintoasiainpäällikön tai opintotoimiston kanssa. Jos opiskelija ottaa myöhemmin yhteyttä ja kertoo, että hän on saanut turvakiellon esimerkiksi vainoamisen perusteella ja pyytää poistamaan työn kokonaan Theseuksesta, tämä asia kannattanee käsitellä erikseen.

Ammattikorkeakoulut ovat itsenäisiä oikeustoimihenkilöitä ja on hyvä olla tähän selkeät organisaation omat toimintamallit ja prosessit. 

Ensimmäiset kokemukset

Käyttörajatun kokoelman avaaminen tehtiin tietoisesti sellaisena ajankohtana, että siitä olisi mahdollisimman vähän häiriötä opinnäytetöiden tallentamiselle. Toiveissa toki oli, että se olisi saatu käyttöön jo aiemmin, mutta erityisesti attribuutin käyttöön saamiseen liittyvissä asioissa meni kauemmin kuin osattiin aluksi arvioida.

Ensimmäinen kuukausi käyttöä on nyt takana, ja käyttörajattu kokoelma on Theseuksessa valittu 47 opinnäytetyölle. Eniten niitä löytyy Laureasta ja Samkista, osa näistä tosin on takautuvia siirtoja avoimelta puolelta rajattuun osioon eikä uusia tallennuksia. Toistaiseksi ei ainakaan ole havaittavissa erityisen suurta kiinnostusta käyttörajatulle puolelle, todellinen tilanne tosin selviää aikaisintaan marras-joulukuun aikana. Todennäköisesti myöskään tietoisuus tästä vaihtoehdosta ei ole opiskelijoiden keskuudessa vielä kovin suurta.