Theseuksen 250 000. tallennus toukokuussa ja muuta ajankohtaista

Taas kerran kevään tallennusruuhka alkaa olla takana ja on aika tarkastella kulunutta kevättä ja sen aikana tehtyjä tai ilmenneitä asioita. Opinnäytetöiden tallennuksessa on ollut huima kasvu tänä keväänä ja se on näkynyt myös käsittelyssä. Toisaalta myös katkot piinasivat kiireisintä tallennusaikaa.

Suomen suurin julkaisuarkisto Theseus jatkaa kasvamistaan: 250 000. tallennus tallennettiin 25.5.2023. Työ oli Turun ammattikorkeakoulun työ ja käsittelee uusien teräksisten sairaalainstrumenttien käyttöönottoa.

Monista on varmasti tuntunut, että opinnäytetöitä suorastaan sataa käsiteltäväksi, ja tunne on aivan oikea. 1.5.–11.6. välisenä aikana on tehty yli 1000 opinnäytetyötallennusta (8159 -> 9232) enemmän kuin vuosi sitten vastaavana ajankohtana. Ehkä tässä nyt kerätään koronavuosien satoa.

Theseus-markkinointimateriaalit ovat valmistuneet

Theseuksen markkinointia varten on julkaistu materiaaleja kaikkien amkien käyttöön. Materiaali on Theseuksen graafisen ilmeen tekijän Petra Boijen käsialaa ja se perustuu Theseuksen graafiseen ilmeeseen. 

Paketti pitää sisällään seuraavaa:

• Theseus roll up kolmella kielellä sekä leikkuuvaroilla että ilman
• Creative Commons -valintakaavio kolmella kielellä

Materiaali on ladattavissa ja käytettävissä korkeakoulun omilla verkkosivuilla. Roll upin voi painattaa painotalossa. Materiaalia voi käyttää ja jatkojalostaa Creative Commons lisenssin CC-BY-SA 4.0 -periaattein.

Julkaisuarkistoista Finnaan nousevat käyttöoikeusmerkinnät

Aikaisemmin AMKIT-konsortion Finna-kehittämiskokouksissa ja tänä keväänä julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmässä on noussut esille kysymys siitä, kuinka julkaisuarkistoista nousevat julkaisujen käyttöoikeusmerkinnät.

Seuraavat kolme kenttää nousevat julkaisuarkistoista Finnaan käyttöoikeusmerkinnöiksi:

• dc.rights tekijänoikeus-/käyttöoikeustiedot
• dc.rights.copyright muu selite pääsyoikeudesta
• dc.rights.accessrights tieto rajatusta pääsyoikeudesta.

Dc.rights-kenttä on kenttä tekijänoikeus-/käyttöoikeustietoja varten. Kansallisen metadatastandardin mukaan tässä kentässä näytetään tallennetun julkaisun käyttöoikeudet/lisenssi ja sen mahdollinen versionumero. Theseuksessa dc.rights-kentässä on Creative Commons -lisenssi tai All rights reserved -merkintä. Tässä  tiedot näytetään jo yleensä Finnan tietuesivulla kohdassa ”Aineiston käyttöoikeudet”. Kentän standardinmukaisille merkinnöille pyritään Finnassa näyttämään kuvake ja linkki ja ne tunnistetaan Finna-haun Käyttöoikeudet-rajaimessa.

Teknisesti Finna toimii tässä tällä hetkellä niin, että ensimmäinen löytyvä rights-kenttä poimitaan näkyville tietuesivulla ja se on yleensä dc.rights. Jos tätä pääkenttää ei ole, mutta löytyy muu rights-kenttä, sen tiedot saattavat näkyä tietuesivulla. Jatkossa olisi todennäköisesti hyvä tehdä eksaktimpi mappaus Finnassa eli niin, että tietuesivun kohtaan ”Aineiston käyttöoikeudet” poimittaisiin vain pääkenttä dc.rights eikä alakenttiä. Varsinkin nyt kun muita rights-kenttiä nostetaan esiin asianmukaisemmilla paikoilla, mistä lisää seuraavissa kohdissa.

dc.rights.copyright-kenttä eli muu selite pääsyoikeudesta, esimerkiksi kustantajan vaatima tekijänoikeustieto, ollaan juuri nostamassa esille Finnassa. Tämä tulee näkyville Finnan versiopäivityksessä 13.5. Osassa tietueista kentän merkinnät ovat näkyneet aikaisemminkin edellä mainitusta rights-kenttien nykyisestä käsittelystä johtuen, mutta nyt ne tulevat näkyviin systemaattisesti.

dc.rights.accessrights-kentän tiedot eli rajattu pääsyoikeustieto. Kansallisen metadatastandardin mukaan kenttä sisältää pääsyoikeustiedon, jos pääsyä kuvailun kohteena olevaan tiedostoon on rajoitettu. Rajoitus voi perustua esimerkiksi autentikointiin, käytetyn koneen IP-osoitteeseen, maksullisuuteen tai muuhun vastaavaan rajaukseen. Theseuksessa tässä kentässä on tieto käyttörajatusta kokoelmasta: Rajattu käyttöoikeus / Restricted access / Tillgången är begränsad.
 

dc.rights.accessrights on myös tarpeen saada näkyville Finnan tietuesivulla, jotta käyttäjälle saadaan selvästi näkyviin, mikäli tiedosto ei ole avoimesti saatavilla ja monissa tapauksissa myös missä ja miten tieto on saatavilla (esim. korkeakoulun tunnuksilla tai tiloissa). Kenttä tulee todennäköisesti Finnan tietuesivulla näkyviin otsikolla ”Pääsy”, mikä olisi linjassa esim. MARC-tietueiden vastaavien tietojen kanssa. Tätä kenttää ei juuri ole käytetty finnoissa opinnäytetöiden käyttörajatun kokoelman pääsytietojen merkinnässä.

Äänikirja aineistolajina Finnassa ja julkaisuarkiston metadata

Finnassa on uutena aineistolajina äänikirja. Toistaiseksi ainoa julkaisuarkisto, jossa on tallennettu äänikirjoja Finnan äänikirja-aineistolajiin mappautuvalla tavalla on Maanpuolustuskorkeakoulun julkaisuarkisto. Mappauksen käytetään dc.type-kentässä olevaa tietoa fi=äänikirja|sv=ljudbok|en=audiobook.

Theseuksessa julkaisujen mappaukset Finnan aineistolajeihin menevät dc.type.okm-kentän kautta jonka sisältö tulee OKM:n julkaisutiedonkeruussa käytetyistä julkaisutyypeistä. Nämä julkaisutyypit eivät sisällä äänikirjaa julkaisutyyppinä. Theseuksessa dc.type-kentässä on vain tieto “publication”, jota ei käytetä Finnan mappauksiin.

Finna on miettinyt Theseus-toimiston kanssa alustavasti erilaisia vaihtoehtoja äänikirjojen mappaukselle Finnan aineistolajiin.  Esimerkiksi dc.type.okm kentästä tulevan julkaisutyyppitiedon (äänikirjojen tapauksessa I1) yhdistäminen johonkin toisen kentän tietoon (esim. dc.type -kentän tietoon “äänikirja”) aineistolajin näyttämisessä ei näyttäisi onnistuvan. Myöskään Finnan ajatukset tietojen suodattamisen tavasta eivät ole DSpacessa “normisettiä”.

Nopeita, järjestelmällisiä ratkaisuja ei siis ole tiedossa, ja kehittämiseen palataan syksymmällä. Mutta pienellä askartelulla dc.type-kenttää voisi käyttää halutessaan ilmeisesti jo nyt käyttää äänikirjojen parempaan näkyvyyteen ja löydettävyyteen sekä Theseuksessa että Finnassa. Jos tähän on kiinnostusta, niin ottakaa yhteyttä Theseus-toimistoon ja Finna-toimistoon.

Häiriöitä Theseuksen toiminnassa

Kevään ruuhka-aikaan on valitettavasti sisältynyt myös katkoja ja epävakaata toimintaa Theseuksen alustalla. Helatorstain jälkeisenä perjantaina Theseuksen sessioreplikoinnissa oli suuren liikenteen vuoksi häiriötä, jonka vuoksi opiskelijat saivat virheilmoituksia tallennusten onnistumisesta. Yhteydenottoja toimistoon tuli todella paljon, ja yleensä kun tilanne käytiin tarkastamassa, tallennus oli kuitenkin mennyt perille kirjaston pooliin. Replikointihäiriön vuoksi eivät käsittelijät myöskään saaneet viestejä kaikista tallennuksista, joten yllättäen käsiteltäviä töitä saattoikin olla ruuhkaksi asti. Valitettavasti virhetilanteesta johtuen osa opiskelijoista tallensi turhaan työnsä useampaan kertaan, joka taas työllisti kirjastoja, kun täytyi selvittää mikä tallennuksista on se joka julkaistaan Theseuksessa.

Pari viikkoa tuon jälkeen perjantaina 2.6. Kansalliskirjastossa siirrettiin URN-generaattori uudelle palvelimelle. Tästä aiheutui katko URNin generoimisessa tallennuslomakkeella ja jälleen viestitulva Theseus-toimistoon. Ajankohta oli todella harmillinen, koska tutkintotodistuksen hakemisen viimeinen ajankohta saattoi sattua juuri tuolle perjantaille. Olemme olleet asiasta yhteydessä Kansalliskirjastoon ja toivomme, että tällaista ei enää tulevaisuudessa tapahtuisi.

Theseus-viestien edelleenlähettäminen toimistolta muuttuu

Opiskelijoita tulee Theseus-toimistoon paljon viestejä, joissa pyydetään joko tekemään korjauksia työhön, vaihtamaan PDF-tiedosto tai poistamaan tallennus. Monet ovat myös kiinnostuneita käsittelyajoista ja viesteillään haluavat nopeuttaa omien töidensä käsittelyä. Nämä ovat kaikki asioita, joiden tekeminen on kunkin ammattikorkeakoulun prosesseista riippuvaisia ja siksi paikallisesti tehtäviä. Olemme tähän asti pyytäneet opiskelijoita itse ottamaan yhteyttä oman korkeakoulunsa kirjastoon, mutta nyt kokoamme amk-kirjastoista yhteysosoitteita, joihin voimme välittää opiskelijoilta tulleita viestejä suoraa ja kenties näin nopeuttaa ja helpottaa asian hoitumista.