Tästä ikuisuuteen - Sähköinen arkisto uuden tiedon lähteenä

Opinnäytetöiden sähköinen arkistointi on puhuttanut ammattikorkeakoulukirjastoväkeä viime aikoina. Kansallisarkiston päätöksen mukaan sähköisessä muodossa olevat ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt on säilytettävä toistaiseksi. Osaamista ja hyviä käytäntöjä sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen on toistaiseksi niukasti. 

Kuluvana vuonna kansalliskirjasto toteuttaa CSC:n kanssa kansallisen pitkäaikaissäilytysratkaisun, joka ratkaisee suurelta osin ammattikorkeakoulujen opinnäytetöiden pitkäaikaissäilytyksen tarpeen. Kansalliseen digiarkistoon tullaan haravoimaan Theseukseen tallennetut opinnäytetyöt.

Kansallisen PAS-ratkaisun ohella Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa on sitouduttu omaan sähköiseen arkistointiratkaisuun. Omaan arkistointiratkaisuun päädyttiin siksi, että Xamkissa on lähes parikymmentä vuotta kehitetty digiarkistointiin liittyviä ratkaisuja, ja Xamkissa halutaan kehittää digitaalisen arkistoinnin ratkaisuja myös opinnäytetöiden osalta. Oman arkistointijärjestelmän avulla voidaan varmistaa se, että kaikki opinnäytetyöt saadaan arkistoitua ja arkistoitujen opinnäytetöiden saatavuus voidaan järjestää omien tarpeiden mukaisesti.

Xamkin opinnäytetöiden arkistoinnin toteuttaa ammattikorkeakoulun kokonaan omistama tytäryhtiö Disec Oy.  Disec tuottaa digiarkistoinnin palveluja muun muassa Elinkeinoelämän keskusarkistolle, Työväenarkistolle, Helsingin, Turun, Espoon ja Tampereen kaupunginarkistoille. Opinnäytetöitä Yksaan tallentaa Xamkin lisäksi myös Lapin ammattikorkeakoulu.

Yksa otettiin opinnäytetöiden digitaalisen arkistoinnin käyttöön Xamkissa heti Mikkelin ja Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulujen fuusion jälkeen. Itse arkisto toimii SAAS-periaatteella, jossa Disec vastaa ohjelmistoista, tallennusvälineistä, muistimedioiden kahdentamisesta, aineistojen migraatiosta ja muusta digitaalisen arkistoinnin vaatimista teknisistä palveluista.

Opinnäytetöiden arkistointi on luonteva osa kirjastojen asiantuntemusta

Arkistointi on Xamkissa järjestetty osaksi TKI-toimintoja. TKI-toiminta on luonteeltaan nopearytmistä verrattuna kirjaston toiminnan pitkäjänteisyyteen. Siksi Xamkissa opinnäytetöiden arkistointi on integroitu osaksi kirjaston palveluja. Kirjastossa opastetaan, koordinoidaan ja kehitetään opinnäytetöiden arkistointiprosessia. Opinnäytetöiden digitaalinen arkistointi on luonteva osa kirjaston julkaisupalveluja ja tiedon hallinnan asiantuntemusta.

Oman digitaalisen arkiston ylläpitäminen ja kehittäminen on Xamkissa tietoinen valinta. Vaikka arkistoinnissa on kyse ensisijaisesti kulttuuriperinnön pitkäaikaisesta säilyttämisestä, sisältyy digitaaliseen arkistointiin paljon hyödyntämättömiä mahdollisuuksia, jotka liittyvät kirjaston muuttuvaan rooliin digitaalisen tiedon hallinnan asiantuntijana ja uuden tiedon tuottajana.

Digitaaliseen opinnäytetyöarkistoon tallennetaan kaikki Xamkissa tehdyt opinnäytetyöt. Tulevaisuudessa tätä sähköistä dataa tullaan hyödyntämään monin tavoin. Millaista louhintaa opinnäytetöistä tullaan tekemään ja miten louhintaa tehdään, on toistaiseksi ratkaisematta. Jotta opinnäytetöitä voidaan tulevaisuudessa hyödyntää, on tärkeää pystyä hallitsemaan ja kehittämään opinnäytetöiden arkistointia ja arkistoinnin prosessia.

Kirjoittaja:

Pekka Uotila, Kirjastonjohtaja, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu