Spør meg! Oslosta oppia tilasuunnitteluun, kirjastoviestintään ja avoimeen julkaisemiseen

Osallistuimme Erasmus-henkilöstövaihtoon Oslossa 18. - 20.5.2015, järjestäjinä Oslon yliopisto (UiO) ja Oslon ja Akerhusin ammattikorkeakoulu (HiOA, Oslo and Akerhus University College of Applied Sciences). Vaihtoviikon teema “The Library in transition. A shift from paper based to digital services” kuvaa hyvin tilannetta, joka koskettaa korkeakoulukirjastoja ympäri Eurooppaa. Paljon opittiin uutta omaan työhön ja AMKIT-konsortiolle sovellettavaksi.

Vaihto alkoi jo edellisenä viikonloppuna Norjan kansallispäivän vietolla. Meille tarjottiin mahdollisuus seurata kansallispäivän juhlintaa kirjaimellisesti paraatipaikalta, pääkatu Karl Johans gaten varrelta yliopiston luentosalista. Kansallispuvut ja iloinen norjalaisuuden juhlinta johdattivat viikon ohjelman pariin.

Kuinka tehdä omasta korkeakoulusta avoimen julkaisemisen edelläkävijä?

2000-luvun alusta ympäri Eurooppaa yliopistoissa on annettu avoimen tieteen julkilausumia ja rakennettu käytänteitä toiminnan vakiinnuttamiseksi, usein vähäisin tuloksin. Syynä on yleensä ollut se, ettei todellisia kannustimia tai sanktioita julistusten tukemiseksi ole luotu  - näin hyvät aikeet ovat valuneet tyhjiin. Viime vuosina Oslossa on luotu kannusteet ja sanktiot niin julkisen rahoituksen kuin korkeakoulujen omien prosessienkin kautta. Niitä ovat olleet seuraavat neljä asiaa:

1. Julkisen rahoituksen sitominen rinnakkaistallentamiseen
Julkista tutkimusrahoitusta koordinoiva Norjan tutkimusneuvosto (Forskningsrådet) julkaisi v. 2014 avoimen julkaisemisen tavoitteet 2014-2019. Tutkimusneuvosto vaatii rahoituksen perusteena, että kaikki julkaisut on tallennettava julkaisuarkistoon (myös OA-lehdissä julkaistut). Jos julkaisua ei ole tietyn ajan kuluessa rinnakkaistallennettu, tutkimusneuvosto voi vetää rahoituksensa pois.

2. & 3. Julkaisupalkkion sitominen rinnakkaistallentamiseen & omat OA-lehdet
HiOA:n oma OA-ratkaisu on ollut kahtalainen: Kirjasto tarjoaa tukea avointen verkkolehtien perustamiseen ja ylläpitoon (ns. kultainen avoimen julkaisemisen tie). Samalla korkeakoulu tukee rinnakkaistallentamista tarjoamalla suuremman julkaisupalkkion, jos artikkeli on rinnakkaistallennettu (ns. vihreä avoimen julkaisemisen tie). Tämä toimintatapa on tuottanut tulosta: HiOA on Norjan suurin avoimen julkaisemisen korkeakoulu.

4. Rahaa maksullisissa OA-lehdissä julkaisemiseen
Niin Norjan tutkimusneuvosto kuin Oslon yliopisto on varannut rahaa julkaisemiseen maksullisissa OA-lehdissä. Rahoitusta saa vain OA-lehdissä julkaisemiseen, ei hybrideissä OA-lehdissä. Nykyisellään avoimeen julkaisemiseen menee Norjassa noin kaksi miljoonaa euroa vuosittain, mistä noin puolet tutkimusneuvoston rahoittamissa projekteissa ja tästä rahoituksesta Oslon yliopisto saa vajaan 300 000 euroa.

Tutkijapalvelu PhD on Track

Norjan yliopistokirjastot ja kansalliskirjasto ovat yhdessä rakentaneet tutkijapalvelun ja tutkijoiden palvelusivun, josta löytyy kaikki keskeinen ohjeistus tutkijoille mm. tiedonhausta, viittaamisesta, julkaisemisesta, julkaisukanavista, rinnakkaistallentamisesta, tekijänoikeuksista, Open Accessista, bibliometriikasta, journal impact factorista ja H-indeksistä. Palvelu perustuu tarpeiden kartoitukseen ja se on onnistuneesti brändätty nimellä PhD on Track. Palvelua markkinoidaan tapahtumilla ja esitteillä, sekä järjestetään tutkijoiden vertaistukea ja henkilökohtaista ohjausta. Palvelu on tullut ahkeraan käyttöön ja se on koettu hyödylliseksi. Tässä voisi olla idea konsortion seuraavaksi yhteiseksi projektiksi.

Visuaalisesti näyttävää ja laadukasta kirjastoviestintää

Oli mielenkiintoista nähdä kuinka paljon sekä HiOA että Oslon yliopisto olivat panostaneet sekä taloudellisesti että suunnittelun kautta kirjastojen viestintään. Info-screenit olivat kummassakin organisaatiossa keskeisessä roolissa ja niissä pyöri visuaalisesti hyvin tuotettua sisältöä kirjaston palveluista, aineistoista ja muusta ajankohtaisesta kuten kirjaston tarjoamista kursseista. Samoin iPad-ständejä käytettiin hyväksi markkinoimalla kirjaston e-lehtiä ja muuta digitaalista aineistoa. Tekniikan keinoin näkymätön on mahdollista tehdä näkyväksi. Oslon yliopiston kirjastoon on puolestaan palkattu henkilö, jonka työnkuva kattaa kirjaston viestintä- ja markkinointitehtävät ja erilaisten tapahtumien järjestämisen.


HiOA oli miettinyt uusia raikkaita tapoja markkinoida kirjastoaan. Niitä olivat:
- Ulkoasultaan tyylikäs lehti, joka kertoo kuinka tehdä opiskelusta helpompaa
- Henkilön muotoiset ständit, joissa oikeasti kirjastossa työskentelevän henkilön kädessä on teksti (perinteisen ilmoitustaulun sijaan)
- Henkilökunnan t-paidat, joissa lukee edessä: Spør meg - Kysy minulta ja takana kirjastonhoitaja.

Vanhojen muurien kaatamista ja muunneltavia tiloja

Sekä HiOA että Oslon yliopisto tarjoavat opiskelijoilleen monipuoliset ja laajat tilat opiskelua varten. HiOA:ssa oli juuri valmistunut Biblioteket 48:n asiakaspalvelualueen muutostyöt. Suoraan sisäänkäyntiä vastapäätä sijainnut asiakaspalvelutiski, jota osuvasti kutsuttiin Berliinin muuriksi, oli purettu ja kaksi erillistä pienempää palvelupistettä oli sijoitettu uudelle paikalle ulko-oven välittömään läheisyyteen.

Palvelupisteen pyöreät pöydät ja pirteät huomiovärit tavoittavat neuvoa kaipaavan ja vanhan tiskin tilalla sijaitsevat keskeiset lainaus-ja palautustoiminnot automaatteina. Pitkä, muurimainen tiski ei rajaa enää tilaa ja asiakaspalvelija on helpommin lähestyttävä. Henkilökunta, yksi kirjastonhoitaja ja yksi päivystävä kirjastoalan opiskelija, ovat tavoitettavissa virka-aikaan ja ilta- ja viikonloppupäivystyksestä vastataan  opiskelijavoimin. Ammattitaitoinen opiskelijapäivystys mahdollistaa kirjaston pitkät aukioloajat ja tiedonhankinnassa tarvittavan avunsaannin.

Remontin yhteydessä tiedonhakupäätteitä oli  lisätty ja käyttöön oli otettu sähköpöydät, jotka palvelevat saavutettavuuden näkökulmasta useampia asiakasryhmiä. Asiakaspalvelualueen läheisyyteen oli tuotu uusia sohvaryhmiä lekotteluun, jakkaroita ja työpöytiä ryhmätyöskentelyä varten sekä tilaa oli raivattu pop up-henkiselle toiminnalle. Vierailupäivänämme hieman aiemmin tilassa oli vieraillut lastentarharyhmä ja nähtävillä oli vielä värikyniä ja iloisia piirustuksia.

Pyörillä varustetut pöydät, tuolit ja sermit, värikkäät yksityiskohdat, akustiset paneelit, muunneltavuus – nämä ovat muutamia HiOA:n kirjasto- ja oppimiskeskuksen uusia tilaratkaisuja kuvaavia termejä. Tärkeää on, että opiskelijat saavat muokata tilastaan omaan käyttöönsä sopivan ratkaisun. Sama tila on kulloisenkin käyttäjänsä näköinen – toinen tarvitsee yksityisyyttä ja toiset taas tilaa ryhmätyöskentelyä varten. Hyvin mietityt tila- ja kalusteratkaisut mahdollistavat tämän.

Tilasuunnittelun benchmarkkaus ja kokemustenvaihto olivat hyödyllisiä meille laurealaisille, sillä tiloja kehitetään parhaillaan myös Laurean kampuksilla. Kesä on remontin aikaa - viimeisimmätkin kampuskirjastot ovat siirtymässä RFID-järjestelmään ja syksyllä avataan pääkampusten uudistetut asiakaspalvelualueet.

Kirjastosta oppimiskeskukseksi ja palvelut saman katon alla

HiOA:n Biblioteket 48 - joka toimii muuten vanhan olutpanimon kunnostetuissa tiloissa - oli onnistuneesti yhdistänyt korkeakoulun palvelut kirjasto- ja oppimiskeskuksen yhteyteen. Vastaavia ratkaisuja kotimaassa on toteuttanut esimerkiksi Tampereen ammattikorkeakoulu ja palveluiden kehittämistä opiskelijan näkökulmasta mietittiin myös Laureassa keväällä 2015 toteutetun palvelumuotoiluprojektin tiimoilta.  Perinteisten kirjastopalveluiden lisäksi HiOA:n kirjaston tiloissa toimii:

- IT-palveluiden toteuttama Helpdesk-päivystys, jossa palkatut ja koulutetut vertaisopiskelijat neuvovat opiskelutovereitaan tietoteknisissä asioissa.
- Study Support-palvelu, joka tarjoaa kursseja mm. akateemisesta kirjoittamisesta, opiskelutaidoista ja stressinhallinnasta. Tämä on myös palkattujen ja koulutettujen vertaisopiskelijoiden kanssa toteutettu palvelu.
Opiskelua tukevan kirjaston kurssitarjonnan lisäksi tarjolla on 24/7 tietokoneluokka, erilaisia yksilö- ja ryhmätyötiloja, etäneuvottelutilat, videointi- ja editointitilat, lainattavia iPadeja ja muuta audiovisuaalista lainattavaa varustusta – tekniikan ja tilojen määrä on suomalaisen (ja muiden eurooppalaisten) korvin kuullen sangen hengästyttävää kuultavaa. Hieman huvittavaa oli tässä kontekstissa kuulla, että myös norjalaiset kollegamme huokailivat samaan hengenvetoon kiristyvistä määrärahoista ja leikkauksista.

Mitä jäi käteen?
Paljon opittiin kolmessa päivässä. Suomessa Avoin tiede ja tutkimus -hanke on parhaillaan luomassa käytänteitä tavoiteena vuoteen 2017 mennessä nostaa Suomi yhdeksi johtavista maista tieteen ja tutkimuksen avoimuudessa.Norjan toimintamallit avoimessa tieteessä ja yhteisissä tutkijapalveluissa olisivat mielestämme sovellettavissa niin suomalaiseen rahoitusmalliin, AMKIT-konsortiolle kuin yksittäiselle korkeakoulullekin. Oslossa nähdyt tilaratkaisut ja tutkijapalvelut vahvistivat käsitystä siitä, että olemme oikealla tiellä omassa kehittämisessämme.

Johtopäätös Oslon viikosta on, että Oslon korkeakoulukirjastoissa kaksi perusasiaa kirjaston kehittämiseen on kunnossa: Korkeakoulut arvostavat kirjastojaan tarjoamalla kehittämiseen riittävän rahoituksen ja lisäksi suunnitteluun ja tuotteistamiseen on syvennytty. Tämä näkyi viimeisteltyinä käyttäjälähtöisinä palveluina. Mielenkiintoista on, kuinka Suomessa pystytään viimeisten uutisten valossa säilyttämään nämä kaksi perusasiaa.

Lähteet:

Avoin tiede ja tutkimus -hanke:  http://avointiede.fi/tietoa-hankkeesta#sthash.KdGNUPmR.dpuf
Jon Øygarden Flæten (2014): A boost for Open Access to research in Norway. Sciecominfo. Nordic-Baltic Forum for Scientific Communication. http://journals.lub.lu.se/index.php/sciecominfo/article/viewFile/11634/10321