Sinä viittaat, minä ohjaan, Mendeley auttaa

Korkeakouluissa ollaan vuoden vaihteessa laajasti siirtymässä pois RefWorks-viitteidenhallintaohjelman käytöstä. Korvaavaa ja omalle korkeakoululle soveltuvaa viitteidenhallintaohjelmaa etsitään monessa paikassa kuumeisesti. Tässä artikkelissa kerrotaan SAMKin ratkaisusta viitteidenhallintaan tulevaisuudessa.

Ammattikorkeakouluopiskelijan tulee opintojensa aikana tutustuttua moniin lähteisiin. Ne olisi mukava säilyttää ja järjestellä tukemaan oman asiantuntijuuden kehittymistä - sekä opintojen aikana että niiden jälkeen. Lähteisiin perustuen tehdään erilaisia kirjoitustehtäviä, näiden kruununa opinnot huipentava opinnäytetyö. Hyvän tieteellisen käytännön ja tekijänoikeuksien kunnioittamisen nojalla käyttämiinsä lähteisiin pitää viitata asianmukaisesti. Ja kaikki käytetyt lähteet - ei yhtään enempää, ei yhtään vähempää - pitää kerätä tekstin loppuun lähdeluettelon muotoon.

Sitten joku on vielä keksinyt, että kaikki tämä pitää tehdä johdonmukaisesti tiettyä lähdeviittausohjeistusta noudattaen. Pilkut, pisteet, sulkeet ja muut aina kohdillaan. Hermoja raastava homma. Olisipa tähän kaikkeen joku auttava työkalu…

Jaa, mikä se sellainen viitteidenhallintaohjelma on?

Viitteidenhallintaohjelmalla voi helpottaa kaikkea lähteiden käyttöön liittyvää toimintaa. Sen avulla onnistuu kaikkien lähteiden tallentaminen yhteen ja samaan paikkaan. Tallentamiaan lähteitä voi järjestellä kansioihin haluamallaan tavalla, sekä lähteisiin voi tehdä omia muistiinpanoja. Tallennuksistaan voi myös hakea tiettyjä lähteitä avainsanoilla. Kun kirjoittaa tekstiään Wordillä, omiin lähteisiinsä voi viitata ja luoda käyttämistään lähteistä lähdeluettelon valitsemallaan viittaustyylillä. Myös ryhmätyöskentely onnistuu jakamalla omat lähteet muiden kanssa.

Viitteidenhallintaohjelmia on moneen lähtöön: RefWorks, Mendeley, EndNote, Zotero ym. Monessa ammattikorkeakoulussa on tehty viime vuosina paljon töitä RefWorksin käyttöönoton parissa: valmisteltu ohjeita, tehty videoita, muokkailtu tyylejä, koulutettu opiskelijoita ja henkilökuntaa, tuskailtu, harmaannuttu... Niin meilläkin SAMKissa.

Jaa, miksei enää voi käyttää Refworksiä?

Alkuvuodesta 2021 alkoi Kansalliskirjaston FinElib-palveluista tulla tietoja, että RefWorksin tilauksen jatkamisessa on tietosuojaan liittyviä ongelmia. Tässä vaiheessa keskustelimme SAMKin tietosuojavastaavan kanssa siitä, voisiko SAMK olla tässä palvelussa rekisterinpitäjä. Tietosuojavastaavan näkemys oli, että emme voi jatkaa RefWorksin käyttöä esitetyillä ehdoilla. Selvitimme myös Mendeleyn tietosuojaa samassa yhteydessä. Päädyimme siihen tulokseen, että koska meillä on maksuton versio käytössä eikä SAMK ole tässä mitenkään osallisena, meidän kannaltamme ei ole ongelmaa. Asiakas tekee itse tilin ja hyväksyy ehdot. Mendeleyn asentaminen SAMKin henkilökunnan koneisiin mahdollistettiin myös.

FinElib ja Ex Libris neuvottelivat vielä tarkemmin jatkosta, mutta SAMKin kirjastossa ajattelimme jo tuolloin, että tilaus todellakin tullaan lopettamaan vuodenvaihteessa, mutta odottelimme vielä hetken lopullista päätöstä. Omaa ohjeistusta muutettiin kuitenkin jo tuossa vaiheessa niin, että poistimme suorat viittaukset RefWorksiin ja käytimme esimerkkeinä muitakin mahdollisuuksia, esim. Mendeleytä.

Toukokuussa SAMKissa tehtiin nopeasti päätös, että emme odota enempää, vaan alamme panostaa Mendeleyn käyttöön. Päätös tehtiin, koska syksyllä opinnäytetyönsä aloittaville ei haluttu kertoa enää mitään RefWorksistä. Poistimme siis kesän aikana ohjeista kaikki viittaukset Refworksiin ja myös vähin äänin kaikista nettisivuista yms. paikoista.

Kesän jälkeen lähetettiin kaikille RefWorksia aktiivisesti käyttäville tietoa palvelun päättymisestä. Tuossa yhteydessä annettiin myös ohjeita viitteiden siirtämisestä Mendeleyhin. Tiedotusta meni myös yleisesti uutisten ja viikkotiedotteiden kautta koko henkilöstölle ja opiskelijoille. Teimme myös videoita viitteiden siirtämisestä RefWorksistä Mendelyihin. Viitteiden siirto onnistuu yksinkertaisesti muutaman napsautuksen taktiikalla RIS-formaattia käyttäen.

Jaa, mikä se Mendeley sitten on?

Mendeley on biologi Gregor Mendelin ja kemisti Dmitri Mendeleyevin mukaan nimetty viitteidenhallintaohjelma. Mendeleyn ilmaisversiosta löytyvät kaikki alussa luetellut viitteidenhallintaohjelmien tärkeimmät ominaisuudet. Maksullinen versiokin löytyy, mutta maksuton riittää SAMKin opiskelijoiden ja henkilökunnan tarpeisiin oikein hyvin. Käyttäjäksi voi kirjautua millä tahansa toimivalla sähköpostiosoitteella ja käyttöä jatkaa niin kauan kuin käyttäjä tarpeelliseksi katsoo – myös opintojen tai SAMKin työsuhteen päätyttyä. Jos tunnuksen on tehnyt oman organisaation sähköpostilla, pitää vaan muistaa vaihtaa se joksikin muuksi ennen kuin osoite lakkaa toimimasta.

Emme halunneet hankkia uutta maksullista järjestelmää RefWorksin tilalle. Lähdeluettelonhan saa tehtyä myös Wordin työkaluilla, mutta viitteidenhallintaan kannattaaa käyttää oikeita, monipuolisempia työkaluja. Mendelyistä oli aikaisemmilta ajoilta käyttökokemuksia niin henkilöstöllä kuin osalla opiskelijoistakin, joten sen suositteleminen oli kohtuullisen pieni muutos. RefWorks on koettu vuosien varrella hankalaksi käyttää ja monissa korkeakouluissa käytetään sen rinnalla Mendeleytä, koska niin ohjaajat kuin opiskelijatkin ovat kokeneet sen käytettävyydeltään yksinkertaisemmaksi ja varmemmaksi. Siinä mielessä RefWorksin loppuminen saattoi jopa olla uuden, helpomman viitteidenhallinan aikakauden alku.

Jaa, mitä voi saada, jos ei mitään maksa?

Mendeleyn maksuttomasta versiosta löytyy tällä hetkellä henkilökohtaista tallennustilaa 2 GB ja ryhmien kesken jaettua tilaa 100 MB. Tallennustilaa vievät eniten tallennetut pdf-tiedostot. Niiden tallentaminen on kuitenkin usein hyödyllistä, sillä teksteihinkin voi tehdä omia muistiinpanoja – myös ryhmissä. Kyllä 2 GB:n pilvikoloon mahtuu aika monta pdf-tiedostoa.

Mendeley sisältää kolme työkalua:

1. lisäosan nettiselaimeen, jolla lähteet tallennetaan (Mendeley Web Importer -painike),

2. työpöytäsovelluksen, jonne lähteet tallennetaan (Mendeley Desktop tai uusi Mendeley Reference Manager),

3. Word-työkalun, jolla lähteisiin viitataan ja luodaan lähdeluettelo (MS Word plugin tai uusi Mendeley Cite).

Meillä SAMKissa ohjeistetaan käyttämään vanhempaa Mendeley-versiota (eli Mendeley Desktop/MS Word plugin -yhdistelmä), sillä uusi ei vielä tue kunnolla ryhmätyöskentelyä eikä suomen kielellä kirjoittamista – nämä molemmat ominaisuudet ovat meille tärkeitä.

Kahden rinnakkaisen version olemassaolo onkin ollut toistaiseksi isoin ongelma SAMKissa Mendeleyn kanssa. Vaikka vanha toimii paremmin, uutta markkinoidaan luonnollisesti innokkaammin – onhan se uusi. Vanha versio on piilotettu onnistuneesti Mendeleyn verkkosivujen pimeimpään nurkkaan. Usein käyttäjät asentavat vahingossa uuden version ja ajautuvat sitä myötä pieniin tuskiin. Sitten etsitään yhdessä sieltä pimeimmästä nurkasta vanha versio ja aletaan viittaamaan.

Jaa, minä viittaan vain kinttaalla – onko tuosta minulle mitään hyötyä?

Tallennettavat lähteet tallentuvat aina ensin Mendeley-pilveen, josta ne päivitetään työpöytäversioon.  Vain työpöytäversioon päivitettyihin lähteisiin voi viitata Word-työkalulla. Pelkällä Web Importerilla ja Mendeley-pilvellä siis pärjää, jos lähteisiin ei ole tarvetta viitata, vaan haluaa ainoastaan tallentaa, järjestellä ja jakaa niitä kollegoiden kanssa.

Jo erilaisten lähteiden talteen saaminen yhteen ja samaan paikkaan voi olla helpottava asia. Jos opintojen alusta lähtien alkaa kerätä opintojaksoilla käytettyä aineistoa Mendeleyhin sekä kansioi ja kommentoi sitä järkevästi, rakenteilla on suurenmoinen tietopankki. Sitä voi hyödyntää opinnoissaan, mutta myös valmistumisen jälkeen työelämässä.

Jaa, onko tyyliseikoilla väliä?

Valmiita viittaustyylejä Mendeleystä löytyy runsaasti. Niitä voi myös itse muokata Mendeleyn tyylieditorilla esimerkiksi oman oppilaitoksen viittausohjeen mukaiseksi. Tämä on huomattavasti helpompaa, jos oppilaitoksen tyyli perustuu vahvasti johonkin kansainväliseen klassikkoon. SAMKissa otettiin osittain juuri tästä syystä viime vuonna käyttöön APA:n 7:ttä painosta soveltava viittaustyyli. Olemme muokanneet alkuperäisen APAn pohjalta tätä varten Mendeleyhin oman tyylin SAMK APA 7.

Muokattu tyyli saa aina oman nettiosoitteen, jonka avulla se on jaettavissa käyttäjille. Ja koska Mendeley on ilmainen, tyylin jakaminen onnistuu luonnollisesti myös oman organisaation ulkopuolisille käyttäjille. SAMK APA7 -tyyli ollaan mahdollisesti ottamassa käyttöön ensi vuonna myös uudessa tieteellisessä julkaisussa, ja tyyli saadaan Mendeleyn kautta kätevästi jaettua kirjoittajille. Tyylin jakamisesta on hyötyä luonnollisesti vain Mendeleytä käyttäville kirjoittajille.

Lähdeviittausten perusteiden ymmärtämiseenkin viitteidenhallintaohjelma voi tuoda selkeyttä, sillä viittauksissa ja lähdeluetteloissa tarvittaville tiedoille on Mendeleyssä selkeät omat kenttänsä (Authors, Title, Year, Publication jne.). SAMKissa viitteidenhallintaohjelman käytön kehittäminen/ohjeistus menee käsi kädessä lähdeviittausohjeen kehittämisen/ohjeistuksen kanssa. Ei toki Mendeley edellä, mutta ei täysin sitä unohtamattakaan. Viittausohjeen uusien esimerkkien kanssa mietitään aina, miten tämä kannattaa Mendeleyssä toteuttaa. Kuvassa näkyy karkea yleistys viittausohjeen ja Mendeleyn kenttien yhtäpitävyydestä.

Jaa, tietääkö Mendeley sitten mitä ajattelen ja haluan?

Mendeley tunnistaa tallennettavien lähteiden tyypin ja tärkeimmät viitetiedot hyvin, jos ne on sivuston metatiedoissa annettu hyvin. Käyttäjän pitää aina itse tarkistaa, että kaikki tarvittavat tiedot löytyvät ja että ne ovat oikein sekä tehdä tarvittaessa korjaukset. SAMKissa olemme tehneet Mendeleyn käyttäjille tätä varten pienen diasetin, josta löytyy myös muita asennus- ja käyttöohjeita.

Käyttäjien reaktiot Mendeleyn käyttäytymiseen vaihtelevat laidasta laitaan. Välillä näkee ihastuneita ilmeitä, kun lähdeluettelo ilmestyy taianomaisesti SAMKin tyylillä Word-tiedoston loppuun. Välillä taas näkee tuskastuneita ilmeitä, kun Mendeley ei arvaakaan kaikkia käyttäjän ajatuksia. Lähdeviittausten perusteet, kuten lähdemerkinnöissä tarvittavat tiedot, pitää olla hallussa – viittasi sitten manuaalisesti tai viitteidenhallintaohjelmien avustuksella.

Palaute Mendeleystä on ollut positiivista, sekä opiskelijoiden että henkilökunnan puolelta. Mendeleyn käytön alkuun pääsee varsin pienillä ponnistuksilla ja alkeellisellakin käytöllä saa itselleen hyötyä. Vaikka ei ohjelmaa käyttäisi viittaamisen apuna, jo kaikkien lähteiden tallentaminen samaan paikkaan on iso apu. Mendeley on melko intuitiivinen ja itse kokeilemalla oppii parhaiten, kunhan ei odota itseltään – eikä Mendeleyltä – täydellisyyttä heti alkuun.

Olemme koettaneet olla tuputtamatta Mendeleytä asiakkaille. Mainitsemme työkalusta tiedonhaun opastuksissa ja näytämme aina ehtiessämme lyhyen motivointivideon. Torstaisin pidämme kiinnostuneille Kirjaston viitteidenhallintavinkit -nimistä tietoiskua sekä suomeksi että rallienglanniksi. Tietoiskut tallennetaan myös jälkikäteen katsottavaksi. Luotamme Mendeleyn vetovoimaan ja viidakkorumpuun.

Lisätietoa:

Mendeley-viitteidenhallinta tutuksi - YouTube-video (pituus 4:14), https://youtu.be/hUO31Q795r0

Mendeley-kotisivu, https://www.mendeley.com/