SaKaJaKa-päivät – hieman erilaiset kehittämispäivät

Elokuussa järjestettiin Kuopiossa Savonian, Karelian, Jamkin ja Kamkin kirjastojen yhteiset kaksipäiväiset kehittämispäivät. Mukana oli 30 kirjastolaista. Idea hieman erilaisista kehittämispäivistä syntyi jo ennen koronaa Jamkin Teemu Makkosen ja Savonian Mira Jupin keskusteluista verkostotapaamisen tiimellyksessä. Korona pisti idean toteuttamisen jäihin muttei unohduksiin. Kevään 2022 aikana ideaa kypsyteltiin ja kehiteltiin, ja kun myös omat kotiorganisaatiot näyttivät vihreää valoa, alkoi konkreettinen suunnittelu. Kutsukirjeessä luvattiin ”työskentelyä yhteisten päämäärien eteen sekä mukavaa yhdessäoloa loistavassa seurassa” ja nämä toteutuivat erinomaisesti.

Työryhmät ja ennakkotehtävä

Kehittämispäivät päätettiin toteuttaa työryhmätyöskentelynä. Työryhmissä oli tarkoitus tutustua toisiimme, toistemme tapoihin tehdä kirjastotyötä ja löytää parhaita käytänteitä arjen työhön.  

Ennen kehittämispäiviä oli päätetty ryhmien aiheet ja nimet: Alma Admins pääkäyttäjille ja järjestelmän ylläpitäjille, Alma-ajan Warriors asiakaspalvelu- ja kokoelmatyöstä kiinnostuneille, Education Euphoria oppimisesta innostuneille ja Publication PingPong julkaisuasioihin keskittyville. Mahdollisia keskusteltavia aiheita kerättiin etukäteen Padlet-alustoihin.  

Jakauduimme työryhmiin kukin oman kiinnostuksensa mukaan. Tässä kohtaa huomasi työn monipuolisuuden ammattikorkeakoulukirjastoissa, sillä osalla oli vaikea valita yhtä työryhmää oman työnkuvan koostuessa melkein kaikista aihepiireistä. 

Aikaansaannokset

Päivien parasta antia olivat keskustelut aiheesta ja aiheen vierestä sekä ihmisten tapaaminen. Kehittämispäivät olivat sopivan erilaiset kuin aiemmat ja myös virkistävät, koska aikataulut olivat rentoja ja iltaohjelmaan sisältyi Kallavesi-risteily.  

Kehittämispäivien aluksi tehdyt vapaamuotoiset kirjastoesittelyt antoivat osallistujille hyvän kuvan kunkin kirjaston toimintaympäristöistä. Samankaltaisuuksia kirjastoissa on paljon ja senkin huomaaminen oli tärkeää: näitä samoja asioita pohtivat muutkin, joten tätä voisi kysyäkin muilta. Myös kasvojen saaminen nimille koettiin tärkeäksi. Kehittämispäivät tapahtumana oli sen verran pieni, että ihmisten yhdistäminen eri kirjastoihin onnistui jo seuraavana päivänä.  

Alma Admins -ryhmä kokoontui työpajatyöskentelyyn pienellä, mutta asiantuntevalla ryhmittymällä. Työpajassa keskusteltiin vapaamuotoisen laajasti erilaisista Almaan ja ylipäätään AMK-kirjastoihin liittyvistä teknisistä ylläpitotehtävistä sekä jaettiin parhaaksi koettuja käytänteitä muiden pääkäyttäjien kesken. 

Admins-työryhmän kehittämisideoista konkretisoitui myös yksi AMK-kirjastojen kesken laajasti käyttöönotettava, käytännönläheinen ratkaisu. Nyt on jo useamman kanssa sovittu, että tässä ryhmässä ideoitu matalalla kynnyksellä toisiaan auttava Alma Admin -yhteyshenkilöryhmä perustetaan kaikkien halukkaiden kesken. Tarkoitus on, että ryhmään kuuluviin Alma-pääkäyttäjiin voi ottaa yhteyttä helposti ja ilman kynnystä yli AMK-organisaatiorajojen. Tämän ryhmän yhä päivittyvä yhteishenkilölista on tällä hetkellä jaossa Alma-kirjastojen Eduuni-alustalla. 

Alma Warriors-ryhmässä samaan pöytään nostettiin sekä asiakaspalvelu että kokoelmat, joten käytyjen keskustelujen aiheskaala oli laaja. Kaiken kaikkiaan on Alman kautta saatu merkittävä määrä uusia ”miekkoja ja kilpiä” arkiseen taisteluun, kuten selainpohjaisuus, Alman sisäiset työkalut ja Analytics. Etenkin elektronisten aineistojen hallinta on harpannut kokonaan uuteen aikakauteen. Almaan integroidut Tuudo ja Peppi ovat sujuvoittaneet asiakaspalvelua, ja arveltiin asiakaskokemuksenkin niiden myötä parantuneen. Tuudo ja Peppi tulivat tänä syksynä uutuutena Savoniaan, joten oli rauhoittavaa kuulla, miten Tuudon käyttöönotto ja käyttö on sujunut hyvin muissa korkeakouluissa.  

Alma Warriors-työpajatyöskentelyn ehkä hedelmällisintä antia kuitenkin oli, kun ryhmä jakaantui tehtävänkuvien mukaisiin vielä pienempiin pienryhmiin, jolloin päästiin jakamaan yksityiskohtaisempiakin käytännön asioita kunkin arjesta. Esimerkiksi kausijulkaisut-pienryhmässä puhututti painettujen lehtien määrä kussakin kirjastossa, niiden saapumisvalvonta Almassa (ongelmat ja käytänteet) sekä tulevaisuus sähköisten lehtien keskellä.  

Education Euphoria -ryhmässäkin keskustelu oli vilkasta ja eteni hyvin konkreettisella tasolla. Keskusteluissa käytiin läpi tiedonhankinnan käytäntöjä, opetuksen onnistumisia ja sen kohtaamia haasteita sekä sitä, kuinka opetus on osallistujien kirjastoissa järjestetty. Tulevaisuuttakin pohdittiin ja mm. sitä, mitä Digivisio 2030 tarkoittaa kirjastojen ja oman työmme kannalta. Oppimisen avoimuus asettaa meille useita kysymyksiä sen suhteen, miten voimme tarjota laadukkaita aineistoja kaikille oppijoille, organisaatiorajoista riippumatta. 

Publication PingPong-ryhmän julkaisuihin liittyvissä keskusteluissa tuli esille, miten kirjastoissa oli esimerkiksi eri tavoin jaettu viestintäpalvelujen ja kirjaston välillä julkaisemiseen liittyviä vastuita. Oli myös mielenkiintoista kuulla, miten KAMK:ssa muistutellaan henkilöstöä kuukausittain julkaisujen ilmoittamisesta, kun esimerkiksi Savoniassa muistuttelu painottuu loppuvuoteen. Yhteinen mietinnän aihe on OKM:n julkaisukriteerien tulkitseminen ja niistä viestiminen henkilökunnalle. Pitäisi ilmaista yksinkertaisesti ja helppotajuisesti, millaisesta julkaisusta saa OKM:n pisteen, mutta toisaalta kriteerit eivät aina ole yksiselkoisia tai yhdellä lauseella selitettävissä. Kriteerit myös muuttuvat. Yhteistä opasta julkaiseville henkilöille pohdittiin, tai voisiko sellainen olla jopa amk-tasoinen?  

Kannattiko järjestää ja tulla?  

Kyllä kannatti. Mielenkiintoa herättäviä, opettavaisia, kokemuksien kautta kollegoja yhdistäviä, jopa voimaannuttavia keskusteluja! Menneen korona-ajan ja etäwebinaarien jälkeen oli mahtavaa tavata ihmisiä kasvokkain, nähdä oikeita ihmisiä pelkkien Teams-nimikirjainpallojen sijaan. Varsinaisen ryhmätyöskentelyn ulkopuolellakin tuli keskusteltua monista asioista ja niiden vierestä, otettua kiinni sivulauseessa olleesta sanasta ja huomattua, että jaamme hyvin paljon samanlaisia arjen asioita. Päivien keskusteluihin on palattu myöhemminkin tyyliin ”Siellä Kareliassahan tämä oli ratkaistu näin”. Nyt myös paremmin tunnistaa ihmisiä esimerkiksi amk-julkaisutiedonkeruu -sähköpostilistan viestien lähettäjistä ja on helpompaa lähettää listoille itseä askarruttavia kysymyksiä. Niiden samojen kysymysten parissa pyöritään muissakin kirjastoissa ja jollakulla voikin olla jo ratkaisu!

Kehittämispäivien kehittämisestä esitettiin myös hyvä idea siitä, että seuraavaksi sen voisi järjestää oman organisaationsa toisen tiimin kanssa.