Saammeko esitellä, ensimmäisenä Suomessa: Ex Libriksen mobiilisovellus eLIB!

LUT-tiedekirjaston palveluista katosi sähköinen kirjastokortti Alma-kirjastojärjestelmään ja Primo-asiakaskäyttöliittymään siirtymisen myötä. Asiakaspalautteissa digitaalisen kirjastokortin puute oli noussut useasti esille, joten aloimme selvittää eri ratkaisuja. Päädyimme hankkimaan LUT-yliopiston ja LAB-ammattikorkeakoulun opiskelijoiden ja henkilökunnan käyttöön mobiilisovelluksen. Elokuusta 2022 alkaen käytössämme on ollut Ex Libris Library Mobile App, eli kotoisammin eLIB, tietääksemme ensimmäisenä kirjastona Suomessa.

Mutkikas matka sovelluksen valintaan

LUT-tiedekirjasto on LUT-yliopiston ja LAB-ammattikorkeakoulun yhteinen kirjasto. Voyager-kirjastojärjestelmä vaihtui meillä Almaan ja Finna-asiakaskäyttöliittymät kahteen Primoon kesällä 2020. Heti Almaan ja Primoon siirtymisen jälkeen ymmärsimme itsekin, että digitaalisen kirjastokortin puute pitää ratkaista jotenkin. Finnaan tottuneiden asiakkaiden palaute vahvisti oletustamme. 

Aluksi yritimme selvittää, onko LUT-korkeakoulut ottamassa käyttöön Tuudon tai jonkin muun kummallekin korkeakoululle yhteisen mobiilisovelluksen, johon kirjastokortin voisi integroida. Syyskesällä 2020 opiskelijoiden mobiilisovellus ei ollut ajankohtainen, koska LAB-opiskelijoille oltiin ottamassa vuoden loppuun mennessä käyttöön eLAB eli “opiskelijoiden intra”. Seuraavana vuonna sama uudistus oli edessä LUT-opiskelijoille (eLUT), joten äppi-asiassa oli otettu aikalisä.

Syksyn 2020 aikana korona sulki kampukset, opetus siirtyi Zoom- ja Teams-linjoille. LUT-tiedekirjastokin oli pitkään suljettuna asiakkailta, joita palveltiin vain etänä, painettujen aineistojen lainaus hoidettiin ajanvarauksella ja asiakkaat kohdattiin ulko-ovella. Korona vei huomion ja digitaalisen kirjastokortin tarve hävisi joksikin aikaa, kun asiakkaat eivät päässeet itse kirjastoon aineistoa lainaamaan. Ajatus nousi kuitenkin uudelleen esille elokuussa 2021, kun IGeLU-konferenssi (IGeLU 2021) järjestettiin kokonaan verkossa. LUT-tiedekirjastossa konferenssiesityksiä seurattiin mielenkiinnolla ja useampikin meistä katsoi “CampusM and the Library Mobile App” -esityksen (Peled 2021). Muistiinpanoista löytyy kommentti: Houkutteleva kännykässä mukana kulkeva "kirjasto".

Innostuimme asiasta - käsityksemme oli, että Ex Libriksen Library Mobile -sovellus tarjoaisi käyttöömme muitakin mahdollisuuksia kuin pelkän digitaalisen kirjastokortin. Pyysimme Ex Librikseltä Library Mobile äppin demon, joka pidettiin syyskuussa 2021. Demo vahvisti ajatuksemme siitä, että Library Mobile -sovelluksen kautta asiakas saa muutakin kuin vain kirjastokortin: hän näkee muun muassa lainansa, lähestyvät eräpäivät ja noudettavat varaukset. Meille tärkeä valintakriteeri oli myös se, että Ex Libriksen sovellus toimii myös henkilökunta-asiakkailla, ei vain opiskelijoilla sekä ehdottomasti sekä LABissa että LUTissa. Demo-tilaisuuden jälkeen tutkimme asiaa vielä hieman lisää ja päätimme ottaa käyttöön Ex Libriksen Library Mobile -sovelluksen. 

Mikä ihmeen Ex Libris Library Mobile App?

Ex Libriksen Library Mobile App on kirjastoille suunnattu mobiilisovellus, joka pohjautuu opiskelijoille suunnattuun CampusM -sovellukseen ominaisuuksiltaan hieman karsitumpana versiona. Library Mobile App on saatavissa iOS ja Android -käyttöjärjestelmille ja sitä voi halutessaan käyttää myös web-selaimen kautta. Kyseessä on kuukausittain päivittyvä pilvipalvelu. (Ex Libris 2022.)

 
Kuva 1. Library Mobile Appin keskeiset ominaisuudet (Ex Libris Library App – Brochure)

Tärkeimpiä ominaisuuksia Library Mobile App:ssa ovat sen integroituvuus Ex Libriksen Alma -kirjastojärjestelmän ja erityisesti asiakaskäyttöliittymä Primon kanssa siten, että esimerkiksi asiakkaan tilitiedot lainoineen, varauksineen ja maksuineen näkyvät suoraan sovelluksessa. Viivakoodillinen kirjastokortti löytyy oletuksena. Myös Primon kautta aineistojen käyttö onnistuu suoraan äpissä, mikäli autentikointi on käytössä. Käyttöliittymä on ulkoasultaan kustomoitavissa ja esimerkiksi sovelluksen ”laattoja” (eng. ”live tiles”) voi räätälöidä haluamallaan tavalla. Sovelluksen kautta voi lähettää asiakkaille push-ilmoituksia ja esimerkiksi Alman lähettämät asiakaskirjeet saa mobiilisovellukseen ilmoituksiksi. Muita ominaisuuksia ovat esimerkiksi tapahtumakalenteri tai lyhyet kyselyt ilmoituksia hyödyntäen. (Ex Libris 2022.)

Asetuksia ja integraatioita hallitaan erillisellä ylläpitäjien App Manager -käyttöliittymällä, josta on pääsy myös Library Mobile Appin Analytics -sovellukseen. Analyticsin kautta saa monipuolista tietoa sovelluksen käytöstä, esimerkiksi aktiivisten käyttäjien määrästä, näiden laitetyypeistä, valikoiden klikkauksista tai eri profiilien käytöstä. (Ex Libris 2022.)

Projektin aikataululle kävi kuten IT-projekteilla on tapana…

Ensimmäinen projektipalaveri ja sitä seurannut varsinaisen käyttöönottoprojektin aloittanut kick-off -tapaaminen Ex Libriksen kanssa pidettiin vuodenvaihteessa 2021-2022. Alun perin projektin piti kestää n. 1,5 kuukautta.

Projektin aikainen viestintä käytiin pääasiassa Basecamp-ympäristössä, joka varsinkin Alma-kirjastoille lienee tuttu. Kyseessä on Slackin tai Teamsin kaltainen verkkoympäristö keskusteluun, aikataulutukseen ja tiedostojen jakoon. Basecampin lisäksi projektissa kommunikoitiin viikoittaisilla Teams-kokouksilla sekä sähköpostitse. Koska Ex Libriksen projektijohto oli Chicagossa, aikaero toi osaltaan hidastetta etenemiseen ja ongelmanratkaisuun.

Samaan aikaan käyttöönottoprojektin kanssa ja osaltaan Library Mobilesta johtuen kehitimme myös LUT-korkeakoulujen käyttäjähallinnan (IDM) ja Alman välistä yhteyttä, jotta kaikille Almassa oleville käyttäjille saataisiin automaattisesti luotua barcode-tunniste, johon Library Mobilen kirjastokortin viivakoodi perustuu. Library Mobilessa viivakoodin näyttäminen toimii oletuksena hieman eri tavalla, joten tämän ominaisuuden kehittäminen otti oman aikansa. Projektin aikana löysimme myös sovelluksesta bugin, jossa Primon pdf-kokotekstit eivät auenneet. Näiden haasteiden ratkaiseminen viivästytti projektia ja varsinaista käyttöönottoa useammalla kuukaudella, mistä johtuen saimme projektin päätettyä vasta elokuussa 2022.

Markkinointi ja sen suunnittelu oli osa käyttöönottoprojektia. Sen myötä sovelluksen nimeä ideoitiin LUT-tiedekirjaston omalla porukalla. Useasta toimivasta vaihtoehdosta markkinointinimeksemme valittiin eLIB, joka jatkaa LUTin ja LABin opiskelijasivustojen eLUT ja eLAB nimeämislogiikkaa. Valitusta nimestä huolimatta sovelluskaupoista äppi löytyy kuitenkin edelleen nimellä Ex Libris Library Mobile. Lisäksi rekisteröidyttäessä tarvitsee tietää organisaation nimi englanniksi, meidän tapauksessamme LUT Academic Library.

Mitä lopulta saatiin aikaiseksi?

Päätimme aloittaa melko yksinkertaisella ulkoasulla, koska värejä ja kuvakkeita voi muokata myöhemminkin. Tärkeintä meille on helppokäyttöisyys ja selkeys. LUTia ja LABia palvelevana yhteiskirjastona meillä on kaksi Primoa (LUT Primo ja LAB Primo). Sama kahtiajakoisuus näkyy myös eLIBissä: asiakkaan pitää sovelluksen käyttöönotossa valita, onko hän LUTin vai LABin väkeä. Sovelluksessa on kaksi kieltä käytössä, asiakas päättää käyttääkö hän suomen- vai englanninkielistä eLIBiä. Näistä vaihtoehdoista koostuu 4 eri profiilia, joita ylläpidetään rinnakkain.

Suurin osa sovelluksen käyttäjistä on ottanut käyttöön suomenkielisen LAB-profiilin. LUTin suomenkielinen profiili tulee toisena. Olemme asiakaspalvelussa huomanneet, että monet kv-opiskelijat haluavat edelleen muovikortin, vaikka heille tarjotaan eLIBiä käyttöön. Tähän vaikuttaa varmasti monesti kulttuuriset erot; monissa maissa vain kirjastokortin haltija ylipäänsä pääsee kirjastoon.

 
Kuva 2. Vasemmalla Android-sovelluksen LUT-profiili, keskellä LAB-profiili ja oikealla digitaalinen kirjastokortti. Kuva: eLIB -sovellus

Tarjolla olevista ominaisuuksista otimme käyttöön kirjastokortin lisäksi mm. omat lainat ja maksut etusivulla näyttävän Primo-integraation (oma tili ja aineistohaku), tapahtumalistauksen, kyselyt ja aukioloajat-upokkeen, johon tiedot tuodaan Kirkannasta. Lisäksi olemme linkittäneet sovellukseen muita verkkopalveluitamme, kuten LibGuides-oppaat. ELIBin käytetyin sivu, luonnollisesti aloitussivun jälkeen, on “sisäänheittotuotteemme” eli digitaalinen kirjastokortti.

Vaikka itse käytämme ja kehitämme eLIBiä eniten Android-laitteilla, niin käyttötilastojemme mukaan iOS-laitteiden käyttäjiä on yli puolet kaikesta käytöstä. Marraskuun alkuun mennessä rekisteröityneitä käyttäjiä oli noin 1800, joista noin puolet käyttää sovellusta aktiivisesti joka kuukausi. Toki tuo on hyvin pieni määrä (alle 5%) Almaan rekisteröidyistä aktiivisista LUT&LAB-asiakkaista. Meillä on edelleen markkinointityötä tehtävänä, jotta myös ns. vanhat asiakkaat löytävät eLIBin.

Kuva 3. Analytics-tilasto uusista eLIB-käyttäjistä lokakuun loppuun asti. Kuva: Ex Libris Library Mobile Analytics

Miten saatiin asiakkaat eLIBin käyttäjiksi?

Aloitimme eLIBin markkinoinnin LABin ja LUTin uusille opiskelijoille orientaatioviikoilla elokuun lopulla. Kävimme kertomassa heille kirjaston palveluista ja nostimme esiin näppärän tavan ottaa käyttöön digitaalinen kirjastokortti käymättä kirjastossa. Perinteisillä opiskelijamessuilla, joilla esittelemme kirjaston palveluita joka vuosi, markkinoimme tänä vuonna vain kahta asiaa: eLIBiä ja Primoja.

Kirjastoissamme on eLIB-mainoksia kulkureiteillä, palvelupisteissä ja infonäytöillä. Syyskuun alussa markkinoimme eLIBiä opiskelijasivuilla ja introissa tavoittaaksemme myös vanhat opiskelijat ja henkilökunnan. Mielestämme olemme onnistuneet sovelluksen käyttöönotossa ainakin käyttäjien määrällä mitattuna. 

Kirjaston henkilökunta on saanut kiitosta sovelluksesta. Yksittäisillä asiakkailla on saattanut olla haasteita sovelluksen käyttöönotossa, mutta teimme eLIB-oppaan avuksi ja koitimme oppaalla ennakoida esimerkiksi nimestä aiheutuvaa epätietoisuutta. Teimme syyskuussa kyselyn “Onko kirjaston eLIB-sovelluksesta ollut sinulle hyötyä?”.  Kyselyyn vastasi noin 10% sovelluksen käyttäjistä ja myöntävästi kysymykseemme vastasi 87% suomenkielisistä vastaajista (n=119) ja 96% englanninkielisistä vastaajista (n=28).

Meidän on tarkoitus hyödyntää eLIBiä myös tiedottamisessa. Ensimmäinen kokeilu oli lisätä näyttöön ylimääräinen “laatta” kertomaan tulossa olevasta e-aineistojen sulkupäivästä. Aiomme jatkossakin käyttää eLIBiä viestintään ja tiedottamiseen esimerkiksi push-ilmoituksilla. Tapahtumakalenteriin tulemme lisäämään kaikki kirjaston järjestämät tapahtumat. Tällä hetkellä sovelluksen tapahtumista löytyvät opinnäytetöiden tiedonhankinnan ryhmäohjaukset, jotka voi rajata vain LABille tai LUTille suunnattuihin ohjauksiin.

Tällä hetkellä käyttäjäryhminä ovat LUTin ja LABin omat opiskelijat sekä henkilökunta, mutta pohdinnassa on laajentaa käyttö myös ulkopuolisille asiakkaille. Toisaalta maailma muuttuu ja niin myös sovellukset, joten opiskelijoiden ja henkilökunnan tarpeiden seuraaminen ja niihin vastaaminen on jatkossakin tärkeintä. Tällä hetkellä olemme kuitenkin todella tyytyväisiä eLIBiin ja sen tarjoamaan digitaaliseen kirjastokorttiin höystettynä monilla muilla hyödyllisillä ominaisuuksilla.

Lisää aiheesta

• Ex Libris Library Mobile -tietosivu: https://exlibrisgroup.com/products/library-mobile/
• Ex Libriksen Library Mobile -esittelyvideo: https://www.youtube.com/watch?v=7Jm6EMH15e0
• Ex Libriksen Essentials opas- ja koulutusvideoita sekä lisää esimerkkejä käyttöliittymästä ja ominaisuuksista: https://knowledge.exlibrisgroup.com/campusM/Library_Mobile/Training/Library_Mobile_Essentials