Rinnakkaistallentaminen Laureassa – tieto- ja julkaisupalveluiden keskitetty prosessi tutkijan tukena

ARENE ry. antoi Open Access -mandaatin jo vuonna 2009, mutta käytännössä rinnakkaistallentaminen ammattikorkeakouluissa on alkanut käynnistyä vasta vuoden 2016 aikana. Laureassa toimintamallia lähdettiin rakentamaan tutustumalla edelläkävijöiden hyviin käytänteisiin ja päätettiin kehittää tutkijalle vaivaton, keskitetty prosessi.

Lähtökohta

Syksyllä 2015 Laureassa haluttiin uudistaa julkaisemista ja edistää julkaisujen näkyvyyttä. Samaan aikaan käynnistynyt OKM:n ATT-hanke ja rahoittajien vaatimukset antoivat lisäpontta rinnakkaistallentamisen aloittamiseen. Prosessin rakentamiseksi tieto- ja julkaisupalvelulaiset tekivät syksyllä 2015 opintomatkan Jyväskylään, jossa tutustuttiin yliopiston rakentamaan keskitetyn tallentamisen prosessiin ja päätettiin hyödyntää samoja käytänteitä Laurean prosessia rakennettaessa.

Laurean rinnakkaistallentamisen prosessin rakentamisen lähtökohtana oli, että toiminnasta tehdään julkaisun kirjoittajalle mahdollisimman kevyt ja vaivaton. Toinen lähtökohta Laurean mallille oli Theseuksen tarjoama valmis tekninen ratkaisu. Näistä lähtökohdista lähdimme rakentamaan selkeää prosessia keskitetyllä toimintamallilla ja halusimme saada sille johdon tuen.

Vararehtori Susanna Niinistö-Sivurannan helmikuussa 2016 allekirjoittaman uuden julkaisupolitiikan mukaan Laureassa tuotetut julkaisut tallennetaan sopimusten sallimalla tavalla julkaisuarkisto Theseukseen vuodesta 2016 alkaen ja soveltuvilta osin myös takautuvasti. Osa julkaisupalkkiosta on sidottu suostumukseen julkaisun rinnakkaistallentamisesta tai julkaisemiseen open access -lehdessä.

Ohjeistus ja viestintä toiminnan käynnistämisen tukena

Tieto- ja julkaisupalveluissa tuotettiin Tutkijan tueksi -opas henkilöstön tueksi avoimen tieteen asioihin. Oppaasta löytyy tietoa avoimesta tieteestä ja julkaisemisesta useista eri näkökulmista. Oppaan rakentamisen pohjana käytettiin laurealaisille julkaisijoille toteutettuja haastatteluja, joissa kartoitettiin mm. henkilöstön tarpeita ja tietämyksen nykytilaa avoimen tieteen asioista. Rinnakkaistallentaminen nostettiin oppaassa omaksi välilehdekseen. Oppaan tarkoitus on nostaa esille Laurean julkaisupolitiikkaa sekä rinnakkaistallentamisen toimintamallia henkilökunnalle, lisätä tietoisuutta avoimesta tieteestä Laurean henkilöstön keskuudessa ja toimia tukena julkaisujen kirjoittamisessa.

Uudesta oppaasta ja vararehtorin päätöksestä viestittiin henkilöstölle tiedotuskampanjalla kevättalvella 2016. Rinnakkaistallennusta pilotoitiin muutaman ahkeran laurealaisen julkaisijan kanssa keväällä 2016 ja muokattua julkaisutiedonkeruun e-lomaketta testautettiin henkilöstöllä ja sitä muokattiin saatujen kommenttien perusteella.

Toimintaprosessi

Rinnakkaistallentamisen prosessi etenee Laureassa keskitetyn mallin mukaisesti. Tallennusvastuu on keskitetty tieto- ja julkaisupalveluille ja julkaisutiedonkeruu on yhdistetty rinnakkaistallennusprosessiin: tallennuslupa ja julkaisun rinnakkaistallennettava versio kerätään julkaisuilmoituksen kanssa samalla e-lomakkeella.

1. Kirjoittaja täyttää Laurean julkaisuilmoituslomakkeen, jossa

1. Kirjoittaja antaa lomakkeella luvan julkaisun rinnakkaistallentamiseen

2. Kirjoittaja pyytää luvan rinnakkaistallentamiseen myös mahdollisilta muilta kirjoittajilta

3. Kirjoittaja liittää e-lomakkeelle rinnakkaistallennettavan version artikkelista (esim. final draft, pre-print)

2. Laurean julkaisusuunnittelija vastaanottaa ilmoituslomakkeen ja

1. Poimii lomakkeelta julkaisuilmoitusta varten tarvittavat tiedot ja tekee julkaisupalkkiopäätöksen

2. Tallentaa artikkelin tiedot excel-lomakkeelle

3. Tallentaa rinnakkaistallennettavan tiedoston erilliseen kansioon

3. Rinnakkaistallennuksesta vastaava henkilö ottaa rinnakkaistallennuksen käsittelyyn ja

1. Selvittää kustantajan kannan artikkelin rinnakkaistallentamiseen SHERPARoMEOSTA tai suoraan kustantajalta (Laureassa on luotu tätä tarkoitusta varten valmis yhteydenottopohja)

2. Tallentaa kustantajalta saadun luvan Theseukseen

3. Tallentaa julkaisun luvan saatuaan Theseukseen

Kaikki hyötyvät

Julkaisun kirjoittajan rooli rinnakkaistallennusprosessissa on tavoitteiden mukaisesti kevyt, eikä vaadi kuin julkaisuilmoituksen täytön. Rinnakkaistallentamiseen liittyvät tehtävät on keskitetty tieto- ja julkaisupalveluiden henkilöstölle:  he tarkistavat julkaisun bibliografiset tiedot ja julkaisun kustantajan politiikan rinnakkaistallentamisen suhteen.

Keskitetyllä toimintamallilla on pystytty lyömään Laureassa kaksi kärpästä yhdellä iskulla eli on yhdistetty rinnakkaistallentaminen julkaisutiedonkeruuseen. Julkaisun kirjoittajalle muutos entiseen on erittäin pieni eikä juurikaan lisää ilmoituksen tekemisen kuormittavuutta. Erityispiirteenä yliopistoihin verrattuna on, että Laurea rinnakkaistallentaa tieteellisten julkaisujen ohella myös ammatilliset julkaisut.

Julkaisujen näkyvyys ja viittausten määrä lisääntyy, sillä Theseus nousee hyvin esiin Google-hauissa. Theseuksen tarjoaman pysyvän URN-osoitteen ansiosta omat julkaisut ovat aina helposti löydettävissä ja linkitettävissä esim. omille verkkosivuille tai tutkijan sosiaaliseen mediaan. Laurean näkökulmasta rinnakkaistallennus lisää korkeakoulun näkyvyyttä ja yhteiskuntavaikuttavuutta: Laurea tarjoaa kaikkien saataville verovaroin tuotettuja artikkeleita ja uusinta tutkittua tietoa, osallistuen samalla omalta osaltaan OKM:n tavoitteisiin tehdä Suomesta avoimen tieteen edelläkävijä.

Posterilla maailmanmaineeseen

Konferensseissa saimme hyvää palautetta Laurean rinnakkaistallentamisen prosessista. Vertaillessamme, missä eri yliopistoissa maailmalla mennään rinnakkaistallentamisen saralla, saimme huomata olevamme varsin pitkällä moniin muihin korkeakouluihin verrattuna. Tästä on hyvä jatkaa eteenpäin!

Suosittelemme toimintamalliamme muillekin ammattikorkeakouluille. Jatkossa rinnakkaistallennusta ei voi jättää enää  kirjoittajien omaksi tehtäväksi, sillä rinnakkaistallentamisesta vastaavan täytyy ainakin tarkistaa metadata sekä tehdä muutamia lisäyksiä eli vastata siitä, että tekijänoikeusasiat ovat kunnossa ja oikeat lisenssit valittu.