Raportti kulissien takaa – näin järjestettiin tapahtuma turkulaisittain

Oppiva kirjasto -verkosto järjesti Turussa 21.11.2013 työpajapäivän teemalla Villisti ideoimaan ­– käyttäjät mukaan suunnitteluun / Vilda idéer – Utveckla biblioteket tillsammans med användarna. Käyttäjälähtöisestä suunnittelusta kiinnostuneita ammattilaisia eri kirjastosektoreilta saapui Turkuun. Räntäsateesta huolimatta tunnelma oli innokkaan odottava.

Mikä Oppiva Kirjasto - verkosto?
Oppiva kirjasto -verkoston toiminta käynnistyi spontaanisti keväällä 2011, kun joukko ammattikorkeakoulukirjastoissa työskenteleviä ammattilaisia halusi edistää käyttäjäkeskeisten ja -lähtöisten menetelmien hyödyntämistä kirjastojen kehittämistoiminnassa. Koettiin tärkeänä oppia luomaan asiakkaitten toiveiden mukaista ja näköistä palvelutarjontaa. Verkoston toiminta on avointa kaikille kirjasto- ja tietopalvelualalla työskenteleville.

Verkoston ensimmäinen työpaja järjestettiin syksyllä 2011 pääkaupunkiseudulla Laurea Tikkurilan yksikössä. Seuraavaksi kiinnostuneet toivotettiin tervetulleeksi työpajatyöskentelyn pariin Pirkanmaalle Tampereen kaupunginkirjastoon alkukesästä 2012. Työpajojen järjestäjät eivät ole samoja tapahtumasta toiseen vaan järjestelyissä paikallisilla toimijoilla on tärkeä rooli, minkä avulla alueella tehtyä kirjastojen käyttäjäkeskeistä kehitystyötä saadaan jaettua. Länsi-Suomen työpajapäivän visio vastasi aiempia tapahtumia. Verkoston muuta tähänastista toimintaa ovat olleet Learning Cafe -valmennukset ja tutustumiskäynnit, kuten Kaisa-kirjaston palvelumuotoiluhanke ja Aalto-yliopiston HUB-esittely.

Toimintaan voit tutustua enemmän Oppiva kirjaston wikissä ja Facebookissa. Tikkurilan työpajasta raportoitiin blogissa, kuten myös Tampereelta. 

Villistä ideasta se lähti
Marraskuun h-hetkeä edelsi lähes yhdeksän kuukauden mittainen suunnitteluperiodi, joka käynnistyi ensimmäisellä tunnustelevalla tapaamisella maaliskuussa: keskusteltiin mahdollisesta yhteistyöstä ja määriteltiin tapahtumalle karkeat ääriviivat. Lopullinen järjestäjäporukka saatiin kasaan huhtikuun loppuun mennessä ja varsinainen työ käynnistyi.  Mukana olivat lähes kaikki Turun alueen kirjastot: Turun kaupunginkirjasto, Turun ammattikorkeakoulun, Yrkeshögskola Novian, Humanistisen ammattikorkeakoulun ja Åbo Akademin kirjastot sekä järjestävinä tahoina mukana allekirjoittaneen kotiorganisaatio Laurea ja Metropolia-ammattikorkeakoulu.

Alueellinen kehittämistoiminta ja yhteistyö käynnistyivät hyvin. Alusta asti oli selvää, että paikallisia kirjastoalan opiskelijoita sekä Åbo Akademista että Turun ammattikorkeakoulusta osallistuisi työpajapäivän käytännönjärjestelyihin. Åbo Akademin opiskelijat vastasivat yhdessä iltapäivän työpajan vetäjän kanssa fokusryhmätyöskentelyn toteuttamisesta, ja Turun ammattikorkeakoulun opiskelijat hoitivat päivän aikana viestintää sosiaalisessa mediassa, valokuvasivat tapahtumaa sekä toteuttivat videoidun haastattelun. Osallistuminen työpajapäivän järjestämiseen oli osa heidän opintojaan.

Tapahtuma tarjosi mahdollisuuden saattaa yhteen eri kirjasto-organisaatiot, kokeneemmat ammattilaiset tietotaitoineen sekä uudet alan opiskelijat, jotka samalla loivat työelämän verkostoja ja oppivat tapahtumanjärjestämisestä. Haasteita suunnittelun alkutaipaleelle asetti välimatka, eri organisaatiot, toisilleen ennalta tuntemattomat ihmiset, aiheen tuntemus ja villinä korttina yhteinen kieli. Turussa kun puhutaan vahvasti myös toista kotimaista eli ruotsia. Tämä oli hämäläiselle plikalle hieman uutta. Turkulaista kollegaa lainaten: ”Alkukankeuden jälkeen kaikki palaset loksahtivat paikoilleen ja kaikki sujui hyvin.”

Visiosta konkreettiseen ohjelmaan
Alussa kaikki on mahdollista. Sitten resurssit pudottavat maan pinnalle. Ketkä Turun alueen paikalliset toimijat olisivat mielenkiintoisia esiintyjiä Oppiva kirjasto -verkoston näkökulmasta? Verkosto on halunnut tapahtumissaan tuoda esille myös kirjastoalan ulkopuolisia näkemyksiä ja toimialoja – asiakas ja palveluiden tarjonta on yhdistävä tekijä kaikkialla.

Päädyimme esityksiin yritysmaailmasta ja innovatiivisesta ajattelusta yhdistettynä Turun alueella jo toteutettuihin kirjastoaiheisiin tapausesimerkkeihin. Kun järjestäjien osoitekirjat oli kaivettu esille ja kartoitettu tutut ja tuttujen tutut, lopputulokseksi saatiin hyvä kombinaatio kasaan. Aamupäivällä kuulimme Turun kaupunginkirjaston Studio-salissa innovatiivista ja ”vaarallista” ajattelua maailmanluokan puhujalta sekä inspiroivan esimerkin elämyksiä tuottavan yrityksen tavasta ottaa asiakkaiden mielipiteet huomioon toiminnansuunnittelussa sekä pikanttina mausteena paikalliset case-esimerkit kirjastojen asiakkaita osallistavista kehittämistoimenpiteistä. Osallistujille haluttiin antaa myös konkreettisia työvälineitä vietäväksi omalle työpaikalle. Tämä mielessä valitsimme iltapäivän työpajatyöskentelyyn teemoiksi erilaisia ideointi-, tiedonkeruu- ja osallistamismenetelmiä – tilasuunnittelua legoilla leikkien, fokusryhmätyöskentelyä ja eläytymismenetelmään tutustumista.

Ja sitten tarvitaan rahaa. Vai tarvitaanko?
Yksiselitteisesti kyllä. Ilmaista lounasta ei ole. Tämä on hyvä muistaa, kun ottaa osaa tapahtumaan, joka on ilmainen osallistujalle. Tapahtuman järjestäminen edellyttää aina resursseja. Meillä oli onni olla yhteistyössä sekä Turun kaupunginkirjaston että Varsinais-Suomen ELY-keskuksen kanssa. Ensimmäinen tarjosi tilat, aamukahvit ja graafisen viestinnän apua, jälkimmäinen mahdollisti tapahtuman muut kulut. 

Ne pienet tärkeät muistettavat asiat ja viime hetken rutistus
Syyskuussa, ennen ilmoittautumisen alkamista, jännitys oli huipussaan. Ohjelma ja esiintyjät olivat valmiita: pitkään ”salassa suunniteltu” tapahtuma olisi kohta julkinen.

Jokainen joka on ollut joskus järjestämässä tapahtumaa – oli se sitten sukukokous tai työhön liittyvä tapahtuma – tietää, että h-hetken lähestyessä muistettavia ja selvitettäviä asioita on runsaasti, esimerkiksi:

• Kahvitus ja tarjoilu – muistitko tiedustella etukäteen erityisruokavaliot ja tilata sen mukaiset tarjottavat. Suolaista vai makeaa tarjottavaa? Kuka kustantaa kahvituksen?
• Mitkä ovat tilan wlan-tunnukset – muistitko tiedottaa tapahtuman Twitter-hashtagin jo etukäteen?
• Entä valokuvaus ja videotallentaminen, kuvauslupien kysyminen osallistujilta? Striimataanko tapahtuma, mitä tekniikkaa tarvitaan ja hallitseeko joku sen käytön?
• Tilan paloturvallisuus ja osallistujamäärä, onko kaikki asiaankuuluvat lupa-asiat kunnossa?

Viesti, viesti, viesti – varmista, varmista, varmista.
Tätä mantraa huomasin hokevani tapahtuman päävastuullisena järjestäjänä. Kokousmuistiot osoittautuivat erittäin tärkeiksi työvälineiksi: niistä oli helppo tarkistaa mitä oli sovittu, kuka tekee mitä ja missä aikataulussa. Itselläni hyvä ohjenuora oli ajatella tapahtumaa osallistujan näkökulmasta. Meistä jokainen on ottanut osaa loistavasti  onnistuneisiin ja katastrofaalisiin tapahtumiin. Hioimme yksityiskohtia näitä kokemuksia reflektoimalla.

H-hetkeä edeltävät päivät kuluivat kiivaasti sähköpostia vaihtaen, viime hetken tehtäviä listaamalla, varautumalla mitä jos -tilanteisiin ja askartelemalla järjestäjille yhtenäisiä nimikylttejä. Ehkä pieni jännitys ja päivänkulun pikkutarkka läpikäyminen mielessä edellisenä iltana edesauttoi lopputuloksen saavuttamisessa. Kun torstaiaamu valkeni räntäsateisena ja saavuimme Turun kaupunginkirjastolle, lähti kaikki rullaamaan käsikirjoituksen mukaisesti.

Tunnelmani päivän päättyessä ja kiitossanoja lausuessani oli ennen kaikkea voimaantunut, mutta myös helpottunut ja haikea. Paikkoja siivotessa ja Helsingin junaan kiirehtiessä oli hieman epäuskoinen olo – tässäkö tämä nyt oli, eikö enää tavatakaan näissä merkeissä?

Tapahtuman jälkeen: hetken huokaisu ja sitten jälkimarkkinointi
Etukäteissuunnitteluun kuului myös tapahtuman jälkimarkkinointi: heti seuraavana päivänä osallistujille lähetettiin kiitokset tapahtumaan osallistumisesta ja palautelomake. Päivän esitykset ja materiaalit tallennettiin Oppiva kirjaston wikialustalle. Palautteet on tallennettu Oppiva kirjasto-verkoston käyttöön ja niitä tullaan hyödyntämään seuraavan työpajan järjestämisessä.

Järjestäjinä saimme myönteistä palautetta erityisesti tapahtuman kaksikielisyydestä ja monipuolisesta ohjelmasta. Myös paikallinen ote ohjelman suunnittelussa sai kiitosta ja erityisen virkistäväksi koettiin kirjastomaailman ulkopuolisten esiintyjien näkökulmat. Eräs vuosia seminaareja ja koulutuksia kiertänyt kertoi ilahtuneensa kuullessaan itselleen tuntemattomia esiintyjiä. Osallistujien palautteita lukiessani on ilahduttavaa todeta meidän onnistuneen – ei yksin yksilöinä vaan yhdessä ryhmänä. 

Yhteistyön hedelmät
Näin jälkikäteen ajatellen tapahtuman järjestäminen oli yllättävän rankkaa oman päivätyön ohessa, mutta antoi ehdottomasti omaan työhön sitä paljon puhuttua suolaa ja suklaata. Voin varmasti sanoa kaikkien järjestäjien puolesta tämän olleen projekti, jossa opimme paljon uutta ja saimme uusia yhteistyökumppaneita. Verkostoissa ja yhteistyössä on voimaa ja voin lämpimästi suosittella verkostoissa toimimista kaikille! Eri kirjastosektoreilla on paljon annettavaa toisilleen, kirjastosektorit ylittävää yhteistyötä saisi olla enemmän.

”Työnjako sujui joustavasti. Yksi muisti yhden asian, toinen kommentoi toista, ja kaikesta tästä syntyi hallittu kokonaisuus. Kokonaisuutena ryhmä oli taitava, yhteistyössä enemmän kuin osiensa summa.” Suorasta lainauksesta kiitos kollegalle – enpä olisi sitä pystynyt paremmin sanomaan. Tapahtuman jälkeisissä keskusteluissa tuli vahvasti esille toive yhteistyön jatkamisesta.

Kiitos ja kumarrus Oppiva kirjasto -verkoston puolesta ja tervetuloa mukaan toimintaan! Hyvää joulun odotusta ja nähdään jälleen vuonna 2014!

Kirjoittaja Anna Laakkonen toimii informaatikkona Laurea-ammattikorkeakoulussa.