Portinvartija vai kumileimasin, eli miten Theseus-tallennuksia käsitellään ammattikorkeakouluissa?

Opinnäytetöiden käsittely Theseuksessa on osa ammattikorkeakoulukirjastojen arkea, mutta toimintatavat vaihtelevat korkeakoulujen välillä. LAB-ammattikorkeakoulussa opinnäytetöiden käsittelyn prosessia halutaan kehittää, ja tämän kehittämisen tueksi selvitimme kyselyn avulla, millaisia prosesseja muissa ammattikorkeakouluissa on käytössä. Tulokset ovat mielenkiintoisia, tässä muutamia havaintoja ja ajatuksia kyselyn perusteella.

Miksi ja miten kyselyyn päädyttiin?

Opinnäytetöiden käsittelyyn julkaisuvaiheessa käytetään LAB-ammattikorkeakoulussa paljon työaikaa ja erityisesti opiskelijoiden töistä löydetyt korjaustarpeet ja siihen liittyvä kirjeenvaihto sekä opiskelijan että ohjaajan kanssa työllistävät kirjastoa paljon. Jotta mahdollisimman monet korjaustarpeet osattaisiin laittaa kuntoon jo ennen opinnäytetyön tallentamista Theseukseen, käytiin kaikkien LABin alojen kanssa keväällä 2022 infokierros opinnäytetöiden keskeisimmistä tallennusvaiheessa havaituista haasteista. Lisäksi opiskelijoiden ohjeistusta on tarkennettu ja viestintää opiskelijoiden ohjeista lisätty. Vaikka näillä toimilla oli vaikutusta, tallennetuissa töissä on edelleen viilaamista. Aloimme pohtia, miten muissa ammattikorkeakouluissa opinnäytteiden kanssa toimitaan, teemmekö me enemmän kuin muut ja miten prosessit saataisiin mahdollisimman mutkattomiksi. Heräsi ajatus kysyä kollegoilta, ja vastausten yhteismitallistamiseksi päätimme laatia kyselyn. Theseus-toimisto lupasi ystävällisesti, että kysely voidaan lähettää Theseus-listan kautta. 

Huhti-toukokuun vaihteessa avoinna ollut toimintatapakyselymme tuotti mahtavan määrän dataa omien toimintatapojemme pohtimiseen, kiitos kaikille 21 vastaajalle. Kysely syntyi melko nopeasti LABin opinnäytetöiden Theseus-käsittelyssä mukana olevien yhteistyöllä, mutta täydellinen se ei ollut. Saimmekin aiheellista palautetta kysymysten hassusta asettelusta ja tulkinnanvaraisuudesta. Jälkiviisaana tämä on helppo todeta osuvaksi kritiikiksi. Vastauksia läpikäydessä olisi useassa kohdassa kaivannut vielä lisätietoja; kysymysten asettelu olisi ollut syytä olla tarkempi. Oma toimintamallimme taisi ohjata lomakkeen kysymysten asettelua liikaa. Jokaisesta kokeilusta kuitenkin oppii aina jotain ja myös Webropolin ominaisuudet tulevat kerta toisensa jälkeen tutummiksi, joten eteenpäin mennään. 

Kyselyymme saamiimme runsaisiin vastauksiin syventyminen kesälomien jälkeen lähti käyntiin yskähdellen: työasiat ja -rutiinit olivat lomalla tuulettuneet, kuten hyvä onkin. Ennen kesälomia ei kevään valmistumisruuhkassa kuitenkaan ollut mahdollista asiaan paneutua. Toisaalta oman tutun ajatusmallin unohtamisesta oli myös etua – se ei ohjannut tulosten käsittelyä. Millaisia ajatuksia kyselyvastaukset sitten herättivät?

Mitä opinnäytetöiden sisällöstä tarkistetaan ennen julkaisua?

Toimintatavoissa opinnäytetöiden Theseus-julkaisemisessa on amk-kirjastoissa suurta eroavaisuutta. Osalla pdf-tiedostoa ei juurikaan tarkisteta eikä siihen pyydetä muokkauksia. Osassa amkeja tarkistamista tehdään ja muokkauksia pyydetään esim. tietosuoja-asioihin, julkisuuteen liittyviin asioihin, sivunumeroinnin puuttumiseen ja kansilehden tietojen puutteellisuuteen (jos poikkeaa käytössä olevasta mallikirjoituspohjasta). 

Taulukko 1. Yleisimmät asiat, joita kirjasto tarkistaa opinnäytetyön pdf:stä ennen opinnäytetyön julkaisemista Theseuksessa (n=21)

Useassa avovastauksessa kirjoitettiin, että työn sisällölliset asiat ja ohjeiden noudattamisen valvominen kuuluvat opinnäytetöitä ohjaaville – ei kirjastolle. Vastauksista saattoi lukea myös sen, että kirjastoista on kuitenkin tullut portinvartijoita, kun Theseukseen tallennetaan töitä, joita ei voi julkaista ilman korjauksia. Miltä kaikelta voimme kirjastossa sulkea silmämme? 

Osa ammattikorkeakouluista on kuitenkin päässyt tilanteeseen, jossa kirjastossa voidaan keskittyä vain metatietojen tarkistamiseen ja päivittämiseen. Miten tämä on saavutettu? Kyselyssä asia ei suoraan käy ilmi, joten voimme vain arvailla;  mieleen tulee esimerkiksi toimiva prosessi ja kaikkien tuntemat ja noudattamat ohjeet ja toimintatavat. Myös Wihin käyttö kiinnostaa, mahdollistaisiko se paremmin prosessin eheyden esimerkiksi ohjaajanvaihdostilanteissa, ettei Theseukseen päädy osin keskeneräisiä versioita?

Metatietojen tarkistaminen

Metatietojen tarkistamisessa on myös ääripäät ja variaatioita siitä väliltä. Minimissään tarkistetaan vain pdf-tiedoston ja tekijän/tekijöiden nimi ja maksimissaan lähes kaikki Theseuksen syöttölomakkeen kuvailutiedot. Aivan kaikissa kirjastoissa ei kuitenkaan vastausten perusteella tarkisteta ja muokata pdf-tiedoston nimeä, mikä hämmästyttää, koska tarkistuksen ja muokkaamisen tarpeellisuudesta Theseus-toimisto on viestinyt monta kertaa. Vai onko vastaamisessa tapahtunut tältä osin lomakkeen täyttövirhe? 

Taulukko 2. Kirjastossa yleisimmin tarkistettavat metatiedot (n=21)

Muita metatietoja, joita kaikki eivät vastausten mukaan tarkista, ovat työn kieli, suuntautumisvaihtoehto, URN-tunnus, työn tilaaja/toimeksiantaja, liitetiedoston kesto ja lisätiedot. LUT-tiedekirjastossa olemme huomanneet, että opiskelijat valitsevat työnsä kielen väärin ja suuntautumisvaihtoehtona voi olla mitä vaan, vaikka useimmiten kenttä onkin tyhjänä. URN-tunnuksen paikalla on ajoittain jotain ihan muuta kuin URN ja toimeksiantajana on varsin usein opiskelijan oma nimi. Lisätiedot-kenttä on pääsääntöisesti tyhjä, mutta ei aina, joten sekin on syytä tarkistaa. Theseus-toimisto on viestinyt useasti myös turhista liitetiedoston kesto -metatiedoista, joten tiedon tarkistamisen tarpeellisuus pitäisi olla tiedossa. Pohdimmekin, olisiko syöttölomakkeelle mahdollista rakentaa sääntö, joka estäisi syöttämästä URN-tunnus-kenttään mitään – vain linkillä tunnuksen generointi olisi mahdollista? 

Koulutusala ja tutkinto-ohjelma tarkistetaan muutamissa kirjastoissa. LUT-tiedekirjastossa olemme lähteneet ajatuksesta, että opiskelija tietää parhaiten. Opiskelijat kuitenkin välillä kysyvät myös kirjastosta tähän neuvoja, esimerkiksi termi tutkinto-ohjelma ei kaikille ole yksiselitteinen. Joskus silmille hypähtää selkeästi virheelliseltä vaikuttava metatieto ja silloin päivitämme kuvailua opinnäytetyöstä löytyvällä tiedolla, tai tulkinnallamme oikeasta tiedosta.

Ongelma omaehtoiselle julkaistujen opinnäytetöiden metatietojen jälkikäteen tarkastamiselle, esim. pdf:n nimeäminen, on, ettei ole mahdollista ajaa Theseuksesta kuvailutiedoista raporttia, jonka avulla mahdolliset virheet olisi helppoa havaita ja sen jälkeen korjata Theseukseen. Manuaalisessa yksitellen tarkistamisessa Theseuksen käyttöliittymässä ei ole järkeä: se on todella hidasta. Jos tietoja voisi hakea esim. Exceliin, voisi pari kertaa vuodessa tehdä omaehtoista tarkistusta ja tietojen päivittämistä.

Jälkiviisaana voi todeta, että olisimme voineet kysyä, paljonko resursseja kirjastoissa on opinnäytetöiden julkaisuun ja millaisia töiden tallennusmäärät ruuhka-aikoina ovat. Vastausten äärellä mieleen nousi myös kysymys: onko kirjastoissa ruuhka-aikoina ”pakko” laistaa metatietojen tarkistamisesta, jotta töiden käsittelytulvasta jotenkin selvitään?

Julkaistujen töiden muokkaus- ja poistopyynnöt

Kirjastoon tulevien, jo julkaistuja opinnäytetöitä koskevien yhteydenottojen, aiheissa erottui selvä kolmen kärki.  Yhteydenotot koskevat yleisimmin työn siirtämistä avoimen ja käyttörajatun kokoelman välillä, kirjoitusvirheitä tai muita ulkoasuun liittyviä korjaustarpeita tai muokkaustarvetta toimeksiantajan kehotuksesta. Suurimmassa osassa ammattikorkeakouluja kirjasto tekee muokkauksia ja poistoja yleisimmin opiskelijan pyynnöstä.

Opinnäytetyön poistamisessa Theseuksesta ammattikorkeakouluilla on vaihtelevia käytänteitä. Osassa kirjastoja opinnäytteitä ei poisteta Theseuksesta lainkaan, monella vaihtoehtona poistamiselle on siirtäminen käyttörajattuun kokoelmaan. Myös työn siirtoja oppilaitoksen omaan sähköiseen arkistoon tehdään, muutama maininta tuli myös painetusta kappaleesta kirjaston kokoelmaan. 

Kuinkahan monella amkilla on vahva tunnistautuminen käytössä muutospyynnöille ja/tai Theseuksesta poistamispyynnöille? Tätä emme kysyneet, mutta yhdessä avovastauksessa vahvaa tunnistautumista vaativa verkkolomake mainittiin kokoelmasiirtopyynnöille. Väärinkäyttämistä, esim. poistopyyntö toisen nimissä ja työn muokkaamista sen jälkeen omiin nimiin, on mahdollista yrittää. Ilmeisesti tällaista on jo jossain tapahtunutkin, mutta tekijä jäi kiinni yrityksestään?

Kolme ammattikorkeakoulua, joissa ei julkaistujen opinnäytteiden käsittely työllistä

Kirjastoon tulevien yhteydenottojen määrässä onkin sitten hajontaa. Neljään ammattikorkeakouluun LAB mukaan lukien  yhteydenottoja tulee päivittäin tai lähes päivittäin. Meillä sähköpostirallit ovat erityisesti ruuhka-aikoina uuvuttavia ja aikaa vieviä. Toisaalta taas kolme vastaajaa ilmoittaa saavansa yhteydenottoja harvemmin kuin kuukaudessa. Miten tähän on päästy? Äkkinäinen ajatus oli, että toimintatavat ovat kenties yhtenäisiä, mutta näin ei näiden ammattikorkeakoulujen vastausten perusteella asia ole. Kaikilla kolmella on erilaiset tarkistukset pdf-tiedostolle: yhtään yhteistä tarkistettavaa asiaa ei löydy. 

Tehtävät tarkistukset liittyvät tietosuojaan, julkisuuteen, tietojen peittämiseen/mustaamiseen ja työn kansilehden tietoihin – kaikki kuitenkin pyytävät muokkauksia tarkistamiinsa asioihin. Metatietojen osalta yhteistä kaikille on vain tekijän/tekijöiden nimen, opinnäytetyön otsikon sekä kirjoituskielen mukaisen tiivistelmän tarkistaminen. Kaikki saavat yhteydenottoja julkaistuissa töissä huomatuista henkilötiedoista, lisäksi pyydetään työn siirtämistä toiseen kokoelmaan; muuten yhteydenottojen aiheet vaihtelevat. Toimeksiantajilta tulee muokkauspyyntöjä kaikille. 

Julkaistujen opinnäytetöiden muokkaus- ja poistopyyntöjen osalta yhteistä on vain poistaminen opiskelijan pyynnöstä. Todennäköisesti kysymyksemme poistosta on tulkittu laajemmin kuin ajatuksemme oli: ajattelimme työn poistamista kokonaan Theseuksesta. Avovastausten pohjalta vain yhdessä näistä kolmesta töitä poistetaan kokonaan Theseuksesta – vain painavista syistä eikä päätöstä tehdä kirjastossa. Missään ei kuitenkaan ole vaihtoehtoa Theseuksessa julkaisemiselle. Myöskään hyväksiluettuja opinnäytetöitä ei tällä hetkellä ole kenelläkään kolmesta. 

Varovaisesti voidaan tulkita, että kirjaston osuus ja tehtävät ovat selkeitä ja määriteltyjä, mikä vähentää kirjastoon tulevien yhteydenottojen määrää. Taustalla voi vaikuttaa toki myös asioita, jotka eivät kyselyssä näy, kuten opiskelijoiden opinnäytetyöhönsä saama kielenhuollollinen tuki opinnäytetyön kirjoittamisen aikana, jonka voisi ajatella vaikuttavan positiivisesti myös töiden virheettömyyteen. Kaikilla julkaisutarkistus on kevyt opinnäytetyön pdf:n osalta, kahdella myös metatietojen osalta – toinen ei ilmoita tarkistavansa pdf:n nimeämistä. Pdf:n nimien muokkaaminen on meillä LABissa melkoinen urakka. Asiasta infoamisella on saatu oikein nimettyjen tiedostojen lukumäärää suuremmaksi, mutta työsarkaa riittää vielä. 

Theseukseen tallentaminen on vakiinnuttanut asemansa

Kysyttäessä, onko Theseus-tallentamiselle vaihtoehtoja, valtaosa vastasi kieltävästi. Jos vaihtoehto oli olemassa, se on yleisimmin kirjaston painettu kokoelma ja oppilaitoksen arkisto, myös oma opinnäytetyövarasto tai -tietokanta sai muutaman maininnan. LABissa vaihtoehto Theseus-julkaisemiselle on tallentaminen oppilaitoksen omaan sähköiseen arkistotietojärjestelmään. Tähän on laadittu prosessi, jossa työn kuvailutiedot (pl. tiivistelmä) ovat löydettävissä LAB Primosta ja työ toimitetaan kirjaston kautta arkistoon.

Hyväksiluetut opinnäytetyöt eivät kovin monelle kirjastolle olleet vielä tuttuja. Theseukseen niitä tallennettiin vain harvoin, useammin osoite oli oma arkisto. LABissa hyväksiluettuja opinnäytetöitä on ollut muutamia: välitämme kirjastosta työt oppilaitoksen arkistoon. Kuvailutietoja ei kuitenkaan lisätä kirjaston tietojärjestelmään: uskomme opinnäytetyön hyväksyneen oppilaitoksen luetteloineen sen omien toimintatapojensa mukaisesti. 

Pitäisikö opiskelijan saada päättää työnsä julkistamismuodosta itse?

Operight-sivustolla todetaan opiskelijan olevan opinnäytetyönsä tekijänoikeuden haltija ja voivan määrätä teoksensa käytöstä. Sivustolla on linkit Tekijänoikeusneuvoston lausuntoihin 2018:9 ja 1989:4, joissa on otettu kantaa opinnäytetöiden tekijänoikeusasioihin. Tietosuojavaltuutetun toimiston 27.7.2010 päivitetyssä oppaassa todetaan, että oppilaitos on opiskelijan tekijänoikeuden vuoksi velvollinen sopimaan kokonaisen opinnäytetyön julkisuuteen saattamisesta, jollaista on myös työn laittaminen internetiin, tekijän kanssa. 

Tämän pohjalta olemme LABin opinnäytetöiden osalta linjanneet, että opiskelijalla on oikeus päättää siitä, julkistetaanko hänen työnsä verkossa julkaisuarkistossa ja hänellä on myös oikeus pyytää työnsä poistamista julkaisuarkistosta, vaikkei edellä mainituissa oteta poistamiseen suoraan kantaa. Jos opiskelija ei työtään Theseukseen halua, tai haluaa sen sieltä julkistamisen jälkeen pois, voidaan työ tallentaa arkistotietojärjestelmään, ja vanhempien töiden osalta paperiarkistoon. LABin töiden osalta tarjoamme ensin työn siirtämistä Theseuksen käyttörajattuun kokoelmaan, mutta LABin edeltäjien Lahden ja Saimaan ammattikorkeakoulujen töitä emme voi sinne siirtää. Arkistoitujen opinnäytetöiden kuvailutiedot, joihin ei sisälly tiivistelmää, ovat löydettävissä LAB Primosta, jolloin julkisuusvaade täyttyy.

Miten tästä eteenpäin? 

Omien toimintatapojemme pohtiminen ja mahdolliset muutokset ovat vielä to do -listalla. Kyselyyn saatujen avovastausten pohjalta vaikuttaa siltä, että yhteinen keskustelu ja kokemusten vaihtaminen toimintatavoista voisi olla hedelmällistä, vaikkei kukaan voikaan sanella tai määrätä miten kukin ammattikorkeakoulu itsenäisenä oikeustoimihenkilönä loppupelissä toimii, eikä yhteen muottiin valaminen välttämättä ole tarkoituksenmukaistakaan.  Vastausten äärellä heräsi myös paljon uusia kysymyksiä. Voisiko jollain aikataululla paljon puhutusta tekoälystä olla apua sujuvoittamaan Theseuksen julkaisuprosessia, esimerkiksi tiedostomuodon ja/tai saavutettavuuden tarkistamisessa? Toki tässä, kuten muissakin teknisessä kehittämisessä on hyvä muistaa, että Theseus on vain yksi Kansalliskirjaston ylläpitämistä julkaisuarkistoista ja ehdotettujen muutosten tulisi olla tarkoituksenmukaisia kaikille toteutuakseen. Olisikohan amk-kirjastoissa opinnäytetöitä käsittelevillä intoa yhteisiin tapaamisiin, joissa voitaisiin yhdessä vertailla toimintatapoja ja oppia toisiltamme? Amk-yhteisö on innostuva ja eteenpäin pyrkivä.

Kyselyyn saadut vastaukset välitettiin keväällä Theseuksen sähköpostilistalla, jos tarkempi tutustuminen kerättyyn aineistoon kiinnostaa. Suurkiitos vielä kerran teille vastaajille ja Theseus-toimistolle luvasta käyttää yhteistä sähköpostilistaamme kyselylinkin jakeluun!