Porkkanaa vaan ei keppiä – Centria-ammattikorkeakoulun julkaisutiedonkeruun kehittäminen

Opetus- ja kulttuuriministerin velvoittama julkaisutiedonkeruu on Centria-ammattikorkeakoulussa ollut kirjaston vastuulla vuodesta 2006. Päädyimme monen muun ammattikorkeakoulun tavoin tallentamaan julkaisujen viitetiedot aineistotietokanta Colibriin, jonne tehtiin julkaisurekisterin nimellä kulkenut lisuke. Vaikka julkaisurekisterin tulostus- ja tallennusoptioissa on toivomisen varaa, paljon julkaisevat henkilöt ovat olleet tyytyväisiä siitä, että heidän julkaisunsa ovat olleet helposti löydettävissä.

Colibrin julkaisurekisteri oli opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruun kannalta toimiva ratkaisu niin kauan, kun julkaisuista kerättiin lukumäärätietoja. Vuosittainen raportointi ei vaatinut juuri muuta kuin muutamia yhteenlaskutoimituksia. Kun julkaisujen metatietoja alettiin kerätä vuonna 2012, muuttui myös raportointi haasteellisemmaksi. Raporttitaulukon kasaaminen oli työlästä käsityötä. Kirjastossa käytettiin kymmeniä työtunteja julkaisujen selvittämiseen ja tarkistamiseen, sillä moni tiheästi julkaiseva kirjoittaja oli tottunut viemään valmiin tuotoksensa kirjastohenkilöstön pöydälle tilastointia varten. Oli tarpeen miettiä workflowta uudelleen ja tehdä prosessista ketterämpi ja vähemmän kirjastoa kuormittava.

”Pitääkö mun täyttää joku lomake?”
Otimme alkuvuodesta 2015 käyttöön Webropolin pohjalta toimivan lomakejärjestelmän. Henkilöstöä pyydetään nyt tallentamaan itse julkaisunsa metatiedot. Lomakkeessa on kentät kaikille opetus- ja kulttuuriministeriön vaatimille tiedoille, mutta vain osa kentistä on pakollisia, jotta lomakkeesta ei tulisi ylivoimainen täyttää. Kirjasto tarkentaa ja pyytää tarvittaessa lisätietoja ilmoittajalta. Tietojen tarkistaminen ja täydentäminen on osoittautunut vähemmän työllistäväksi kuin tietojen moninkertainen tallentaminen – ensin Colibriin, sitten raporttiin. Kun julkaisut ihannetilanteessa ilmoitetaan sitä mukaa kuin niitä tehdään, työmäärä jakaantuu tasaisemmin pitkin vuotta.

Julkaisutiedonkeruun tekninen toteutus on ollut verraten helppoa. Kokonaan toinen kysymys on, miten saadaan kirjoittajat ilmoittamaan julkaisunsa. Lukuisista tietoiskuista ja viesteistä huolimatta raportoitujen julkaisujen määrä on vuosittain jäänyt vähäisemmäksi kuin julkaisujen todellinen määrä. Kevättalvella 2015 joku heitti puolitosissaan ilmaan ajatuksen palkkiojärjestelmästä. Viestintäpäällikön kanssa yhteistyössä päätimme viedä asiaa eteenpäin, varmana siitä, että ammattikorkeakoulun johtoryhmä tyrmää esityksen. Iloinen yllätys oli, että johtoryhmä kannatti esitystä yksimielisesti. Henkilöstön julkaisuista maksettaisiin vastedes rahallinen palkkio. Kirjasto sai tehtäväkseen suunnitella järjestelmän toteutuksen.

”Miksi mun blogiteksti ei kelpaa?”
Palkkion maksamisen prosessi ja kriteerit haluttiin pitää kontrolloituina. Siksi julkaisupalkkio myönnetään vain niistä julkaisuista, jotka tekijä tai yksi tekijöistä on ilmoittanut webropol-lomakkeella julkaisutiedonkeruuseen. Laadimme julkaisutiedonkeruu-ohjeistuksen linkkeineen LibGuides-alustalle, joka linkitettiin sisäiseen portaaliin. Ilmoituksen saatuaan ja julkaisun kelvolliseksi todettuaan kirjaston vastuuhenkilö lähettää esitäytetyn, osin kirjoitussuojatun palkkiolomakkeen tekijöille, joiden tehtävänä on toimittaa lomakkeensa palkkahallintoon maksua varten. Vuoropuhelun kirjaston ja palkkahallinnon välillä täytyy olla jatkuvaa, jotta mahdolliset väärinkäsitykset ja päällekkäisyydet, vilunkiyrityksistä puhumattakaan, saadaan eliminoitua.

Tätä kirjoitettaessa, syyskuun loppupuolella, on takana puolisen vuotta palkkiokäytäntöä. Kokemukset ainakin tiedonkerääjän näkökulmasta ovat rohkaisevat. Julkaisuja on ilmoitettu reilusti yli puolet viime vuoden kokonaissaldosta. Suurin osa ilmoituksista tulee yleensä loppuvuodesta, joten näyttäisi alustavasti siltä, että pääsemme tänä vuonna julkaisujen määrässä tavoitteeseen. Kirjoittajilta tullut palaute on ollut pääosin myönteistä. Toki aina löytyy henkilöitä, joiden mielestä systeemi on työläs. Eniten hämmennystä on aiheuttanut eri julkaisutyyppien tunnistaminen, joka on meille tiedonkeruun ammattilaisillekin tuttu päänvaiva. Erityisesti vertaisarvioidun julkaisun tunnusmerkit ovat monille vieraat. Termit eivät aina avaudu: esimerkiksi volyymi-kohtaan on tullut vastauksena ”500 kpl”. Usein myös tarjotaan blogitekstejä tai erilaisissa portaaleissa tai nettisivuilla julkaistuja tekstejä.

Virta minne veneen vie…
Noora Montonen Laurea-ammattikorkeakoulusta teki keväällä 2015 kyselyn ammattikorkeakoulujen julkaisupalkkiokäytännöistä. Kahdeksan ammattikorkeakoulua ilmoitti maksavansa henkilöstölle palkkioita julkaisuista. Osa ammattikorkeakouluista maksaa palkkion vain julkaisutyyppien A-D julkaisuista, ja joissain ei makseta, jos kirjoittaminen on mukana henkilön työaika- tai hankeresursseissa. Meillä päädyttiin tässä vaiheessa ratkaisuun, jossa kaikista julkaisuista, myös taiteellisesta toiminnasta sekä patenteista ja keksintöilmoituksista, maksetaan palkkio, kunhan muut kriteerit täyttyvät. Palkkion kannustearvo halutaan pitää korkeana. Vuoden vaihtuessa näemme, millainen vaikutus palkkiomenettelyllä on julkaisujen lopulliseen määrään. Mikä onkaan Virta-julkaisutietovarannon vaikutus työprosessiin, jää sekin tulevina vuosina nähtäväksi.

Marjo Pekola
informaatikko
Centria-ammattikorkeakoulu