Ostetaan kuvailua, markalla ja kahdella jo paljon saa

Savonia-ammattikorkeakoulun kirjastossa jouduttiin pohtimaan kuvailun jatkoa nopealla aikataululla, koska pitkään kuvailua tehnyt tietopalvelusihteerimme siirtyi viime vuoden loppupuolella toisiin tehtäviin. Muutos on aina myös mahdollisuus ja melkeinpä heti mieleeni tulikin Positiivareiden Aamun ajatus: ”Kun pelkäät muutosta, odotat sen huonontavan asioita. Kun toivot muutosta, odotat sen parantavan asioita. Hyvin usein odotuksesi palkitaan.” Siispä yritin ajatella, että muutosta on toivottu...

Savonia-ammattikorkeakoulu on yksi Suomen suurimmista ja monipuolisimmista ammattikorkeakouluista. Koulutusyksikkömme sijaitsevat Kuopiossa, Iisalmessa ja Varkaudessa. Savoniassa työskentelee yhteensä n. 500 työntekijää, opiskelijoita on lähes 6000. Kirjaston henkilökuntaan kuuluu johtava informaatikko, 4 informaatikkoa ja 5 tietopalvelusihteeriä. Kuvailu kuului vielä viime vuonna osa-aikaisesti kahden tietopalvelusihteerin toimenkuvaan. 

Työpäivässä tulee kuvailtavaksi keskimäärin 7 tietuetta (1400 nimekettä / 10 kk / n. 20 työpäivää/kk). Lisäksi jo tehtyjä kuvailuja joudutaan tietenkin korjaamaan ja päivittämään (tilastojen mukaan noin 27 päivitystä/pvä). Määrät eivät kuulosta suurilta ja periaatteessa kuvailun ehtisi hyvin hoitaa yksi päätoiminen henkilö. 

Tulevaisuudessa painetun aineiston määrä vähentynee ja e-aineiston puolestaan lisääntyy, mutta tämä muutos ei näyttäisi ainakaan toistaiseksi nopeuttavan kuvailua, vaan jopa päinvastoin. Pelkästään paikalliskantaan tehtynä kuvailun voisi hoitaa kevyemminkin, mutta metatietovarannossa työskentelyn lähtökohta on laadukkaan datan tuottaminen yhteiskäyttöön yhdenmukaisin periaattein; sooloilla ei saa, kuvailu on tehtävä määrätyllä tasolla, ja havaitut virheet tulee korjata. 

Ostopalvelu mielessäin 

Henkilöstötilanteemme muuttuessa kuvailun ostopalvelua päätettiin harkita uudestaan. Kysyimme kokemuksia ostopalvelusta Kuopion, Tampereen ja Turun kaupunginkirjastoista. Tampereen kaupunginkirjasto demosi meille käytäntöjään ja toimintaperiaatteitaan. Yleisillä kirjastoilla on ollut jo vuosia suunnitelmia kansallisesta kuvailukeskuksesta. Välillä ideointi on aktiivisempaa, välillä rauhallisempaa (esim. https://www.kirjastokaista.fi/anu-jappinen-metatietoprosessin-uudistaminen/). 

Tiedustelin marraskuun alussa Kansalliskirjaston halukkuutta myydä kuvailua, koska se sopisi mielestämme Kansalliskirjaston toiminta-ajatukseen, tehtävään ja strategiaan. Ehdotus ei saanut vastakaikua: ”Meillä ei ole suunnitelmissa alkaa myydä kuvailutietoja. Sen sijaan kehitämme jatkuvasti työkaluja, prosesseja ja yhteistyötä eri toimijoiden kanssa, jotta kirjastojen kuvailutyö tehostuu ja laatu olisi hyvä.” Hyvä perustelu, mutta kirjastojen näkökulmasta kuitenkin hieman abstrakti.  

Yleisillä kirjastoilla on vuosisopimukset Kirjastopalvelun kanssa kuvailutyön hankinnasta. Emme pitäneet vuosisopimusta meille hyvänä ratkaisuna, koska poimimme suurimman osan (yli 70 %) aineistosta joka tapauksessa metatietovarannosta ilmaiseksi. Vuosisopimuksen sijaan neuvottelimme nidekohtaisen tarjouksen, jossa laskutus tapahtuu todellisten kuvailtujen tietueiden lukumäärän mukaisesti. Olimme päättäneet ostaa kuvailun pääasiassa kansainväliselle ja e-aineistolle. Tarjouksessa oletettiin, että aineisto on lähes täysin tai suurelta osin muuta kuin mikä Kirjastopalvelun perustyöhön kuuluu yleisille kirjastoille ja Fennicaan. Hinnoittelua tarkistetaan kolmen kuukauden koekäytön jälkeen. 

Laihaa tietoo sekä muutama kokemus  

Kumppanitunnusten luomiseen ja verkkoyhteyksien testaamiseen meni toista viikkoa, ennen kuin kaikki mahdolliset asiat oli huomioitu. E-aineistojen kuvailua varten aineisto tulee pystyä avaamaan. Tätä varten Kirjastopalvelu muodostaa VPN-yhteyden Savonian verkkoon. Kirjastopalvelu kuvailee aineistomme suoraan Alephiin, josta tietue replikoituu LOW-tagin lisäämällä paikallistietokantaan eli Voyageriin. Voisi ajatella, että yksi kuvailijamme työskentelee Kirjastopalvelussa. 

Ennen kuvailun aloittamista määrittelimme mm. käytettävät asiasanastot, luokitukset, tiivistelmät ym. organisaatiokohtaiset käytännöt. Organisaatiokohtaiset merkinnät tallennamme itse ainoastaan paikalliskantaan. Ilmoitamme Kirjastopalvelulle kuvailtavaksi haluamamme aineiston Google Sheets:ssä olevaan taulukkoon: ISBN, e-aineiston linkki, luettelointistatus, käsittelijöiden tiedot (Kirjastopalvelussa 6 eri kuvailijaa) ja muita mahdollisia merkintöjä. Yhteistyökumppaneidensa välityksellä Kirjastopalvelu saa kuvailtavan aineiston käsiinsä melko hyvin. BookWhere:n sijaan heillä on käytettävissä brittiläinen BDZ-tietokanta, joka on kattavuudeltaan samaa tasoa BookWhere:n kanssa. Jos painettua aineistoa ei ole ollut kuvailijalla käsillä, olemme skannanneet nimiön, alkusivuja ja kolofonin kuvailua varten. Näitä kuvailuja on ainakin vielä testivaihteessa syynätty tavallista tarkemmin.

Maaliskuun loppuun mennessä uusia nimekkeitä oli lisätty yhteensä 431, joista kuvailu ostettiin 71 tietueelle. Puolet tästä on ollut e-aineistoa ja puolet painettuja ulkomaisia kirjoja. Sivuja skannattiin viidestä kirjasta. Kuvailuun olemme olleet pääosin tyytyväisiä ja yhteistyö on sujunut hyvin. Erinomaista on se, että kuvailu tehdään suoraan Alephiin ilman mitään ftp-kansioita, koti- ja ulkomainen sisällönkuvailu on riittävän laadukasta ja korjauksiin ja pyyntöihin on reagoitu nopeasti. Muutamia virheitäkin on toki havaittu ja korjattu: alanimeke, julkaisuvuosi, vastuullisuustiedot tai ohitusindikaattori on ollut virheellinen. 

Kirjastopalvelun tarjoama tietuekohtainen hinta on varsin korkea, mutta palvelun puolesta olemme kiinnostuneita jatkamaan ostopalvelua ainakin jossakin muodossa. Vaikka yksi työntekijä ehtisi kuvailla kaiken aineiston, on sen jättäminen yhden osaavan henkilön varaan liian riskialtista. Samoin on tilanteita - esimerkiksi vuodenvaihteen täydennyshankinnat - jolloin kuvailu ruuhkautuu tavallista suurempien kertahankintojen takia, jolloin on hyvä olla useampi käsipari tekemässä työtä. Kolmen kuukauden kokemuksen perusteella voi sanoa, että muutos antoi oivallisen tilaisuuden kokeilla ja sen myötä kohdentaa voimavaroja enemmän henkilökohtaiseen palveluun ja neuvontaan.

Otsikon ja väliotsikoiden lähteet:

”Ostetaan kuvailua, markalla ja kahdella jo paljon saa”. Ostakaa makkaraa. Englantilainen markkinalaulu.

”Ostopalvelu mielessäin”. Mäntsälä mielessäin. Kake Singers  

”Laihaa tietoo sekä muutama kokemus”. Se Oikea. Jenni Vartiainen

Kirjoittaja:

Anne Mikkanen, informaatikko, Savonia-ammattikorkeakoulu