Opinnäytetöiden sähköistä arkistointia TAMKin malliin

Ammattikorkeakouluissa on ollut viime vuosina paljon esillä opinnäytetöiden arkistointiin liittyvät kysymykset. Olisiko sähköinen järjestelmä toimiva vai pitäydytäänkö perinteisessä paperisessa arkistossa? Tässä kokemuksia kirjaston näkökulmasta TAMKissa käyttöönotetusta sähköisestä arkistointijärjestelmästä.

Lähtötilanne

Uuden Tampereen ammattikorkeakoulun aloittaessa toimintansa vuoden 2010 alussa käytössä ei ollut toimivaa arkistointijärjestelmää. Arkistointikäytäntöjen selvittämisestä tuli muutaman vuoden kestänyt prosessi. Ensimmäinen askel kehittämisessä oli asiakirjahallinnon asiantuntijan palkkaaminen ja tavoitteen asettaminen sähköiseen arkistointijärjestelmään siirtymiseen.  Samaan järjestelmään tallennettaisiin sähköisenä kaikki TAMKin säilyttämistä edellyttävät asiakirjat. Arkistolaitos antoi syksyllä 2014 päätöksensä ammattikorkeakoulujen velvollisuudesta arkistoida kaikki opinnäytteet ja TAMK sai luvan käyttää arkistointiin sähköistä Tweb-järjestelmää.

Käyttöönotto

Triplan Oy:n Tweb-järjestämä otettiin TAMKisssa käyttöön opinnäytteisiin liittyvien asiakirjojen arkistointialustana tammikuussa 2015. Asiakirjahallinto, kirjasto ja palvelusihteerit sopivat, että opinnäytteet ja paperisiin opinnäytteisiin liittyvät julkaisusopimukset arkistoi kirjasto. Tähän ratkaisuun päädyttiin, koska kirjasto kerää opiskelijoilta joka tapauksessa opinnäytteet ja julkaisusopimukset. Näin sama toimija hoitaa opinnäytetyön osalta prosessin loppuun saakka.

Kirjaston osuus haluttiin pitää kevyenä. Palvelusihteeri avaa asian Twebiin ja arkistoi kaikki muut opinnäytteen tekemiseen liittyvät asiakirjat, kuten opettajan arvioinnin, sopimuksen opinnäytteen tekemisestä ja työelämän edustajan lausunnon. Kirjaston vietyä opinnäytteen järjestelmään palvelusihteeri sulkee asian arkistointiprosessin lopuksi.

Kirjaston osalta järjestelmän virallinen käyttöönotto siirrettiin syksyyn 2015.  Kirjastolla oli aikaa informoida asiasta opiskelijoita ja opettajia sekä laatia ohjeistukset kirjaston www-sivuille ja intraan. Arkistointia harjoiteltiin jo keväällä opinnäytetöillä, joiden tiedot löytyivät Twebistä opiskelijan toimittaessa opinnäytettään kirjastoon.

Mitä käytännössä tapahtuu?

Paperisten opinnäytteiden arkistokappaleen keräämiseen käytetään Funet FileSender -palvelua. Palvelu oli jo aiemmin TAMKissa käytössä ja sen avulla voidaan kerätä myös luottamuksellisten opinnäytteiden arkistokappaleet.

Opiskelijan tallentaessa työnsä Theseukseen prosessi on kaikkien osapuolten kannalta helppo. Opiskelija tekee vain tallennuksen Theseukseen. Kirjastossa tarkistetaan työn hyväksymisen yhteydessä, onko palvelusihteeri jo avannut asian Twebiin. Jos opiskelijan työ löytyy Twebistä, kirjasto suorittaa samalla myös opinnäytteen arkistoinnin kopioimalla Theseuksesta pdf-tiedoston arkistointia varten. Ellei työtä löydy, opinnäytetyön tilanne tarkastetaan myöhemmin Twebistä.

Paperisen työn prosessi on sekä kirjaston että opiskelijan kannalta hiukan monimutkaisempi. Opiskelijan tulee kansitetun kappaleen lisäksi toimittaa kirjastoon sähköisesti täytetty julkaisusopimus, jolla opiskelija antaa luvan opinnäytetyön kirjastokäyttöön. Lisäksi hänen tulee lähettää arkistokappale sähköisesti Funet FileSenderin avulla. Tämän jälkeen kirjasto arkistoi opinnäytetyön, jos asia on avattu jo Twebiin. Kirjaston kannalta haasteena on, että arkistoitaessa opinnäytettä ja julkaisusopimusta prosessi tehdään kahteen kertaan; ensin arkistoidaan opinnäytetyö ja sitten julkaisusopimus. Näin ollen paperisten opinnäytteiden arkistointi on hitaampaa kuin sähköisten opinnäytteiden.

Arkistoitikappaleen luovuttamista valvotaan samalla tavalla kuin opinnäytteen luovuttamista kirjastoon yleisestikin. Kun opiskelija on tallentanut opinnäytteensä Theseukseen, laitetaan samalla kirjaston kuittaus opiskelijarekisteri Winhaan. Jos opiskelija toimittaa kansitetun työn, on hänen täytettävä lisäksi sähköinen julkaisusopimus sekä toimitettava arkistokappale Funet FileSenderilla. Tämän jälkeen kirjasto kuittaa Winhaan opinnäytteen luovutuksen kirjastoon. Opintosihteeri tarkistaa ennen tutkintotodistuksen luovutusta tämän kuittauksen. Opiskelija ei voi valmistua, ellei opinnäytettä ja arkistokappaletta ole toimitettu kirjastoon.

TAMKin kirjastossa arkistointia hoitavat samat kaksi henkilöä, jotka muutenkin vastaavat opinnäytetyöprosessista, kuten paperisten töiden luetteloinnista, Theseukseen tallennettujen töiden hyväksymisestä, yleistä ohjaamisesta ja neuvomisesta.

Haasteita

Arkistointiprosessi koetaan kirjastossa toimivaksi, vaikka haasteitakin riittää. Kirjaston kannalta ongelmallisinta lienee, jos palvelusihteeri ei olekaan avannut asiaa Twebiin kun kirjasto olisi tallentamassa opiskelijan palauttamaa työtä. Asiaa ei saada vietyä kerralla loppuun, vaan kirjasto joutuu käymään Twebiin tallennettuja asioita läpi uudelleen, kunnes asia löytyy sieltä. Palvelusihteeri ei voi avata asiaa Twebiin ellei opettaja ole toimittanut asiakirjoja arkistoitavaksi. Prosessin sujuvuuden kannalta on olennaista, että opettaja toimittaa ajallaan opinnäytteeseen liittyvät asiakirjat palvelusihteerille.

Kun syksyllä 2015 aloitimme systemaattisen arkistokappaleiden keräämisen, kohtasimme kirjastossa myös vastarintaa opiskelijoiden suunnalta. Muutama opiskelija kieltäytyi toimittamasta sähköistä arkistokappaletta vedoten siihen, ettei hänellä ollut tietoa arkistokappaleen toimittamisesta opinnäytetyöprosessin alkaessa. Kirjastolta edellytettiin useita sähköposteja ja pitkää pinnaa, ennen kuin arkistokappale saatiin kirjastoon. Nykyisin prosessi on onneksi vakiintunut eikä herätä opiskelijoissa vastarintaa.

Kirjastossa ollaan ajoittain ihmetelty tilanteita, joissa löydämme opiskelijan työn Twebistä ja työtä arkistoitaessa sitä ei enää löydykään. Tähän virhetilanteeseen ei edes TAMKissa Twebin pääkäyttäjänä toimiva asiakirjahallinnon asiantuntija löydä selitystä.

Sähköinen arkistointi: hyvä vai huono?

Kirjaston arkistoinnista vastaavien mielestä sähköinen arkistointi on ehdottomasti kätevä ja hyvä asia. Sähköinen arkistointi on nykypäivää ja on järkevää, että kaikki opinnäytteisiin liittyvät asiakirjat löytyvät samasta paikasta. Sähköinen arkistointi ei myöskään vie fyysistä varastotilaa kuten paperiset arkistokappaleet.

TAMKin prosessi kaipaa toki vielä hienosäätöä. Alustavasti on keskusteluissa mainittu mahdollisuus, että kirjasto voisi avata itse asian Twebiin minitiedoilla, jolloin arkistointi voitaisiin aina tehdä opinnäytetyön luovutuksen kuittauksen yhteydessä. Tämä helpottaisi prosessin sujuvuutta huomattavasti.

Positiivinen yllätys on ollut, että lisätyönä opinnäytteiden muun käsittelyn päälle tullut arkistointi ei ole lisännyt työmäärää kohtuuttomasti.