Opinnäytetöiden aineistonhallinta, HTK ja tietosuoja: Mitä opinnäytetyössä tulee huomioida?

Opinnäytetöiden aineistonhallintaan ja tietosuojaan liittyvät kysymykset herättävät uusien ohjeistusten ja säädösten myötä yhä enemmän keskustelua. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) uusi hyvän tieteellisen käytännön ohjeistus (HTK-ohje) koskettaa myös opinnäytetyön tekijöitä ja ohjaajia, ja myös Arene on tuottanut eettisten ohjeiden yhteyteen uuden opinnäytetyön aineistonhallintasuunnitelmaohjeen ja -pohjan. Miten aineistonhallintaan ja tietosuojaan liittyviä asioita opinnäytetyössä tulee toteuttaa ja edistää?

Ajankohtaisista opinnäytetöiden aineistonhallinnan ja tietosuojan kysymyksistä keskusteltiin Avoin TKIO -verkoston järjestämässä webinaarissa 26.5.2023. Sen materiaalit löytyvät Avoin TKIO -eDuunista. Tässä kirjoituksessa jatkamme tuota keskustelua tuomalla esiin esitelmien keskeisiä havaintoja ja peilaamalla niitä päivitettyyn HTK-ohjeeseen sekä uuteen Arenen aineistonhallintasuunnitelmaohjeeseen ja -pohjaan.

HTK-2023 ohjeen soveltaminen käytännössä 

Tutkimuseettisen neuvottelukunnan tänä keväänä päivittämä uusi  HTK-ohje selkeytti hyvän tieteellisen käytännön ja sen mahdollisen loukkaamisen käsittelyä opinnäytetöissä. Hyvän tieteellisen käytännön noudattaminen on edellytys opinnäytetyön hyväksymiselle, mutta noudattamisen valvonnasta vastaa korkeakoulu itse, ei TENK. Uudessa ohjeessa todetaankin, että:

Myös korkeakoulujen opinnoissa sekä niihin liittyvissä perustutkintojen ja lisensiaatintutkintojen opinnäytteissä tulee noudattaa HTK-ohjeessa kuvattuja hyvän tieteellisen käytännön menettelytapoja. Niihin perehdyttämisen tulee olla kiinteä osa korkeakoulujen antamaa perus- ja jatkokoulutusta. Perustutkintojen opintoihin ja opinnäytteisiin liittyviä HTK-loukkausepäilyjä ei kuitenkaan käsitellä HTK-ohjeen kuvaamassa prosessissa vaan korkeakoulujen sisäisten prosessien ja ohjeistusten mukaisesti. (Tutkimuseettinen neuvottelukunta 2023, 9.)

Esitellessään TENKin uutta HTK-ohjetta Susanna Näreaho korostikin sitä, että hyvän tieteellisen käytännön opettaminen, soveltaminen ja valvominen on korkeakoulun oma prosessi, myös opintovilpin osalta. Muutos-, valitus- yms. mahdollisuudet määräytyvät korkeakoulussa käytetyn prosessin mukaan, eikä päätökseen tai prosessiin tyytymätön voi pyytää lausuntoa TENKiltä.

Opinnäytetyötä ei siten käsitellä varsinaisena tieteellisenä työnä, vaan tieteellisten menetelmien ja hyvän tieteellisen käytännön opetteluna. Hyvään tieteelliseen käytäntöön sisältyy niin laadukas aineistonhallinta, tutkimusetiikka kuin tietosuojastakin huolehtiminen, ja onkin tärkeää, että opiskelija saa opinnoissaan riittävät valmiudet näiden toteuttamiseksi.

Miksi opinnäytetöiden aineistonhallintaa?

Mikäli opiskelija käsittelee aineistoa omassa opinnäytetyössään – oli se opiskelijan itsensä keräämää tai valmiiksi kerättyä aineistoa – hänen on syytä suunnitella oman aineistonsa hallintaa, jotta hän voi noudattaa tutkimuseettisiä periaatteita. Samalla opiskelija oppii aineistonhallintasuunnitelmaa tehdessään taitoja työelämää varten: kysymyksiä datasta, tietosuojasta, tietoturvasta ja tutkimusetiikasta kohdataan työelämässä yhä useammin.

Kun kerätään ja käsitellään aineistoa, tehdään aineistonhallintaa aina jollain tavalla, oli se sitten suunniteltua tai sattumanvaraista ja suunnittelematonta.

Aineistonhallinnassa varaudutaan tilanteisiin ja kysymyksiin, jotka tulevat tutkimuksessa esiin joka tapauksessa. On parempi, että niitä mietitään etukäteen. 

Opiskelijan näkökulmasta suunnitelma voi tuntua aluksi työläältä ja irralliselta itse työhön nähden, mutta usein vasta suunnitelman teon jälkeen aineiston merkitys hahmottuu. Hyvin tehdyn aineistonhallintasuunnitelman avulla säästyy myös ylimääräiseltä työltä itse opinnäytetyön teon aikana, kun aineiston keruun ja säilytyksen kysymykset on mietitty jo etukäteen.

Kuten uusi HTK-ohjekin huomioi, korkeakoulussa opiskelija vasta perehtyy hyvän tieteelliseen käytäntöön, ja opiskelijalla on syytä olla riittävästi mahdollisuuksia harjoitella hyvään tieteelliseen käytäntöön kiinteästi liittyvää aineistonhallintaa. Tämä on hyvä muistaa, kun pohditaan opinnäytetyöhön sopivia aineistoja ja niiden laajuutta: aineistohallinnan ei ole syytä kuormittaa opiskelijaa niin paljon, että opinnäytetyön teko viivästyy tai vaikeutuu kohtuuttomasti.

Se, että opinnäytetyö tunnistetaan oppimisprosessiksi, johon kuuluu luonnollisesti yrityksiä ja erehdyksiä, voi aiheuttaa ristiriitaisen tilanteen tiettyjen, erityisen huolellista aineistonhallintaa vaativien aineistojen kohdalla. Esimerkiksi henkilötietojen kohdalla tietosuojalainsäädäntö koskee opinnäytetöitä siinä missä muutakin tutkimusta, jolloin opiskelijalla täytyy olla riittävät valmiudet käsitellä aineistoa tietosuojaa noudattaen alusta lähtien. Yrityksen ja erehdyksen -logiikka ei tällaisten aineistojen kohdalla päde, sillä erehdys tässä tarkoittaa tietosuojalainsäädännön rikkomista. Onkin tärkeää, että opinnäytetöiden ohjaajat ymmärtävät henkilötietojen käsittelyyn liittyvät prosessit, jotta he osaavat ohjata aineistonhallintaa sekä arvioida, millaista aineistokokonaisuutta opiskelija voi hallita opinnäytetyönsä puitteissa. 

Valmiiden, esimerkiksi yrityksiltä tai datapankeista saatujen aineistojen käyttö on hyvä tapa harjoitella aineistonhallintaa, sillä silloin opiskelija voi keskittyä suoraan sopimusten ja aineiston säilytyksen kysymyksiin. Aineistonkäytöstä sopiminen yritysten kanssa on myös erinomaista työelämäkoulutusta

Mitä on tietosuoja AMK-opinnäytetyössä?

Tietosuojakysymykset ovatkin esillä monissa opinnäytetöissä, ja Anne Kärki käsitteli webinaariesityksessään opinnäytetöiden aineistonhallintaa tietosuojan näkökulmasta. Henkilötietojen käytön ymmärrys ja niiden tietosuojan huomioiminen auttaa noudattamaan EU:n tietosuojaan liittyviä määräyksiä ja Suomen tietosuojalakia. Aineistonhallintasuunnitelmassa selvitetään tietosuojaan ja tutkimusetiikkaan liittyvät pääkohdat.

Suunnitelmassa myös selvitetään, kenellä on päävastuu henkilötietojen käsittelystä eli rekisterinpitäjyys. Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia, että tietoja käsitellään lakien ja säädösten mukaisesti. Jos opinnäytetyö tehdään yksin, parityönä tai osana ryhmää, niin silloin päävastuu henkilötietojen käsittelystä on opiskelijalla tai opiskelijoilla. Jos taas opinnäytetyö tehdään korkeakoulun projektille tai hankkeelle tai työsuhteessa korkeakouluun, silloin päävastuu henkilötietojen käsittelystä on korkeakoululla. Opiskelijan tehdessä opinnäytetyötä työsuhteessa yritykseen tai toimeksiantona yritykselle, päävastuu henkilötietojen käsittelystä on lähtökohtaisesti yrityksellä, ellei toisin sovita.

Käsitteleekö opiskelija henkilötietoja? 

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai kohtuullisilla keinoilla tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja. Esimerkiksi yhteystiedot, kuva ja ääni ovat suoria tunnisteita ja siten henkilötietoa. Henkilötietojen käsittelylle pitää olla aina tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste. Jos perustetta ei ole, ei henkilötietoja saa käsitellä, ja vain käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja saa käsitellä.

Erityisten henkilötietoryhmien käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä

Erityistä henkilötietoryhmiä ovat tiedot, joista ilmenee esimerkiksi henkilön poliittisia mielipiteitä, terveyteen liittyviä tietoja, seksuaalinen suuntautuminen tai etninen tausta. Lähtökohtaisesti näiden tietojen käsitteleminen on kiellettyä, mutta jos näiden tietojen käsittely on välttämätöntä, käsittelyn vaikutukset on arvioitava ja riskit tutkimukseen osallistuville rajattava. Käytännössä vain YAMK-töissä voi olla syytä käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä, ja tarvittaessa on tehtävä vaikutuksenarviointi (DPIA). Henkilötietojen käsittelijän on selvitettävä, mikä henkilötietoryhmien käsittely on oikeasti välttämätöntä ja tietosuojasta ja tietoturvasta on huolehdittava koko käsittelyn ajan.

Tietosuojan toteutumisessa auttaa esimerkiksi tutkimusaineston henkilötietojen mahdollisimman varhainen koodaaminen peitenimillä eli pseudonymisointi. Tietojen yhdistämisen mahdollistavat koodien selitykset täytyy säilyttää suojatusti erillään itse pseudonymisoidusta aineistosta (Tutkimuseettinen neuvottelukunta 2009, 12). On myös tärkeä muistaa, että pseudonymisoitukin aineisto on henkilötietoa niin kauan, kun koodien selitykset ovat olemassa ja tiedot voidaan edes teoriassa palauttaa tunnistettavaan muotoon.

Kun opinnäytetyö on hyväksytty ja muutoksenhakuaika on päättynyt, tuhotaan henkilötietoja sisältävä aineisto. Jos aineisto voisi olla hyödyllinen uudelleen käytettynä ja tutkittavia on informoitu aineiston arkistoinnista etukäteen, poistetaan siitä tunnistetiedot peruuttamattomasti (anonymisointi) ja tallennetaan se ohjaajan kanssa korkeakoulun ohjeiden mukaisesti. Pseudonymisoidun aineiston kohdalla koodattujen henkilötietojen selitykset hävitetään lopullisesti. Vaikka anonymisoitu tieto ei enää ole henkilötietoa, tutkimuseettiset periaatteet edellyttävät tutkittavien informointia myös silloin, kun anonymisoitua tietoa arkistoidaan mahdollista jatkokäyttöä varten. Tutkittavilla on oikeus saada tietoa laajasti tutkimusaineiston elinkaaresta (Tutkimuseettinen neuvottelukunta 2019, 9), ja aineiston myöhemmästä käytöstä on syytä informoida tutkimukseen osallistujia kattavasti mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. 

Opinnäytetyön tekijällä täytyy siten olla tiedossa henkilötietojen käsittelyperuste, rekisterinpitäjä sekä suunnitelma tietojen käsittelyn elinkaaresta ja sen kuvaus tietosuojaselosteessa. Tutkittavilta täytyy saada erikseen suostumus osallistua tutkimukseen, henkilötietojen käsittelyyn sekä aineiston mahdolliseen jatkokäyttöön. Tutkimuksen selkeästä informoinnista tutkittaville on pidettävä huolta koko opinnäytetyön ajan.

Näiden vaatimusten noudattaminen vaati dokumentaatiota, joka sisältää tietosuojailmoituksen siitä, mitä henkilötietoja käsitellään ja miten, tutkittavien suostumuksen heidän osallistumisestaan opinnäytetyöhön sekä suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi tiedote tutkimuksesta/opinnäytetyöstä on aina hyvä tehdä, joka myös pitää sisällään mahdollisen kuvailun henkilötietojen käsittelystä, vaikka tämän lisäksi osallistuville/tutkittaville esitetäänkin tietosuojaseloste tai kerrotaan mistä se on katsottavissa/löydettävissä.

Arenen opinnäytetyön aineistonhallintasuunnitelmaohje ja -pohja

Opinnäytetöiden aineistonhallintaa ja siihen liittyvien tietosuojakysymysten ratkaisemisen avuksi Avoin TKIO -verkosto on rakentanut amk-opinnäytetöille tarkoitetun aineistonhallintasuunnitelmaohjeen ja -pohjan. Tämä luotiin korvaamaan vanhentunutta ohjetta Arenen opinnäytetyön eettisten ohjeiden yhteyteen. Suunnitelmapohja perustuu kansalliseen aineistonhallintasuunnitelmapohjaan, mutta sitä on muokattu amk-opinnäytetöihin sopivaksi.

Suunnitelmapohjan voi ladata suoraan Arenen sivuilta omalle koneelle word-tiedostona ja oman suunnitelman voi kirjoittaa suoraan dokumenttiin. Pohja ohjaa opiskelijaa käsittelemään aineistonsa keskeisiä kysymyksiä. Jokaisen pääkohdan ja alakohdan alle tulee kirjoittaa kuvaus omin sanoin, mutta kaikkiin alakohtiin ei ole pakko vastata, jos ne eivät liity työhön. Ohjeet löytyvät erillisestä ohjedokumentista, joka on pdf-muodossa. Ohje kannattaa lukea ensin ja käyttää sitä varsinaista suunnitelmaa kirjoittaessa.

Onko opinnäytetöissä pakko toteuttaa aineistonhallinnan suunnittelua?

Ammattikorkeakoulut rakentavat omat prosessinsa, linjauksensa ja opintosuunnitelmassa viime kädessä itsenäisesti, ja samoin ne ovat itse vastuussa hyvän tieteellisen käytännön toteutumista opinnäytetöissä. Tämän lisäksi kansallisessa yhteistyössä tehdyt linjaukset ohjaavat ammattikorkeakoulujen toimintaa.

Kansallisista linjauksista opinnäytetöiden aineistonhallintaa ohjaavat linjaus Tutkimusaineistojen ja -mentelmien avoimuudesta (Avoimen tieteen koordinaatio 2023), ja avuksi on myös yhteistyössä tehdyt Aineistonhallinnan osaamistavoitteet (Ruuskanen ym. 2022). Syksyllä 2023 valmistuu vielä näiden lisäksi Opinnäytetöiden avoimuuden kansallinen linjaus.

Tähän mennessä on linjattu, että korkeakoulut sisällyttävät datanhallinnan koulutuksen opetussuunnitelmiin perus- ja jatkokoulutuksessa opetussuunnitelmien päivittämisen yhteydessä. Lisäksi jo vuoteen 2022 mennessä korkeakouluilla on tullut olla ohjeet, käytänteet ja koulutusta datanhallinnan suunnitteluun opiskelijoille, tutkijoille ja muulle henkilöstölle. Viimeistään vuonna 2024 korkeakoulujen tulisi huolehtia, että opinnäytetöiden ohjaajat osaavat osana ohjaustyötään arvioida ja kommentoida datanhallintasuunnitelmia.

Aineistonhallintasuunnitelmien osalta kiinnostus osassa ammattikorkeakouluja on vasta herännyt, kun taas toisilla on jo valmiita käytänteitä aineistonhallinnan suunnittelun toteuttamiseen osana opinnäytetöitä. Aineistonhallinnan suunnittelu laadukkaasti osana opinnäytetöitä vaatii niin tukipalveluiden kuin ohjaajienkin aktiivista panosta.