Miten tehdään vähemmästä enemmän eli elämää irtisanomisten jälkeen

Lokakuun viimeisenä päivänä 2012 se pommi sitten jysähti. Pommi, jota oli tiedetty odottaa, mutta tuli silti shokkina. Että meistä, Centria-kirjaston kahdeksasta työntekijästä irtisanotaan kolme. Ylivieskan toimipisteeseen jäisi irtisanomisten jälkeen yksi työntekijä ja meille Kokkolaan neljä.

Taisi siinä marraskuu mennä sumussa ja humussa, ennen kuin edes ymmärrettiin, mitä tämä kaikki tarkoittaa. Suru irtisanottujen työkavereiden puolesta oli suuri. Lamaannuksen aikaa on kestänyt näihin päiviin asti. On ollut vaikea hyväksyä tehtyjä ratkaisuja, jotka vaikuttavat suoraan opiskelijoiden palveluihin. Meistä jokaisella myllersi mielessä myös huoli omasta tulevaisuudesta ja jaksamisesta. Olisihan henkilöstöstä lähdössä muutaman kuukauden päästä aikamoisen suuri lovi. Miten palvelut ja työt järjestetään jatkossa? Kuka tekee lähtevien ihmisten työt? Mitä töitä voidaan jättää pois? Mistä luovutaan? Tuleeko irtisanomisia vielä lisää? Kysymyksiä oli kymmeniä, vastauksia ei ole vielä monen kuukaudenkaan jälkeen löytynyt kaikkiin.

Palikoiden uudelleen järjestelyä

Jokainen vähänkään kirjastotyötä tunteva tietää, että töitä ja työvaiheita on vaikea karsia. Työ koostuu kymmenistä aikaa vievistä osasista, joiden on paras olla oikeassa järjestyksessä, muuten systeemi romuttuu. Vaikeapa siinä on lähteä yhtä työn osasta poistamaan aiheuttamatta lisätyötä jossain toisessa kohtaa. Tällä hetkellä tarkkailemme työtämme uusin silmin, tuntosarvet pystyssä. Joitain asioita tehdään jo nyt toisin, ja varmasti ajan kuluessa huomaamme myös muita asioita, joissa voimme vähentää pikkuaskartelun määrää.

Isompi kysymys oli aukioloaikojen muuttaminen. Asiakaspalveluhan on kirjaston tärkein, mutta myös eniten aikaa ja energiaa syövä työtehtävä. Kokkolassa kirjasto on koko 13 toimintavuotensa ajan ollut avoinna kuutena päivänä, yhteensä noin 50 tuntia viikossa, viimeiset pari vuotta 52 tuntia viikossa. Selvää oli, että jäljelle jääneellä henkilöstöllä tämä ei tulisi enää onnistumaan. Teimme kylmän laskutoimituksen: jos neljästä asiakaspalvelua pyörittävästä työntekijästä yksi lähtee, se on aika tarkalleen neljäsosa pois vahvuudestamme. Siispä aukioloajoista täytyy nipistää saman verran.

Kokkolan asiakkaat olivat tottuneet asioimaan kirjastossa iltaisin ja lauantaisin. Lauantain aukiolosta oli kuitenkin pakko luopua. Lauantain työvuorosta kun seuraa viikkovapaapäivä, eikä kolmen hengen miehistöllä pidetä toistuvasti joka viikko vapaapäivää. Myös muiden päivien aukioloaikoja oli lyhennettävä. Päädyimme erilaisten vaihtoehtojen punnitsemisen jälkeen siihen, että maanantaisin ja tiistaisin kirjasto on klo 19 asti avoinna, loppuviikon ajan klo 17 saakka. Yhteensä viikon aukiolotunnit vähenivät 13 tunnilla – eli melko lailla sen yhden työntekijän panoksen verran.

Suunnitelmasta toteutukseen

Uudet aukioloajat päätettiin ottaa käyttöön helmikuun alusta. Vielä oli monta ratkaisematonta järjestelykysymystä. Miten kaupunginkirjaston kanssa yhteinen, avoin tila eristetään silloin, kun kaupunginkirjasto on auki ja meidän putiikkimme ei? Alusta asti oli selvää, että kaupunginkirjaston henkilöstöä tilanne ei saa kuormittaa. Eipä heillä myöskään olisi pääsyä meidän järjestelmiimme, mutta halusimme rauhoittaa tilanteen siten, että mahdolliset meidän kokoelmaamme koskevat kyselyt karsittaisiin minimiin.

Haaveilimme jykevistä panssariovista, jotka laskeutuisivat päivän päätteeksi osastomme laitamille kuin kauppakeskusten pienissä putiikeissa. No, realistinen katselmus ympärille ja kattorakennelmiin romutti nämä haaveet alkuunsa. Siispä selailemaan nettiä ja erilaisia sermikuvastoja. Siistit, liikuteltavat sermit löytyivät nopeasti ja mikä parasta, toimituskin oli nopea.

Alkuvuosi meni sekamelskan keskellä. Hyllyjä siirreltiin, käänneltiin, vaihdettiin paikkaa. Eikä kaikki tietenkään mennyt kuin elokuvissa. Tarvittiin muutama raavas mies kääntämään kaksi 5-6 metriä pitkää hyllyä kokonaan toiseen suuntaan. Ei mikään yksinkertainen toimenpide silloin, kun ympärillä on muita hyllyjä. Ja kuinkas sitten kävikään – hylly kaatui korvia huumaavan metelin säestyksellä, kun metalliset hyllytasot rämisivät yksi kerrallaan alas. Kirjastotalo oli noin minuuttia aiemmin avattu, ja asiakkaat kerääntyivät epäuskoisina ihmettelemään, mitä oikein tapahtui. Työmiehet eivät olleet moksiskaan vaan korjasivat ensin jälkensä ja käänsivät sitten. Homma tuli hoidettua.

Mitä tästä sitten seuraa

Vaikka uusien aukioloaikojen rummutus aloitettiin heti tammikuun alussa niiden varmistuttua, asiakkaat ovat olleet hämmentyneitä tullessaan ilta-aikaan asioimaan, ja kirjasto onkin ollut suljettu. Toki useimmat ovat olleet myötätuntoisen ymmärtäväisiä kuullessaan syyn. Palautetta on tullut suoraan asiakaspalvelussa, sähköpostitse ja opiskelijakunnan kautta, ja näyttää tulevan myös käynnissä olevan kansallisen käyttäjäkyselyn vastauksissa. Olemme tallettaneet kaikki saadut palautteet ja toimittaneet ne myös eteenpäin ammattikorkeakoulun johdolle. Jos tilanteesta pitää jotain positiivista löytää, niin on ollut palkitsevaa huomata, että kirjastopalvelut koetaan tärkeiksi.

Käytäntö on jo muutaman viikon aikana osoittanut, että yhden työntekijän panos on enemmän kuin miltä se prosentuaalisesti näyttää. Työtehtävien uudelleen jaon jälkeen jokaisella on tehtäviä ja vastuualueita vielä enemmän kuin ennen. Rauhallista työaikaa on entistä vähemmän asiakaspalvelun lohkaistessa isomman siivun työpäivästä. Joskus hommia pitää vain lapioida menemään. Inspiraatiota taikka rauhallista hetkeä on turha jäädä odottelemaan.

Särkymävaraa ei juurikaan ole. Jos yksi meistä on lomalla, niin kuin jokainen aina joskus on, ei niiden kahden remmissä mukana olevan kannata juuri sairastua. No, sellaisiakin päiviä tässä on jo ehditty kokea, ja jotenkin niistä on selvitty, juoksulaukalla töitä tehden. Kesälomia ei ole uskallettu vielä edes ajatella.

Tämä kevät näyttää, miten itse jaksamme näillä aukioloajoilla. Onneksi meillä on hyvä porukka ja kaikki puhaltavat samaan hiileen. Yhteistyöllä, keskinäisellä joustavuudella ja huumorilla olemme tähän saakka jaksaneet. Työyhteisö on se voimavara, jolla olemme tämän vaikean talven ylitse selvinneet. Toivotaan, että se kantaa myös jatkossa.
 

Marjo Ylikarjula, Kirjoittaja on Centria ammattikorkeakoulun informaatikko.