Mitä tapahtuu amk-kirjastoissa koronakeväänä?

Normaalivuosina suomalaisten mielissä on kevään koittaessa ollut yleensä kaksi asiaa, Jääkiekon MM-kisat ja Euroviisut. Kumpiakin on oltu rinta kaarella menossa voittamaan, mutta tänä keväänä tulikin mullistus joka vei nuo sekä monta muuta asiaa pois ihmisten mielistä ja kalentereista. Kevät 2020 tullaan muistamaan koronakeväänä, etätyökeväänä, digiloikkakeväänä ja erityisesti vessapaperikeväänä. Keräsimme kuulumisia eri puolelta Suomea siitä, miten poikkeusaika on vaikuttanut amk-kirjastojen toimintaan.

Oulussa kirjoja lainataan ja tiedonhaussa ohjataan poikkeusaikanakin

Oulun ammattikorkeakoulun kirjaston henkilökunta siirtyi juuri ennen koronapandemian leviämistä Oulun yliopiston palvelukseen. Koronakevään myllerrykseen on tämän lisäksi kuulunut myös kahden kampuskirjaston muuton sekä kirjastojärjestelmän vaihdoksen valmistelu. Etätöihin siirtyminen sattui näiden osalta hieman hankalaan saumaan, mutta ainakin toistaiseksi osa kirjaston henkilökunnasta on pystynyt työskentelemään kampuksilla suljetuissa kirjastoissaan sovittua ohjeistusta noudattaen. Kontinkankaalla Sosiaali- ja terveysalan kirjastossa on järjestetty poikkeustilanteeseen sovitettua lainauspalvelua välttämättömään tarpeeseen omille opiskelijoille ja henkilökunnalle. Palvelu on osoittautunut hyvin tarpeelliseksi.

Uusi palvelumuoto korona-aikana on ollut Zoom-päivystys, jossa arkisin klo 14-16 informaatikko Tomi Pelkonen ohjaa tiedonhankinnassa, e-aineistoissa ja niiden käyttämisessä. Tomi kertoo kokemuksistaan näin:

- Olen pitänyt asiakkaillemme Zoom-päivystystä nyt kahden viikon ajan joka arkipäivä kahden tunnin ajan. Aluksi päivystyshuoneessa oli aivan kuollutta, koska uusi toimintamuoto on aina vaikea löytää ja omasta puolestani oli parina päivänä pientä teknistä vaikeutta. Kun palvelua markkinoitiin vähän vahvemmin ja se tuli esiin mm. kirjaston etusivulle, on kävijämäärä ollut nousussa. Edelleenkään ei ole ruuhkaa ollut, mutta päivittäin kävijöitä kuitenkin.

Tomin mukaan esitetyt kysymykset ovat liittyneet pääasiassa tiedonhakuun. Lähes kaikki kävijät ovat olleet opiskelijoita, joilla on opinnäytteen teko meneillään, eli sitä varten tarve laajempaan tiedonhakuun. Tässä yhteydessä Tomi on markkinoinut heille myös henkilökohtaista erikseen varattavaa tiedonhankinnan ohjausta. Kävijöiden kanssa on mm. tutkittu hakusanojen mietintää ja valintaa sekä toimimista tietyissä tietokannoissa. Zoom-ympäristö soveltuu tällaiseen keskusteluun aivan hyvin, koska on mahdollista jakaa näyttö ja sitä kautta näyttää asioita asiakkaalle. Hänellä on käytössä Zoom-ympäristössä ns. odotushuone (Waiting Room), eli asiakas täytyy hyväksyä keskusteluun. Odotushuoneen Tomi otti käyttöön, koska on asiallista keskustella aina vain yhden kanssa kerrallaan.

Kokemus on alkukankeuden jälkeen muotoutunut positiivisen suuntaan. Tomi toteaa, että uusien palvelumuotojen markkinointi näkyvästi eri kanavissa on ensiarvoisen tärkeää. Muuten potentiaaliset käyttäjät eivät niitä koskaan löydä. Hän jatkaa päivystystä edelleen poikkeusolojen ajan, koska käyttö on ollut nousemaan päin.

Tomi lisää vielä, että keskustelu asiakkaan kanssa videoyhteydellä tai vähintään ääniyhteydellä piristää etäpäiviä kotona, koska se on aito vuorovaikutustilanne.Tähän voinee moni kirjastolainen yhtyä, sillä asiakkaat ovat juuri se kirjastotyön suola! Kolmessa viikossa on tullut jo ikävä asiakaskontakteja ja uskonpa, että asiakkaamme jo kaipaavat kirjastojakin.

Xamk sallii kirjastolaisten työskentelyn kampuksella: "digiloikan kevät"

Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun eli Xamkin Kirjastopalveluissa suurin osa siirtyi viikolla 12 tekemään vain etätöitä, mutta kampuksilla on kuitenkin koko poikkeusajan myös työskennellyt kirjastolaisia. Xamkissa kampuksilla käyminen työasioissa on ollut koko ajan sallittua, ja kaikki kirjastotilat ovat varsin itsenäisiä, jolloin kontaktia muihin mahdollisesti kampuksella oleviin työntekijöihin ei synny. Kaksi kirjastoa on omassa rakennuksessaan ja kaksi rakennuksen sisällä, mutta näilläkin kampuksilla kuullun mukaan käytävillä on hyvin hiljaista. Pekka Malvela Kotkasta totesikin, että on etätöissä, vaikka omassa työhuoneessaan päivittäin työskenteleekin.

Kotkan kampuksella Mika Puhakka ja Eeva-Riitta Kääriä pitävät kiinni turvavälistä. Kuva: Mika Puhakka

Kun kirjaston asiakaspalvelut sulkeutuivat 18.3. alkaen, on neljässä kampuskirjastossa tehty erilaisia sisätöitä, ja niitä töitä, joihin arjessa ei aina oikein ole aikaa. Kaikissa pisteissä on tehty help-desk -tyylistä etäneuvontaa lähinnä lainojen uusimisiin, palautuksiin ja aineistojen saatavuuteen liittyen. Tätä on toki tehty myös osittain etänä. 

Mikkelissä on tehty valtaisa määrä poistoja, josta todisteena erilaiset kirjapinokuvat. Saamme näin nopeutettua kirjastotilan muuttamista yhä enemmän oppimisympäristöksi, jossa on mm. tilaa tehdä ryhmätöitä. Kotkassa on tehty paljon opinnäytetöiden Yksa-arkistoon ja Theseukseen vastaanottoa, sekä näihin liittyvää tietojen korjailua. Kotkassa ollaan myös muutaman vuoden sisään siirtymässä uudelle kampukselle, ja tässä vaiheessa on hyvä hoitaa kirjastossa käytössä olevan kahden eri luokitusjärjestelmän yhdistelyä. E-aineistoja on pyritty hankkimaan lisää, jotta voimme yhä palvella kattavasti opiskelijoitamme. Kouvolan kampuksella onkin tehty näitä tilauksia urakalla ja eri pisteissä kuvailtu aineistoa tietokantaan saataville huimalla vauhdilla.

Myös kirjapinoilla voi tehdä turvaväliä. Yläkuva: Henna Ristolainen, alakuva: Katariina Hanhisalo

Xamkissa työt kääntyivät aika mutkattomasti poikkeustilaan. Toki paljon asioita on pitänyt ratkoa ja tehdä yhdessä näistä päätöksiä, mutta kaiken kaikkiaan asiat ovat sujuneet tilanteeseen nähden hyvin ja asiakkaat ovat ymmärtäneet tehtyjä rajoituksia. Emme esimerkiksi aluksi ottaneet palautuksia vastaan ollenkaan, mutta nyt kun kevään valmistumisaika kiihtyy, on sovittu tietyt ajankohdat, jolloin valmistuneet voivat aineistoja palauttaa. Markkinoimme palautus mahdollisuudesta ensisijaisesti vain valmistuville sekä vaihto-opiskelijoille. Aineistot sitten vaan käsitellään pienen varoajan jälkeen. Lainoja emme ole antaneet ulos ollenkaan. 

Tiedonhankinnan opetuksessa ja ohjauksessa korona-kevät on vauhdittanut jo olemassa olevaa digiloikkaa. Aiemmin sovitut lähiopetukset ovat kääntyneet hyvin verkkoon ja jopa ryhmätyöt ovat toimineet verkossa, kun tietoasiantuntija opetteli käyttämään Adobe Connect Pron (AC) virtuaalisen luokan huoneisiin jakamistoimintoa. Huoneissa käydyistä pulinasta päätellen homma toimi myös opiskelijoiden mielestä. Kaikille opettaville tietoasiantuntijoille voi nyt myös varata ohjausajan suoraan online-varaussysteemistä - ei siis enää sähköpostien lähettelyä edestakaisin. Lisäksi opiskelija tai henkilökuntaan kuuluva voin tällä tavoin helposti valita ajan keneltä tahansa tietoasiantuntijalta, joten häivytämme samalla vielä melko tiukassa olevia kampusrajoja. 

Metropolian kampukset kiinni

Metropoliassa on otettu hyvin tiukka linja kampuksilla työskentelyyn: kampuksille ei saat tulla hoitamaan työtehtäviä. Kampusten ulko-ovet suljettiin 18.3.2020. Jos työntekijällä on pakottava syy asioida kampuksella, tulee siitä sopia erikseen esihenkilön kanssa. Luvan kampuksella käyntiin myöntää turvallisuuspäällikkö ja johtoryhmän jäsen.  Kampuksilla on aulapalvelut arkipäivisin klo 8-16 välisenä aikana ja heidän kanssaan voi sopia käyntiajan, kun lupa on saatu. Opiskelijoilla ei myöskään ole pääsyä kampukselle. Välttämättömiä noutoja (esim. sairaaloiden henkilökortit työharjoittelua varten) tai palautuksia varten opiskelijat sopivat käyntiajan ko. kampuksen aulapalveluiden kanssa. Poikkeukset käytännöstä koskevat lähinnä TKI-toimintaan liittyviä hankkeita, joita pyritään pitämään käynnissä niin täysipainoisesti kuin mahdollista. 

Kirjaston palvelut eivät siis kuulu välttämättömiin tehtäviin ja monia kirjaston palveluita toteutetaan nyt verkossa samaan tapaan kuin muissakin korkeakoulukirjastoissa: tiedonhaun pajat ja ohjaukset Zoomilla tai Teamsilla. Asiakaspalvelua chatissa ja sähköpostilla. Panostamme e-kirjojen hankintaan käynnissä oleville kursseille. 

Mitä jää tekemättä? Asiakaspalvelun puhelin ei ole käytössä. Aineistoon ei voi tehdä varauksia, emmekä lainaa kirjoja ulos. Palautusten tuomisen kampukselle olemme ohjeistaneet 15.4. alkaen, koska olisi kohtuutonta pyytää valmistumassa olevalta tai kesätöihin lähtevältä opiskelijalta palauttamaan lainat “sitten joskus syksyllä”. Kampusmuuttojen viimeistely on jäissä. Leppävaaran kampuksen muutto Karamalmille väistöön pitäisi saada tehtyä ennen kesälomia, jotta lukuvuoden alussa kirjaston palvelut olisivat heti valmiina käyttöön. Kalusteet odottavat paikoilleen laittamista ja Karamalmille siirrettävää aineisto odottaa Myyrmäessä  pakkaamista.

Karamalmin kirjastotila. Kuva Kaisu Sallasmaa. 

Myllypuron kampuksen kirjaston kokoelma on osittain vielä Arabian kampuksella varastossa. Varastoitu osuus kokoelmasta pitäisi käydä läpi ja tehdä siitä tarvittavat poistot ennen pakkaamista. Tämäkin työtä, jota voisi tehdä nyt, noudattaen kaikkia varotoimenpiteitä.

KIrjaston esihenkilönä olen kuitenkin enemmän huolissani henkilöstön jaksamisesta näinä poikkeuksellisina aikoina. Harvalla meistä on ergonomisesti täydellinen työpiste - miten toimia tässä.  Kun Metropolian lockdown alkoi, kaikki eivät huomanneet pakata jokaista työssä tarvitsemaansa välinettä mukaan. Etätöihin orientoitumiseen oli vain päivä aikaa. Onneksi henkilöstö on voinut luvan saatuaan käytä hakemassa rullahiiriä ja isompia näyttöjä itselleen kotiin. 

Ehkä isompi kysymys kuitenkin on, miten voimme korvata kiinteän ja hyvinkin tutuksi tulleen työyhteisön ja päivittäisen kanssakäymisen sekä kollegoiden että asiakkaiden kanssa. Osa henkilöstöstä nauttii etätöiden tekemisestä, mutta joillekin se voi olla stressaavaa kun aikaa pitää jakaa esim. koululaisen ohjaamisen ja oman työn välillä tai ahdistavaa, kun muutenkin joudumme noudattamaan sosiaalista etäisyyttä läheisiimme.  

Etätyöputken alettua, panostimme omiin Teams-palavereihin: kirjaston koko henkilöstölle 2 kertaa viikossa, tiimien omat virtuaalikokoukset sekä ei-työasioille varattuja kahvihetkiä oli päivittäin. Kysymyksiä ja ratkottavia asioita oli paljon. Metropolian johdon antama ohjeistus ja linjaukset täsmentyivät sitä mukaa, kun valtakunnan tasolla annettiin uusia ohjeita. Mitä nämä ohjeet tarkoittivat meille? Emmekö todella voi olla tekemässä mitään kampuksilla? Onko nyt muistettu katkaista Hesarin tilaus, ilmoittaa kirjavälittäjille, että eivät lähetä tilauksia meille? Mitä ja miten tiedotamme kirjaston palveluista poikkeusoloissa. Keneltä oikein kysytään lupa käydä kampuksella? Miten organisoin oman työnteon kotona? Miten muut 3AMK-kirjastot toimivat tietyissä tilanteissa. Myös kirjaston omassa Skype-chatissä yhdessä etsimme ratkaisuja akuutteihin kysymyksiin.

Käytännön kysymysten ratkettua haasteena on enemmän yhteisöllisyyden ja yksilöiden tukeminen. Kuinka vahvistaa psykologista turvallisuutta ja rohkaista henkilöstöä myös kysymään asioita. Ehkä tärkein kysymys, jonka esihenkilönä voin esittää on mitä kuuluu ja miten työpäivä / työviikko on sujunut.

Ilmassa on neljän etätyöviikon jälkeen aistittavissa “turnausväsymystä”. Keskustelun aiheita ei enää löydy niin paljon kuin alussa. Siksi virallisia palavereita on vähennetty kertaan viikossa, niin koko porukalla kuin tiimeittäin. Kahvihetket jatkuvat. Yhteishengen nostattamiseksi ja tsemppi-hengen ylläpitäjäksi on muodostunut kirjastolaisten epävirallisempaan keskinäiseen viestintään perustettu WhatsApp-ryhmä, jossa erilaisilla kuvahaasteilla piristämme toistemme päivää. Olemme kuvanneet mm. kotona olevat lemmikit, näkymiä ulos työpisteen ikkunasta, työpisteissämme olevia “ergonomia-virityksiä”, etätyön villasukkamuotia ja mitä kirjahyllyistämme löytyy. Kuvat ja niihin liittyvät kommentit luovat yhteishenkeä ja viestivät että samassa veneessä 

tässä ollaan.Kuvakooste Hellevi Hakala