Mitä kuuluu kirjastojärjestelmäprojekteille?

Kreodi kirjoitti keväällä AMK-kirjastojen jakaantumisesta kahteen eri kirjastojärjestelmäleiriin. Nyt selvitimme, miten uusien järjestelmien käyttööonottoprojektit ovat edenneet syksyn 2018 aikana.

Hajanaistuva järjestelmätilanne on herättänyt keskustelua esimerkiksi Kuvailun tiedotuspäivillä. Uhkana on, että esimerkiksi kuvailutyön yhteismitallisuus ja laatu rapautuu kun kuvailua tehdään useissa eri järjestelmissä. Standardien mukaan toimimisen ja yhteentoimivien järjestelmien merkitys korostuu tulevaisuudessa entisestään.

Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmä on kokouksessaan 19.6.2018 hyväksynyt linjauksen, jonka mukaan CSC toimii jatkossa yhteistyössä kirjastojärjestelmien kehittäjien kanssa ja edistää järjestelmien yhteentoimivuutta etenkin loppukäyttäjän näkökulmasta. Yhteentoimivuuden tarpeista on tehty esiselvitys ja työtä jatketaan.

Avoimen lähdekoodin KOHA-järjestelmän käyttöönottoprojekti

Koha-projektissa on mukana yhdeksän AMK-kirjastoa, neljä yliopistokirjastoa sekä kolme erikoiskirjastoa. Koha-projektin kuulumisia voi seurata avoimelta projektisivustolta. Tarkempaa tietoa Koha-kirjastojen suunnitellusta järjestelmäkokonaisuudesta on esimerkiksi Tietolinjassa ilmestyneessä jutussa.

Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto otti ensimmäisenä projektiin kuuluvana kirjastona Kohan tuotantokäyttöön lokakuun loppupuolella 2018. Ensimmäisen korkeakoulujen Koha-käyttöönoton kunniaksi järjestettiin 31.10. HAMKissa juhlaseminaari.

HAMKin tahti on ollut rivakka kun ottaa huomioon, että Koha-projekti organisoitui vasta huhtikuussa 2018.

– Nopean käyttöönoton mahdollisti tiivis yhteistyö Kansalliskirjaston, CSC:n ja osallistuvien kirjastojen asiantuntijoiden kesken, kertovat HAMKin tietopalvelupäällikkö Sinikka Luokkanen ja HAMKin Koha-projektin vastuuhenkilö, tietojärjestelmäasiantuntija Minna Kivinen.  

Ensimmäisten päivien aikana uusi järjestelmä on toiminut HAMKissa odotetusti.

– Mitään suurempaa ongelmaa ei ole tullut vastaan. Finna toimii asiakaskäyttöliittymänä suunnitellusti ja myös itsepalveluautomaatit ja verkkomaksut ovat toimineet ongelmitta. Myös yhteentoimivuus kirjastojärjestelmän ja HAMKin kulunvalvontajärjestelmän välillä on saatu toimimaan niin, että kirjastojen itsenäiskäyttö toimii tutulla tavalla. Aina järjestelmävaihdoissa on yllättäviä asioita, joita ei ole huomattu ennen käyttöönottoa ja näitä meillä nyt käydään läpi, kuvailee Minna.

Suurin osa projektissa mukana olevista kirjastoista siirtyy Kohan käyttäjiksi ensi vuoden aikana. Vuoden 2019 käyttöönottoaikatauluja ei ole vielä lopullisesti sovittu, mutta seuraavat ammattikorkeakoulukirjastojen käyttöönotot tehdään näillä näkymin keväällä 2019. Tavoitteena on, että syksyyn 2019 mennessä kaikki projektissa mukana olevat kirjastot olisivat Kohan käyttäjiä.

Kaupallisen järjestelmän deadline marraskuussa

Lumikko-ryhmä eli 23 yliopistoa, ammattikorkeakoulua ja erikoiskirjastoa kilpailuttaa yhdessä uudeksi kirjastojärjestelmäkseen SaaS-ratkaisua eli pilvipalvelua. Tavoitteena on saada palvelualusta sellaisilta kaupallisilta toimijoilta, joilla on vahva asema markkinoilla. Lumikko-ryhmän kilpailutusprojekti on Turun yliopiston vetämä ja sen ohjausryhmän puheenjohtajana toimii Kimmo Tuominen Helsingin yliopistosta ja projektipäällikkönä Petri Tonteri Tampereen yliopistosta.

Kilpailutus avattiin 19.9. ja tarjousten viimeinen jättöpäivä on 12.11.2018. Tavoitteena edelleen on, että käyttöönotot alkavat vuoden 2019 kuluessa.

Aikataulu on aika tiukka. Pysyykö Lumikko aikataulussa, projektipäällikkö Petri Tonteri?

– Marraskuun deadlinen jälkeen tarjousten vertailu, hankintapäätökset ja sopimuksen teko on tarkoitus hoitaa mahdollisimman ripeästi. Paljon riippuu siitä, mikä yritys voittaa kilpailutuksen. Konsortioon kuuluvien kirjastojen aikataulutoiveista on tehty kysely.  Käyttöönottojen tarkempi suunnittelu alkaa, kun selviää, miten kilpailutuksessa käy.

Aikoinaan Voyagerin käyttöönotto oli iso amkien yhteinen ponnistus ja osaamista jaettiin puolin ja toisin. Monia mietityttää nyt, miten pienet kirjastot saavat ylläpidettyä uutta järjestelmää. Tekevätkö korkeakoulut yhteistyötä ja onko osaamisen jakamista uuden järjestelmän käyttöönotossa suunniteltu?

– Olemme tehneet yhteistyötä sektorien yli ja osaamista kehitämme yhdessä minkä ehdimme. Yhteistyöstä esimerkkinä on vaatimusmäärittelyn yhteinen rakentaminen. Kirjastoissa olevaa osaamista haluamme yhteiseen käyttöön.

– Tunnelma on odottava ja luottavainen, kertoo Petri.

Amkien aikataulu kaupallisen järjestelmän käyttöönotossa

Käyttöönoton aikataulua ei ole vielä sovittu.  Todennäköisesti ensimmäiset kirjastot siirtyvät uuteen järjestelmään kesällä 2019, mutta siitä ei ole vielä tarkkaa tietoa.

Ammattikorkeakoulujen järjestelmäryhmän puheenjohtaja Jussi Kärki kommentoi amkien aikataulua seuraavasti:

– Ammattikorkeakoulujen aikataulu ei eroa sinänsä yliopistojen aikataulusta. Paljon vaikuttaa alueellinen yhteistyö eli onko järkevää mennä naapurin kanssa yhtä aikaa vai kaikkien amkien siirtyä kerralla.

Jussi vakuuttaa, että yhteistyötä tehdään varmasti sekä amkien kesken sekä myös amkien ja yliopistojen välillä. Käyttöönottovaiheessa tulee tapahtumaan joitakin tietokantojen yhdistämisiä. Järjestelmän toimittajan valinnan jälkeen tiedetään, mitä yhteyshenkilöitä ja minkälaista ylläpitohenkilöstöä toimittaja meiltä edellyttää. Siinä vaiheessa päästään myös tarkemmin keskustelemaan osaamisen jakamisesta.

– Varsinaista nykyisen kaltaista konsortiota tuskin tulee, mutta kokonaisuutena mennään kuitenkin ja jonkinlaista yhteistä koulutusta ja osaamisen jakamista on tiedossa, kommentoi Jussi.

Tietoa kirjoittajista

Pirjo Kangas informaatikko Humanistinen ammattikorkeakoulu
Minna Marjamaa informaatikko, Laurea-ammattikorkeakoulu