Metropolian hyllyluokkauudistus

Metropolian kirjastossa aloitettiin hyllyluokituksen uudistaminen vuonna 2017. Tavoite oli päästä eroon kirjastolaisten salakielestä pitkine numerosarjoineen, ja saada tilalle yksinkertainen, helppo ja ymmärrettävä hyllyluokitus. Tarvetta oli myös yhdistää kirjaston toimipisteiden monet erilaiset hyllyluokitusjärjestelmät. Projektissa osallistettiin henkilökuntaa useissa työpajoissa. Lopputulos oli uusi yhtenäinen hyllyluokitus, jossa on paljon uutta ja ripaus vanhaa.

Johdanto/taustaa

Metropolia on pääkaupunkiseudulla toimiva vuonna 2008 perustettu monialainen ammattikorkeakoulu, jossa on neljä koulutusalaa ja useita kymmeniä tutkinto-ohjelmia. Metropolian pitkäaikainen tavoite on ollut tiivistää kampusrakennetta, päästä yli 20 osoitteesta neljälle kampukselle. Vuonna 2020 tavoite vihdoin toteutuu.

Kampusrakenteen tiivistäminen on tarkoittanut suuria muutoksia myös kirjaston toiminnassa. Kirjaston toimipisteitä oli vielä vuonna 2018 kahdeksan, vuonna 2020 niitä on neljä: Myllypuro, Myyrmäki, Arabia ja Karamalmi. 

Kirjaston kokoelmat ovat muodostuneet, kun usea oppilaitos ja myöhemmin kaksi ammattikorkeakoulua ovat yhdistyneet. Kirjastossa oli vielä vuonna 2017 käytössä neljä eri hyllyluokitusjärjestelmää ja samojakin järjestelmiä sovellettiin eri tavoin. Sama kirja saattoi olla aivan eri hyllyluokassa eri toimipisteissä. Pitkään oli tiedossa, että kun kirjastot vähenevät ja aineistot yhdistyvät muuttojen myötä, myös hyllyluokitukselle täytyy tehdä jotain. Kun työ aloitettiin, oli osa kokoelmista oli jo yhdistetty, mutta suuria yhdistämisiä oli vielä edessä.

Hyllyluokituksen uudistaminen

Hyllyluokituksen uudistamisen projekti aloitettiin vuonna 2017. Hyllyluokkia  lähdettiin kartoittamaan jo toista kertaa - ensimmäinen yritys muutama vuosi aiemmin ei koskaan päässyt toteutusvaiheeseen. Aiemmin tehty työ ei kuitenkaan mennyt hukkaan: se käynnisti henkilökunnassa asian prosessoinnin ja loi yhteisen tavoitetilan. Se loi siis edellytykset uuden yrityksen onnistumiselle. Edellinen projektiryhmä oli tehnyt runsaasti kartoitustyötä, jota voitiin hyödyntää. 

Ryhmä oli pieni ja ketterä, kolme jäsentä edustivat eri alojen kirjastoja. Ryhmää ei koottu sillä perusteella, että jäsenet olisivat parhaita kuvailun asiantuntijoita. Projektia lähdettiin tekemään osallistavalla otteella, jotta projektin käyttöön saataisi kirjastoissa oleva kokoelmien tuntemus mahdollisimman laajasti mukaan.

Projektin tavoitteet

Hyllyluokituksen haluttiin olevan asiakkaalle helppo. Tavoitteena oli päästä eroon pitkistä hyllyluokkakoodeista, jotka eivät pisteineen ja erikoismerkkeineen aina edes mahdu kirjan selkätarraan. Hyllyluokkien järjestys hyllyssä ei myöskään aina edennyt loogisesti luokituksiin tottumattomille asiakkaille.

Käytettävyys -  pitkät ja monimutkaiset luokat ovat asiakkaille vaikeita.

Yhtenäisyys - kaikille yhteinen järjestelmä helpottaa työtehtävien keskittämistä ja työkiertoa.

Isommat kokonaisuudet - pienten pikkutarkkojen hyllyluokkien merkitys on vähentynyt, kun kokoelmia haetaan verkossa.

Kellutus - yhtenäinen hyllyluokitus helpottaa kokoelmien kellutusta. Vaikkei Metropoliassa ole kellutusta otettu jokapäiväiseen käyttöön, on muuttojen vuoksi kellutettu paljon kokoelmia turvaan muuton tieltä.

Projektin eteneminen

Aloitimme prosessin vierailemalla kirjastoissa keskustelemassa kokoelmien aihealueista, hyllyluokituksen nykytilanteesta sekä siitä, millaisia toiveita ja tarpeita hyllyluokille kussakin toimipisteessä on. 

Alusta asti lähdimme ajatuksesta, että hyllyluokituksen uudistamisessa tehdään yhteistyötä. Toisin sanoen projektiryhmä ei tee päätöksiä keskenään, vaan koko kirjasto osallistetaan projektiin. Kokoelmat luonnollisesti tunnetaan parhaiten kirjastoissa paikan päällä. 

Tiesimme, että Metropolian kirjastossa oli paljon hyllyluokkia, ja karsimiseen tarvetta oli, mutta hyllyluokkien paljous yllätti silti.

Työ aloitettiin työpajoilla, joissa sovellettiin korttilajittelumenetelmää. Korttien sijaan lajittelimme hyllyluokkia.

Kaikki hyllyluokat tulostettiin paperilapuille, joita työpajassa yhdisteltiin erilaisiksi kokonaisuuksiksi. Tavoite oli hahmottaa, millaisia luokkia on ja mitkä niistä olisi mahdollista yhdistää.

Lajittelutyöpajan jälkeen tulokset kirjattiin taulukkoon, jonne myös laitettiin ensimmäinen versio uusista hyllyluokista. Tässä vaiheessa oli jo jalostunut ajatus kolmenumeroisista hyllyluokista.

Kolmenumeroiset hyllyluokat

Halusimme yksinkertaistaa hyllyluokkien pitkiä merkkiyhdistelmiä lyhyemmiksi. Alun perin ajatus oli valita joku Metropoliassa jo käytössä olevista luokitusjärjestelmistä. Näin olisimme säästyneet koko kokoelman uudelleenluokitukselta ja myös -tarroittamiselta. Suurimmassa osassa toimipisteitä oli käytössä UDK, mutta käytössä oli myös YKL sekä NML. UDK-luokitusta käyttävissä toimpisteissä luokitusjärjestelmää oli sovellettu hyvin eri tavoin.

Kun käytetään sisällönkuvailuun luotua luokitusjärjestelmää hyllyluokituksen pohjana, tehdään hyllyluokista usein turhan pitkiä merkkijonoja (esim. 616-053.2 tai 658.2/.9). Nämä  hahmottuvat hankalasti asiakkaille. UDK-luokituksessa hahmottamista vaikeuttaa myös mm. pisteen sijoittuminen luokkaan niin, että jos vertaa niitä normaaliin lukujärjestelmään, eivät hyllyluokat ole loogisessa järjestyksessä. Esimerkiksi hyllyluokat 001, 30, 316, 54, 658, 66 laittaisi maallikko ihan varmasti toisenlaiseen järjestykseen kuin kirjastoissa laitetaan. Suuruusjärjestyksessähän nämä luvut olisivat 001, 30, 54, 66, 316 ja 658.

Tähän löysimme ratkaisuksi kolminumeroiset hyllyluokat. Informaatikko Sari Soininen oli aiemmin hahmotellut hyllyluokkia ja päätynyt kolmenumeroisiin luokkiin. Tämä vaikutti meistä sitä järkevämmältä, mitä enemmän asiaa ajattelimme. 

Kirjastoissa on hyvin erilaisia kokoelmia, joten päädyimme ratkaisuun, jossa luokilla voi joissain erityisissä tapauksissa olla pisteellisiä alaluokkia. Tässä oli taustalla ajatus siitä, että kokoelmia voitaisi kelluttaa, vaikka joissain  kirjastoissa tarvitaan joillakin osa-alueilla hieman tarkempaa luokitusta. Pisteelliset hyllyluokat voidaan tarvittaessa kelluttaa pisteettömien hyllyluokkien sekaan. Esimerkki tällaisesta on tietojenkäsittelyn luokaksi valikoitunut 004, joka riittää pääsääntöisesti sellaisenaan, mutta yhdessä toimipisteessä opetetaan tietotekniikka, ja siksi siellä haluttiin tarkempaa tietojenkäsittelyn teosten luokitusta.

Alakohtaiset työpajat

Hyllyluokituksen perusta on ollut ajassa, jolloin tilalla on ollut suurempi merkitys kokoelmien käytössä. Nykyään on pääsääntöisesti järkevämpi suosia hakua hyllystä etsimisen sijaan, sillä suuri osa kokoelmista on aina jossain muualla kuin samassa kirjastotilassa asiakkaan kanssa. 

Hyllyluokkien kokonaisuus on Metropolian kokoisessa monialaisessa amk-kirjastossa aika iso ja hankalasti hahmotettava. Aiemmin hyllyluokitusta ei oltu mietitty koko kirjaston laajuisena kokonaisuutena, vaan jokaisessa kirjastossa oli hyllyluokkia katsottu vain yhden toimipisteen kokoelmien näkökulmasta. 

Tämän vuoksi ensimmäisen hahmotelman pohjalta pidettiin alakohtaisia työpajoja. Niiden avulla haluttiin varmistaa, että uusi hyllyluokitus muodostuu järkeväksi kokonaisuudeksi kaikkien alojen ja tutkintojen näkökulmasta.

Vaikka idea kolmenumeroisista hyllyluokista tuli melko nopeasti, vaadittiin monta työpajaa, että kaikki aihealueet saatiin sisällytettyä luokitukseen. Täysin ongelmatonta ei ollut aihealueiden asettaminen järjestykseen niin, että että ne sijoittuvat hyllyihin loogisesti kaikkien toimipisteiden näkökulmasta. Samoja aineistoja katsottiin toisinaan eri toimipisteissä täysin eri näkökulmista.

Olimme myös selvästi kiinni vanhoissa ajattelutavoissa, joista oli vaikea päästää irti. Uutta lähdettiin rakentamaan väljästi UDK-luokituksen päälle, ja kesti aika kauan irtautua sen tuomasta ajatusmaailmasta. Osittain tähän vaikutti se, että monia valmiiksi kolmenumeroisia UDK-luokkia jätettiin muuttamatta. Viimeiset pulmat saatiin ratkaistua vasta, kun uskalsimme tehdä radikaaleja ratkaisuja, jotka eivät pohjautuneet vanhaan.

Käytännön työ

Käytännön työn hyllyluokkien muuttamisessa oli valtava urakka. Metropolian kokoelmissa oli projektin alkaessa n. 120 000 nidettä, joiden lähes kaikkien luokitus piti muuttaa sekä kirjastojärjestelmään että kirjassa olevaan selkätarraan. 

Apuna oli automatiikkaa sellaisten hyllyluokkien sellaisenaan uuteen luokkaan siirtyvien hyllyluokkien osalta. Meillä oli kuitenkin paljon hyllyluokkia, joiden kirjat piti käydä läpi yksitellen. Tämä oli suuri työ, mutta samalla kokoelmat tuli käytyä läpi melko tiheällä kammalla ja kokoelmista myös poistettiin paljon.

Hyllyluokituksen käyttöönoton aikana kuvailun ja sisällön asiantuntijat kokoontuivat säännöllisesti pohtimaan hyllyluokitusta ja sitä, mitä aihealueita mihinkin luokkaan menee. Hyllyluokitus hioutui vielä tässä vaiheessa. Hyllyluokkataulukkoon lisättiin kysymyksiä, ohjeita ja tarkennuksia päivittäin. Käytännössä luokitusta koeteltiin välillä kirja kerrallaan.

Millainen hyllyluokitus sitten saatiin? Alan ammattilainen näkee yhtymäkohtia UDK-luokitukseen joidenkin luokkien osalta (esim. 001), vaikka näidenkin sisällöissä tehtiin omia ratkaisuja. Osittain luokitus ei kuitenkaan muistuta mitään olemassa olevaa luokitusta. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan hyllyluokkakokonaisuudeksi päätettiin ottaa 4-alkuiset luokat, liiketalouden luokiksi puolestaan 2-alkuiset luokat.

Kielten luokissa päädyimme käyttämään kansainvälisiä kielikoodeja numeeristen hyllyluokkien sijaan. Eli esimerkiksi englannin kielen oppikirjat on nyt sijoitettu luokkaan ENG, ruotsin luokkaan SWE. 

Pohdintaa - hyödyt ja riskit

Kokonaan uuden oman hyllyluokituksen luomisessa on omat riskinsä. Korkeakoulu- ja kirjastokenttä ovat alati muuttuvia ja oma luokitus on tulevien mahdollisten yhdistymisten näkökulmasta potentiaalinen riskitekijä. Toisaalta kahdessa kirjastossa ei samaa luokitusta ole useinkaan käytetty samalla tavalla. Oman luokitusjärjestelmän ylläpito vaatii resursseja, mutta tuo suuria hyötyjä, kun kokoelmaa katsotaan yhtenä kokonaisuutena, ei useiden pienten kokoelmien yhdistelmänä.

Metropolia on kokenut viimeisen vuoden aikana suuria muutoksia kampusrakenteessa. Viimeisin yllättävä muutos on ollut se, että Leppävaaran kampuksesta jouduttiin luopumaan muutaman viikon varoitusajalla. Kokoelmien osittainen nopea siirto muihin kirjastoihin oli huomattavasti helpompaa, kun kirjastoissa oli jo valmiiksi yhtenäiset hyllyluokat.

Käytännössä olemme parin vuoden aikana muuttaneet ja kelluttaneet kokoelmia moneen suuntaan. Jos hyllyluokkia ei olisi yhdistetty ennen muuttoa, olisi työn määrä ollut muuttojen yhteydessä moninkertainen.

Nyt on kulunut kohta kaksi vuotta siitä, kun hyllyluokkamuutoksia alettiin soveltaa käytäntöön. Muutos on osoittautunut varsin onnistuneeksi. Ongelmakohtia on toki löytynyt, ja korjauksia tehty. Oli hyllyluokitus mikä tahansa, aina on niitä kirjoja, jotka voisi sisältönsä puolesta sijoittaa kahteen tai useampaan hyllyluokkaan. Ja niitä, joiden sijoittaminen mihinkään on melko vaikeaa.

Ratkaisumme oli rohkea ja radikaali. Olemme tyytyväisiä, että uskalsimme!

Annika Häyrynen
Päivi Karhumetsä
Päivi Ylitalo-Kallio