Metatieto-osaaminen haasteena ammattikorkeakoulukirjastoille: amk-metatietoasiantuntijakyselyn tuloksia

Metatietotyössä tapahtuneet muutokset ja henkilöstöresurssien vähentyminen ovat lisänneet metatietoon liittyviä osaamistarpeita.  Vuosina 2017, 2020 ja 2022 amk-metatietoasiantuntijoilta kysyttiin, miten he kokivat kuvailun ja toimintaympäristön muutokset. Kyselyt osoittavat, että kuvailijat ovat motivoituneita pitämään ajan tasalla osaamistaan ja vastaamaan uusiin haasteisiin.

AMK-metatietoryhmä on toiminut nykyisessä muodossaan vuodesta 2014 lähtien. Ryhmän edeltäjänä toimi AMK-luetteloijat-ryhmä, jonka työskentely alkoi jo vuonna 2002.  Ryhmä taitaakin olla pitkäaikaisin amk-sektorin työryhmistä, mikä kertoo osaltaan kuvailutyön tärkeydestä ja merkityksestä. Ryhmän asettaa AMKIT-konsortion johtoryhmä ja sen kokoonpano on vaihdellut vuosien saatossa. Ryhmä käsittelee metatietojen tuottamiseen ja hankintaan kuuluvia erityiskysymyksiä ja sen toiminnan tavoitteena on hyvien käytäntöjen ja kokemusten jakaminen ammattikorkeakouluissa.

Metatietoryhmän yhtenä keskeisenä tehtävänä on edistää vuorovaikutusta ja tiedonkulkua kansallisten kuvailutyön ryhmien välillä. Alusta alkaen on ollut tärkeää, että ammattikorkeakoulukirjastojen kuvailijoita  toimii myös kansallisissa ryhmissä. Ryhmä järjestää vuosittain kehittämispäiviä, joissa käsitellään ajankohtaisia asioita ja joihin sisällytetään tarvittaessa myös koulutusta. Kehittämispäivät ovat olleet suosittuja ja niistä on saatu hyvää palautetta. Kehittämispäivien teemoina ovat olleet mm. Annif – automaattinen kuvailu, RDA-kuvailusäännöt sekä e-aineistojen kuvailu.

AMK-metatietoryhmä on käsitellyt toimintansa aikana niin periaatteellisia kysymyksiä kuin yksityiskohtaisia kuvailuohjeistukseen liittyviä asioita. Esimerkkeinä voi mainita Lindaan (nyk. Melinda) liittyminen ja RDA Toolkit -ohjelmiston sopimusneuvottelut ennen kansallista lisenssiä. Ryhmä on tuottanut Metatiedon mestariksi -verkkokurssin, joka oli aktiivisessa käytössä useamman vuoden ajan. Alustavaihdot sekä kuvailusääntöjen muutokset loivat haasteita kurssin ylläpidolle, minkä vuoksi sen ylläpidosta luovuttiin. Viime aikoina kentältä on tullut kovasti toiveita, että kurssi saataisiin jälleen käyttöön. Niinpä ryhmä on aloittanut kurssin päivittämisen ja tavoitteenamme on, että ensi vuoden alkupuolella kurssi olisi jälleen kaikkien kuvailijoiden käytettävissä.

Kuvailutyö muuttuvassa toimintaympäristössä

Kun amk-kirjastoissa siirryttiin Voyagerista käyttämään sekä Kohaa että Almaa, varmistettiin että molempien järjestelmien käyttäjistä on edustajia metatietoryhmässämme. On ollut mielenkiintoista tutustua järjestelmien erilaisiin kuvailuprosesseihin.

Kuvailutyö ammattikorkeakoulukirjastoissa muuttui perusteellisesti siirryttäessä yhteisluettelointiin ja Aleph-järjestelmään. Päivittäinen työ vaatii muun muassa MARC 21 -sovellusohjeen käyttöä. Kuvailusääntöjen muutos ISBD-säännöistä RDA-sääntöihin on vaatinut uudenlaista ajattelua ja näkökulmaa.

Myös ammattikorkeakoulukentässä on tapahtunut isoja muutoksia. Korkeakoulujen toimipisteitä ja niiden kirjastoja on lakkautettu, ammattikorkeakouluja on yhdistynyt ja kirjastojen henkilökuntaa on vähennetty. Vuosina 2016–2020 kirjastojen määrä väheni 88 toimipisteestä 58 toimipisteeseen ja henkilöstön määrä 9960 henkilötyövuodesta 8460 henkilötyövuoteen. Resurssien niukkuus on vaatinut uusia tapoja tehdä työtä.

AMK-metatietoryhmä on selvittänyt kyselyiden avulla, miten kuvailijat ovat kokeneet viimeaikaiset muutokset ja miten kuvailutyö asemoituu kirjastotyön kokonaisuuteen. Miten kollega pärjää muuttuvassa toimintaympäristössä? Mitkä ovat kuvailijoiden osaamistarpeet ja miten he haluavat osaamistaan kehittää?  Esittelemme tässä artikkelissa vuosien 2017, 2020 ja 2022 tehtyjen kyselyiden tuloksia. Vuoden 2020 kyselyn pääpaino oli järjestelmän vaihdossa. Viimeisimmässä kyselyssämme selvitimme myös sitä, miten korona-aika on vaikuttanut työskentelytapoihin. Tekemämme kyselyt eivät ole tilastollisia tutkimuksia, ja kysymykset ovat eri vuosina hieman vaihdelleet.

Kuvailutyö osana kirjastotyön kokonaisuutta

Ammattikorkeakoulujen kirjastoille on tyypillistä, että työntekijöiden toimenkuvaan sisältyy erityyppisiä tehtäviä. Yli puolet työajasta kuvailutyöhön ilmoitti käyttävänsä vuonna 2017 lähes 20 prosenttia vastanneista.  Viisi vuotta myöhemmin tilanne oli melkein sama: 22 prosenttia käytti kuvailutyöhön puolet tai enemmän työajastaan. Pieneen nousuun voi syynä olla se, että kuvailutyön taitoja ei ole enää samalla tavalla uusilla työntekijöillä ja kuvailutyötä on keskitetty enemmän niille, jotka ovat sitä tehneet aikaisemmin. Sen sijaan vuonna 2020, kun opeteltiin uuden järjestelmän käyttöä, kuvailijoilla meni melkein kolmannes (28,5 %) työajasta kuvailutyöhön.

Vuonna 2017 ilmoitti 65 prosenttia vastaajista kuvailutyön resurssien vähentyneen. Tähän oli vaikuttanut muiden tehtävien lisääntyminen, henkilökunnan vähentyminen (eläkkeelle jääneen tilalle ei ole palkattu ketään) tai aineistonhankintojen vähentyminen.

Vuoden 2022 kyselyssä yhtenä kysymyksenä oli: Onko sinulle tullut muita metatietoasiantuntijuuteen liittyviä tehtäviä? Vastauksista nousee metatieto-osaamisen tarve muissa korkeakoulun toiminnoissa kuin perinteisessä kirjastoaineiston kuvailussa. Yli puolet kuvailijoista vastasi osallistuvansa henkilökunnan julkaisutietojen kokoamiseen Opetus- ja kulttuuriministeriölle joko tallentamalla tai tarkistamalla tietoja Justus-järjestelmässä. Yli puolet vastaajista tarkisti ja hyväksyi julkaistavaksi opinnäytteitä Theseuksessa tai tallensi Theseukseen julkaisuja. Avoimeen tieteeseen ja tutkimukseen liittyviä tehtäviä, esimerkiksi tutkimusaineistojen tallennukseen liittyviä tehtäviä oli muutamalla vastaajalla.

Järjestelmävaihdot ja niiden vaikutus kuvailijan työhön

Vuoden 2020 kyselyssä kysyttyiin, miten Voyager-järjestelmästä luopuminen ja Alma- tai Koha-järjestelmän käyttöönotto on vaikuttanut työhön. Vastaajista 49 prosenttia käytti Almaa ja 51 prosenttia Kohaa. Vastauksista käy ilmi se, että Alma-järjestelmän käyttöönotto koettiin vaikeammaksi kuin Kohan käyttöönotto.

Alman käyttäjistä 27 prosenttia ilmoitti työn muuttuneen vaikeammaksi ja 30 prosenttia ilmoitti kuvailuun menevän enemmän aikaa kuin aikaisemmin. Kohan käyttäjistä vain 11 prosenttia vastasi työn olevan vaikeampaa kuin Voyager-aikana ja 16 prosentilla meni enemmän työaikaa kuvailuun kuin aiemmin. Avoimissa vastauksissa yksi Koha-kuvailija toteaa, että Kohassa kuvailu on yksitoikkoisempaa. Alman käyttäjä taas puolestaan toteaa, että työ on muuttunut mielenkiintoiseksi.

Kohan käyttäjistä 79 prosenttia ja Alman käyttäjistä 68 prosenttia ilmoitti saaneensa riittävästi koulutusta ja ohjausta uuden järjestelmän käyttöön.  Kun kysyttiin senhetkisiä koulutustarpeita, Alman käyttäjät toivoivat järjestelmäkoulutusta enemmän kuin Kohan käyttäjät (35 % ja 16 %).  Molemmilla ryhmillä oli lisäkoulutuksen toiveissa ensimmäisellä sijalla RDA ja toisella Marc21-formaatti. Alman käyttäjät toivoivat yhtä paljon sekä järjestelmäkoulutusta että formaattikoulutusta (35 %). Kun vastaajia pyydettiin tarkentamaan tekstikenttään koulutustarpeita, niin Alman käyttäjät luettelivat useita järjestelmään liittyviä tarpeita. Kohan käyttäjillä koulutustoiveet koskivat enemmän erityyppisten aineistojen kuvailua, sovellusohjetta ja automaattista sisällönkuvailua.

Kohan käyttäjät odottivat alussa enemmän yleistä tietoa järjestelmästä ja kuvailupuolen määrityksistä, kuvailupohjista ja eri toiminnoista. Alman käyttäjät toivoivat lisää koulutusta tietueiden käsittelystä: ”Alman CZ-tietuiden käsittely, import-profilien käyttö, brief-levelien määrittely”. Alman ja Melindan yhteistoimivuudesta kaivattiin myös lisätietoja. Osa Alman käyttäjistä koki, että koulutusta ja videoita oli riittävästi, mutta selkeät suomenkieliset ohjeet ja vinkit jäivät puuttumaan.

Vuoden 2022 vastauksista tulee selvästi esille se, että uusiin järjestelmiin on totuttu. Vain 14 prosenttia toivoi enää koulutusta järjestelmistä.

Yksi vastaaja toteaakin osuvasti järjestelmäkehityksestä ja muutoksista:

Järjestelmät tulevat ja menevät, niiden kanssa oppii olemaan.

Osaamisen kehittäminen

Kuvailijoilta kysyttiin vuosien 2017 ja 2022 kyselyissä, miten he ylläpitävät kuvailutaitojaan. Molempien kyselyiden vastausten perusteella kuvailijat ilmoittavat ylläpitävänsä kuvailutaitoja pääasiassa kolmella tavalla: itsenäisesti manuaaleja tutkien, osallistumalla amk-metatietoryhmän koulutuspäiviin joko paikan päällä tai etänä sekä osallistumalla kansalliskirjaston koulutuksiin joko paikan päällä tai etänä. Vuonna 2017 oli käytössä myös amk-kirjastojen Metamesta-verkkokurssiaineisto kuvailun perusteista. Neljännes kuvailijoista kertoi tutustuneensa siihen. Noin 4 prosenttia vastanneista ilmoitti täydentäneensä osaamistaan suorittamalla opintokokonaisuuksia kirjastoalan oppilaitoksissa.

Metatietoasiantuntijoilta kysyttiin myös, miten he mieluimmin pitävät kuvailutaitojaan ajan tasalla. Vaikka vuonna 2017 ei vielä ollut pandemia-ajan kokemuksia webinaareista, niin tuolloinkin sai eniten kannatusta kansalliskirjaston ja amk-metatietoryhmän etäkoulutukset. Avoimissa vastauksissa mainittiin myös työpaikkojen omat sisäiset koulutukset. Tärkeinä oppimisen tapoina tuotiin esille myös erilaisten kansallisten ryhmien jäsenyydet. Vuonna 2022 yli 70 prosenttia halusi päivittää taitojaan webinaareihin osallistumalla.

Molempien kyselyiden vastauksissa toivottiin lisää koulutusta ja osaamista RDA-kuvailusäännöistä. Vuoden 2017 kyselyssä reilu 60 prosenttia kaipasi lisäkoulutusta RDA:n teoriasta ja rakenteesta. Viisi vuotta myöhemmin tulos oli sama: 65,2 prosenttia mainitsi RDA-ohjeet vaikeimmaksi asiaksi kuvailussa. Marc21-formaatin käyttö mainittiin toiseksi tärkeimmäksi molemmissa kyselyissä. Vuonna 2022 Marc21-formaatin koulutusta kaivattiin enemmän (39 %) kuin aikaisemmassa vuoden 2017 kyselyssä (18,4 %).

Vuonna 2017 toivottiin selkeästi eniten lisätaitoja e-aineiston kuvailuun. Ongelmaksi koettiin kansallisten käytänteiden hajanaisuus ja se, että tarkat ohjeet puuttuivat. Vuonna 2022 kuvailijat mainitsivat edelleen e-aineistojen kuvailun, mutta vastauksista tulee esille uudenlaisia haasteita: erilaiset verkkoaineistot, äänikirjat, tietokannat, saavutettavuusmerkinnät, Muuntaja-apuvälineen käyttö ja tekoälyn käyttö (Annif). Kuvailijat toivoivat kuitenkin myös peruskoulutusta: lyhyt pikaopas välttämättömistä kentistä, yleistä Marc21-luetteloinnista, RDA Marc21-kentissä ja mikä kenttä liittyy mihinkin entiteettiin sekä harvoin kuvailutyötä tekevälle täydennyskoulutusta.

Niin vuoden 2017 kuin vuoden 2022 kyselyjen vastaukset osoittavat, että suuri haaste on edelleenkin osaamisen lisääminen RDA-kuvailusääntöjen käytössä. Tämä luo haasteita niin kirjastoalan peruskoulutukselle kuin työssä olevien täydennyskoulutukselle.

Korona-ajan vaikutukset kuvailijan työhön

Vuoden 2022 kyselyssä kysyttiin myös korona-ajan kokemuksia avoimena kysymyksenä. Vastauksissa tuli luonnollisesti esille etätyön lisääntyminen. E-aineiston kuvailun lisääntyminen tuli esille monista vastauksista. Useissa vastauksissa tuli esille myös mahdollisuus osallistua enemmän koulutuksiin. Koulutuksia oli tarjolla etänä entistä enemmän, ja koska lainauspalveluihin liittyviä toimia oli vähemmän, osallistuminen koulutuksiin onnistui.

Vastauksissa nousi esille erityisesti etätyö ja e-aineistojen kuvailu sekä etäkoulutukset:

Kuvailin etänä ihan kuten kampuksellakin tekisin. E-aineistojen määrä lisääntyi jonkin verran. Koulutuksiin oli helpompi osallistua ja niin teinkin. Teen edelleen kuvailutyöni etänä, lukuun ottamatta muutamia poikkeuksia (painettu ulkomainen aineisto). Osallistun ihan kaikkiin saatavilla oleviin koulutuksiin, ja niistä on ollut korvaamaton hyöty työssäni. Tosin olen osallistunut aikaisemminkin ko. koulutuksiin.

Korona-aikana kirjastoomme hankittiin entistä enemmän e-aineistoa eli e-kirjojen kuvailu lisääntyi. Se onnistui hyvin etänä kotoa käsin. Painettua aineistoa kävin kuvailemassa kampuksella noin kerran viikossa myös korona-aikana. Koulutuksiin osallistuminen lisääntyi, koska myös kansainvälisiin koulutuksiin pääsi kätevästi etänä. Kotimaista kuvailukoulutusta on ollut kivasti tarjolla etänä.

Metatieto-osaaminen on tulevaisuuden osaamista

Kuvailutyössä on tapahtunut paljon viimeisten vuosien aikana. Olemme juuri saaneet haltuun RDA:n mukanaan tuomat uudistukset, kun alammekin jo perehtyä linkitetyn datan tietomalliin Melindan alustan vaihdon myötä.

Metadata-osaaminen on tulevaisuuden osaamista maailmassa, jossa tiedon määrä ja moninaisuus kasvavat eksponentiaalisesti. Ilman metadataa tarvittavan tiedon löytäminen on mahdotonta.  Kaikki kirjastoammattilaiset eivät kuitenkaan voi olla metadatan mestareita ja kuvailun asiantuntijoita.  On tärkeää ymmärtää kuvailun ja metadatan perusteet, jotta pystymme hyödyntämään ymmärrystämme tiedonhaussa ja tutkimusaineistojen käsittelyssä.