Me ollaan kuvailijoita kaikki, kun metatietoa yrittää ymmärtää

Tiedon tallennusta sinne ja tänne. Kirjojen tietoja kirjastotietokantaan yhtäällä, opinnäytetöiden tallennusta opinnäytetyö- ja julkaisuarkistoon toisaalla. Kenties saman organisaation sisällä, kenties samassa kirjastossa. Mikä yhdistää tietokantoihin tallennettua tietoa? Keitä ne ovat ne tallentajat? Miten me miellämme työmme, kun tallennamme tietoa siitä, että on olemassa jokin aineisto?

Siellä on sana. Tai useampikin sana laitettu riviin ja järjestykseen. Siellä se on, myös metasana. Mahtisana, tietueen sydän tai sielu. Tai ainakin sinnepäin. Jotain pysyväisluontoista kuitenkin. Ei mitenkään mahtipontista koskaan. Sellaista hiljaista vaan. Tietoa, joka vain ilmestyy jostain tietueisiin, kuin huomaamatta. Tai luodaan alusta asti hitaasti, mutta varmasti. Sellainen tiedon sana, joka huomataan ehkä vasta silloin, kun sitä ei ole. Muutoin se seuraa aina mukana, on läsnä tietueessa sateessa ja tuulessa sekä kauniina kesäpäivänä, ehkä myös hallaöinä, jos kaikki menee hyvin eivätkä järjestelmät koskaan kokonaan uuvahda ja jätä meitä.

Tuo metatieto on ollut olemassa jo pitkään arkiston kätköissä. Tai se luodaan yhä uudelleen uusiin tietueisiin. Kirjoihin, opinnäytteisiin, kaikenlaisiin aineistoihin, niin lisensoituihin kuin ihan avoimiin, kirjaston kirjoihin ja opinnäytetöihin. Sinne talletetaan pala jotain, jota ilman kirjat, opinnäytetyöt ja muut aineistot saattaisivat unohtua. Ilman tuota tietuepalapelin palaa, tiedon löytäminen olisi hankalampaa, ellei peräti jäisi kokonaan unholaan ja löytymättä.

Tärkeää metatietoa on olemassa, kun on joku, joka näkee vaivan, kun joku on ottanut asiakseen. Jos joku ei muodostaisi kaikesta syntyneestä tiedosta luetteloa, joka laitettaisiin jonnekin, ja jos ei joku vielä mahdollistaisi sisällönkuvailulla aineiston löytymistä monin eri tavoin, jäisi moni tieto monistakin tärkeistä aineistoista koskaan löytymättä, vaikka tarvetta olisi ollut. Yksikään tietokanta ei pyörisi, jos joku ei syöttäisi ja käsittelisi tietoja, myös niitä kuvailutietoja tai opinnäyte- tai julkaisutietoja. Tai miten niitä nyt missäkin tilanteessa kutsutaan. Meitä jokuja on Xamkin kirjastossakin moneksi, meitä erilaisiin tietokantoihin ja järjestelmiin syötettävien ja käsiteltävien aineistotietojen kanssa työskenteleviä. Kuvailu liitetään yleensä kirjastoaineistojen kuvailu tiedon tallentamiseen. Yhtä hyvin opinnäyte- ja julkaisutiedon tallentaminen on kuvailua. Yhteisenä nimittäjänä on metatietotyö. Tämä yhteys kirjastoaineistojen ja opinnäytetöiden tallennuksen ja arkistoinnin parissa työskentelevien välillä on ollut hyvä huomata. Tuodaan yhteisellä rintamalla esiin tiedon tallennukseen liittyvän työn laajuutta ja sitä kautta myös metatietotyön merkittävyyttä.

Joskus tuntuu siltä, että arkinen työ on pelkästään ohi vilahtelevien tietueiden pikaista tarkastelua. Käsittelemme yhä useammin ainakin osin jo valmiiksi kuvailtuja tai automaattisesti täytettyjä tietueita. Mikä lisäisi merkityksellisyyden kokemusta näissä aatoksissa? Merkityksen metatieto, missä se on, sillä tiedolla olisi nyt käyttöä. Tehdyn työn määrä, kun antaa hyvin suoraviivaisesti tällaisessa perinteisessä ihmiskäyttöliittymässä merkityksellisyyden tunteen. Kun työ on enemmän laaduntarkkailua, on merkitys erikseen muistettava. Metatiedon hyvyys pysyy.

Metatieto ei pidä melua itsestään. Löydetty tieto puhukoon puolestaan voisi olla sen motto. Hyvä niin. Työ tekijäänsä kiittää, kyllä se saa riittää. Käyttäjiä, niitä kirjaston asiakkaita vartenhan tässä tuumaillaan, tietueiden kenttiä täytellään. Ja pidetään huolta järjestyksestä, jokaisella on oma paikkansa. Yhdessä olemme enemmän tässäkin ja Xamkissa kuvailu onkin osa laajempaa kokonaisuutta. Ollaan mietitty, että aina kun tarpeelliselta tuntuu, voidaan asioita käsitellä yhteistyöfoorumilla kokoelmat ja aineistot laajasti ymmärtäen. Tuo foorumi me ehdittiin muuten perustaa juuri ennen kuin, kuten kaikkialla muuallakin, elämä ja oleminen koronaviruksesta johtuen alkoi muuttua etäpainotteisemmaksi. Aineistojen hankkijamme tilasivat runsain mitoin e-aineistoja etänä opiskelevien ja työskentelevien tarpeisiin. Eipä siinä sitten pitkään mennyt, kun asiaa alkoi olla niihin liittyen yhteistyöfoorumillakin.

Oltiin me myös kuvailijoiden keskuudessa uuden haasteen edessä. Runsastuneet aineistomäärät nenän edessä kuvailua odottamassa.  Otimme lähes siltä istumalta haasteen vastaan järjestäytymällä päivitetyin kuvailuohjein ja -käytännöin. Kuvailutyötä on sittemmin riittänyt jaettavaksi entistä useamman kuvailijan kesken. Työnjakoa me tehtiin aineistojen toimittajien perusteella. Myös kuvailtavien e-aineistojen tiedottamisessa sisäisesti huomattiin olevan tarvetta keksiä jokin päivitetty tapa. Oma Teams-kanava e-aineistoille muodostui luontevasti sellaiseksi. Sieltä kuvailijat voivat ottaa joustavasti käsittelyyn kuvailtavia aineistoja, kun ovat siististi yhdessä paikassa. Kaikilla Xamkin kirjastolaisilla on myös mahdollista osallistua Teamsin kautta e-aineistotyöhön. Kun joku löytää vaikkapa jonkin hyvän avoimen e-aineiston ja meille siitä ilmoittaa, niin tosi mieluusti kuvaillaan. Näinkin me ollaan yhteisen asian äärellä. Kirkastuu se tarkoitus tässä ihan. Saapi kai hihkaista nyt sittenkin, silleen ihan pienesti vaan, että on tässä työtä tehty ja paikkansa täytetty. Moni meistä on. Kaikki me metatietoilijat. Tietuetyön suola, tai jos jotkut tykkää enemmän makeasta, miksei välillä sokeri, on nähdä, että siellä ne nyt ovat maailmalla, ne tietueet. Huomata, että nyt ne ovat asiakkaiden saatavilla. Hienoa on, jos saa kuulla, että ne on myös löydetty.

Saavutettavuudesta puhutaan näinä aikoina yhä enemmän. Ja vastuullisuudesta. Eikö se ole juuri sitä se metatieto, omalta osaltaan tiedon saavutettavuutta. Se on kuvailua, sitä luettelointia ja sisällönkuvailua, eri alustoilla ja järjestelmissä. Se on vastuullista toimintaa, jota ohjaavat säännöt, tarkoituksenmukaisuus ja laaduntarkkailu. Lisää ja tarkempaa sisällön saavutettavuutta saadaan, kun aineistoa kuvailevan tiedon laadulla on väliä ja sitä rikastetaan vaikkapa asiasanoin.  Sitähän se on, se tavallinen arkinen kuvailu, tavallinen arkinen tallentaminen. Kun sen niin ymmärtää, on asiamme yhteinen. Ollaan kaikki tiedon äänettömänä väreilevällä järvellä. Tai vilkasliikenteisellä liukuhihnalla. Tietuetyön äärellä kuitenkin.

Kirjoittaja on käyttänyt lähteinä kaikkea kuvailemisesta ja metatiedosta tähän mennessä omaksumaansa ja kiittää kaikkia kollegoitaan, jotka ovat omalta osaltaan valottaneet metatietotyön eri ulottuvuuksia kirjoittajalle.