Maksuton kaukopalvelu kokoelman jatkeena : case: TAMK

STKS:n Aineiston saatavuus –työryhmä järjesti 20.5.2015 seminaarin Kaukopalvelusta kohti yhtä kokoelmaa. Yhtenä aiheena oli kaukopalvelun maksuttomuus. Seminaarissa kuultiin puheenvuoro TAMKin kirjastosta ja esiteltiin TAMKin maksutonta kaukopalvelua. Aihe herätti paljon keskustelua ja sitä tullaan jatkamaan syksyn aikana AMK-kirjastonjohtajien kokoontuessa yhteen. Savu ei siis aiheen ympäriltä ole vielä hälvennyt. Toivottavasti koonti seminaariesityksestä tukee laajemminkin jatkokeskustelua ja –ideointia kaukopalvelujen maksuttomuudesta.

TAMK pähkinänkuoressa
Tampereen ammattikorkeakoulu TAMK on yksi Suomen suurimmista ammattikorkeakouluista. TAMKissa on opiskelijoita n. 10 000 ja henkilöstöä 750. TAMK toimii pääasiassa kolmessa toimipisteessä Tampereella: Pääkampuksella (Kuntokatu), Mediapoliksen kampuksella sekä Musiikkiakatemiassa. Näissä toimipisteissä tarjotaan myös TAMKin kirjastopalveluja.

TAMKin kaukopalvelu
Kaukopalvelu tilaa aineistoa ainoastaan Tampereen ulkopuolelta. Jos aineisto löytyy Tampereelta, asiakas ohjataan käyttämään sen kirjaston palveluja, josta aineisto löytyy. TAMKissa on käytössä keskitetty kaukopalvelu. Tämä tarkoittaa sitä, että Pääkampukselta tilataan aineistoa myös Mediapoliksen toimipisteeseen. Musiikkiakatemian kirjasto hoitaa itse kaukopalveluaan, sillä musiikkiaineisto vaatii omanlaista tietämystä eikä kaukopalvelun määrä pienessä toimipisteessä ole kovin suurta. Keskitettyä kaukopalvelua hoitaa Pääkampuksella yhteensä 3 henkilöä. Kaukopalvelu on kuitenkin yksi työtehtävä muiden joukossa, eli kaikilla on myös muita vastuita kaukopalvelun lisäksi.

TAMKin kaukopalvelu on maksuton TAMKilaisille sekä tilaaville kirjastoille. Ulkopuolisille asiakkaille tilattavan aineiston hinta on 10e/kpl. Maksuton kaukopalvelu on ollut käytössä 1.1.2010 lähtien.
Maksuttomuuden taustat
Nykyisen kaukopalveluhinnoittelun taustalla on aiemmin käytössä olleet varsin sekavat hinnoittelumallit. TAMK ja PIRAMK (Pirkanmaan ammattikorkeakoulu) yhdistyivät 1.1.2010 ja tuolloin otettiin käyttöön uudet toimintaperiaatteet.

Ex-TAMKissa henkilökunta maksoi omaan käyttöön tulevat kaukolainansa itse ja koulutusosasto maksoi projekteihin liittyvät kaukolainat. Tämä edellytti kaukopalvelijalta paljon selvitystyötä: mikä osasto oli kyseessä, kuka maksaa ja mistä lainan saa halvimmalla. Opiskelijoille kaukolaina maksoi kolme euroa. Ex-PIRAMKissa puolestaan kaukolainat maksoivat opiskelijalle, mutta opiskelijat olivat oikeutettuja viiteen maksuttomaan kaukolainaan opinnäytetyövaiheessa.

TAMKin ja PIRAMKin yhdistyessä kaukopalveluprosessia järkeistettiin poistamalla maksut. Tämä mahdollisti työajan tehokkaamman käytön, sillä kaukopalvelija pystyi keskittymään itse asiaan eli kaukolainojen tilaamiseen selvitystyön sijaan. Prosessi helpottui myös asiakkaan osalta, sillä hänen ei tarvinnut tehdä selkoa siitä mihin kaukolainaa tarvitsi.

Kaukopalvelu ja kokoelmapolitiikka
TAMKissa kaukopalvelu on osa kokoelmapolitiikkaa. Kaukopalvelun avulla jatketaan omaa kokoelmaa: kaikkea mahdollista ei ole varaa tai tilaa hankkia. Satunnaisesti käytettävän aineiston hankinta ei puolestaan ole järkevää. Koska asiakkaiden tarpeet ovat hyvin erilaiset, ei oman kokoelman olekaan tarkoitus tarjota TAMKilaiselle kaikkea. Ensimmäisen vuoden liiketalouden opiskelijalla ei ole samanlaisia tiedontarpeita kuin esimerkiksi robotiikan tutkijalla.

Kaukopalvelun avulla asiakkaiden käytettävissä on koko kirjastoverkon tarjonta. Aineisto on myös usein nopeammin asiakkaan käytettävissä kuin perinteisesti hankkimalla. Kaukopalvelun kautta hankittu aineisto täsmää aina asiakkaan tarpeisiin. Kaukopalvelupyynnöistä osa siirretään hankintaan, jolloin kaukopalvelupyynnöt paljastavat nousevia aloja sekä antavat lisätietoa asiakkaiden tarpeista. Perinteinen hankinta sisältää usein myös huteja, sillä hankittava aineisto ja asiakkaan tarpeet eivät välttämättä aina kohtaa.

Tilastot
Aina kun vanhoja ja tuttuja toimintatapoja muutetaan, esiintyy vastustusta. Näin oli myös TAMKin kirjastossa. Osa henkilökunnasta pelkäsi, että maksuttomuuden takia kaukopalvelu räjähtää käsiin eikä aineistoa riitä TAMKilaisille. Tämä pelko on osoittautunut turhaksi. Tilastojen valossa voidaan todeta, että maksuttomuus ei ole kohtuuttomasti lisännyt kaukopalvelupyyntöjen määrää. Antolainaus on yhäkin vain noin puolet omille asiakkaille tilattujen kaukolainojen määrästä.

Asia konkretisoituu alla olevasta taulukosta. Oikealla on omille asiakkaille (TAMKilaisille + muutamille ulkopuolisille) tilattu aineisto ja vasemmalla kirjastoihin lähetetty aineisto.

Tilatut kaukolainat                                                                Antolainaus

2012: 397 kpl kotim. + 127 kpl ulkom. = 524 kpl                                     2012: 244kpl

2013: 462 kpl kotim. + 141 kpl ulkom. = 606 kpl                                     2013: 337 kpl

2014: 301 kpl. kotim. + 107 kpl ulkom. = 408 kpl                                   2014: 303 kpl

1.10.2015: 402 kpl (sis. myös ei-tilatun aineiston)                             1.10.2015: 220 kpl

Kustannukset

Toinen maksuttomuuteen liittyvä pelko on kustannukset. Kun kaukopalvelun kustannuksia vertaa hankintamäärärahoihin, näyttäytyvät kustannukset varsin pieninä. TAMKin tapauksessa tarkkaa postituskulujen määrää ei voi arvioida, sillä ne lasketaan TAMKin yhteisiin postituskuluihin eikä kirjaston osuutta eritellä. Kyseessä ei kuitenkaan ole merkittävä menoerä.

Tilattu kaukopalveluaineisto                                                           Aineistohankinnat e ja p

2012: 3440e                                                                               2012: 518 163e

2013: 3417e                                                                               2013: 463 352e

2014: 3346e                                                                               2014: 487 771e

Kaukopalveluna tilatun aineiston käyttö on pysynyt stabiilina ja aineisto vastaa aina asiakkaan tarpeeseen. Suorat kustannukset ovat pysytelleet hiukan alle 3500 eurossa.

Kustannuksissa on hyvä huomioida myös työn määrä. Aineiston hankinta kaikkine työvaiheineen on pitkä ja monisyinen prosessi, johon osallistuu ainakin hankkija ja luetteloija. Kaukopalveluna tilaukset hoituvat kätevästi yhden henkilön työn tuloksena. Kevät-kauden (tammi-kesäkuu) 2015 aikana tilattavia kaukolainoja tuli käsiteltäväksi keskimäärin 12 per viikko. Kuukausittain tilattavia kaukolainoja käsiteltiin keskimäärin 50 per kuukausi.

Hyvät ja huonot puolet
TAMKin kirjastossa on koettu, että maksuttomalla kaukopalvelulla on vain hyviä puolia. Seuraavasta listasta voi jokainen valita lempparinsa:

• Asiakaslähtöisyys.
• Aineisto täsmää asiakkaiden tarpeisiin.
• Aineisto nopeasti käytettävissä.
• Oman kokoelman tarpeeton kasvattaminen ei ole järkevää.
• Omat kokoelmat eivät voi tarjota kaikille kaikkea.
• Suoraviivaisuus prosessissa: ei selvitystyötä, ei laskutusta, asiakkaalle nopea palvelu.
• Tilausten määrä ei ole kasvanut kohtuuttomasti.
• Talouspalvelut tykkää!!!
• Kustannukset kohtuulliset
• PR-vaikutus: kaukopalvelusta saadaan vuosittain hyvää palautetta sekä henkilökunnalta että opiskelijoilta (kyselyt yms.)

Yhteistyö
TAMKin kirjasto tekee mielellään yhteistyötä kaikkien halukkaiden kanssa. Tämän jutun kirjoittamishetkellä TAMKin kanssa kahdenvälisesti maksuttomia kirjastoja ovat JAMK, Turun AMK, DIAK ja Centria. TAMKissa lähettävä kaukopalvelu on maksuton, mutta mainitut kirjastot lähettävät siis myös TAMKille omaa aineistoaan maksuttomasti. Jos teidänkin kirjastossa on halukkuutta kokeilla maksutonta kaukopalvelua, niin ota rohkeasti yhteyttä. Lisätietoja voi kysyä allekirjoittaneelta (eija.mustonen@tamk.fi)

TAMKin kirjasto suosittelee!

Eija Mustonen
suunnittelija
TAMK