Lyhyt oppimäärä Theseus-toimintamalliin: lainsäädäntöä ja käytänteitä

Mitä Theseukseen tallennetuista opinnäytetöistä tulee tarkistaa ja muokata? Voiko opiskelijan työn poistaa tekijänoikeuslain nojalla kokonaan Theseuksesta? Entä mihin Theseuksen toimintamalli perustuu? Tässä kooste Theseus-käsittelyn periaatteista ja tulkinnoista.

Viime vuosina ammattikorkeakouluissa resurssit ovat vähentyneet. Toimintaa pyritään suoraviivaistamaan ja leanaamaan: jätetään kaikki tarpeeton työ pois. Herää kysymys, mikä olisi yksinkertaisin tapa käsitellä Theseukseen tallennettuja opinnäytetöitä. Ja onko kirjaston tehtävänä toimia portinvartijana, kun oletus kuitenkin on, että Theseukseen tallennetaan “viimeinen, opinnäytetyön ohjaajan hyväksymä versio”.

Marraskuussa pidettiin Theseus-webinaari, jossa keskusteltiin Theseus-käsittelystä. Riikka Sinisalo ja Heli Palomäki LUT-tiedekirjastosta kertoivat kyselystä, jossa he selvittivät ammattikorkeakoulukirjastojen tapoja käsitellä opinnäytetöitä. Kävi ilmi, että kirjastoissa käsitellään töitä vähän eri tavoin, eri intensiteetillä. 

Kuka on auktoriteetti, joka päättää?

Välillä AMKIT-konsortiolta tai Arenelta vaaditaan linjausta Theseuksen prosesseista. Theseuksen käytänteiden luomisessa on ollut rajanvetoa siinä, mikä on yhteisesti AMKIT-konsortion tasolla päätettävää ja mistä päättävät ammattikorkeakoulut itse. Lisäksi toimintamalliin vaikuttavat Kansalliskirjasto, Kansallisarkisto, Opetus- ja kulttuuriministeriö ja Aluehallintokeskus.

Theseukseen on luotu yhteinen käyttöliittymä, tallennussopimus, mahdollisuus käyttää Creative Commons -lisenssejä sekä ohjeet niin tallentajalle kuin käsittelijälle. Kansalliskirjaston kanssa on sovittu, että työt siirretään jatkossa pitkäaikaissäilytykseen PAS-palveluun, joka tarvitsee arkistokelpoista PDF/A-formaattia tallennukseen. Saavutettavuusvaatimukset velvoittavat, että opinnäytetyöt on tehty saavutettavia opinnäytetöitä tuottavaan pohjaan ja julkaisusarjan julkaisut ovat saavutettavia.

Ammattikorkeakoulut ovat itsenäisiä oikeustoimihenkilöitä ja päättävät itse sisäiseen hallintoon kuuluvista asioista (OKM 2023). Tämä tarkoittaa, että Theseuksen tallentamisen prosessi, töiden käsittely ja talon sisäinen ohjeistus ovat ammattikorkeakoulun itse päätettävissä. Samoin opinnäytetyön ohjaus ja saavutettavan opinnäytetyön ohjaus on jokaisen ammattikorkeakoulun oman toimintavallan asia.

Lyhyt checklist: Mitä Theseus-töissä tulee käsitellä?

Theseus-töiden käsittelyyn on AMKIT-konsortion, Opetus- ja kulttuuriministeriön, Kansalliskirjaston, Kansallisarkiston ja AVI:n puolelta seuraavat perusvaatimukset:

• Opinnäytetyö on julkinen asiakirja, joka on pitkäaikaissäilytettävä.
• Opinnäytetyö on oltava PDF/A-formaatissa.
• Opinnäytetyö on oltava saavutettava.

PDF/A-muotoa ja saavutettavuutta ei pysty toistaiseksi todentamaan Theseukseen tallennetuista töistä kuin lataamalla ne ulos Theseuksen käyttöliittymästä. Kansalliskirjaston mukaan PAS-siirtojen alkaessa Theseuksessa olevat työt massakonvertoidaan PDF/A-muotoon, joten ennen PAS-siirtoa PDF/A-muoto on suositeltava, mutta ei ihan pakollinen.

Käytännössä kukin ammattikorkeakoulu vastaa Theseuksessa itse omien sisältöjensä saavutettavuudesta esimerkiksi tarjoamalla opiskelijoiden käyttöön sellaiset opinnäytetyöpohjat, joiden avulla on mahdollista tuottaa saavutettava opinnäytetyö. Saavutettavan opinnäytetyön tekeminen on oppimisprosessi ja osa opinnäytetyön tekoa.

Theseuksen varsinaisesti tarkistettavia kohtia ovat seuraavat asiat:

1. Tiedoston nimeäminen: Opinnäytetyön tiedoston nimi on oltava muodossa sukunimi_etunimi, esimerkiksi "Opiskelija_Otto". Jos tekijöitä on useampi, nimeä työ muodossa sukunimi_sukunimi_sukunimi. Sallitut merkit ovat 1-9, a-z, A-Z, _, - ja välilyönti. Älä käytä tiedoston nimessä ääkkösiä tai suuraakkosia.

Ohjeistuksen vastaiset nimeämiset aiheuttavat ongelmia Finna-haravoinnissa, sillä enkoodausta on vaikea tehdä, jos on varauduttava kaikkiin mahdollisiin syötteisiin. Kansalliskirjasto toivoo tämän vuoksi, että opiskelijoiden virheellisesti nimeämät tiedostot muokataan ohjeistetun mukaiseksi.  Töiden nimiä ei kuitenkaan tarvitse muokata taannehtivasti (viesti Kansalliskirjastosta 3/2022).

Tiedoston nimeämisen osalta ongelma lienee usein siinä, että opiskelijat eivät lue ohjeita; eivät oman ammattikorkeakoulunsa eivätkä tallennussivulla olevia. Siitä kertoo myös se, että ongelmien iskiessä ensimmäinen yhteydenottopaikka on valtakunnallinen tukipalvelu eli Theseus-toimisto. Viesteistä käy ilmi käsitys salaperäisestä “Theseus-entiteetistä”, joka jossain kaukana käsittelee opinnäytetöitä ja jonka oletetaan sekä ratkaisevan asian välittömästi ja vastaavan heti opiskelijalle. Ongelmat ratkeaisivat usein huomattavasti nopeammin suoralla yhteydenotolla oman ammattikorkeakoulun kirjastoon. Useassa yhteydenotossa pyritään kiirehtimään opinnäytetyön käsittelyä, valmistumista varten sen tulisi olla tehtynä mieluiten eilen.

2. Turha kestoaikamerkintä: Turha kestoaikamerkintä kentässä dc.description.duration  on poistettava, jos opinnäytetyössä ei ole striimattavaa liitettä Theseuksen käyttöliittymän kautta tallennettuna.
Striimausmahdollisuuden käyttöön ottamisen yhteydessä hankittiin Teostolta Mediapienlupa, joka antaa oikeuden käyttää musiikkia striimauspalvelussa. Ainoa tapa selvittää Theseukseen tallennetun striimattavan sisällön määrä, on käydä läpi ne tallennukset joissa kestoaikakenttään on tallennettu tietoa. Tarkistuksissa on paljastunut, että kirjastoissa pääsee läpi opinnäytetyötallennuksia, joissa ei ole striimattavia liitteitä tai kestoaikakentän sisältö on jotain muuta kuin mitä ohjeessa todetaan. Tarpeettomat tiedot tulisi siis poistaa tarkastustyön helpottamiseksi. Kestoaikoja selvitetään sen vuoksi, että voidaan varmistaa lupaan sisältyvän minuuttimäärän riittävyys.

3. Ylimääräiset metadatakentät: Poista ylimääräiset metadatakentät, jos sisältö on niistä poistettu. Jos tieto on tarpeeton, kannattaa suoraa ruksia vasemmassa reunassa metadatakentän vieressä oleva laatikko, jolloin tietoja tallentaessa poistuu sekä ylimääräinen metadatakenttä että sen sisältö.

Tekijän “III” poistaminen jälkeenpäin on osoittautunut mutkalliseksi, koska klikkaamalla tekijälistausta ko. tekijän kohdalta ei saa minkäänlaista tulosta. Poistaminen on mahdollista ainoastaan pyytämällä Kansalliskirjastosta listaus tietueista, joiden ylimääräiset tyhjät metadatakentät merkinnän aiheuttavat. Tietueen voi bongata Theseuksesta siten, jos opinnäytetyön otsikon alla tekijän nimen perässä on ylimääräisiä puolipisteitä. Tuolloin ne erottelevat tyhjiä metadatakenttiä.

Paljon keskustelua ja kysymyksiä on myös herättänyt Tiedoston kuvaus -kenttä, johon opiskelijat sen vapaaehtoisuudesta huolimatta haluavat usein tallentaa jotain. Monesti siinä on opinnäytetyön nimi tai tekijän nimi, mutta siihen on saatettu myös tallentaa työn tiivistelmä. Tähän kenttään tallennettu tieto näkyy Theseuksessa työn sivulla tiedostonimen päällä. Kirjastoissa on tämä kenttä koettu hyvin hankalaksi, erityisesti sen tyhjentäminen julkaisun yhteydessä. Ko. kentän ohjeistustekstiä on viilattu useampaan kertaan, mutta valitettavasti se ei ole asiaan tuonut ratkaisua. Theseus-toimistosta on kysytty mahdollisuudesta poistaa kenttä kokonaan, mutta valitettavasti se ei onnistu. Kenttä on yhteinen kaikkien Kansalliskirjaston ylläpitämien julkaisuarkistojen osalta eikä syvälle koodiin ole pelkästään ylläpidettävyyden vuoksi järkevää lähteä tekemään julkaisuarkistokohtaisia muutoksia. Lisäksi koodi on jäädytetty jo vuonna 2022 juurikin kohta käynnistyvän DSpace -päivityksen vuoksi. Kuvaus -kenttä voi joissakin tapauksissa olla myös hyvin tarpeellinen, esimerkiksi liitetiedostojen sisältöjä kuvailtaessa. Theseuksen runsaat volyymit sekä tallennusten että käytön osalta aiheuttavat arkiston ylläpidolle usein sellaisia haasteita, joita pienempien arkistojen osalta harvemmin kohdataan.

Theseuksen metadatan yhtenäisyys on saanut usein kiitosta Kansalliskirjaston suunnasta. Siitä kannattaa pyrkiä pitämään kiinni, koska se helpottaa aina järjestelmän päivityksiä ja parantaa metadatan haravointia ja nostojen tekoa metadatasta. 

Theseus-mallin periaatteet

Theseuksen toimintamalli perustuu ajatukseen siitä, että opinnäytetyö on sekä asiakirja, että tekijänoikeuden alainen julkistamaton teos, johon kohdistuu pitkäaikaistallennusvaatimus.

Opinnäytetyön tekijä omistaa työnsä tekijänoikeudet ja voi määritellä työn käytöstä CC-lisenssien avulla. Koko opinnäytetyön avaaminen vapaaseen internetiin edellyttää opiskelijalta saatavaa suostumusta tekijänoikeuslain nojalla; tätä Theseuksessa pyydetään opiskelijalta tallennuksen yhteydessä.

Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä julkisuusperiaatteen mukaisesti (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 1999/621, 1 § Julkisuusperiaate). Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta (Suomen perustuslaki 1999/731, 12 § Sananvapaus ja julkisuus).

Opinnäytetyön metatiedot on oltava saatavilla tavalla tai toisella. Ne ammattikorkeakoulut, jotka tallentavat töitä yhtenä tallennusvaihtoehtona sisäiseen arkistointijärjestelmään yleensä toteuttavat julkisuusperiaateen luetteloimalla manuaalisesti opinnäytetyöt metatiedot kirjastojärjestelmään löydettäväksi Finnan kautta. Jos opinnäytetyön tietoja ei ole luetteloitu kirjastojärjestelmään, AMKIT-konsortio on tulkinnut lainsäädäntöä yhteiseksi käytännöksi niin, ettei metatietoja tällöin tule poistaa.

Oikeusasiamiehen ratkaisuissa on otettu kantaa Metropolian (2013) ja TKK:n (2008) opinnäytetöiden metatietojen saatavuuteen.

Kansallisarkisto on tehnyt kaksi päätöstä koskien korkeakoulujen opinnäytetöitä: 

• Päätös 16.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014) ammattikorkeakoulujen ja ammatillisten oppilaitosten opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sekä 
• Päätös 29.9.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016) yliopistojen opinnäytetöiden pysyvästä säilyttämisestä sähköisessä muodossa.

Päätösten olennainen sisältö on, että opinnäytteet ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.

Kansallisarkiston kanssa on sovittu, että opinnäytetöiden tuleva siirto Theseuksesta PASiin riittää siirtyvien töiden osalta täyttämään Kansallisarkiston vaatimuksen pitkäaikaissäilytettävyydestä. (Sähköisten opinnäytteiden arkistointiohje korkeakouluille 2017.)

On huomattavaa, että myös niiden ammattikorkeakoulujen, jotka tarjoavat yhtenä tallennusvaihtoehtona sisäistä arkistointijärjestelmää, tulee taata sisäisessä arkistointijärjestelmässä oleville töille pitkäaikaissäilytysmalli.

Theseus-käsittelijöille lisää yhteisiä tapaamisia

Theseus-webinaarissa toivottiin lisää yhteisiä tapaamisia Theseus-käsittelijöille. Sovimme, että järjestämme jatkossa kaksi Theseus-tuokiota lukukaudessa Kansalliskirjaston järjestämän Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmän kokouksen jälkeen. Näin kuulumisia kokouksesta voidaan välittää suoraan. Lisäksi keväällä järjestetään yhteinen webinaari Opinnäytetöiden avoimen saatavuuden osalinjauksesta, kun se valmistuu sekä siihen liittyvästä metadatan CC0-luopumasta ja tiivistelmien käsittelystä.